Veiklos efektyvumo strategija: koncepcija, visapusiškas požiūris, kūrimo etapai ir rezultatai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Prisiminkite garsųjį „Greitas, kokybiškas, nebrangus: pasirinkite du“. Trijų vienas kitą paneigiančių norų išsipildymas vienu metu buvo laikomas iš esmės neįmanomu. Dabar turime atsikratyti šio stereotipo.

Eksploatacijos efektyvumo strategija nukreipta būtent į gaminio kokybės gerinimą neprarandant laiko ir su minimaliomis gamybos sąnaudomis. Taip nukrypstama nuo skubotų darbų ir force majeure prie naujos įmonių būklės, kurios pavadinimas dar nėra labai įsitvirtinęs. Versle tai kartais vadinama „vikrumu“, nurodant greitį, judrumą ir judrumą.

Įmonės veiklos efektyvumas – tai gaminių kokybės gerinimas mažinant išlaidas. Tai nėra lengva užduotis, o norint pasiekti tokius ambicingus tikslus reikės strategijų ir didelių pokyčių įmonėje.

Bet žaidimas vertas žvakės, nes pagrindinis geriausių šiuolaikinių įmonių privalumas yra galimybė greitai ir adekvačiai reaguoti į išorinius pokyčius, išlaikanttai yra optimali kaina. Technologijos, skirtos pasiekti aukštą veiklos efektyvumo lygį, turi būti gerai suprantamos.

Kažkas ne taip. Viskas nepavyko

Įmonė jau keletą metų dirba su geru pelnu ir stabilia rinkos dalimi. Valdymo sistemoje niekas nesikeičia, nes „geriausias yra gėrio priešas“, ir kodėl, kai įmonių rodikliai eina koja kojon su infliacijos diagramomis ir regioninės rinkos statistika. Viskas gerai.

Gerai, bet ne taip gerai. Nes šioje situacijoje tikrai atsiras nerimą keliančių simptomų:

• papildomos procedūros ir reguliavimo veiksmai, kurie yra pasenę, bet niekas jų nepanaikino;
• skirtingų padalinių darbo dubliavimas;
• trūksta patikimos dabartinės informacijos apie išteklių, įskaitant finansinius, būklę;
• trūksta sąnaudų ir išlaidų optimizavimo planų;
• sena įranga, pasenusios technologijos;
• sumažėja darbuotojų kūrybinė veikla: jie tiesiog neturi laiko.

Tokie simptomai nieko gero negali sukelti. Jie to nedaro.

Štai rezultatas:

• valstybė išpūsta, atlyginimų fondas katastrofiškai auga - straipsnis apie darbo užmokestį;
• niekas nekontroliuoja išlaidų;
• atsiranda pertekliniai popieriai - nereikalingo atsiskaitymo dokumentai, nuostolingos pozicijos ataskaitose ir pan.;
• sandėliuose – atsargų perteklius, o finansinėse ataskaitose – pinigų įšaldymas atsargose;
• Darbuotojų nuotaika primena bendrą įmonės depresinį sindromą,bet kokia motyvacija nustojo veikti, liko tik „po lazda“metodas.

Diagnozė, kaip matote, nėra svarbi. Geriausia šiuolaikinė gydymo priemonė – veiklos efektyvumo didinimas. Pereikime prie naudojimo, dozavimo ir kontraindikacijų.

Koncepcija, niuansai ir skirtumai

Kuo esminis skirtumas tarp standartinių įmonės efektyvumo didinimo metodų ir projekto iniciatyvos „Veiklos efektyvumas“?

Įmonės veiklos operatyviniame bloke niekada nebūna smulkmenų. Iš pažiūros nereikšmingas defektas proceso grandinės pradžioje arba šoninėje šakoje gali sukelti rimtų neigiamų pasekmių. Tokių situacijų pašalinimas paprastai yra labai brangus visais požiūriais: psichologiniu, finansiniu, bendravimo ir pan.

Pavyzdžiui, jūs pradedate veikti tradiciniu būdu ir pradedate spręsti sandėlių pertekliaus problemą – sumažinti gatavų produktų atsargų lygį. Ieškote sprendimo įmonės viduje. Ir tokioje situacijoje kyla pavojus gauti neigiamą šalutinį poveikį konflikto forma su gamintojais, kuriems kėlėte neįmanomus reikalavimus padidinti produkto išleidimo greitį.

