Balanced Scorecard yra strateginis veiklos valdymo įrankis

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Balanced scorecard – tai įrankis, leidžiantis tiksliai įvertinti visų įmonės padalinių ir visos įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses. Kad vadovybė galėtų efektyviai jį naudoti, būtina sukurti rodiklius, kurie būtų svarbūs bendrai įmonės strategijai. Taip pat būtina suformuoti vertinimo sistemą konkretiems įmonės padaliniams.

Kaip tai atsirado

Ši valdymo technologija, dar vadinama Balanced Scorecard, naudojama palyginti neseniai. Jis buvo sukurtas remiantis tyrimais, atliktais devintojo dešimtmečio pradžioje.

Jus tvarkė konsultacijų įmonės prezidentas Davidas Nortonas ir profesorius Robertas Kaplanas. Pagrindinė jų užduotis buvo nustatyti naujus būdus, kaip pasiekti strateginius verslo tikslus ir pagerinti įmonės efektyvumą visuose jos veiklos lygiuose.

BDėl to buvo gautas BSC, subalansuota rezultatų kortelė. Šis atradimas paskatino sudaryti dvi pagrindines nuostatas:

• Tik finansinių rodiklių nepakaks subalansuotam (išsamam) ir pilnam įmonės būklės aprašymui. Juos reikia papildyti.
• BSC gali būti naudojama kaip valdymo sistema, o ne tik išsamus įmonės būklės rodiklis. Tuo pačiu įgyvendinta koncepcija geba užtikrinti įmonės savininkų ir aukščiausio lygio vadovų ryšį su organizacijos vadovybės operacine veikla.

Sistemos paskirtis

Tvarus veiklos rodiklių gerinimas yra svarbus bet kuriai įmonei. Šiuo tikslu naudojama subalansuotų rezultatų kortelė. Tai įrankis, leidžiantis strategines idėjas ir sprendimus susieti su kasdieniais procesais. Dėl to visi įmonės veiklos aspektai yra nukreipti į pagrindinių užduočių įgyvendinimą.

Tokia kontrolė atliekama pagrindinių veiklos rodiklių pagalba. Jie leidžia gauti kelių lygių įvertinimą:

• verslo procesų efektyvumo ypatybės;
• kiekvieno darbuotojo produktyvumo rodikliai;
• matuoti tikslų pasiekiamumą.

Remiantis šia informacija, galima teigti, kad subalansuota rezultatų kortelė yra ne tik strateginio, bet ir operatyvaus valdymo įrankis.

Pagrindinė BSC vertė yra ta, kad juo besinaudojanti įmonė iš viso galės įvertinti ir kontroliuoti strateginių tikslų siekimo procesąorganizacijos lygius. Taigi, įmonės subalansuotų rodiklių kortelė nėra įrankis darbui su atskira funkcine sritimi, ji apjungia visas jas vienu metu.

Dėl šios priežasties tokią koncepciją bus sunku įgyvendinti viena kryptimi ir nebus įmanoma pasiekti norimų rezultatų.

Privalumai

Analizuodami įmonės veiklą aukščiausio lygio vadovai gali nepastebėti atskirų sėkmės ar nesėkmės komponentų, kreipdami dėmesį tik į finansinius rodiklius.

Pavyzdys yra situacija, susijusi su produktų linijos išplėtimu. Jei asortimento nepadidinsite, galite išvengti investicijų, susijusių su gamybos modernizavimu, papildomos įrangos įdiegimu ir pan. Dėl to sumažėja išlaidos ir viskas yra gerai iš finansinės būklės analizės. Tačiau tuo pačiu, siekiant strateginių tikslų, būtina plėsti asortimentą, kuris leis įmonei užimti naujas pozicijas rinkoje. O pasaulinio planavimo požiūriu atsisakymas modernizuoti yra neteisingas sprendimas.

