KDP – kas tai? KDP vedimas - kas tai?

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Gerai surašytos personalo dokumentacijos svarbą sunku pervertinti. Personalo dokumentai – tai reikšmingų juridinių faktų suvestinė popieriuje. O bet kokia personalo pareigūno klaida sukels neigiamų pasekmių tiek darbuotojui, tiek darbdaviui, todėl labai svarbu personalo srityje laikytis KDP taisyklių.

Kas yra HR?

KDP – kas tai? Tai veiklos sritis, kurioje dokumentuojami visi darbo santykiai ir fiksuojama informacija apie personalą ir personalo judėjimą, todėl visos personalo procedūros yra dokumentuojamos.

Kas yra KDP teisiniu požiūriu? Visi personalo dokumentai turi teisinę (arba komercinę) vertę. Naudodami juos kaip rašytinius įrodymus, savo poziciją galite apginti teisme. Taigi, pavyzdžiui, personalas, personalo įsakymai ir darbo užmokestis gali būti pagrindas gauti arba patvirtinti mokesčių ir pajamų lengvatas.

KDP – kas tai yra ir kam jis skirtasreikia? Daugumoje tinkamai įformintų personalo dokumentų yra itin svarbi informacija. Remiantis šiais dokumentais, galima patvirtinti tam tikras darbuotojo teises, pavyzdžiui, kreipiantis dėl ankstyvo išėjimo į pensiją dėl darbo pavojingose arba pavojingose pramonės šakose.

KDP – kam ji skirta socialinei sferai? Darbo santykių dokumentavimas vaidina didelį vaidmenį užtikrinant pensijų, socialines ir kitas garantijas, kurios darbuotojams suteikiamos pagal galiojančius teisės aktus. Visi norminiai ir teisės aktai, susiję su darbo teise, yra būtini kokybiškam bet kurio personalo specialisto darbui.

KDP valdymas – kas tai yra ir iš ko jis susideda?

Darbo knygelių ir sutarčių vykdymas, be abejo, yra labai svarbi bet kurio personalo tarnybos darbuotojo darbo dalis, tačiau personalo įrašų tvarkymas neapsiriboja šiais momentais. Visus dokumentus, kuriuos personalo pareigūnas turi turėti po ranka, galima suskirstyti į du pagrindinius blokus.

Pirmajai grupei priskiriami ir įstatyminiai, ir poįstatyminiai aktai, paaiškinantys darbo apsaugos ir darbo teisės normas. Visi tokio pobūdžio dokumentai yra privalomi.

Antra grupė - rekomendacinio pobūdžio dokumentacija: personalo apskaitos tvarkymo ir vadybinio darbo metodinės rekomendacijos.

Personalo darbuotojui svarbu žinoti, kurie iš dokumentų yra privalomi vykdyti konkrečioje įmonėje, o kurie įsigalioja tik tam tikromis aplinkybėmis. Taip bus išvengtaneigiama patirtis dirbant su personalo inspektoriais.

Kuriant personalo dokumentaciją reikia laikytis šių taisyklių:

vidiniai dokumentai (jų išvaizda, kūrimo ir tvirtinimo tvarka) gali būti patogūs ir suprantami konkrečiai konkrečiai įmonei ar organizacijai;

išoriniai dokumentai surašomi pagal visuotinai priimtas taisykles, kad šie dokumentai turėtų juridinę galią;

Personalo dokumentacijos saugojimas vykdomas atsižvelgiant į archyvų tarnybos taisykles ir reikalavimus

HR įrašų valdymo instrukcijų rengimas

KDP instrukcija – kas tai? Tiesą sakant, tai yra išsamus skyriaus ar personalo tarnybos organizavimo ir verslo juose vadovas. Organizacijos vadovas paskiria asmenį, atsakingą už šio dokumento rengimą. Paprastai tai atlieka personalo skyriaus vadovas, teisininkas arba vyriausiasis buh alteris. Be to, pats organizacijos vadovas gali sudaryti KDP instrukcijas (tai dažnai praktikuojama mažose įmonėse). Kai instrukcija yra parengta, ji turi būti patvirtinta direktoriaus ar vadovo įsakymu, taip pat patvirtinta visų suinteresuotų pareigūnų parašais. Visi darbuotojai su instrukcija susipažįsta asmeniniu parašu.

