Pareigos aprašymas: organizacijos vadovo padėjėjas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Didelė organizacija – dideli darbai. Korporacijos vadovas ne visur turės laiko, net padedamas pavaduotojų. Norint tinkamai planuoti dieną, nieko nepamiršti, paskirstyti ir kontroliuoti darbus, vadovui reikalingas padėjėjas. Ką dirba šias pareigas einantis darbuotojas, ką jis turėtų mokėti ir žinoti?

Vykdymo padėjėjas: jo vaidmuo organizacijoje

Vadovaujantis valstybiniu lygiu patvirtinto profesijų klasifikatoriaus logika, vadovo padėjėjas priskiriamas vadovų kategorijai, nes kuruoja beveik visus pirmojo asmens kompetencijai priklausančius klausimus.

Tuo pačiu metu kai kurios organizacijos vadovo padėjėjo pareigas interpretuoja kaip administratorių, vadybininką ar sekretorių: pirmosios dvi pareigybės reiškia organizacines ir administracines funkcijas, trečiosios – pristatymą ir palaikymą. Profesijų klasifikatorius suskirsto šias darbo rūšis į skirtingas kategorijas.- specialistai, techniniai darbuotojai, tačiau vadovui priskiriamas tik padėjėjas.

Kaip nustatyti darbo pareigų apimtį?

Samdydama vadovo padėjėją ar sekretorę, organizacija turėtų apsispręsti dėl šio darbuotojo statuso, teisių ir pareigų, nes nuo to priklauso reikalavimai kandidato išsilavinimo lygiui, kvalifikacijai, darbo stažui.

• Regitratoriui pakanka turėti vidurinį išsilavinimą, o darbo su biuro įranga etiketo ir technikos pretendentas mokomas tiesiai darbo vietoje.
• Administratorius turi turėti bent bakalauro laipsnį, organizacinių įgūdžių ir energingo charakterio bei šiek tiek darbo patirties, atsižvelgiant į įmonės reikalavimus.
• Vadovui, kaip profesionalų atstovui, reikalingas bent pilnas aukštasis išsilavinimas, darbo patirtis neprivaloma, tačiau įmonė šį standartą nustato savo nuožiūra.
• Galvos padėjėjas. Šios pareigos reiškia tokius pat kvalifikacinius reikalavimus kaip ir vadovui: aukštasis išsilavinimas, darbo pagal specialybę patirtis ne mažesnė kaip 2 metai. Tikėtina, kad taip pat reikės specialių asmeninių pareiškėjo savybių ir galbūt aukštesnio pasirengimo.

Kodėl man reikia darbo aprašymo?

Vadovo padėjėjas, būdamas pareigūnas, privalo veikti pagal savo funkcines teises ir visapusiškai atlikti nustatytas funkcijas. Tačiau net nekaip vadovas, darbuotojas privalo sąžiningai ir laiku atlikti savo darbo pareigas.

Įsakyme į darbą nėra detaliai nurodytos šios kompetencijos, o net ir sutarties atveju funkcijų sąrašas ne visada yra baigtinis. Kad būtų išvengta neatitikimų nustatant darbuotojo pareigas, organizacijos vadovo padėjėjo pareigybės aprašyme turėtų būti išsamiai nurodytos jo turimos pareigos, teisės, taip pat atsakomybės už darbo sutarties pažeidimą priemonė, vidinė. darbo taisyklės, žalos darbdaviui padarymas ir kt.

Asmeninis vadovo padėjėjas

Asistento pareigybės aprašymas sudarytas pagal analogišką vadovo ar jo pavaduotojo nurodymą, išskyrus kai kurias prioritetines strateginio planavimo ir valdymo funkcijas. Tikriausiai padėjėjui taip pat nebus patikėtas darbuotojų priėmimas ir atleidimas, teisė valdyti įmonės finansinius išteklius, įgaliojimų išdavimas ir kitos vadovui asmeniškai priklausančios kompetencijos.

Tačiau teisės aktai leidžia pavesti bet kokias funkcijas darbuotojui, kuriuo pasitikima, jeigu jis turi pakankamai kvalifikacijos, žinių, patirties ir įgaliojimų tokiems klausimams spręsti. Svarbu tik teisingai išduoti darbuotojo įgaliojimą – įsakymu ar įgaliojimu.

Tuo pačiu įmonės vadovo padėjėjo pareigybės aprašyme turi atsispindėti jo faktiškai atliktas darbas.

Tipiniai skyriai

Pareigybės aprašymo struktūra yra fiksuota valstybiniuose kvalifikacijų žinynuose, jame yra visi pagrindiniai darbuotojui keliami reikalavimai ir pareigybės niuansai bei vieta organizacijos organizacinėje struktūroje.

