Organizacijos tikslų medis: formavimas, schema

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Šiandien yra planavimo įrankis, vadinamas tikslų medžiu. Šiame straipsnyje bus aptarti pavyzdžiai ir būdai, kaip jį sukurti organizacijai.

Kiekviena veikla prasideda nuo planavimo. Norėdami ką nors padaryti, pirmiausia turite turėti tam tikrą veiksmų modelį.

Kompetentingas organizacijos veiklos planavimas yra daugiau nei pusė viso verslo sėkmės.

Bendra termino samprata

Beveik kiekvienas gali paaiškinti šią sąvoką. Tikslas – tai norimas rezultatas, kurį organizacija planuoja pasiekti vykdydama savo veiklą. Kiekviena įmonė, kuri nori būti sėkminga versle, turėtų stengtis tai pasiekti. Iškeltas tikslas yra ne tik organizacijos veiklos etalonas, bet ir naudojamas jos standartams nustatyti bei veiklos rezultatams įvertinti.

Dažnai tikslų nustatymas, siekiant to, kas numatyta, yra grindžiamas prielaidomis apie galimą tolesnę plėtrą, todėl jų įgyvendinimo realybė ir tinkamumas grindžiamas tikslumuhipotezės.

Tikslai turi terminą. Kuo jis didesnis, tuo didesnis neapibrėžtumas dėl galimos ateities. Atitinkamai, tikslai su ilgesniu iš anksto nustatytu laikotarpiu nustatomi bendresne forma.

Bendriausias teiginys, pateisinantis organizacijos atsiradimą ir veikimą, vadinamas misija.

Kas yra strategija

Sėkmingos įmonės daug dėmesio skiria strategijai. Tai tam tikrų užduočių, lemiančių jų svarbą organizacijai, įgyvendinimo bendrasis planas.

Kitaip tariant, strategija yra tikslų grandinė, vedanti į tam tikrą suplanuotą įvykių rezultatą.

Kokia yra misija

Šis terminas vartojamas įvairiose srityse – medicinos, religinės ir kitose. Organizacijos misija – filosofinis įmonės veiklos pagrindimas, jos ideologinis komponentas, idealas, kurio įmonė turėtų siekti savo gyvavimo eigoje.

Pagrindiniai organizacijos misijos komponentai:

• Klientas susitelkęs.
• Tiesa. Misija turi būti suformuluota sąžiningai, neturinti dviprasmiškų interpretacijų, taip pat atitikti tikrąją reikalų būklę.
• Unikalumas. Misija turi būti kažkas, kas jūsų įmonę pavers išskirtine, išskirtų ją iš konkurentų.

Jei misija nustato bendrąsias gaires visai organizacijos veiklai, tai tikslas yra universalesnis ir konkretesnis.

Formulės principai

Formuluojant tikslą svarbu laikytis šių principų:

• Konkretus. Būtina kuo aiškiau ir tiksliau suformuluoti tikslus, kad visi suprastų, kas yra ant kortos.
• Išmatuojamas. Tai galimybė kiekybiškai įvertinti, ar buvo pasiektas rezultatas. tai daroma lyginant jį su anksčiau iškeltu tikslu. Galite įvertinti pagal tokius kriterijus kaip teigiamų atsiliepimų skaičius, santykis, įvykių dažnumas, laikas, vidurkiai ir pan.
• Pasiekiamas. Tikslas turi atitikti esamas įmonės galimybes.
• Reikšmė. Tikslas neturėtų prieštarauti misijai, kaip ir kitiems organizacijos siekiams.

Organizacijos valdymo principai

Valdymas grindžiamas šiais principais:

• Užsikelkite tikslus iki kiekvieno darbuotojo lygio. Tuo pačiu metu darbuotojų ir organizacijų planai neturėtų prieštarauti vienas kitam.
• Darbuotojų tikslų sinchronizavimas ir koregavimas tarpiniuose vertinimo etapuose.
• Vadovo ir darbuotojo sąveika formuluojant tikslus, jų derinimą.
• Reguliariai atlikite veiklos vertinimą ir gaukite darbuotojų atsiliepimus.

