Elektroninis dokumentų valdymas: privalumai ir trūkumai, sistemos esmė, įgyvendinimo būdai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Vis daugiau įmonių pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, kurio metu naudojamos įvairios dokumentų kūrimo ir saugojimo programos. Tuo pačiu metu organizacija neturi archyvo, kuriame būtų popierinės dokumentų kopijos. Elektroninis dokumentų valdymas turi daug privalumų, dėl kurių verslininkai mielai atsisako naudoti popierinius dokumentus. Tačiau norėdami pereiti prie jo, turite įdiegti specializuotą programinę įrangą veikiančiuose kompiuteriuose, taip pat paskirti atsakingą darbuotoją, kuris užsiims šia darbo eiga.

Elektroninių dokumentų valdymo samprata

Ją reprezentuoja modernus darbo su įvairia dokumentacija metodas. Bet kurios organizacijos veikloje atsiranda daug įvairių popierių, kurie turi būti nuolat spausdinami ir ilgą laiką laikomi atskiroje patalpoje.

Jei verslininkas ar įmonė turi tinkamai įvykdytąelektroniniu parašu, kurie dokumentai yra patvirtinti elektronine forma, tuomet šios dokumentacijos spausdinti popieriuje nereikia.

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai

Perėjimas prie elektroninės dokumentacijos, patvirtintos EDS, turi daug privalumų. Dėl daugybės teigiamų parametrų vis daugiau verslininkų pereina prie šio dokumentavimo metodo. Tačiau pirmiausia reikėtų įvertinti elektroninio dokumentų valdymo privalumus ir trūkumus. Pagrindiniai pranašumai:

• dėl kompetentingos struktūros ir saugojimo patikimumo operatyviai ieško reikiamos dokumentacijos;
• darbo eigos struktūra centralizuota;
• visi dokumentai gali būti saugomi elektroniniu būdu įvairiose laikmenose ir net nuotoliniuose serveriuose, todėl net jei biure kiltų gaisras, jums nereikės jaudintis, kad bet kokia svarbi dokumentacija bus sunaikinta;
• visi dokumentai lengvai registruojami ir tvirtinami;
• visi popieriai pasirašomi remiantis jų siuntimu elektroninių ryšių kanalais, o tai sutaupo daug laiko ir pastangų bet kurios įmonės darbuotojams;
• jei reikia, per kelias sekundes galite pasidaryti norimo dokumento kopiją;
• auditas labai supaprastintas, nes jis atliekamas elektronine forma, taip pat šiems tikslams galite pasikviesti samdomus specialistus, kurie dokumentus gauna elektroniniais kanalais.

Privalumaielektroninės dokumentų valdymo sistemos yra reikšmingos ir nepaneigiamos, tačiau prieš pereinant prie jų, reikėtų įvertinti neigiamus kiekvienos sistemos aspektus.

Sistemos trūkumai

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo nauda neabejotina, tačiau šis procesas turi tam tikrų trūkumų. Tai apima:

• būtinai reikia registruoti elektroninį skaitmeninį parašą, už kurio sukūrimą mokama didelė lėšų suma;
• nėra galimybės naudotis elektroniniais dokumentais, jei partneriai neperėjo prie elektroninio dokumentų valdymo;
• daug pinigų ir laiko išleidžiama diegiant papildomą programinę įrangą ir samdant patikimą darbuotoją, kuris tvarko visus elektroninius įrašus;
• dar nepataisyta griežtai suvienodinti tokios darbo eigos formatai;
• daug rangovų ir pirkėjų įtaria, kad naudojami su EDS pasirašyti elektroniniai dokumentai.

Todėl kiekvienas verslininkas, norėdamas priimti teisingą ir aktualų sprendimą, pirmiausia turi išstudijuoti elektroninio dokumentų valdymo privalumus ir trūkumus.

Plėtros priežastis

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai yra daug ir reikšmingi. Tai lemia tai, kad jis nuolat tobulinamas ir įtraukiamas į įvairių įmonių, kurios yra ne tik, darbąkomercinės, bet ir viešosios. Pagrindinės veiksmingo ir nuolatinio tobulinimo prielaidos yra šios:

