Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų: kaip tai veikia?

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Elektroninis dokumentų valdymas (EDM) – tai greitas būdas keistis informacija, pagrįstas elektroninių dokumentų su virtualiais parašais naudojimu. Jis jau seniai pelnė pripažinimą išsivysčiusiose pasaulio šalyse kaip veiksminga priemonė verslo veiklai.

Essence

Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų – tai dokumentų kūrimo, apdorojimo, siuntimo, perdavimo, gavimo, saugojimo, naudojimo ir naikinimo procesų rinkinys. Visi šie procesai atliekami patikrinus vientisumą ir patvirtinus dokumentų gavimą.

Dokumentų srauto tarp juridinių asmenų įgyvendinimo taisyklės vykdomos šalių susitarimu. Keitimasis informacija vykdomas telekomunikacijų priemonėmis, dokumentai saugomi elektroninėse laikmenose. Apskaitos informacijos saugojimo laikotarpis neturėtų viršyti įstatymo nustatyto.

Organizacijostarpusavyje gali keistis oficialiais ir neoficialiais dokumentais su dalyvių parašais. Verslinės veiklos srityje tai gali būti: sąskaitos faktūros, susitarimai, sąskaitos faktūros, sutartys, susitarimai, užsakymai, pranešimai, įgaliojimai ir kt. Informacija gali būti perduodama teksto, lentelių ir grafinių failų pavidalu.

EDI diegimo tikslas

EDI įvedimo sąlygos gali būti šios:

• rutininio darbo mažinimas;
• sumažinti dokumentų praradimą;
• „skaidrus“darbas su dokumentais;
• veikimo drausmės gerinimas – dokumentų pateikimas laiku ir pan.

Tarp kiekybinių tikslų yra šie:

• Sutrumpinkite dokumentų apdorojimo laiką 10 kartų.
• Sumažinkite biuro išlaidas per pusę.

Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų: kaip tai veikia

Pagal vidaus teisės aktus elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų vykdomas abiejų šalių susitarimu. Norint apsikeisti duomenimis, būtina, kad visi dalyviai būtų prijungti prie vieno operatoriaus įrangos. Tada vartotojas turi išsiųsti prašymą įtraukti jį į sandorio šalių sąrašą. Patvirtinus užklausą, sistemos dalyviai gali keistis duomenimis.

EDI modulis turės atlikti šias funkcijas:

• Pakvieskite sandorio šalis keistis duomenimis.
• Sukurkite adresų knygą.
• Integruokite su apskaitos programine įranga,pavyzdžiui, 1С.
• Pasirašykite ir užšifruokite dokumentus.
• Struktūrizuokite susirašinėjimą.
• Stebėkite el. pašto būsenas.

Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų vykdomas sertifikatų pagalba. Prisijungimas prie serverio ir autentifikavimas atliekamas per asmeninį skaitmeninį sertifikatą. Kiekvienam sistemos vartotojui išduodamas EDS, saugomas elektroninėje Žetonų laikmenoje ir apsaugotas PIN kodu. Vartotojas turi įvesti savo prisijungimo vardą, slaptažodį prie asmeninės paskyros. Tik po to jis turės prieigą prie savo dokumentų.

Bet kuris prie sistemos prisijungusios organizacijos darbuotojas gali inicijuoti mainų procesą. Prieš išsiunčiant dokumentą sandorio šaliai, jis turi būti pasirašytas skaitmeniniu parašu. Ši operacija atliekama naudojant Cryptopro programą. Dokumentas siunčiamas per EDI. Sandorio šalies darbuotojas gauna pranešimą apie naujo dokumento gavimą. Jei jis tai priima, tada jis taip pat deda EDS. Jei reikia atlikti dokumento pakeitimus, sukuriama nauja elektroninė versija. Baigę redaguoti, turite išsaugoti visus pakeitimus naudodami EDS. Tada dokumentas su pakeitimu išsiunčiamas sandorio šaliai. Esant poreikiui vykdomas elektroninis informacijos derinimas.