Deja, efektas, kai bandoma laimėti vienoje srityje, o kitoje patiriama nuostolių, yra visur: strategija, skirta tobulinti atskirus rodiklius, dažnai lemia kitos IT programos įdiegimą, komplikuoja verslo procesus ar tiesiog padidina išlaidas.

Operacinės strategijaefektyvumas reiškia subalansuotą požiūrį į vidinių rezervų galimybių radimą ir jų įgyvendinimą. Tai visų įmonės veiklų integravimas.

Verslo veiklos efektyvumas jokiu būdu nėra strategija, labai svarbu tai suprasti. Strategija rengiama nurodant tikslinius rodiklius, būdus jiems pasiekti, pagrindinius plėtros vektorius. Veiklos efektyvumas iš esmės yra taktinis įrankis, tai kasdienė įmonės būklė, kuri stabiliai veikia visose pozicijose.

Viskas, iš karto ir greitai

Geriausias sąnaudų ir galutinių darbo rezultatų santykis yra pagrindinė koncepcijos įgyvendinimo sąlyga. Šiuo formatu veikiančios įmonės tuos pačius veiksmus atlieka greičiau, geriau ir su minimaliu defektų skaičiumi. Būtent šis savybių derinys yra galingas konkurencinis pranašumas rinkoje. Nes greitai pasiekti aukštų veiklos rodiklių nepavyks. Tai taip brangu. Koncepcijai įgyvendinti reikia kantrybės, ryžto, aukštų bendravimo įgūdžių, pačios veiklos efektyvumo programos ir daug daugiau. Šių rodiklių negalima „pavogti“– panaudoti svetimus jokiu būdu nepavyks. Todėl veiklos efektyvumas turi dar dvi vertingas savybes – tvarumą ir ilgaamžiškumą.

Du viename: integruotas požiūris į strategijos įgyvendinimą

Nėra aiškios pagrindinių organizacijos valdymo ekonomikoje metodų klasifikacijos. Nėra jokių abejonių, kad jis turėtų būti sisteminis. Bet pasirinkimasgalimų valdymo metodų gali sukelti tam tikrų sunkumų. Koks yra geriausias būdas padidinti operatyvinę veiklą: struktūrinis, funkcinis, situacinis, procesas ar projektas?

Atrodo, kad hibridinis sprendimas būtų tinkamas ir logiškas: derinkite abu būdus. Kalbame apie projekto ir proceso požiūrių integravimą. Norint juos suvienodinti, reikės plėtoti operatyvinės veiklos struktūrą, kurti ir įgyvendinti procesus, naudojant vieningą veiklos efektyvumo projektų vykdymą. Visi šie veiksmai nėra nauji ir nereikalingi, jie reikalingi bet kuriuo atveju. Todėl proceso ir projekto metodų pasirinkimas atrodo gana priimtinas.

Kūrimo ir įgyvendinimo etapai

Organizacijos verslo procesų optimizavimas. Jeigu įmonėje proceso požiūris nebus įdiegtas ar formaliai įgyvendintas, šią situaciją teks keisti. Reikės apskaičiuoti ir sukurti optimalias veiksmų grandines, kurios leis pasiekti geresnių rezultatų su minimaliomis materialinių ir žmogiškųjų išteklių sąnaudomis. Darbuotojai, atsakingi už proceso „filosofiją“įmonėje, turėtų būti specialiai priskirti su aišku funkcinių pareigų aprašymu. Tiesioginis pavaldumas turėtų būti labai aukštas – geriausia vadovo ar pirmojo pavaduotojo

