Projekto komanda yra Koncepcija, kūrimo etapai ir valdymas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Projekto komanda – tai grupė žmonių, nuo kurių priklauso jo sėkmė. Galvojant apie naują idėją išsprendžiamos dvi pagrindinės užduotys: suburti komandą, paruošti ją efektyviam darbui. Kadangi projekto komandos organizavimas yra svarbus ir atsakingas įvykis, šiuo klausimu pasiliksime plačiau.

Termino esmė

Priklausomai nuo nagrinėjamos iniciatyvos specifikos, tipo, masto, darbe gali dalyvauti tiek pavieniai specialistai, tiek kelios skirtingos organizacijos. Visi jie yra projekto komandos nariai plačiąja šio termino prasme. Tarp iniciatyvinės grupės atstovų yra:

• investuotojai;
• tiesioginiai klientai;
• finansinės įmonės;
• dizaineriai;
• verslo konsultantai;
• resursų ir medžiagų tiekėjai;
• įvairūs rangovai.

Kiekvienas iš jų atlieka kai kuriuostam tikras funkcijas, yra atsakingas už konkrečią darbo dalį. Iš visų darbuotojų parenkama mikrogrupė, kuri išspręs tam tikrus klausimus inovatyvios idėjos kūrimo ir įgyvendinimo metu.

Efektyvi projekto komanda – tai žmonės, tiesiogiai dalyvaujantys naujos iniciatyvos įgyvendinime, atsiskaitantys projekto vadovui. Jo sukūrimas yra būtina sąlyga norint sėkmingai įgyvendinti idėją, kuri prisideda prie unikalaus produkto sukūrimo.

Svarbūs punktai

Projekto komanda – tai komanda, kuri susiformuoja prieš įgyvendinant iniciatyvą „gyvenime“. Sėkmingai įvykdęs savo užduotį, jis iškart išyra.

Projekto komandos sudėtį parenka profesionalai, o tai brangus ir daug laiko reikalaujantis procesas. Norint tikėtis norimo rezultato, tarp grupės narių būtina užmegzti draugiškus ir darbingus santykius. Tam tikrais atvejais įmonėje sukuriama darbo grupė materialiniams ištekliams taupyti. Jos darbo tikslas – atlikti konkrečią užduotį, kuri yra svarbi tam tikru organizacijos momentu.

Operacija

Projekto komandos struktūra ir skaičius skiriasi priklausomai nuo įgyvendinamos idėjos specifikos.

Kiekvienas dalyvis yra atsakingas už tam tikrą projekto dalį, siekdamas asmeninių interesų.

Projekto komandos kūrimas apima ne tik formavimągrupės, bet ir bendri mokymai, bendravimas. Šis metodas padeda pasiekti norimą rezultatą. Esant palankiam psichologiniam klimatui tarp dalyvių, sprendimai priimami mobilūs ir subalansuoti. Bendraminčiai atsižvelgia į išorinius ir vidinius veiksnius, todėl paspartėja idėjų įgyvendinimo gyvenime procesas.

Kūrimo principas

Kaip sudaroma projekto komanda? Ši grupė turi nemažai reikšmingų skirtumų nuo stabilios darbuotojų komandos. Kadangi jis atlieka tam tikras funkcijas tik tam tikru laiko intervalu. Yra tam tikri jo formavimo principai. Pakalbėkime ties šiuo klausimu išsamiau.

Pagrindiniai idėjos žaidėjai (rangovas ir užsakovas) kuria savo grupes, vadovaujamas profesionalių vadybininkų. Abipusiu šalių susitarimu vadovas yra vadovas iš užsakovo arba iš rangovo.

Projekto komandos tobulėjimas prisideda prie užduoties įvykdymo per trumpiausią įmanomą laiką. Vadovų vadybinė funkcija yra atlikti šias užduotis:

• planuojant iniciatyvos įgyvendinimą;
• pateikti idėją su tinkamu personalu;
• sistemingas veiklos stebėjimas;
• motyvuoti darbuotojus siekti tam tikro rezultato.

Konkretus idėjos įgyvendinimas

Projekto komandos valdymas nustatomas atsižvelgiant į įgyvendinamos iniciatyvos specifiką. Tai tiesiogiai veikia grupės struktūrą, skaičiųbūtini specialistai, reikalavimai jų įgūdžiams ir gebėjimams.