Pareigybės aprašyme „Vadovo padėjėjas“, kaip ir bet kuriame kitame, turėtų būti šios dalys:

1. Bendrosios sąlygos. Jame nurodyta priėmimo į darbą ir atleidimo tvarka, pavaldumas, darbuotojo pavadavimo tvarka.
2. Darbo funkcijos. Vienas iš svarbiausių skyrių, kurį reikia išsamiai atspindėti.
3. Darbuotojui suteiktos teisės.
4. Atsakomybės už pažeidimus ribos.
5. Kvalifikacija, profesinė patirtis, išsilavinimo lygis.
6. Ką turėtų žinoti šias pareigas einantis darbuotojas.
7. Jo ir kitų organizacijos dalių santykiai.

Nurodyti skyriai negali būti sutrumpinti, tačiau leidžiama juos išplėsti ir pridėti reikiamų elementų.

Vykdymo padėjėjo darbo aprašymo pavyzdys

Patvirtinta:

Direktorius (organizacijos pavadinimas)

parašas

(pilnas vardas)

patvirtinimo data

Darbo aprašymas „Vadovo padėjėjas“

1. Pagrindinės sąlygos

1.1. Profesionalų kategorija „Lyderiai“.

1.2. Priimta ir atleista iš darbo direktoriaus įsakymu.

1.3. Pranešti: tiesiai direktoriui.

2. Funkcijos

Vykdymo padėjėjas:

2.1. Koordinuoja įmonės padalinių, skyrių ir kitų padalinių darbą pagal direktoriaus nurodymus, nutarimus ir įsakymus.

2.2. Saugo struktūrinių padalinių direktoriaus kontrolės įsakymų vykdymo terminų apskaitą.

2.3. Sudaro direktoriaus darbo planą kitai darbo dienai ir laiku pateikia vadovui.

2.4. Organizuoja ir kontroliuoja biuro darbą įmonėje, tikrina, ar jis atitinka teisės aktų reikalavimus.

2.5. Užtikrina visų direktoriaus išduotų įgaliojimų apskaitą ir registravimą.

2.6. Valdykite tarnautojus ir kontroliuokite jų veiklos rezultatus.

Papildymas, atsižvelgiant į konkrečios organizacijos poreikius ir pareigų profilį.

3. Galios

Vykdomasis padėjėjas turi teisę:

3.1. Susipažinkite su įmonės priimtais sprendimais.

3.2. Dalyvaukite vadovaujančio personalo susirinkimuose.

Papildymas, atsižvelgiant į konkrečios organizacijos poreikius ir pareigų profilį.

4. Atsakomybė

Prižiūrėtojo padėjėjas, atsakingas:

4.1. Už savo pareigų pagal šį nurodymą, direktoriaus įsakymus ir įsakymus nevykdymą ar netinkamą vykdymą, galiojančius įmonės veiklą reglamentuojančius teisės aktus.

4.2. Už nepakankamą pavaldžių darbuotojų veiklos kontrolę.

4.3. Dėl ribotos prieigos informacijos atskleidimo.

Papildyti pagalatsižvelgiant į konkrečios organizacijos poreikius ir pareigų profilį.

5. Kvalifikacija

Vadovo padėjėjas turi turėti aukštąjį išsilavinimą, profilinio darbo patirtį ne mažiau kaip 2 metus.

6. Privalai žinoti

Galiojantys teisės aktai, Chartija, Kolektyvinė sutartis (nurodo, kokius aktus ir normas darbuotojas turėtų žinoti).

7. Sąveika

Nurodo, su kuo ir kokiais klausimais vadovo padėjėjas bendradarbiauja.

Sutarta:

Žmogiškųjų išteklių vadovas

Parašas

(pilnas vardas)

Teisinis patarėjas

Parašas

(pilnas vardas)

Susipažinęs:

parašas

(pilnas vardas)

Specialios projektų vadovo padėjėjo kompetencijos

Manoma, kad projekto valdymas yra atitinkamai laikinos pareigos, o asistentas prisiima tam tikrus įsipareigojimus iki projekto pabaigos. Jo funkcinės pareigos priklausys nuo projekto specifikos ir temos, taip pat nuo konkrečios organizacijos poreikių.

Funkcijų projektų vadovo padėjėjo pareigybės aprašymas bus labiau specializuotas, tačiau su administraciniu ir organizaciniu atspalviu. Įprastas atsakomybes už šias pareigas galima rasti Kvalifikacijų vadove ir pakeisti, kad ji atitiktų situaciją.

Ar skiriasi generalinio direktoriaus padėjėjo pareigos?

Asistento pareigosGeneralinis direktorius ir direktoriaus padėjėjas bendriesiems reikalams skirsis. Žinoma, antruoju atveju įgaliojimai bus sutelkti siauriau, nes bendrųjų reikalų vadovas atsakingas ne už visą organizacijos veiklą, o tik už atskirą sektorių.

Vadovo padėjėjo bendriesiems reikalams pareigybės aprašymas sudaromas pagal viršininko, kuriam „padeda“funkcijas. Atitinkamai pagrindas bus jo atsakomybės ir funkcijų apimtis.

Pareigybės aprašymas „Vadovo padėjėjas“šiuo atveju tinka kaip pagrindas, juo galite remtis kurdami naujus dokumentus susijusioms pareigoms.