• Svarbiausias ir daug žadantis komponentas yra racionalus žmogiškųjų išteklių naudojimas. Šis principas jokiu būdu neapsiriboja suprantamu dalykuorganizacinė struktūra su aiškiai apibrėžtomis kiekvieno darbuotojo funkcinėmis pareigomis. Kalbame apie naujas įdarbinimo technologijas, talentų valdymą, naujus darbuotojų mokymo ir ugdymo formatus. Kitaip tariant, žmogiškųjų išteklių optimizavimas visų pirma reiškia aukštą šių išteklių kokybę. Tai kompetentingi ir išsilavinę darbuotojai.
• „Ištekliaus“principas – atidus požiūris į išteklius. Šiais laikais dažnai vartojamas posakis „lean production“, kuris neatrodo labai profesionaliai. Faktas yra tas, kad Japonijos „liesos gamybos“sistema apima gana specifinius ir griežtus reikalavimus, kurių daugelis nežino. Vienaip ar kitaip, operacinės sistemos efektyvumas apima „resursų“problemą. Svarbu atsiminti, kad „atsargus požiūris“reiškia ne pinigų taupymą, o optimalų visų rūšių išteklių naudojimą.
• Stebėti bet kokio pobūdžio pokyčius – vidinius ir išorinius. Tai nėra taip paprasta, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Informacija apie konkurentus, naujas technologijas, teisės aktų pokyčius, padalinių vadovų ginčus, avarijas tolimuose sandėliuose – viskas turi būti apdorota ir perduodama nustatytais kanalais. Informacijos komponentas turi būti gerai parašytas tam skirtame verslo procese.
• Kontrolės ir apskaitos sistema. Kompetentingas ataskaitų teikimo srautas, atitinkantis klasikinės biurokratijos taisykles. Biurokratijos sąvoka yra nepelnytai diskredituota, tai reiškia teisingą darbo eigą: „minimaliai, ko reikia tinkamiems žmonėms“. proceso požiūris, taip patkiti pakeitimai turėtų būti dokumentuojami dėl vienos priežasties: norint sekti rezultatus ir operacijų KPI pokyčius.

Užduotys Rusijos įmonėms

Atsižvelgiant į griežtą rinkos reguliavimą, sudėtingesnius vartotojus, sulėtėjusį BVP augimą ir daugelį kitų įvykių, kurie nepalengvina įmonių augimo, apimtį reikia aiškiai apibrėžti. Juos netgi galima pavadinti kovine, o skubų jų įgyvendinimą – fronto linijos veikla. Galima apsieiti ir be juokelių, bet specifika turėtų būti neaiški:

• Skaidrumo su partneriais užtikrinimas, išlaidų optimizavimas, aprėpties didinimas, atnaujinta platinimo kanalo strategija.
• Strateginių aljansų kūrimas su pagrindiniais naujo tipo partneriais: integruojantis ir keičiant sutarties sąlygas.
• Besąlyginės aukštos klasės paslaugos: vienintelis būdas išlaikyti klientus ir turėti konkurencinį pranašumą.
• Naujų tiesioginio ir netiesioginio pardavimo standartų kūrimas ir įgyvendinimas.

Rusijos įmonės turi visas galimybes tobulinti verslo funkcijas ir pagerinti veiklos efektyvumą. Strategija turi apimti bent keturias sritis:

1. darbo našumo gerinimas;
2. personalo valdymo efektyvumas;
3. racionalus kapitalo valdymas;
4. produktyvūs santykiai su klientais.

Veiklos efektyvumo valdymas

Žinoma, tai yra pirmojo lyderio reikalas. Tarp valdymo priemoniųužduočių atlikimas, taip pat yra subalansuotų rezultatų kortelė, kuri puikiai atlieka veiklos efektyvumo analizę ir skaičiavimus.

Yra trys sritys, į kurias reikia atkreipti dėmesį:

1. Lengvos ir stabilios operacinės sistemos kūrimas ir priežiūra.
2. Naujos organizacinės struktūros formavimas.
3. Integruokite įmonės kultūrą ir darbuotojų įtraukimą į visas tobulinimo veiklas.

Planuodami bet kokius veiksmingus veiksmus, turite užduoti sau keturis klausimus:

• Kaip optimizuoti sąlygas ir būtinus išteklius šiam veiksmui?
• Kokie darbuotojai turėtų dalyvauti? Kaip bus susisiekta su žmonėmis?
• Kokia jų motyvacija ir ką reikėtų daryti, kad ji padidėtų?
• Ar žmonės pakankamai kompetentingi, ar juos reikia mokyti?

Visų tipų operacijos ir veiklos puikiai dera į verslo procesų blokus. Jei jų dar nėra, juos reikės aprašyti, kad vėliau būtų galima optimizuoti pagal visas šiuolaikinio įmonių valdymo mokslo taisykles. Proceso metodas iš esmės skiriasi nuo funkcinio ir, svarbiausia, savo gebėjimu greitai keistis ir sutelkti dėmesį į galutinį rezultatą.

