Situacijos analizė: galimybės, savybės, analizės etapai ir rezultatai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Lyderiai dažnai yra priversti priimti sprendimus ne pagal esamą planą, o pagal esamą situaciją. Taip nutinka dėl įvairių priežasčių. Pagrindinis vadovo uždavinys – išanalizuoti situaciją, sukurti ir priimti optimaliausią veiksmų kryptį sprendžiant iškilusias problemas.

Kas tai yra

Situacijos analizė – tai informacijos apdorojimo būdas, kai pirmiausia ji suskirstoma į dalis, o vėliau atidžiai išnagrinėjama kiekvienas elementas atskirai, kad būtų galima rasti problemą ir ją išspręsti. Pavyzdžiui, įmonės pelnas gali sumažėti dėl didėjančių sąnaudų arba dėl pajamų sumažėjimo, gautinų sumų padidėjimo ir kitų veiksnių. Norint nustatyti, kuris veiksnys turėjo įtakos pelno pokyčiui, būtina šiuos veiksnius ištirti.

Tik nustačius priežastį, sprendimų priėmėjas (DM) galės parengti veiksmų planą ir išspręsti problemą. Situacijai išanalizuoti įgaliotas asmuo suburia specialistų komandą, kuri sugretina duomenis ir atlieka analitiniusprocedūros, kiekviena pagal savo kompetencijos sritį ir įgūdžius.

Kas atlieka analizę

Konkrečių situacijų analizę atlieka ne vienas asmuo, o kelios grupės. Jiems vadovauja vadovas arba sprendimų priėmėjas (DM). Komandą sudaro:

• Pirmojo lygio ekspertai. Jie renka ir apdoroja pirminę informaciją.
• Antrojo lygio ekspertai. Išnagrinėkite ataskaitas ir kurkite idėjas, kaip išspręsti problemą.
• Analitinė grupė. Nagrinėja antrojo lygio ekspertų sukurtas idėjas ir parenka realiausius, jų požiūriu, renginių vystymo variantus. Analitikai kuria verslo strategijas ir problemų sprendimo strategijas.
• Sprendimų priėmėjas iš siūlomų plėtros strategijos variantų pasirenka tą, kuris, jo nuomone, yra tinkamiausias sprendžiant problemas esamoje situacijoje. Jis prisiima visą atsakomybę už tai.

Tik didelė įmonė gali sau leisti atlikti didelio masto darbus pasitelkdama kelias specialistų grupes. Dažniausiai įmonės vadovas atlieka situacijos analizę, įtraukdamas vieną grupę – skyrių specialistus. Antrosios grupės ir analitikų darbą atlieka įmonės vadovybės nariai, buh alteriai, rinkodaros specialistai, inžinieriai. Jie susirenka į verslo susitikimą, aptaria situaciją ir ieško problemų sprendimų.

Procesas

Analizė pradedama identifikuojant įmonės veiklos rezultatų nukrypimą nuo planuotų. Pavyzdžiui, ataskaitinį ketvirtį pajamos sumažėjo 30 proc., o vadovas negali paaiškinti priežasčiųšis nuosmukio lygis. Tokiu atveju jis turėtų suburti ekspertų grupę ir ištirti situaciją. Procesą sudaro šie situacijos analizės etapai:

1. Rodyklių nuokrypio nustatymas – problemos nustatymas.
2. Ekspertų grupės organizavimas pagal lyderį.
3. Paskyrimas kiekvienam svetainės ekspertui darbui.
4. Informacijos rinkimas pagal skyrių.
5. Ekspertai apdoroja gautą informaciją naudodami savo specialias žinias ir įgūdžius.
6. Specialistų pažangos ataskaitų rengimas.
7. Vedėjos šių ataskaitų studijavimas, ataskaitų turinio aptarimas visuotiniame susirinkime.
8. Problemos sprendimų kūrimas ir vieno ar kelių pritaikymas praktikoje.

Ruošimasis ataskaitai ir jos pristatymui

Lyderiai visada užsiėmę darbu, todėl neturi laiko skaityti ilgų pranešimų. Tai rodo, kad informacija ataskaitoje turėtų būti pateikta trumpai, glaustai ir pageidautina vaizdžiai ir patogiai. Geriau, jei ataskaitoje vietoj šimtų parašytų puslapių ir skaičių stulpelių būtų pateikti grafikai, diagramos, skaičiavimo rezultatai ir eksperto, atlikusio konkrečios srities analizę, nuomonė. Natūralu, kad ataskaitoje turi būti nurodyti informacijos š altiniai ir svarbiausi rodikliai, kurie, eksperto nuomone, lėmė nukrypimą įmonės darbe. Todėl probleminių situacijų analizės technologija turėtų būti parengta prieš susidarius tokiai situacijai. Įmonė turi turėti kompiuterius su specialia programine įrangasprendžiant panašias problemas.