Jei vėl reikia atlikti pakeitimus, visa procedūra kartojama dar kartą. Jei dėl naujos versijos priekaištų nėra, dokumento laikomasi. Laikoma, kad galutinis pavyzdys pasirašytas dviem skaitmeniniais parašais. Visos dokumento versijos yra saugomos serveryje ir jas galima peržiūrėti. Kai tik mėginiui bus suteiktas galiojantis statusas, pakeiskitedokumentas neveiks. Sutrikusioms sutartims priskiriamas statusas „Atšaukta“. Taip tarp organizacijų vykdomas elektroninių dokumentų valdymas.

Įranga

Ko reikia elektroniniam dokumentų valdymui tarp organizacijų? Pirmiausia turite pasirinkti telekomunikacijų operatorių ir įdiegti specialią programinę įrangą informacijos mainams. Antra, su kiekviena sandorio šalimi, su kuria organizacija ketina susirašinėti elektroniniu būdu, būtina sudaryti „Sutartį dėl keitimosi elektroniniais dokumentais“.

Taip pat būtina įdiegti EDI serverį, kuriame bus saugomi visi dokumentai. Tai gali būti ir kliento įranga, ir „debesų“saugykla. Prieiga prie sistemos duomenų iš išorės vykdoma naudojant programą, kuri yra įdiegta organizacijos darbuotojų įrangoje. Kompiuterių sąveika su serveriu vykdoma HTTP protokolu su papildomu SSL 128 šifravimu. Prieiga prie dokumentų vykdoma tik per programos sąsają ir praėjus autentifikavimui.

EDF projektas

Procesų automatizavimo projektas gali užtrukti nuo kelių mėnesių iki kelerių metų. Terminas tiesiogiai priklauso nuo procesų, kuriuos reikia automatizuoti, skaičiaus, organizacijos išteklių ir finansinių galimybių. Trumpa EDI įvedimo schema yra tokia:

• Darbo grupės kūrimas.
• Tikslų, terminų ir projekto biudžeto formavimas.
• Tirkite esamus procesus.
• Sukurkite užduotis.
• PasirinkiteEDI sistemos.
• Sutarties dėl EDS įgyvendinimo pasirašymas.
• Darbo taisyklių patvirtinimas.
• Sistemos katalogų pildymas.
• Personalo mokymas.
• Preliminarus bandymas.
• Įsakymo dėl EDS įvedimo išdavimas.
• Programinės įrangos ir veikimo procedūrų tobulinimas.
• Bandomojo projekto pradžia.
• Viso masto perėjimas prie EDI.

EDI diegimo klaidos

Automatizuojant dokumentus ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas procesams, kuriuose pagal įstatymus reikalaujama turėti popierių. Negalite kopijuoti popierinio dokumento elektroniniu būdu. Tai žymiai sulėtina darbo procesą ir sukelia neigiamą požiūrį į automatizavimo procesą kaip visumą. Už dvigubą darbą niekas papildomai nemoka.

Įgyvendinimo procese būtina parengti naują darbo su dokumentais tvarką, apmokyti darbuotojus ir tik po to užsiimti visišku įgyvendinimu. Tai galima pasiekti tik tada, kai darbuotojai bus informuojami apie naujų technologijų naudojimo naudą.

Kita populiari klaida yra silpnas EDMS reikalavimų tyrimas. Jei naudotojai turi dirbti nesukonfigūruotoje sistemoje, EDI procesas skiriasi nuo to, kuris taikomas organizacijoje.

Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų: privalumai ir trūkumai

Privalumai:

• Sumažinti originalių dokumentų siuntimo paštu išlaidas.
• Taupoma vietos dokumentams saugoti. Visa tai saugoma elektroniniu būdu.
• Paprasta naudoti. Dokumentas siunčiamas iš vienos darbovietės. Greita dokumento paieška atliekama pagal būseną (išsiųsta, gauta, priimta ir pan.).
• Momentinis pristatymas. Visa išsiųsta informacija adresatą pasiekia per kelias sekundes.
• Dokumento negalima prarasti, kol nesibaigs jo saugojimo sistemoje laikotarpis.

