Biuro vadovo, turinčio sekretorės funkcijas, pareigybės aprašymas: savybės ir reikalavimai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Nr. biuro vadovo pareigybės aprašymo.

Šioms pareigoms kandidatas turi turėti tam tikrų įgūdžių ir atitinkamą išsilavinimą, taip pat gebėjimą bendrauti su žmonėmis. Tačiau reikalavimų sąrašas tuo neapsiriboja.

Darbo aprašymas

Jau stojimo į pareigas stadijoje kandidatas gali susipažinti su norminiu aktu, reglamentuojančiu jo teises, pareigas ir atsakomybę įmonėje. Toks dokumentas vadinamas pareigybės aprašymu. Jį sudaro penki pagrindiniai skyriai:

1. Bendrosios nuostatos. Juose pateikiama visa organizacinė informacija: įmonės pavadinimas, užimamos pareigos ir struktūrinis padalinys, kuriam ji priklauso. Taip pat nurodomas pavaldumas, pareigų užpildymo ir atleidimo tvarka, taip pat reikalavimai išsilavinimui irkvalifikacijos.
2. Pareigos. Šiame skyriuje pateikiamas darbuotojo pareigų sąrašas, taip pat jų įgyvendinimo būdai.
3. Darbuotojo teisės, tai yra visos papildomos galimybės, kurios prisideda prie efektyvaus pareigų atlikimo.
4. Atsakomybė. Vadovaudamasi šiuo skyriumi, vadovybė priima sprendimus dėl veiklos vertinimo, paaukštinimo ar nuobaudos.
5. Santykiai. Šis skyrius reglamentuoja visus ryšius su išoriniais ir vidiniais padaliniais, kuriuos darbuotojas gali turėti vykdydamas savo funkcijas.

Pareigybės aprašymo rengimo principai

Norminis tokių dokumentų rengimo pagrindas yra Kvalifikacijų žinynas vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigoms užimti (1998). Ją kuriant didelis dėmesys buvo skiriamas pareigybės aprašymui ir sąlygoms darbuotojui atlikti savo pareigas. Darbo specifika įtraukta į dokumento pavadinimą, pvz., „Sekretorės pareigybės aprašymas“(biuro vedėjas arba vyriausiasis buh alteris).

Be to, jei yra dvi pareigybės, turinčios tą patį pavadinimą, bet skirtingos užduotys, reikia parengti skirtingus dokumentus, kad atspindėtų šiuos skirtumus. Personalo pareigūno biuro vadovo pareigybių aprašymai turi tam tikrų skirtumų nuo to paties sekretorės reglamento.

Reikalavimai biuro vadovui

Kandidatas į šias pareigas vienaip ar kitaip turės valdyti žmones. Tai gali būti tik pora žmonių mažoje įmonėje arba visas administracinis personalas didelėje įmonėje. Natūralu,pretendentas turi būti pasitikintis asmeninio kompiuterio vartotoju ir mokėti dirbti su kita biuro įranga (skeneriu, spausdintuvu ar faksu). Biuro vadovas dažnai yra įmonės atstovas, todėl gera kalba ir mokėjimas rašyti dalykinius laiškus yra būtina sąlyga. Labai dažnai įmonės reikalauja, kad tokie darbuotojai išmanytų biuro darbo pagrindus ir darbo įstatymus. Bent vienos užsienio kalbos mokėjimas vis dar yra pageidautinas įgūdis, tačiau stojant į didelę įmonę tai jau yra vienas iš privalomų reikalavimų.

Kai kuriais atvejais biuro vadovas turi derinti savo pareigas su kitų darbuotojų funkcijomis. Tai veda prie reikalingų įgūdžių padidėjimo. Taigi buh alterio funkcijas turintis biuro vadovas turi turėti atitinkamą išsilavinimą ir turėti specialias programas.

Pagrindinės pareigos

Įprastas biuro vadovo, turinčio sekretoriaus funkcijas, pareigybės aprašymas apima šiuos elementus:

• gaunamo ir siunčiamo pašto tvarkymas; jų perskirstymas įmonės viduje;
• prievolių pagal sutartis ir susitarimus įvykdymo laiko kontrolė;
• išeinančių ir gaunamų skambučių priėmimas;
• darbas su klientais ir įmonių partnerių atstovais;
• stebėti, ar yra būtinų raštinės reikmenų;
• biuro įrangos darbinės būklės palaikymas ir specialistų iškvietimas gedimo atveju;
• laiko paskirstymas pagal darbo grafiką (kai kuriais atvejaisatvejais ir vadovui);
• būtinų renginių (susitikimų, konferencijų, komandiruočių, įmonių vakarėlių) organizavimas;
• susitikimų minutės;
• atnaujinamas ir įtraukiamas naujas įmonės svetainės turinys.

Šiame sąraše yra tik pagrindiniai reikalavimai. Kiti punktai gali būti pridedami pagal sudaromos darbo sutarties specifiką. Biuro vadovo, turinčio personalo pareigūno funkcijas, pareigybės aprašyme, pavyzdžiui, darbuotojui nurodoma tvarkyti ir laiku pateikti visą atskaitomybę arba pakeisti personalo skyriaus vedėją jam nesant.