Esant tokioms analizės spragoms, našumo valdymas kartais gali būti netikėtas. Juk jei nėra visos informacijos apie procesus, turinčius įtakos tikslo siekimui, tai nežinia kada pasikartos teigiami ar neigiami pokyčiai.

Siekiant visiškai ir tiksliai valdyti įvairius įmonės aspektus, pristatomos verslo programos, tokios kaip BSC. Nesleidžia analizuoti bet kokius gamybos ir valdymo operacijų komponentus bei įmonės aptarnavimą. Vadovai gali nustatyti visus veiksnius, turinčius įtakos galutiniam rezultatui.

Turėdami šią informaciją, jie galės sukurti kompetentingą įmonės valdymo strategiją, kuri gali žymiai padidinti visos veiklos efektyvumo lygį.

Žmogiškieji ištekliai

Yra organizacijų, kurių paslaugų kokybė labai priklauso nuo darbuotojų profesionalumo, nes jų kvalifikacija yra produktas. Pavyzdys galėtų būti konsultacinė ar advokatų kontora.

Taikant šią verslo formą, periodiškai svarbu tobulinti specialistų žinių ir įgūdžių lygį. Tai būtina norint išlaikyti pozicijas rinkoje arba užkariauti naują nišą.

Neraštingos analitikos fone įmonės vadovybė gali manyti, kad už vadybos mokymo kursus mokėti nereikia, o specializuoti specialistai geba atlikti užduotis be papildomo mokymo. Dėl to finansinių rodiklių požiūriu sprendimas buvo priimtas teisingai, nes pavyko išvengti papildomų išlaidų.

Tačiau paslaugų rinka nuolat vystosi, atsiranda naujų problemų sprendimo įrankių. Turint tokį patį įgūdžių lygį, nepavyks pritraukti tiek klientų, kiek anksčiau. Jie eis pas labiau apmokytus specialistus. Dėl to įmonė pralaimi.

Taigi, norint sėkmingai plėtoti verslą, reikia analizės, kurioje būtų atsižvelgiama įveiksniai.

Strategija

Bet kuri rimta įmonė turi parengtą plėtros planą, kuriame numatyti keli pagrindiniai tikslai. Paprastai jų būna ne daugiau kaip 5-7. Tačiau kartais nutinka taip, kad tikslai arba prieštarauja vienas kitam, arba nesusiję.

Strateginis valdymas yra būdas išvengti tokių klaidų. Kai sistema yra subalansuota ir pagrįsta aiškiomis tikslų nustatymo taisyklėmis, pagrindines užduotis galima atlikti iš esmės nauju lygiu.

Gerai įgyvendinus BSC visoms įmonės veiklos sferoms, bus sukurti tarpusavyje susiję tikslai. Kad vadovybė galėtų pažymėti pagrindinius sąveikos taškus, formuojamas specialus strateginis žemėlapis. Būtent ant jo pažymimi ryšiai tarp pagrindinių tikslų.

Naudodami tokią sistemą aukščiausio lygio vadovai gali nuolat stebėti tam tikrų sričių specialistų darbą ir matyti, ar jie padeda atlikti pagrindines užduotis, ar ne.

Struktūrinė idėja

Pagrindinė Balanced Scorecard ypatybė yra padalinti sistemą į 4 grupes, kad ji būtų subalansuota. Tai yra šios nuorodos:

