Kontroliavimas įmonėje: įrankiai, tikslai ir uždaviniai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Tie, kurie pirmą kartą išgirsta žodį „kontroliuoti“, dažniausiai įsivaizduoja ką nors kontroliuojantys, tačiau iš tikrųjų taip nėra. Kontrolingas įmonėje yra sudėtinga sistema, kuria siekiama tobulinti finansinius, personalo ir technologinius procesus, siekiant efektyvaus visos organizacijos funkcionavimo. Skirtingai nuo kontrolės, kuri skirta identifikuoti problemas ir praeityje padarytas klaidas, kontrolė siekia sukurti procesų valdymo sistemą įmonėje, orientuotą į esamus ir ateities reikalus. Kodėl tai taip svarbu?

Kontrolės paslauga įmonėje yra svarbus elementas, nes jos darbuotojai gali sumažinti resursų praradimą, analizuoti esamus ir ateities planus, taip pat nustatyti galimas klaidas, ty tas, kurios gali būti padarytos darbo metu. įmonės veiklą. Tačiau norint suprasti, kas yra šios rūšies veikla, svarbu išsamiau išnagrinėti jos ypatybes ir pagrindinius dalykus. Šiame straipsnyje bus aptariamos pagrindinės sąvokos, tikslai ir uždaviniaivaldymas, taip pat jo sąvokos, įrankiai ir funkcijos.

Sąvokos ir apibrėžimai

Kontroliavimas yra nauja valdymo sistemos kryptis, todėl šiandien nėra vienareikšmio šios sąvokos apibrėžimo. Tačiau yra keletas apibrėžimų, kurie yra populiariausi ir atspindi šio termino esmę.

Jo kilmė susijusi su anglų kalbos veiksmažodžiu valdyti. Išvertus „kontroliavimas“yra „valdymas, priežiūra, kontrolė, valdymas, reguliavimas“. Tačiau tokio aprašymo nepakanka norint suprasti šio reiškinio esmę, todėl verta apsvarstyti du tikslesnius apibrėžimus.

Kontroliavimas yra atskira veiklos sritis organizacijose, kuri siejama su ekonominės funkcijos įgyvendinimu ir nukreipta į teisingų strateginių ir operatyvinių vadovų sprendimų priėmimą.

Kontroliavimas – tai veiksmų rinkinys, kurio tikslas – palaikyti visus procesus reikiama informacija ir analitine pagalba priimant teisingus valdymo sprendimus. Dažniausiai jais siekiama padidinti organizacijos pelną.

Šiuolaikinis kontrolė įmonėje būtinai turi apimti kokybės valdymo sistemą, rizikos valdymą ir pagrindinių rodiklių sistemą, taip pat procesų valdymą įgyvendinant bet kokio tipo planavimą.

Tikslai ir uždaviniai

Remdamiesi pagrindinėmis sąvokomis galime daryti išvadą, kad pagrindinėkontrolės tikslas įmonėje – visų valdymo procesų orientavimas į tam tikrų tikslų siekimą, kuris gali būti išreikštas produktų tobulinimu, adekvataus konkurencingumo lygio pasiekimu ir pan. Kitaip tariant, tikslas yra išlaikyti efektyvų organizacijos valdymą. Koks jo tikslas?

Atsižvelgiant į tikslą, išskiriamos šios pagrindinės kontrolės užduotys vadovaujant įmonei:

• planavimo metodikos kūrimas ir jos organizavimas;
• apskaita, įskaitant informacijos rinkimą ir jos apdorojimą;
• kontrolė;
• specialių stebėjimo sistemos įvykių organizavimas.

Šios užduotys, apibendrintos, turi savotiškas dalines užduotis, kurias turi atlikti tarnyba ar skyrius, kuriam patikėta valdymo funkcija. Planavimo metodikos kūrimas ir jos organizavimas apima:

• reguliacinės bazės, padėsiančios įgyvendinti įmonės plėtros prognozes, sukūrimo užtikrinimas;
• patarimų teikimas žmonėms, kurie kuria strateginius planus;
• koordinuojantis darbą rengiant įvairius planus, nustatant pagrindinius įmonės tikslus ir biudžetą;
• dalyvavimas diskusijose ir darbo parametrų (kokybinių ir kiekybinių) apibrėžimas.

