Biuro administratoriaus pareigybės aprašymas: pareigos, funkcijos ir teisės

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Daugelyje viešų vietų pirmasis žmogus, kurį sutinkate vos peržengus slenkstį, yra registratūros darbuotojas. Šiuos specialistus samdo viešbučiai, grožio salonai, restoranai ir, žinoma, biurų įstaigos. Jie turi daug pareigų – nuo bendravimo su svečiais ir partneriais iki dokumentų tvarkymo.

Funkcijos

Verta pasakyti, kad administratorius yra labai įvairiapusė profesija, kuri gali apimti įvairiapusiškas pareigas. Pradedantiesiems privalumas yra tai, kad tam nereikia jokių gilių žinių tam tikroje srityje.

Potencialūs darbdaviai daugiau dėmesio skiria asmeninėms savybėms. Galimas kandidatas į biuro administratoriaus pareigas turėtų būti vidutiniškai komunikabilus, gebėti užmegzti ryšius su įvairiais žmonėmis, teisingai reikšti savo mintis. Taip pat domėjimasis pasirinkta sritimi bus privalumas.veikla ir gebėjimas susidoroti su stresu. Pastaroji kokybė būsimam administratoriui tikrai pravers. Jam teks bendrauti su daugybe lankytojų, tarp kurių tikrai kils konfliktų. Tačiau net ir tokiose situacijose administratorius turi mokėti išlikti mandagus.

Pažymėtina, kad priklausomai nuo įmonės įdarbinimo politikos, gali būti keliami reikalavimai aukštajam išsilavinimui, gebėjimui dirbti su biuro įranga ir pan.

Šių pareigų darbo grafikas dažniausiai nustatomas pagal įstaigos darbo laiką, nes administratorius atidaro ją ryte, o uždaro vakare. Tačiau dirbant visą parą darbuotojams yra sudaromas pamainų grafikas. Paprastai biurai šiuo režimu neveikia.

Verta atkreipti dėmesį ir į tai, kad administratorius ir biuro vadovas yra skirtingų profesijų. Biuro vadovas faktiškai prižiūri kitus darbuotojus. Administratorius, skirtingai nei jis, šios funkcijos neatlieka. Jis atlieka tik savo funkcijas, prireikus bendrauja su kitais biuro darbuotojais.

Pagrindinės pareigos

Biuro administratorius, būdamas darbo vietoje, turi atlikti nemažai vadovybės jam pavestų užduočių. Trumpai juos išvardinkime.

• Telefono skambučių priėmimas ir paskirstymas. Derybų metu administratorius turi įrašyti informaciją ir perduoti ją darbuotojams. Jei reikia, skambinkiteperadresuoti į kitą skyrių.
• Į biuro administratoriaus pareigas įtraukta sąlyga, pagal kurią darbuotojas turi teikti pirmines konsultacijas potencialiems klientams.
• Reikia apdoroti gaunamus ir siunčiamus dokumentus.
• Darbo skelbimų skelbimas specializuotuose portaluose ir įdarbinimo agentūrose. Be to, biuro administratoriaus pareigos apima pirminių pokalbių su potencialiais kandidatais vedimą.
• Raštinės reikmenų ir eksploatacinių medžiagų, reikalingų sklandžiam biuro įrangos veikimui užtikrinti, pirkimas.

Be aukščiau išvardytų pareigų, biuro administratorė faktiškai nuolat bendrauja su žmonėmis. Tai ir potencialūs klientai, ir esami įmonės darbuotojai. Būtent šis specialistas yra atsakingas už darbuotojų planavimą.

Teisės

Teisių skaičius, skirtingai nei pareigos, yra daug mažesnis. Taigi, ką daro biuro administratoriaus nurodymas?

• Veikti įmonės vardu, atstovauti jos interesams bendradarbiaujant su kitomis įmonėmis.
• Bendrauti su kitais darbuotojais pagal paskirtas institucijas.
• Pateikite pasiūlymus, kuriuos reikia apsvarstyti, kaip pagerinti organizacijos veiklą.

Biuro administratoriaus funkcijos

Būdamas darbo vietoje šis specialistas turėtųatlikti daug jam pavestų užduočių:

• Ruošiamasi biurui.
• Palaikykite tvarką.
• Aptarnaujame lankytojus.
• Telefono paslauga.