• Pirmoji grupė. Tai apima standartinius finansinius rodiklius. Įmonės savininkas neišvengiamai susidomės į įmonę investuotų lėšų grąžos lygiu. Todėl, nepaisant nusistovėjusių vidinių procesų svarbos ir įmonės orientacijos į rinką, sistema turėtų prasidėti finansiniais duomenimis ir baigtijuos (galutinis pažymys).
• Antra grupė. Čia dėmesys skiriamas išorinės aplinkos – klientų ir požiūrio į juos iš organizacijos apibūdinimui. Akcentuojamas įmonės gebėjimas patenkinti klientą, jį išlaikyti ir rasti naujų klientų. Taip pat atsižvelgiama į rinkos apimtį ir įmonės dalį tiksliniame segmente.
• Trečioji grupė. Naudojamas apibūdinti įmonės gebėjimą augti ir mokytis. Šioje organizacijos strateginio valdymo sistemos dalyje pagrindinis dėmesys skiriamas informacinėms sistemoms, kurios teikia svarbią informaciją veiklos sistemoms, kurios užtikrina sąveiką tarp proceso dalyvių, taip pat žmonių, jų gebėjimų, įgūdžių ir motyvacijos.
• Ketvirtoji grupė. Jis skirtas vidiniams procesams apibūdinti. Kalbama apie produktų kūrimą, naujoves, išankstinį gamybą, pagrindinius išteklius, gamybą, pardavimą ir aptarnavimą po pardavimo.

Subalansuotos rezultatų kortelės elementai

Šiuo metu pagrindiniai SSP palaikančios programinės įrangos reikalavimai jau sukurti ir išbandyti praktiškai.

Remiantis tyrimais, sistemos projekte turėtų būti šeši elementai, kad būtų galima visapusiškai analizuoti ir valdyti:

1. Strateginiai tikslai. Jie reikalingi norint nustatyti kryptis, kuriomis strategija bus įgyvendinama.
2. Perspektyvos. Komponentai, naudojami atskirti strategiją. Jie yrapagerinti įgyvendinimo procesą. Daugeliu atvejų pakanka keturių perspektyvų: procesai, klientai, žmonės ir finansai. Bet jei to reikalauja įmonės strategijos specifika, sąrašą galima išplėsti.
3. Tikslinės vertės. Jie būtini norint kiekybiškai įvertinti veiklos lygį, kurį turėtų atitikti konkretus rodiklis.
4. Strateginės iniciatyvos. Tai apima programas ir projektus, kurie prisideda prie pagrindinių tikslų pasiekimo.
5. Priežastiniai ryšiai. Jie naudojami strateginiams tikslams derinti, kad vieno pasiekimas paskatintų pažangą link kito.
6. Rodikliai. Kalbama apie pasiekimų metriką. Tai atspindi pažangos lygį siekiant konkretaus strateginio tikslo.

Balanced Scorecard yra valdymo įrankis, kurį galima lengvai pritaikyti konkrečios įmonės užduotims, tačiau su sąlyga, kad koncepcija yra gerai struktūrizuota ir išplėtota.

Motyvacija

Iš pradžių verta pastebėti, kad BSC tipo verslo programos neapima tiesioginio bendravimo su kiekvienu darbuotoju atskirai. Dėl šios priežasties darbuotojo atlyginimo lygis yra susietas ne su jo asmeniniais rezultatais, o su viso skyriaus, kuriam jis priklauso, efektyvumo lygiu.

Jei teisingai įgyvendinsite tokią motyvavimo schemą, darbuotojas dirbs taip pat aktyviai ir su dideliu įsitraukimu, kad pasiektų aukštų rezultatų savo skyriuje.

Todėl tokia darbo organizavimo schema lemia ryšio tarp personalo motyvacijos ir strateginių tikslų įgyvendinimo proceso formavimąsi.

Taip pat auga darbuotojo indėlio į bendrą reikalą svarba. Taip nutinka vizualizuojant jo poveikį padalinio ir įmonės veiklai.

Taigi, įdiegę kompetentingą motyvaciją ir gaudami aiškius, tikslius visų padalinių veiklos rodiklius, vadovai gali visiškai kontroliuoti organizacijos funkcionavimą. Tai strateginio valdymo koncepcijos įkūnijimas.

Žinoma, visada yra įvairių nukrypimų, trukdančių pasiekti suplanuotus rodiklius, rizika. Tokiu atveju vadovybė įdiegto BSC dėka gali atlikti išsamią ir tikslią rezultatų pablogėjimo priežasčių analizę ir pakoreguoti tikslines reikšmes.