Trūkumai:

• Norėdami naudotis įranga, turite įsigyti licenciją, kuri kainuoja daug pinigų.
• Duomenimis dažniausiai gali keistis tik tos pačios sistemos nariai.
• Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų 1C arba naudojant bet kokią kitą programinę įrangą skiriasi nuo anksčiau naudotos schemos. Įdiegus naują algoritmą, visiems darbuotojams kils klausimų dėl darbo atlikimo.
• Techninė įranga. Prieš įdiegdama EDI, organizacija turi įsigyti įrangą ir apmokyti darbuotojus valdyti naująją sistemą.
• EDI vykdoma naudojant EDS, kurios galiojimo laikas yra 1 metai. Sertifikatai turi būti sekami ir atnaujinami laiku. Taip pat būtina kontroliuoti sandorio šalies sertifikatų galiojimo laiką, kad būtų išvengta mokesčių problemų.

Teisinis reguliavimas

Kokie reglamentai reglamentuoja elektroninių dokumentų valdymą tarp organizacijų? Į Rusijos Federacijos teisės aktus įtrauktas federalinis įstatymas Nr. 63 „Dėl elektroninio parašo“, dokumentų pateikimo Federalinei mokesčių tarnybai taisyklės nustatytos Finansų ministerijos įsakyme Nr. MMV-7-2 / 168. EDOtarp organizacijų vykdoma Finansų ministerijos įsakymo Nr.50n pagrindu. Pirminių apskaitos dokumentų keitimo elektronine forma taisyklės nustatytos Federalinės mokesčių tarnybos įsakyme Nr. ММВ-7-6/36@. Visi EDI operatoriai, vykdydami savo veiklą, turi vadovautis Federalinės mokesčių tarnybos įsakymu Nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektroninis dokumentų valdymas tarp SBIS organizacijų suteikia klientams šiuos privalumus:

• Galite siųsti dokumentus bet kuriai organizacijai, registruotai Rusijos Federacijos teritorijoje. Jeigu sandorio šalis nėra SBIS sistemos narė, tuomet įmonės darbuotojas tiesiog susisieks su organizacijos atstovu ir išsiųs kvietimus dalyvauti sistemoje į jo el. Iš karto po prašymo patvirtinimo dalyvis informacija bus keičiamasi be tarpininkų.
• Jums nereikia įdiegti programinės įrangos kompiuteryje. Pakanka turėti naujausią naršyklės versiją ir prieigą prie interneto.
• Jums nereikia specialios programos, kad galėtumėte dirbti su duomenimis. Jei ataskaita iš pradžių parengta naudojant trečiosios šalies programinę įrangą, pvz., 1C, tuomet galite nustatyti duomenų integravimą su VLIS sistema.
• Įprasta dokumento forma neįdiegta. Galite siųsti tekstą, skaičiuokles, vaizdus ir daugiau.

SKB "Kontur"

Vienas pirmųjų programinės įrangos kūrėjų Rusijoje taip pat tiekia elektroninių dokumentų valdymo įrangą tarp organizacijų. „Kontur“sukūrė „Diadoc“sistemą, kurios pagalba vyksta apsikeitimas elektroniniais dokumentais. Sistemos ypatybė yra ta, kad prieigą prie duomenų galima gauti užsienyje. Specialiai šiam tikslui bendrovė sukūrė tarptinklinio ryšio tarifus. Jei norite, galite pasiekti duomenis per API.

Ko tau reikia?

Norėdama prijungti EDI, organizacija turi nusipirkti:

• licencijuota programinė įranga;
• serveris;
• atnaujinti įrangą;
• traukinio personalas;
• nustatykite ir integruokite EDMS, kad galėtumėte dirbti su vidinėmis programomis.

Tokias investicijas reikia skirti norint sujungti elektroninį dokumentų valdymą tarp organizacijos? Įtraukimas į techninės pagalbos konsultacijų, EDMS ir programinės įrangos atnaujinimų išlaidas yra antrasis investicijų etapas. Šios išlaidos turės būti mokamos kas mėnesį.

Išvada

Popierinė darbo eiga pakeičiama elektronine. Tai ne tik sumažina organizacijos procesų kaštus, bet ir padidina viso verslo efektyvumą. Kad EDI veiktų sėkmingai, būtina aiškiai suformuluoti sistemos diegimo tikslus ir tinkamai sukonfigūruoti įrangą.