• Numatoma galimybė jį taikyti mokesčių teisės aktuose. Tam tikrų rūšių mokesčių deklaracijas galima pateikti tik elektroniniu būdu. Tai taikoma ataskaitoms apie draudimo įmokas, išvardytas PF darbuotojams, taip pat 3-NDFL deklaracijai, pateiktai Federalinei mokesčių tarnybai už kiekvieną įmonės darbuotoją. Netgi visų įmonės darbuotojų SZV-M ataskaita pateikiama elektroniniu būdu, jei organizacijoje dirba daugiau nei 25 žmonės. Todėl kai kurios įmonės tiesiog priverstos pereiti prie elektroninės dokumentacijos, nes jos vis tiek turi išduoti EDS.
• Pagrindiniai elektroninio dokumentų valdymo privalumai yra galimybė jį fiksuoti apskaitoje. Remiantis Federaliniu įstatymu Nr. 402, pirminė apskaitos dokumentacija gali būti formuojama ne tik popierine, bet ir elektronine forma, jei įmanoma ją patvirtinti elektroniniu parašu.
• Nuo 2017 m. pradėtas efektyvus šio dokumentų srauto vystymas teisminiuose procesuose. Dabar kiekvienas teismo sprendimas turi būti paskelbtas atviruose š altiniuose. Be to, visos įmonės ir asmenys turi galimybę pateikti pretenziją ar skundą elektroniniu būdu, tam reikalingas EDS. Todėl elektroninį parašą išduoda ne tik didelės įmonės, bet net ir fiziniai asmenys.
• Elektroninių technologijų plėtra vyksta sparčiai, todėl dabar beveik visi turi prieigą prie interneto, o tai labai supaprastina bendravimo su kitais procesąžmonės ir vyriausybės pareigūnai.

Todėl galima teigti, kad tokios darbo eigos naudojimas tampa vis paklausesnis.

Kita svarbi nauda

Be to, daugelis įmonių bendradarbiauja su kituose regionuose ar šalyse esančiomis įmonėmis, todėl vykdant elektroninį dokumentų valdymą apsikeisti skirtingais dokumentais yra daug paprasčiau. Tai leidžia žymiai padidinti pardavimo rinkas ir užmegzti ryšius su tiesioginiais gamintojais.

Tai papildomas reikšmingas elektroninių dokumentų valdymo privalumas. Nuo pirmos tinkamos sistemos įvedimo dienos pastebėtas valdymo kokybės pagerėjimas.

Kaip įvesti?

Iš pradžių įmonės vadovas įvertina elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumus ir trūkumus. Jei priimamas sprendimas jį įvesti įmonėje, tam atliekami šie veiksmai:

• Vyksta akcininkų susirinkimas, kuriame balsuojama už šios sistemos diegimą.
• Jei sprendimas teigiamas, tai atitinkamą įsakymą išduoda įmonės direktorius.
• Patartina parengti vidinį reglamentą, reglamentuojantį elektroninės dokumentacijos naudojimo taisykles.
• Pasirinkite parašą, kuris bus naudojamas pasirašant įvairius dokumentus.
• Jei pasirenkamas paprastas parašas, jis tvirtinamas remiantis kodais ir slaptažodžiais bei kitomis priemonėmis ir prieiga prie joyra ribotas, todėl paskiriamas konkretus asmuo, kuris užsiims elektroninės dokumentacijos tvirtinimu.
• Pasirinkta sertifikavimo institucija. Jai atstovauja specializuota organizacija, užsiimanti elektroninių dokumentų valdymu. Svarbu pasirinkti įmonę, su kuria būtų pelninga ir patogu bendradarbiauti. Turėtumėte iš anksto įvertinti siūlomų paslaugų kainą, taip pat įvairias funkcijas, kuriomis galima naudotis bendradarbiaujant. Nustatoma, kokią atsakomybę prisiima pasirinktas centras už įvairias klaidas, kurios gali atsirasti tvarkant elektroninį dokumentų valdymą.
• Ruošiami dokumentai, kurių pagrindu sudaroma sutartis su pasirinktu centru.
• Sutartis su pasirinkta organizacija aiškinama. Po to centras sukuria ir savo klientui išduoda EDS rakto sertifikatą.
• Organizacijos darbe yra tiesioginis elektroninių dokumentų valdymo diegimas. Tam visi popieriniai dokumentai konvertuojami į elektroninę formą, nustatoma keitimosi elektronine dokumentacija tvarka.

Sąskaitos faktūros gali būti išrašomos ir elektroniniu būdu, tačiau pirmiausia turėtumėte įsitikinti, kad kitai šaliai bus patogu naudotis tokia dokumentacija. Taip yra dėl to, kad įmonė turi turėti technines priemones šiems dokumentams tvarkyti.

EDS pasirinkimas

Net ir į elektroninio dokumentų valdymo privalumus įeina mažesnės rengimo išlaidosdaug popierinių dokumentų. Tačiau bet kuriuo atveju turėsite patirti tam tikrų išlaidų. Jie susiję su elektroninio parašo, naudojamo elektroninės dokumentacijos tvirtinimo procese, vykdymu.

ETS gali būti pateikta nekvalifikuota arba kvalifikuota forma.