Kiekvieno pranešimo pristatymas neturėtų trukti ilgiau nei 15 minučių, kad situacijos analizės rezultatų tyrimas ir aptarimas neužsitęstų kelių dienų. Ataskaitos turi būti tikros, o informacija turi būti naujausia rengimo ir pateikimo metu.

Ką vadovas daro su gauta informacija

Gauti situacijos analizės rezultatus ataskaitos forma yra tik pusė darbo. Be to, šią informaciją turėtų ištirti ir analizuoti įmonės vadovas. Ir čia daug kas priklauso nuo jo žinių ir patirties. Kartu patirtis reiškia ne tik jo asmeninę patirtį, bet ir tai, kaip gerai jis žino, kaip panašios situacijos buvo sprendžiamos kitose įmonėse. Prieš priimdamas galutinį sprendimą vadovas paprastai susitinka su kitais vadovais ir ekspertais, įskaitant tuos, kurie dalyvavo atliekant lauko analizę ir ataskaitų teikimą.

Kokių situacijų pasitaiko

Problemos situacijos yra standartinės ir nestandartinės. Standartinėms problemoms spręsti vadovai taiko situacijos analizės metodus pagal analogiją. Tai yra, jie lygina turimus duomenis apie kitas įmones su tais, kurie buvo gauti atlikus jų įmonės tyrimą. Jei situacijos yra panašios, jie naudoja tuos pačius metodus problemai išspręsti.

Jei situacija nestandartinė, taikykite konkrečių situacijų analizės metodus. Tam naudojamos įvairios kompiuterinės programos, kuriomis modeliuojami galimi plėtros variantai, atliekami skaičiavimai, tiriama dinamika ir kt. Tam vadovas pagal įvestus duomenis gali naudoti specialias kompiuterinio modeliavimo programas. Pavyzdžiui, Project Expert naudojamas ne tik verslo planams rengti, bet ir esamų įmonių darbui numatyti.

Problemą galima išspręsti ir be kompiuterinių programų pagalbos, tačiau tai apsunkins ir taip sudėtingus skaičiavimus. Be to, ekspertai, norėdami parengti ataskaitą, turės nubraižyti grafikus ir diagramas. Tai užtruks daug laiko. Vadovas gali nenaudoti specialios programinės įrangos, bet tik tuo atveju, kai modeliavimas kompiuteriu yra nepraktiškas. Pavyzdžiui, force majeure atveju, jei reikia veikti greitai ir sprendimas nepriklauso nuo praeities reikalų padėties ar dinamikos. Tuo pačiu metu gaunamos informacijos kiekio ir kokybės nepakanka modeliui sukurti kompiuteryje.

Smegenų šturmas kaip sprendimo būdas

Esant sudėtingoms situacijoms, kai vadovui reikia neeilinio sudėtingos problemos sprendimo, jis gali pasinaudoti šiuo konkrečios situacijos analizės metodu – surinkti visus ekspertus, padalinių vadovus ir surengti „protų šturmą“. Šio metodo esmė ta, kad kiekvienas susirinkimo dalyvis išsako savo nuomonę apie galimą problemos priežastį ir kaip ją išspręsti. Teisė reikšti savo nuomonę ir idėjas suteikiama kiekvienam, tuo tarpu pagal taisykles nė vienas dalyvis neturėtų būti sarkastiškas dėl kito nuomonės.

Natūralu, kad problemos aptarimas vyks verslo etiketo irRegistruotis. Tačiau sprendimą vis tiek priima vadovas arba tam paskirtas asmuo. Smegenų šturmo dėka vadovas gaus keletą vertingų idėjų iš karto. Tokia analizė turi ir privalumų, ir trūkumų. Pagrindiniai pliusai – greitis ir daugybė galimybių, minusas – tokia situacijos analizė ne visada atspindi tikrąją padėtį ir dažnai kenčia nuo objektyvumo stokos.

Įvykių modeliavimo problemos

Pagrindinė atvejų analizės technologijos problema yra ta, kad ekspertams tenka dirbti su dideliais informacijos kiekiais, o tai gali sukelti klaidų. Dideli duomenų kiekiai, kuriuos reikia apdoroti per trumpą laiką, taip pat kelia problemų modeliuojant įvykių raidą. Arba analizė užtruks daug ilgiau ir rezultatas praras aktualumą, arba dėl riboto informacijos kiekio analizės rezultatai bus gauti su dideliu iškraipymu. Dėl to modelis geriausiu atveju gali būti neefektyvus, o blogiausiu – sukelti bankrotą.