Tokia sistema leidžia nuolat turėti tinkamiausią formatą operatyvaus valdymo sistemos veikimui. Be to, įmonės strategija nepraras savo lankstumo, keisdama, kad atitiktų naujas aplinkybes.

MTP iš tikrųjų veikia kaip verslo valdymo pultas. Jis sukurtas tikintis, kad gamyklos valdymas susidoros su nedideliu kontroliuojamų parametrų skaičiumi. Tuo pačiu metu aukščiausioji organizacijos vadovybė ir savininkai galės greitai gauti visus duomenis apie bet kokius svarbius įmonės ar atskirų jos padalinių veiklos pokyčius.

Kaip teisingai naudoti sistemą

Jei vertintume subalansuotą rezultatų kortelę organizacijų pavyzdžiu,veikiantis Rusijos rinkoje, galima pastebėti tris jos ypatybes:

• BSC nepakeičia planavimo;
• sistema negali būti veiksmingai naudojama be gerai parengtos įmonės plėtros strategijos;
• Pagrindinis BSC tikslas – sistemingas įmonės valdymas, atsižvelgiant į rodiklių ryšį, taip pat į jų reikšmes.

Todėl sistema neturėtų būti naudojama siekiant nustatyti pagrindinius visos įmonės tikslus ir kryptį. BSC pradeda veikti tada, kai strategija jau yra parengta ir atsiranda būtinybė greitai ir tiksliai kontroliuoti jos įgyvendinimo procesą.

Pavyzdžiui, tikslas yra padidinti metinį žemės ūkio įmonės pelną. BSC pagalba išanalizavę visus įmonės darbo aspektus, vadovai, remiantis gautais duomenimis, įžvelgia aiškų ekonominių, techninių, organizacinių ir technologinių pokyčių poreikį. Dėl to jie atliks reikiamą pataisą ir gaus naujų rezultatų.

Strateginis valdymas – tai sistema, kuri geriausiai veikia siekiant 4–5 metų tikslų. Tuo pačiu metu kiekvienam iš jų turėtų būti suformuoti konkretūs rodikliai ir vertės. Būtent jie bus kaip vadovas diegiant analizę.

Pirmiausia reikia nustatyti viso planavimo laikotarpio rodiklius, o vėliau juos parengti atskiriems laikotarpiams (nuo šešių mėnesių). Toliau turite tiksliai išsiaiškinti, kokie veiksmai padės pasiekti visų rezultatų pusiausvyrąpadaliniai. Po to reikės parengti konkrečius jų vertinimo rodiklius.

Verta atsižvelgti į tai, kad kartais keli skyriai yra atsakingi už to paties rezultato pasiekimą. Tai gali būti pajamos, kurias kartu duoda 2–3 filialai tame pačiame regione. Ir tokia suma yra vienas iš įmonės efektyvumo rodiklių, todėl į ją reikia atsižvelgti.

Jei išnagrinėsite subalansuotų rezultatų kortelę organizacijos, turinčios regioninius biurus, pavyzdį, reikės naudoti duomenų pakopinę sistemą. Kalbame apie atskirų padalinių rodiklių formavimą, atsižvelgiant į visos įmonės metinius tikslus. Filialai bus atsakingi už jų pasiekimus.

Dėl to kiekvieno padalinio veikla padeda įmonei siekti strateginių tikslų.

Rezultatai

BSC – įmonės veiklos valdymo įrankis, būtinas kiekvienai šiuolaikinei įmonei, siekiančiai tobulėti. Tokia sistema leidžia greitai ir tiksliai nustatyti gamybos ir valdymo procesų stipriąsias ir silpnąsias puses. Naudodamasi juo, įmonės vadovybė galės nuolat koreguoti organizacijos strategiją ir atlikti reikiamus pokyčius konkrečių padalinių darbe.