Nekvalifikuota

Jis išduodamas naudojant kriptografinių duomenų transformaciją, kuriai naudojamas specialus raktas, kurį turi EDS savininkas. Svarbu iš anksto nuspręsti, kas tiksliai įmonėje pasirašys elektroninius popierius.

Tokio parašo pagalba galite aptikti įvairius pakeitimus, padarytus dokumentacijoje po to, kai ji buvo pasirašyta.

Kvalifikuotas

Norėdami tai padaryti, įmonė gauna specialų sertifikatą su EDS patvirtinimo raktu. Norint sukurti tokį parašą, atsižvelgiama į Federalinio įstatymo Nr. 63 reikalavimus.

Dažniausiai toks EDS naudojamas didelėse įmonėse, kurios siekia išlaikyti komercinę paslaptį, todėl dėl patobulintos kvalifikuotos EDS užtikrinamas elektroninių dokumentų saugumas.

Pasirinkus konkretų elektroninio parašo tipą, su pasirinktu sertifikavimo centru sudaroma sutartis.

Sistemos įvedimo į įmonės darbą taisyklės

Elektroninio dokumentų valdymo pranašumai lyginant su popieriniu laikomi neabejotinu, tačiau dažnai jį diegiant į organizacijos darbą iškyla tam tikrų sunkumų. Todėl šio proceso taisyklės apima:

• iš pradžių vedėjo įsakymu paskiriamas specialistas, kuris užsiims popierinių dokumentų vertimu į elektroninę formą;
• Kiekviename veikiančiame kompiuteryje įdiegta speciali programinė įranga, leidžianti pasirašyti dokumentus su anksčiau išduota EDS;
• rengiant, tvarkant ir derinant įvairią dokumentaciją, atsižvelgiama į pagrindines biuro darbo taisykles, kurios galioja ir popieriniams dokumentams;
• elektroniniuose dokumentuose turi būti visi reikalingi duomenys, plombos ir EDS;
• Į įmonės nuostatus gali būti įrašyta informacija, kokie bus taikomi veiksmų patvirtinimo šiais dokumentais būdai.

Procesas nelaikomas pernelyg sudėtingu, jei jis gerai suprantamas.

Bendradarbiavimo su kitomis įmonėmis taisyklės

Kiekviena įmonė, kuri savo darbe diegia tokią sistemą, nori bendradarbiaudama su pagrindinėmis sandorio šalimis naudoti elektroninę dokumentaciją. Tam, sudarant sutartį su kita įmone, į dokumento tekstą turėtų būti įtraukta sąlyga, kad visi dokumentai bus perduodami elektroninių ryšių kanalais. Po to reikiama dokumentacija surašoma ir pasirašoma anksčiau išduotu EDS. Visi EDS įrankiai turi būti sertifikuoti, kitaip jie negali būti naudojami įmonės veiklos metu.

Tokį darbo eigą daug lengviau nustatyti su įvairiomis vyriausybinėmis agentūromis, pavyzdžiui, su Federaline mokesčių tarnyba arba Pensijų fondu. Taip yra dėl to, kad tokios organizacijos jau turi reikalingą programinę įrangądirbti su elektronine dokumentacija.

Kaip saugomi dokumentai?

Pagrindinis elektroninio dokumentų valdymo privalumas yra tas, kad organizacijoje nereikia skirti atskiros patalpos archyvui kurti, nes visi popieriai saugomi kompiuteriuose, serveriuose ar įvairiose elektroninėse laikmenose. Bet vis tiek kiekviena įmonė turi mokėti už tinkamą dokumentų saugojimą, kad prie jos nepasiektų pašaliniai asmenys ar organizacijos.

Saugant elektroninius dokumentus atsižvelgiama į šias taisykles:

• bylų nomenklatūra būtinai sudaroma visai įmonei, o jos išvaizda ir turinys priklauso nuo veiklos srities, kurioje įmonė veikia;
• atliekama dokumentų vertės ekspertizė;
• kiekviena dokumentacija pažymėta elektroninio dokumentų valdymo naudojimu;
• visi dokumentai turi būti archyvuoti.

Atsižvelgus į šias taisykles, nebus sunku tinkamai saugoti dokumentus elektronine forma.

Išvada

Yra daug elektroninių dokumentų valdymo privalumų. Įmonės darbo kokybės gerinimas yra jos įgyvendinimo pasekmė. Norėdami tai padaryti, svarbu priimti tinkamą sprendimą dėl įmonės valdymo, pasirinkti sertifikavimo centrą ir išduoti EDS. Kompiuteriuose įdiegiama speciali programinė įranga, atliekami būtini įmonės norminių vietinių aktų pakeitimai.

Pagal elektroninę dokumentaciją tai labai supaprastinamaįmonės veiklą, taip pat lengvą bendradarbiavimą su kitomis firmomis ir vyriausybinėmis organizacijomis.