Tiesą sakant, funkcijų gali būti daugiau. Tai priklauso nuo biuro administratoriaus pareigų sąrašo konkrečioje įstaigoje.

Ruošiamasi biurui

Paskirtų funkcijų vykdymas, kaip taisyklė, prasideda nuo pasiruošimo naujai darbo dienai. Atvykęs į savo darbo vietą administratorius patikrina biuro įrangos darbą, eksploatacinių medžiagų ir raštinės reikmenų prieinamumą. Tada specialistas turi susipažinti su lankytojų sąrašu ir sudaryti sąlygas jiems susitikti.

Tvarkos palaikymas

Administratorius neturėtų tiesiogiai dalyvauti valymo ir kitose veiklose, kad būtų palaikoma tvarka biure. Tačiau tarp jo pareigų yra ir būtinybė koordinuoti techninės priežiūros personalo darbą. Jis turi suplanuoti valymą, taip pat nurodyti jo trukmę.

Klientų aptarnavimas

Administratoriaus pareigos taip pat – derėtis su lankytojais dėl vizito laiko, derinti juos su vadovu. Apsilankymo grafikas turėtų būti sudarytas taip, kad nebūtų sutapimų ir niekam nereikėtų gaišti laiko laukimui. Be to, administratorius turi susitikti su lankytojais. Būtent jis sukuria pirmąjįįspūdis.

Telefono paslauga

Ši funkcija priskirta administratoriui, kad vadovas būtų išlaisvintas nuo derybų ir neatitrauktų jo nuo darbo eigos. Kai kuriuos klausimus darbuotojas gali išspręsti pats arba pagal vadovo grafiką susitarti dėl apsilankymo. Atlikdamas šias funkcijas darbuotojas būtinai turi laikytis konfidencialumo, neatskleisti pašaliniams asmenims jam turimos informacijos.

Pavyzdys

Biuro administratoriaus pareigybės aprašyme gali būti įvairių elementų, atsižvelgiant į konkrečios organizacijos reikalavimus. Tačiau, kaip taisyklė, jame bus nustatytos standartinės sąlygos, kurios imamos kaip pavyzdys.

• Bendrosios nuostatos.
• Kvalifikacijos reikalavimai. Paprastai potencialiam administratoriui pakanka vidurinio specializuoto išsilavinimo. Patirtis tikrai bus privalumas.
• Pareigos. Joks darbo aprašymas nėra baigtas be šio elemento.
• Teisės. Pavyzdžiui, administratorius turi teisę teikti pasiūlymus dėl įmonės veiklos tobulinimo.
• Papildomos nuostatos, kurios gali apimti elementus, neįtrauktus į kitus skyrius.

Įprasta naujam darbuotojui pateikti peržiūrėti pareigybės aprašymą, kurio faktą jis turi patvirtinti savo parašu.

Darbo vieta

Darbo apsaugos instrukcija biuro administratoriui kelia tam tikrus reikalavimus darbo sąlygoms. Pavyzdžiui, darbo vieta turi būti įrengta taip, kad darbuotojui būtų patoguatlikti savo pareigas. Paprastai jis yra šalia vadovo biuro ir leidžia stebėti kitus darbuotojus.

Reikia suprasti, kad eidamas pareigas administratoriui, kaip ir kitiems darbuotojams, dažnai tenka naudotis biuro technika. Štai kodėl jis turi būti pastatytas taip, kad jį būtų galima naudoti trumpam.

Viena iš svarbių užduočių, kuri nėra aiškiai išdėstyta administratoriaus pareigybės aprašyme, yra tiesioginio vadovo ir pavaldinių jungtis. Todėl darbuotojas turėtų stengtis sukurti palankią aplinką, užmegzti ryšius su kitais specialistais. Svarbu ne tik teisingai perteikti vadovo nurodymus, bet ir mokėti kontroliuoti jų įgyvendinimo tikslumą.

Dėl šios priežasties gebėjimas susisiekti su kitais tampa svarbiu veiksniu siekiant sėkmės šiose pareigose. Tai galioja ir vadovams, ir pavaldiniams. Kalbant apie asmenines savybes, gana svarbios yra organizuotumas ir atsparumas stresui, kurie leidžia valdyti kitus darbuotojus ir išlikti ramiems net susidūrus su konflikto lankytojais.