Kaip parašyti verslo laišką: taisyklės ir gairės

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Esminis bet kurio verslo atributas yra verslo korespondencija. Kiekvienos įmonės darbuotojai bendrauja su kolegomis ir klientais, su tiekėjais ir vartotojais. Apskritai, bet kurio biuro kasdienybė tikrai apima dalyvavimą susirašinėjime.

Nepaisant to, kad dauguma įmonių ir organizacijų darbuotojų kasdien siunčia ir gauna daugybę žinučių, ne visi jas kurdami laikosi nusistovėjusių normų ir taisyklių. Pasirodo, teisingai ir teisingai parašyti verslo laišką nėra taip paprasta. Yra daugybė reikalavimų ir modelių, kurie taikomi pasaulyje ir susiję su darbo eiga. Juose pateikiamos verslo laiško rašymo taisyklės, taip pat pagrindiniai aspektai, susiję su dizainu.

Rašydami pranešimą trečiosios šalies organizacijai ar tiesiog kolegai gretimame skyriuje, turėtumėte laikytis griežto stiliaus (išskyrus draugišką susirašinėjimą, kuriam nėrapanašūs apribojimai). Nevartokite per daug emocingų žodžių net apibūdindami sandorio svarbą ar išbandytų produktų malonumą. Verslo laiškas turi būti aiškus, glaustas ir pakankamai santūrus.

Pranešimas turėtų prasidėti nuo adresato. Jei jis skirtas trečiosios šalies organizacijos darbuotojui, būtinai turite nurodyti jos vardą, pavardę, gavėjo pareigas, taip pat vardą ir pavardę. Tuo atveju, kai dokumentas lieka įmonės viduje, užtenka pavardės su inicialais (galite pridėti ir užimamas pareigas).

Verslo laiškas išorės organizacijai turi būti ant įmonės firminio blanko (nepriklausomai nuo to, ar jis siunčiamas elektroniniu būdu, ar popieriuje). Jei jo nėra, dokumento „antraštėje“galite tiesiog nurodyti siuntėjo duomenis.

Prieš pradėdami rengti tekstą, turite apgalvoti jo struktūrą, nustatyti pagrindinius rašymo punktus ir tikslus. Tai labai palengvins rašymo procesą. Laiškas turėtų baigtis parašu, kuriame nurodomas ne tik siuntėjo vardas, pavardė, bet ir pareigos, taip pat įmonės, kuriai jis atstovauja, pavadinimas.

Siųsdami pasiūlymą potencialiam klientui ar partneriui, pabaigoje būtinai turite padėkoti už bendradarbiavimą ir tikėtis tolesnio bendro darbo.

Be verslo susirašinėjimo taisyklių, yra ir rekomendacijų. Pavyzdžiui, bet koks dokumentas, skirtas konkrečiam asmeniui, turėtų prasidėti žodžiais „gerbiamas“su visu vardu ir pavarde irne inicialai. Nereikia raidėse naudoti santrumpų, pavyzdžiui, rašykite „uv“. arba sumažinti adresato pareigas, jo darbo vietą.

Tarptautinis dokumentų srautas laikomas sunkiausiu, nes kiekviena valstybė turi savų bendravimo niuansų, o kalba, kuria tenka susirašinėti su užsienio partneriais, ne visada yra aiški laiško rašytojui, todėl tenka naudotis vertėjų paslaugomis. Prieš kreipiantis į tokio specialisto paslaugas, reikėtų pasiaiškinti, ar jis moka parašyti verslo laišką anglų kalba, ar kalbame apie banalų pažodinį vertimą. Jei planuojama nuolat palaikyti užsienio dokumentų srautą, geriau samdyti darbuotoją, kuris pakankamai moka užsienio kalbą, kad galėtų parašyti verslo laišką.

Apskritai užduoties įvykdymas daugeliu atžvilgių priklauso nuo to, kaip dokumentas parengtas ir kaip jis parengtas. Taigi niekada nenuvertinkite dalykinio etiketo svarbos bendraudami.