Projekto komanda yra vientisas mechanizmas, kurio koordinavimas lemia būtinų darbų atlikimo laiką. Pavyzdžiui, jei planą ketinama įgyvendinti sveikatos priežiūros srityje, komandai reikės sertifikuotų medicinos administratorių ir gydytojų.

Projekto statybininkų komanda – projektuotojai, architektai, statybininkai, tiekėjai, be kurių sunku įsivaizduoti šį ūkio sektorių.

Organizacinė-kultūrinė aplinka

Išoriniai veiksniai daro didelę įtaką įmonės darbui. Vidiniai elementai apima tokius aspektus: partnerių sanglauda, kolektyvinės darbo normos, funkcinių pareigų pasiskirstymas, bendravimo įgūdžiai.

Tinkamas projekto komandos valdymas padeda sumažinti tokią įtaką. Esminis komandos skirtumas nuo klasikinio darbo kolektyvo yra jos funkcionavimas profesionalumo ir dalykinių savybių pagrindu, o ne tipinio hierarchinio principo taikymas.

Formavimo metodai

Naujos iniciatyvos gali atsirasti tiek vienoje organizacijoje (įmonėje), tiek bendradarbiaujant kelioms mažoms įmonėms vienu metu. Būtent todėl projekto komandos formavimas vyksta įvairiais būdais. Tai svarbi sąlyga.

Priklausomai nuo projekto komandos tikslo, naudojami tam tikri įrankiai ir metodai. Pavyzdžiui, kai idėjos esmė yra susijusi su restruktūrizavimu, plėtra, modernizavimu konkrečioje įmonėje, projektasyra vadovo ir šiam darbui atrinktų specialistų kasdienio darbo dalis.

Klasikinė

Įmonės vadovo paskirtas vadovas, be pagrindinių funkcinių pareigų, taip pat vadovauja idėjai, įgyvendina šį konkretų planą.

Jis turi visišką prieigą prie reikiamo personalo, įgaliojimus koordinuoti visus veiksmus, planuoti darbo etapus. Bendroje įmonės organizacinėje struktūroje, galvojant apie naują idėją, išskiriamas atskiras struktūrinis padalinys.

Šis modelis yra klasikinės formos, dažniausiai naudojamas didelėse įmonėse. Tai suponuoja inovacijų prioritetą prieš kasdienę veiklą, nes vadovas nepaliečia tipinės įmonėje nusistovėjusios hierarchijos. Vadovas ir pagrindiniai komandos nariai kuriam laikui atleidžiami nuo tiesioginių funkcinių pareigų. Grupės kuratoriumi paskiriamas įmonės vadovas arba jo pavaduotojas.

Mišri forma

Jis tinka vidutinio dydžio įmonėms. Projekto komandos kūrimo esmė ta, kad inovacijai vadovauja išorės vadovas. Būtent jis yra atsakingas už idėjos įgyvendinimo sėkmę. Atlikdamas jam pavestą užduotį, toks specialistas į projektą gali įtraukti kitų padalinių darbuotojus. Skirtumas tas, kad jie ne tik dirba su naujovėmis, bet ir toliau vykdo pagrindines pareigas.

Jei idėją vienu metu įgyvendina kelios įmonės, į projekto komandą įeinavisų sėkme suinteresuotų įmonių atstovai. Toks proceso organizavimas laikomas standartiniu, kai kiekvienai idėjai sukuriama atskira atlikėjų grupė.

Pagrindiniai metodai kuriant komandą

Šiuo metu taikomi keturi pagrindiniai principai:

• tikslų nustatymas;
• tarpasmeninis;
• vaidmenų žaidimas;
• probleminis – orientacinis.

Pirmasis apima galutinio tikslo nustatymą kaip projekto komandos darbo vadovą, preliminarų mąstymą apie būdus, kaip jį pasiekti.

Tarpusavybės principas – tai didesnis dėmesys komandos narių santykiams. Darbo sėkmė tiesiogiai priklauso nuo komunikacinių pasitikėjimo santykių užmezgimo, todėl projektų vadovas dažnai kreipiasi į profesionalaus psichologo pagalbą.