Apskaitos užduotį sudaro:

• informacijos perdavimo ir priėmimo struktūros sukūrimas;
• sukurti informacinės paramos sistemą, kuri teiktų nuorodas, informaciją iratsiskaito asmenims, atsakingiems už tam tikrą įmonės valdymo procesą;
• nustatyti būtinybę teikti reikiamą informaciją vadovams ar kitiems atsakingiems asmenims;
• planų ir ataskaitų palyginimas bei tarpinių ataskaitų dokumentų, rodančių planų eigą, sudarymas;
• nukrypimų nuo planų analizė, galimų priežasčių nustatymas ir pasiūlymų rengimas, kaip užkirsti kelią neigiamų veiksnių, sukėlusių trikdžius darbe, įtakos.

Valdymo užduotį sudaro:

• planų, skirtų strateginiams tikslams pasiekti, įgyvendinimo stebėsena;
• aplinkos sąlygų, susijusių su strateginių planų rengimu, stebėjimas;
• stebėti trūkumai, kurie buvo nustatyti planuojant arba peržiūrint programos pažangą.

Renginių organizavimo specialioje stebėjimo sistemoje užduotis numato:

• reguliacinės sistemos, skirtos informacijai gauti ir teikti organizacijoje, kūrimas;
• veiklos, teikiančios papildomos informacijos ir analitinės pagalbos, plėtra.

Finansų, personalo ir išteklių kontrolės sistemoje ypatinga vieta yra apskaita. Paprastai tradicinis ataskaitų teikimas reiškia susitelkimą į praeitį ir faktinių duomenų apie praeities procesus ir reiškinius pateikimą, o valdymo ataskaitos yra orientuotos į ateitį.

Taigi matote, kad kontrolės organizavimas įmonėje prisideda prie kūrimoeinamoji procesų kontrolė, siekiant nustatyti tam tikrų valdymo sprendimų pasekmes. Taip pat galima sakyti, kad kontrolės įdiegimas leidžia išgelbėti įmonės vadovybę nuo neapgalvotų ar nuostolingų sprendimų, dėl kurių švaistomi ištekliai.

Metodai

Norint įvykdyti visas užduotis, nustatytas vadovaujant organizacijai, kontrolė apima šių bendrųjų mokslinių metodų naudojimą:

• analizė;
• išskaitymas;
• indukcija;
• specifikacija;
• abstrakcija;
• sintezė;
• analogija;
• simuliacija.

Apsvarsčius šios veiklos srities tikslus, uždavinius ir metodus, itin svarbu pasilikti ties jos funkcijomis.

Funkcijos

Įmonės valdymo sistema apima tokias pagrindines funkcijas kaip:

• informacinis;
• apskaita ir kontrolė;
• analitinis;
• planavimo funkcija.

Ir taip pat sąlyginai galima išskirti tris funkcijas, kurios bus aukščiau paminėtų dalykų derinys – aptarnavimas, komentavimas ir valdymas.

Valdymo priežastys

Devynioliktojo ir dvidešimtojo amžių sandūroje daugelis Amerikos lyderių, vadovaudami organizacijoms, susidūrė su būtinybe skubiai tobulinti ekonominės apskaitos ir finansų kontrolės metodus. Pirmieji bandymai tobulinti apskaitos sistemą atrodė taipbūdu - įmonių vadovai, kuriems pavesta vyriausiajam finansininkui ir įmonės sekretoriui teikti analitinę informaciją ūkinės-ūkinės dalies klausimais. Taip tarp finansų tarnybos ir vadovui padedančio asmens susiklostė glaudūs darbiniai santykiai. Vėliau buvo nustatyta, kad dėl informacijos įvairovės ir jos detalumo poreikio šią užduotį tikslingiau patikėti atskiriems pareigūnams. Taip įmonėje buvo įvestas kontrolė.