Jei pagal tradicinį funkcinį požiūrį įmonė yra padalinių visuma, tai procesų požiūriu tai yra operacijų rinkinys procesų pavidalu. Pagrindinis visos tobulinimo strategijos darbo vienetas bus operacija – pagrindinė sėkmės plyta.

Žmonės

Dabar jie tai vadina madingaHR terminas „personalo įsitraukimas“, kuris iš tikrųjų yra svarbiausias sėkmės komponentas. Svarbu šio dalyvavimo nepakeisti daugybe vidinių darbuotojų apklausų, kaip, deja, dažnai nutinka. Apklausa – puiki priemonė, kurios jums tikrai prireiks atliekant visus darbus. Tačiau prieš atliekant apklausą reikia sunkiai dirbti, kad absoliučiai kiekvienas darbuotojas suprastų, kur ir kodėl juda visa įmonė, o ypač jos padalinys. O svarbiausia bus suprasti savo vaidmenį šiame judėjime. Tokia motyvacija dar niekam nenuvylė, ji labai verta.

Be to, kad darbuotojai giliai suprastų visus pokyčius įmonėje, būtina rimtai diegti pagrindinių KPI rodiklių sistemą. Galų gale, jei pažvelgsite į tai, klasikiniai pagrindiniai rodikliai yra ir veiklos efektyvumo rodikliai.

Rezultatai: šiandien reikia sėkmės

Greičiausiai šiandien įmonės turi persvarstyti savo požiūrį į technologijų tobulinimą: jos negali vengti projektinės veiklos, skirtos procesams ir operacijoms tobulinti. Prieš kelerius metus konkurenciniai pranašumai susiformavo tobulinimą orientuojant į vieną pusę – pavyzdžiui, mažinant gamybos kaštus ar peržiūrint klientų lojalumo programą. Dažniausiai atliktų pakeitimų poveikis pasireiškė ne iš karto, o per kelis mėnesius ar net metus.

Šiandientokie tarifai yra nepriimtini. Situacija visuose frontuose keičiasi kosminiu greičiu, dabar veikia instaliacija „sėkmė šiandien“. Bet tai ne tik greitis. Pasiekus produkcijos kokybės rodiklių padidėjimą sąnaudų optimizavimo fone, sustojimas ties tuo yra tarsi mirtis. Jau antrajame ar trečiame proceso cikluose reikia pradėti siekti didesnio pelno. Nelaukite, kol neigiami simptomai pradės naują projektą, kad juos pašalintumėte – šis metodas nebeveikia.

Šiandien nėra ir negali būti jokių įmonės paslapčių ar paslapčių, susijusių su konkrečiais privalumais. Sėkminga plėtra ir laikini bet kurios vienos krypties įmonės veiklos pranašumai yra labai abejotinos vertės kiekiai.

Išlaikyti konkurencinį pranašumą bus galima ne su konkrečiais produktais ar veiklos sritimis, o su įmonės gebėjimu greitai ir efektyviai prisitaikyti. Galimybė keistis iš karto – žmogiškieji ištekliai, atsargų valdymas, darbo eiga, produktų linija, pagrindiniai klientai, rizikos valdymas ir kt. – štai koks turėtų būti nuolatinės įmonės veiklos efektyvumo valdymas.

Vietoj išvados: sveikas gyvenimo būdas

Įmonės veiklos efektyvumas yra nuolatinis ir nenutrūkstamas procesas, kuris niekada neturėtų sustoti. Toks darbo formatas įmonei turėtų tapti „sveiku gyvenimo būdu“– egzistavimo būdu. Kalbant metaforomis, norint iki vasaros skubiai numesti svorio, nereikia laikytis griežtos dietos. Arba numuštipadidėjęs kraujospūdis vartojant kietas tabletes.

Pirmadienio rytą sakyti darbuotojams: „Nuo šiol būsime efektyvesni“nėra išeitis, patyrę vadovai tai puikiai supranta. Įtraukite visus, kuo daugiau paaiškinkite ir parūpinkite reikiamus įrankius – tokia yra pirmųjų lyderių užduotis, kad žmonės juo sektųsi.

Jokių gaisrų ar nenugalimos jėgos. Kad visą laiką būtumėte geros formos, stebėkite bet kokius pokyčius, raskite gražių ir protingų sprendimų, veikite aktyviai… Tiesiog taip. Nėra kito kelio.