Vaidmenų principas skirtas pasidalyti pagrindinėmis galiomis tarp grupės narių, suteikiant kiekvienam asmeniui savo teises ir pareigas.

Paskutinis principas prisideda prie visų ginčytinų klausimų sprendimo bendrų ginčų rėmuose, o tai žymiai pagreitina plano įgyvendinimą ir padidina jo efektyvumą.

Darbuotojų atrankos kriterijai

Ypatingas dėmesys skiriamas žmonių, kurie dalyvaus kuriant ir diegiant naujus, svarbius įmonei elementus, patirčiai ir profesionalumui. Projekte dalyvaujantys darbuotojai turi būti iniciatyvūs, pasirengę prisiimti atsakomybę už priimamus sprendimus. Noras maksimaliai daug laiko skirti darbui yra sveikintinas irtaip pat savarankiškumas planuojant veiklos etapus.

Kuriant projekto komandą nėra jokių specialių reikalavimų amžiaus sudėčiai. Siekdamas suburti naują nedidelę komandą, vadovas organizuoja bendrus renginius: atostogas, žygius pėsčiomis, įmonių vakarėlius.

Struktūra kuriama atsižvelgiant į specialistų atliekamas funkcijas, taip pat į tarpusavio santykius. Tarp grupės procesų, turinčių įtakos tikslo siekimo efektyvumui, pastebime grupės spaudimą, dinaminius rodiklius, mąstymą bendrais sprendimais. Iš faktorių, kurie neigiamai veikia projekto vykdymo greitį, pažymime aiškiai suformuluoto tikslo, darbo plano trūkumą, nuolatinius vidinius konfliktus, taip pat resursų trūkumą bei vadovo nesidomėjimą projekto skatinimu.

Mūsų šalies realijose, pritraukiant į komandą vertingus specialistus iš kitų padalinių, atsiranda įvairių konfliktų tarp padalinių vadovų ir vadovų. Didžiausi sunkumai atsiranda jauniems ir perspektyviems darbuotojams, kurie atsakingą užduotį gauna iš vadovo. Problema tokiose situacijose turėtų būti išspręsta konstruktyviomis derybomis, o vadovybė turi skirti tinkamą dėmesį komandai.

Susiformavimo etapai ir „gyvenimo“ciklas

Iškilus įdomiai idėjai iki sėkmingo jos įgyvendinimo realybėje, vienu metu praeina keli vienas po kito einantys etapai. Šiuo metu užmezgami santykiai tarp privačių prekybininkų, kuriant geranoriškus ir efektyvius santykiusbendradarbiavimą. Vadovas stebi grupės viduje vykstančius procesus, stabdo konfliktus ir nesusipratimus, orientuoja dalyvius į galutinį rezultatą.

Orientacijos etape atliekamas visų naujos grupės narių pirminis paviršutiniškas susipažinimas. Jie yra netikrumo būsenoje ir netikrumo dėl savo jėgų ir galimybių, todėl šiame etape lyderiui svarbu susikurti tinkamą požiūrį.

Vadovas ne tik orientuoja savo bendraminčius, bet ir atsako į klausimus, sudaro taisyklių sąrašą, tikslą, būdus jam pasiekti.

Bendravimo procese atsiranda konfliktų ir nesutarimų dėl funkcijų paskirstymo komandoje. Vadovas turi sutrumpinti šios fazės trukmę, paskirstyti vaidmenis tarp grupės narių per trumpiausią įmanomą laiką.

Kiekvieno darbuotojo entuziazmas, noras parodyti iniciatyvą, savarankiškumą ir originalumą planuojant pagrindinius veiklos etapus, tiesiogiai priklauso nuo paties vadovo susidomėjimo.

Bendradarbiavimo etape tikimasi pasitikėjimo santykių užmezgimo, aiškaus vaidmenų pasiskirstymo ir nuoseklaus darbo planuojant darbo planą.

Darbo etapas yra laikas, betarpiškas laikas įgyvendinti visas idėjas realiame gyvenime. Jo trukmė yra susijusi su nagrinėjamos idėjos specifika, taip pat su projektą įgyvendinančios įmonės finansinėmis galimybėmis.

Paskutiniame etape įvertinamas projekto efektyvumas, darbo pradžioje užsibrėžto tikslo pasiekimo užbaigtumas.