Galima išskirti šias būtinas valdymo atsiradimo sąlygas:

• pasaulinė ekonomikos krizė;
• verslininkų mokesčių sistemos komplikavimas ir griežtinimas;
• finansavimo formų komplikacija.

Kontrolės, kaip ekonomikos mokslo šakos, plėtrą lemia šios priežastys:

• įmonių internacionalizacija ir diferenciacija;
• technologijų keitimas gamybos srityse;
• įmonės valdymo sistemos komplikacija;
• išorinės aplinkos komplikacija;
• komunikacijos procesų komplikacija priimant valdymo sprendimus, todėl skubiai prireikė kompetentingų darbuotojų sistemų inžinerijos ir organizavimo srityje.

Šiandien daugelis užsienio įmonių vadovų pastebi, kad, pavyzdžiui, įmonėje sukūrus kontroliuojančius padalinius, išaugo įmonės pajamos, tapo teisingesnis finansinių, žmogiškųjų ir kitų išteklių panaudojimas ir pavyko reikšmingas būdas.sumažinti išlaidas.

Kontrolės tarnyba organizacijoje susiduria su labai rimtu uždaviniu – užtikrinti operatyvų informacijos apie visas turimas išlaidas surinkimą ir išsamios analizės parengimą, siekiant valdyti įmonę. Įmonės direktorius, finansinės tarnybos vadovas ir gamybinių padalinių vadovai privalo laiku ir reguliariai gauti informaciją, kad, esant galimiems nukrypimams, galėtų imtis tinkamų priemonių ir pakoreguoti visos įmonės darbą.

Sąvokos

Šiandien ekonominėje literatūroje išskiriama vokiška ir amerikietiška kontrolės samprata. Apskritai šios sąvokos yra labai panašios viena į kitą, tačiau pagrindinis jų skirtumas yra tas, kad pirmoji yra labiau orientuota į vidinės apskaitos ir organizacijos vidinės aplinkos analizės problemas, o antroji yra labiau orientuota į vidinės organizacijos problemas. išorinė aplinka, su kuria įmonė yra glaudžiai susijusi.

Verta pažymėti, kad vokiška koncepcija sulaukė platesnio pripažinimo. Pagal šią koncepciją pagrindinis uždavinys – planine, kontroline ir dokumentine forma spręsti vidaus apskaitos problemas.

Amerikietiškoje koncepcijoje į pirmą planą iškeliamas ir klausimų, susijusių su planine, kontrole ir vidaus apskaitos forma, sprendimas, tačiau čia pagrindinė vieta skiriama ir išorinės aplinkos vertinimo bei jos detalizavimo problemų sprendimui. analizė.

Įrankiai

Valdymo įrankiai – tai veiksmų rinkinys, leidžiantis atlikti tam tikras funkcijas ir užduotis. Šios priemonės gali būti klasifikuojamos kaipkriterijai:

• galiojimo laikotarpis (strateginis arba eksploatacinis);
• apimtis (priklauso nuo užduočių).

Norėdami aiškiai suprasti, kokie yra pagrindiniai valdymo įrankiai ir kokiomis aplinkybėmis juos geriausia naudoti, apsvarstykite toliau pateiktą lentelę.

Taikymo sritis	Įrankių rinkinys	Galiojimo laikotarpis
Apskaita	Verslo veiklos ataskaitos Įrašų formos Apskaitos skaičiai Ataskaitų analizės metodai	Eksploatacinė
Informacijos srautų organizavimas	Dokumentų valdymo sistema	Strateginis
Planavimas	Darbas su užsakymų kiekiu Lūžio taško analizė ABC analizė Įmonės trūkumų analizė Investicinių projektų analizė Nuolaidų analizė Pardavimo ir vartojimo modelių analizė Žaliavų, skirtų mūsų pačių gaminių gamybai pradėti, pelningumo įvertinimas Mokymosi kreivės įvertinimas Logistikos metodai Palyginimas Įmonės potencialo įvertinimas SWOT analizė Suvokimo žemėlapiai Paslaugų kokybės matavimas Ganto diagrama Atsargų lygio skaičiavimas Pajėgumų planavimas Kainodara Įėjimo kliūčių analizė Tinklo planavimas ir daugiau	Strateginis
Stebėjimas ir valdymas	Išankstinio įspėjimo sistema Kainų analizė Rodyklių (planuotų ir faktinių) atitikimo analizė Atotrūkio analizė	Strateginis