Pagrindinės šio dokumento reglamentuojamos problemos:

• privalomų organizacijos personalo dokumentų sąrašas;
• darbo santykius reglamentuojančių dokumentų rengimo tvarka;
• personalo dokumentacijos tvarkymo taisyklės;
• dokumentų srautas personalepaslauga;
• dokumentų kontrolė;
• bylų perkėlimo iš OK į archyvą procedūra.

KDP organizavimas

Remiantis norminiais teisės aktais, metodinėmis rekomendacijomis, galima sudaryti tokią viso įmonės personalo biuro darbo organizavimo schemą:

1. Parengti dokumentus, kurie yra privalomi įmonei (nuostatai, instrukcijos, vidaus reglamentai, darbų saugos ir priešgaisrinės saugos nuostatai).

2. Sureguliuokite personalą. Paprastai organizacijoje jau yra sukurta personalo lentelė ir darbuotojai, kurie atlieka tam tikras pareigas, tačiau darbo knygos ir darbo įrašai ne visada surašomi teisingai. Etatų lentelę galite pasitikrinti teirautis informacijos apie darbuotojų atlyginimus ir pareigybių pavadinimus buh alterijoje. Ten galima rasti darbuotojų skaičių. Taip pat reikėtų patikrinti įmonės darbuotojų asmens bylų teisingumą ir išsiaiškinti, kokių dokumentų trūksta.

3. Patikrinkite personalo lentelėje ir darbo sutartyse pateiktos informacijos atitiktį.

4. Patikrinkite užsakymų vykdymo teisingumą Gerai. Visi personalo sandoriai (įdarbinimas, perkėlimas į kitas pareigas, atlyginimo didinimas) turi būti fiksuojami atitinkamo pavyzdžio dokumentuose. Juos turi pasirašyti ir organizacijos vadovas, ir darbuotojas. Visi trūkumai turi būti ištaisyti.

5. Patikrinkite, ar teisingai užpildytos darbo knygos.

6. Tvarkyti asmenines darbuotojų bylasjei jie nebuvo atlikti anksčiau.

7. Išleisk reikiamas knygas ir žurnalus.

8. Sudarykite atostogų tvarkaraštį.

9. Grupės personalo bylos.

10. Išleisk bylų nomenklatūrą.

KDP auditas

Personalo auditas – tai visapusiška visos personalo dokumentacijos analizė, patikrinimas, ar ji atitinka galiojančių teisės aktų, vietinių aktų ir protokolų reikalavimus. Tinkamas personalo dokumentų tvarkymo organizavimas yra neatidėliotinas dalykas, kurio ignoravimas gali sukelti tam tikrą riziką.

Personalo audito procese tikrinamas ne tik dokumentacijos teisingumas, bet ir jos atitiktis galiojančioms įstatymams. Personalo dokumentų auditas yra efektyvi priemonė sprendžiant problemas, kylančias įmonės finansinėje ūkinėje veikloje.

Tipinės klaidos teikiant paraišką dėl KDP

Personalo dokumentacijos auditas leidžia nustatyti daugybę esminių klaidų, kurios daug kartų kartojasi įvairiose įmonėse ir organizacijose. Mažose įstaigose sukuriama daugybė vietinių protokolų, kurie iš tikrųjų tiesiog dubliuoja vienas kitą arba, dar blogiau, prieštarauja vienas kitam. Visa personalo darbo eiga turi būti suvienodinta ir sumažinta iki minimumo.

Taip pat dažnai daromos klaidos:

• patvirtintos informacijos apie darbo ir poilsio grafikus įstaigoje trūkumas arba jos neatitikimas darbo sutartyje nurodytiems duomenims;
• nebuvimasdarbo užmokesčio apskaičiavimo ir mokėjimo tvarka;
• personalo klaidos;
• be darbo užmokesčio;
• darbuotojų teisių pažeidimas nustatant darbo su asmenine informacija ir asmens duomenimis taisykles;
• Neteisingai sudaryta darbo sutartis.

Tai ne visas sąrašas. Siekiant išvengti klaidų personalo dokumentacijoje, būtina griežtai laikytis reglamentų, teisės aktų ir metodinių rekomendacijų.