Trys pagrindiniai veiksniai turi įtakos analizės efektyvumui. Tai yra eksperto kvalifikacija, informacijos, kurią jis gali apdoroti, kiekis ir situacijai analizuoti skirtas laikas.

SWOT analizė

SWOT analizė – tai įmonės stipriųjų ir silpnųjų pusių, plėtros galimybių ir grėsmių, su kuriomis ji susiduria ar gali susidurti, tyrimas ir įvertinimas. Žemiau yra SSGG analizės atlikimo matrica.

Viršutiniame kairiajame langelyje nurodomos įmonės stipriosios pusės ir galimybės, kurios buvo nustatytos stebėjimo metu ir pirmajame situacijos analizės etape. Pavyzdys galėtų būti situacija, kai tapo žinoma, kad įmonė tam tikros produkcijos gamybos rinkoje turi monopolinę padėtį ir dėl tam tikros turimos technologijos gali ją pagaminti dar pigiau. Analizė padės nustatyti, koks tai produktas prieš konkurentams patenkant į rinką.

Viršutiniame dešiniajame langelyje nurodomos stiprybės ir grėsmės. Pavyzdžiui, kai kurių pagrindinių įmonės produktų, iš kurių ji gauna didžiausią pelną, atveju atsirado keletas konkurencingų įmonių, kurios gamina panašius produktus ir parduoda juos pigiau.

Apatiniame kairiajame langelyje pateikiami įmonės trūkumai ir galimybės. Pavyzdžiui, nepaisant didelių sąnaudų, įmonės gaminamas produktas yra paklausus.

Apatiniame dešiniajame langelyje nurodomos silpnybės ir grėsmės. Pirmoji gali būti didelė produktų kaina ar žema jų kokybė, o kaip grėsmės – konkurentų veiksmai ar vartotojų mokumas. Kaip atrodo SSGG analizė, galite pamatyti aukščiau esančioje lentelėje.

SWOT analizės privalumas analizuojant ir vertinant situaciją yra tas, kad ji leidžia įvertinti ne tik vidinius, bet ir išorinius veiksnius, kurie gali būti net reikšmingesni už vidinius.

Veiksnių analizė

Faktorių analizė yra situacijos analizės metodas, kurio metu atliekami skaičiavimaiduomenys apie įmonės darbą ir daugiafaktorinio dabartinės būklės bei tolimesnės įmonės plėtros modelio sukūrimą. Paprastai šis metodas naudojamas vertinant įmonės finansinę būklę. Apskaičiuojami tokie rodikliai kaip likvidumas, pelningumas, finansinis pajėgumas ir bankroto tikimybė.

Atvejo analizė

Tai analizės metodas, kai, perskaitę pranešimus apie esamą įmonės būklę, susirinkimo dalyviai suskirstomi į grupes ir išsiskirsto grupiniam gautos informacijos aptarimui. Po to jie vėl susitinka ir kiekviena grupė pateikia savo idėjas viešai aptarti.

Vidutinis grupės dydis yra nuo trijų iki septynių žmonių. Savo mintis jie gali išsakyti tiek visuotiniame susirinkime, tiek tiesiogiai asmeniui, kuris turi priimti sprendimą. Atvejo analizė apima problemos aprašymą, palyginimą su panašiais atvejais ir sprendimą. Tai reiškia, kad grupės turėtų pasakyti, kaip jos mato situaciją, kaip ji atrodo joms ir kokių veiksmų reikia imtis norint išspręsti problemą.

Gautų rezultatų įvertinimas

Įvykdžius veiklas, sukurtas dėl situacijos analizės, atsiranda poreikis šiuos rezultatus įvertinti, tai yra pakartotinai atlikti analizę. Tik šiuo atveju tikrinama ne įmonės būsena, o poveikis po sprendimų įgyvendinimo praktiškai. Norėdami tai padaryti, naudokite palyginimo metodą, kas buvo prieš ir po pakeitimų.

Analizės vaidmuo įmonės darbe

Be reguliarios fizinės situacijos analizėsnormali įmonės plėtra neįmanoma. Vadovas visada turėtų žinoti, kas vyksta, ir gebėti nustatyti ne tik įmonės būklę, bet ir kokios yra jos plėtros perspektyvos. Tai padeda ne tik išsiaiškinti, kokie yra įmonės darbo trūkumai, bet ir nustatyti išorines grėsmes bei galimybes didinti jos konkurencingumą ir plėtrą. Tačiau tai turi būti padaryta greitai ir minimaliomis išlaidomis. Operatyvi analizė leidžia išlaikyti įmonės finansinį stabilumą, nustatyti esamus darbo trūkumus ir rasti rezervų jiems pašalinti. Ateityje vadovas galės naudotis privalumais, suteikiančiais darbo metu įgytą patirtį ir žinias.