Klausimas dėl valdymo įrankių pasirinkimo turėtų būti sprendžiamas labai atsargiai. Pavyzdžiui, organizacijai, veikiančiai oligopolinėje ar monopolinėje rinkoje, visiškai nėra prasmės naudoti konkurentų analizę.

Aukščiau pateiktos priemonės kontroliuojant finansus gali labai supaprastinti ūkio plėtros ir planavimo bei atskaitomybės dokumentų rengimo procedūrą.

Strateginis ir operatyvinis valdymas

Yra du valdymo tipai, kurie skiriasi savo veikimo laikotarpiu, taip pat užduotimis ir jų sprendimo būdais.

Strateginis kontrolė skirtas ilgalaikių programų, strategijų įgyvendinimui. Jos tikslas – suformuoti aiškią planavimo sistemą, kuri leistų patikimai valdyti įmonę, o tai lems pelno didėjimą.

A. Galweiter (mokslininkas ekonomistas) savo raštuose nurodė aštuonias sritis, kurias turėtų apimti strateginis kontrolė, būtent:

1. Bendrovės planų išsamumo, formalaus ir finansinio turinio nustatymas.
2. Nestabilumo kontrolėsąlygos organizacijos viduje ir išorinėje aplinkoje, kurios yra glaudžiai susijusios su įmonės strateginių planų įgyvendinimu.
3. Svarbių sprendimų priėmimo ir jų įgyvendinimo kontrolė, atsižvelgiant į laiko aspektą.
4. Planų įgyvendinimo stebėjimas, ypač sunkiais ar svarbiais jo įgyvendinimo etapais.
5. Laiku reaguoti į nepalankias išorines ir vidines sąlygas, kurios gali padaryti finansinės žalos organizacijai arba būti šalutiniu veiklos produktu.
6. Strateginės įmonės padėties stebėjimas remiantis reguliariomis peržiūromis.
7. Įmonės strateginių padalinių ribų tikrinimas.
8. Stebėti, kaip laikomasi įmonės principų, kurie buvo apibrėžti anksčiau.

Galima išskirti šias šio tipo valdymo užduotis:

• nustatykite kiekybinius ir kokybinius tikslus;
• atsakomybė už planavimą;
• alternatyvių strategijų sistemos kūrimas;
• kritinių taškų nustatymas vidinėje ir išorinėje aplinkoje alternatyvių strategijų sistemai;
• organizacinių trūkumų nustatymas ir valdymas;
• rezultatų kortelės sudarymas;
• nukrypimų ir jų rodiklių valdymas;
• motyvacijos valdymas įstaigoje;
• ekonominio potencialo valdymas.

Operatyvus kontrolė įmonėje skiriasi nuo strateginio tuo, kad juo siekiama padėti vadovams siekti rezultatų siekiant trumpalaikių tikslų. Pažymėtina, kad jos pagrindinė užduotis – užkirsti kelią krizeistatusą organizacijoje ir sekti dabartinę planuojamos veiklos eigą.

Jei norite suprasti šių dviejų rūšių skirtumus, peržiūrėkite toliau pateiktą lentelę.