Papildomos pareigos

Biuro vadovo pareigybės aprašyme, be pagrindinių funkcijų, pateikiamas įvairių pareigų sąrašas, kurios gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos. Biuro vadovas gali būti įsakytas dirbti su administracinėmis institucijomis, t. y. gauti leidimą prekiauti, atidaryti įmonės ar dukterinės įmonės filialą ir pan.

Viena atsakingiausių užduočių – faktinis įmonės valdymas nesant jos direktoriui. Žinoma, tai įmanoma tik tuo atveju, jei darbuotojas įsitvirtino kaip atsakingas ir patikimas žmogus, kuriuo galima pasitikėti. Be to, biuro vadovo pareigybės aprašyme dažnai būna įrašas apie būtinybę išduoti bendrąjį įgaliojimą. Toks dokumentas galireikalingas, pavyzdžiui, norint gauti labai svarbius laiškus.

Neoficialūs reikalavimai

Didelės įmonės dažniausiai leidžia kandidatams į šias pareigas iš anksto susipažinti su pavyzdiniu biuro vadovo pareigybės aprašymu, kad jie būtų visiškai susipažinę su reikalavimų ir pareigų sąrašu.

Tačiau net ir turėdamas tokius įgaliojimus pareiškėjas turi suprasti, kad jis išlieka vienu iš daugelio įmonės darbuotojų. Šiuo atžvilgiu nereikėtų pamiršti to, kas neparašyta pareigybės aprašyme. Biuro vadovas, turintis sekretorės funkcijas, turi būti jautrus laikui, kad galėtų jį paskirstyti pagal poreikį.

Darbo eigos užduotys

Svarbiausias reikalavimas jo darbui – efektyvumas, todėl tokias pareigas einantis asmuo privalo taupiai leisti kanceliarines medžiagas, kontroliuoti suvartojamos elektros energijos kiekį.

Už kitus įmonės darbuotojus biuro vadovas yra atsakingas beveik kaip vadovas. Dėl šios priežasties jis turi užtikrinti, kad darbo sąlygos atitiktų priimtus sanitarinius standartus ir saugos taisykles. Galiausiai, vykdydamas savo tiesiogines pareigas, biuro vadovas gauna prieigą prie slaptos dokumentacijos, todėl vienas iš reikalavimų yra pasirašyti sutartį dėl komercinių paslapčių ar bet kokios kitos informacijos, galinčios pakenkti įmonės padėčiai rinkoje, neatskleidimo.

Teisingas biuras-vadovas

Žinoma, tokio skaičiaus pareigų atlikimas leidžia darbuotojui naudotis ypatingomis teisėmis. Jie taip pat išdėstyti biuro vadovo pareigybės aprašyme. Kai kurių iš jų esmė, pavyzdžiui, galimybė pasiekti konfidencialią informaciją, tiesiogiai kyla iš poreikio atlikti savo darbo pareigas. Kiti yra susiję su valdžios privilegijomis. Taigi biuro vadovas turi teisę reikalauti iš likusių darbuotojų ištaisyti dėl neatsargumo padarytas klaidas gamybiniuose dokumentuose, nustatyti jiems paskatinimo dydį arba už aplaidumą pritaikyti nuobaudas.

Dažnai biuro vadovas yra jungtis tarp darbuotojų ir vadovų. Šios pareigos leidžia jam siekti geresnių darbo sąlygų ir pateikti bendrų pageidavimų gerinant tiek vieno skyriaus, tiek visos įmonės darbo kokybę.

Pardavimo skyriaus biuro vadovo pareigybės aprašymo ypatumai

Biurų vadovai jau seniai buvo nepakeičiami didelėse ir mažose įmonėse, todėl norint užimti tokią laisvą vietą, jiems reikia specialių įgūdžių. Dažnas atvejis, kai toje pačioje įmonėje su specialiomis funkcijomis dirba keli biuro vadovai, kuriems vadovauja vyresnysis. Jų pareigybių aprašymai iš esmės yra tokie patys, tačiau skiriasi papildomu funkcijų rinkiniu.

Taigi, jei biuro vadovas dirba pardavimo skyriuje, jo pareigybės aprašyme gali būti tokių elementų kaip:

• ieškoti naujų prekybos vietų;
• paklausos struktūros pokyčių stebėjimas;
• puikių pardavimų ataskaitų dokumentų rengimas;
• tiesioginis darbas su klientu gaunant užsakymus ir jų vėlesnį apdorojimą;
• dirbti informuojant klientus apie galimus prekių asortimento pokyčius ir kainų perskaičiavimą;
• organizuoti reikalingus susitikimus;
• sutarčių dėl prekių tiekimo pasirašymas.

Tolimesni reikalavimai gali būti susiję su įmonės siūlomų prekių specifika. Jei įmonė užsiima nekilnojamojo turto pardavimu ir pirkimu, tai į biuro vadovo pareigas gali būti įtrauktas informacinių bukletų rengimas ir konkrečių dokumentų įforminimas.

Biuro vadovo atsakomybė

Biuro vadovas, nevykdydamas savo pareigų, darydamas teisės pažeidimus, įskaitant komercinių paslapčių atskleidimą, ar kitus veiksmus, kenkiančius įmonės įvaizdžiui, atsako pagal administracines, civilines normas. ir baudžiamuosius kodeksus. Jei organizacijai buvo padaryta materialinė žala, tai bausmė skiriama pagal darbo kodekso nuostatas.