Ženklai	Strateginis valdymas	Veikimo valdymas
Orientacija	Vidinė aplinka Išorinė aplinka	Pelningumas Sąnaudų efektyvumas
Valdymo lygis	Strateginis (ilgalaikis)	Taktiniai ir operatyviniai
Tikslai	Sąlygų išgyvenimui kūrimas Antikrizinių priemonių vykdymas Sėkmingo potencialo išlaikymas	Likvidumo ir pelningumo užtikrinimas
Pagrindinės užduotys	Apibrėžkite kiekybinius ir kokybinius tikslus Planavimo atsakomybė Alternatyvių strategijų sistemos kūrimas Kritinių taškų nustatymas vidinėje ir išorinėje aplinkoje alternatyvių strategijų sistemai Organizacinių trūkumų nustatymas ir valdymas Kainų efektyvumo analizė	Metodinė pagalba rengiant biudžetą Ieškokite taktinės kontrolės silpnybių Valdomų indikatorių rinkinio nustatymas pagal srovęįvarčiai Planuotų ir faktinių rodiklių palyginimas Nukrypimų įtakos esamų planų vykdymui nustatymas Motyvacija

Ryšys tarp operatyvinio ir strateginio valdymo

Šie du valdymo tipai yra neatskiriamos viena kitos dalys. Svarbiausias strateginio valdymo uždavinys – užtikrinti ilgalaikį konkrečios įmonės egzistavimą, o operatyvinį – einamąjį planavimą ir tam tikrų planų, siekiant pelno, įgyvendinimą.

Šių dviejų tipų ryšį galima pavaizduoti tokiais posakiais:

• „elgiantis teisingai“yra strateginis valdymas;
• „elgiasi teisingai“veikia.

Taigi galime daryti išvadą, kad veiklos kontrolė yra neatskiriama strateginio įgyvendinimo dalis.

Paslaugos pristatymas ir organizavimas

Jei įmonės vadovas nusprendė diegti kontrolės sistemą, pirmiausia jam reikės pakeisti organizacinę struktūrą ir sukurti tarnybą (skyrių), kuri turi būti tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui ar vyr. vykdomasis. Kontrolės tarnybą gali sudaryti šie specialistai:

• tarnybos vadovas;
• dirbtuvių (skyrių/skyrių/departamentų) kontrolierius-kuratorius);
• valdymo buh alteris;
• Informacinių sistemų specialistas.

Jei gamybos apimtys arbaorganizacijos dydis yra mažas, tuomet galite sujungti šių sričių funkcijas ir neįtraukti vienos pareigybės.

Tinkamai darbo organizavimui diegiant tokią sistemą kiekvienam specialistui turėtų būti pateikiami pareigybių aprašymai, kurių funkcionalumas bus nustatytas atsižvelgiant į įmonės poreikius.

Kiekvienas vadovas, ypač tos įmonės, esančios posovietinėse teritorijose, turi atsiminti, kad naujoviškų valdymo metodų diegimas gali sukelti darbuotojų kritiką, o kai kuriais atvejais net visišką atmetimą. Todėl prieš pradedant kontroliavimo tarnybos darbą, būtina pristatyti naujoves ir perteikti visų darbuotojų dėmesiui pagrindines užduotis, tikslus ir pagrindines funkcijas, kurias atliks šis struktūrinis padalinys.

Taip pat verta paminėti, kad tokios paslaugos diegimas turėtų būti laipsniškas ir apima parengiamąjį etapą, kurio metu tiriama įmonės būklė, tada pats diegimas ir galiausiai automatizavimo etapas, jei reikia.

Išvada

Apskritai, kontrolė atspindi daugybę mokslinių ekonomikos ir vadybos disciplinų – vadybą, strateginį planavimą, kibernetiką, ekonomikos teoriją ir pan. To dėka profesionalus vadovas arba kelių specialistų komanda, kuriai patikėta kontrolės funkcija, gali spręsti gamybos, ūkio ir personalo klausimus, atsižvelgdama į šios veiklos įvairovę ir platų problemų spektrą. Štai kodėl įmonėje sukurta kontrolės sistema leidžia spręsti, o dažnai ir numatyti problemas, o tai savo ruožtu leidžia laiku reaguoti ir sumažinti įvairias išlaidas bei rimtus finansinius nuostolius.