Tikslų nustatymo organizacijoje metodai

Planavimas bet kurioje įmonėje gali būti centralizuotas ir decentralizuotas.

• Decentralizuotas planavimas – tai kiekvieno įmonės struktūrinio padalinio tikslų išsikėlimas atskirai.
• Centralizuotas veiklos planavimas organizacijoje apima centrinės valdžios buvimą arbapatronuojanti įmonė, kuri direktyviai nustato tikslus savo pavaldžioms įmonėms. Visi ištekliai, skirti išspręsti nustatytas užduotis, taip pat paskirstomi centralizuotai.

Įvarčių tipai

Juos galima sąlygiškai skirstyti į strategines ir taktines.

• Strateginiai – tai tie, kuriuos pasiekus organizacija pakils į naują finansinį ar struktūrinį lygį. Klasikiniai strateginių tikslų pavyzdžiai yra: inovacijų ir veiksmų planavimas, tam tikros rinkos dalies užgrobimas. Tačiau kiekviena organizacija turi savo strategiją.
• Taktiniai – tai tie, kurie atspindi tam tikrus strateginių pasiekimo etapus. Jie veikia (tikslai tam tikram laikotarpiui, ketvirčiui, metams ir pan.).

Be to, visus tikslus galima suskirstyti į paprastus ir sudėtingus. Paprasti darbai atliekami vienu žingsniu. Sudėtingi apima daugybę jų įgyvendinimo veiklų. Atsižvelgiant į užduočių sudėtingumą ir susitelkimą, sukuriama tikslų hierarchija.

Taip pat jie yra trumpalaikiai, vidutinės trukmės ir ilgalaikiai. Tai priklauso nuo nurodyto termino.

• Trumpalaikiai – tai tie tikslai, kurie įgyvendinami per laikotarpį iki vienerių metų. Jie reikalauja didžiausio konkretumo ir formuluotės aiškumo.
• Vidutinės trukmės – tai tikslai, kurių įgyvendinimas planuojamas nuo vienerių iki penkerių metų.
• Ilgalaikis – kurio įgyvendinimas reikalauja daugiau nei penkerių metų.

Taip pat gali būti:

• Eksploatacinė – atliekama reguliariai ir ilgą laikąlaikas.
• Dizainas – atliktas vieną kartą.

Siekiant teisingai sudaryti tikslų struktūrą ir hierarchiją, atsižvelgiant į jų skubumą ir reikšmę įmonei, dažnai naudojamas tikslų medžio metodas. Šis metodas yra vienas iš efektyviausių užduočių planavimo įrankių.

Kas yra tikslų medis

Šis terminas pasirodė ne taip seniai, todėl ne visi yra susipažinę su jo esme. Organizacijos tikslų medis yra hierarchinė visų organizacijos tikslų struktūra, rodoma kaip diagrama arba lentelė.

Įmonės strateginiams planams įgyvendinti gali būti naudojami tiek veiklos, tiek įvairių lygių projektiniai tikslai.

Tikslų medžio metodas apima tokį organizacijos strateginių uždavinių skirstymą į paprastesnius, kad žemesnė užduotis, įgyvendinama, taptų įrankiu aukštesniajam įgyvendinti. Tuo pačiu metu kiekviena svarbi užduotis yra padalinta į keletą paprastesnių, kad būtų pasiektas maksimalus struktūros supaprastinimas.

Kaip sukurti tikslų medį

Išsamiau panagrinėkime organizacijos tikslų medžio formavimo algoritmą.

• Pirma, nustatomas pagrindinis strateginis organizacijos tikslas. Jis suformuluotas vienu ar dviem sakiniais ir turėtų paaiškinti, kas turėtų nutikti pabaigoje.
• Tada tikslas išskaidomas – suskirstomas į paprastesnes užduotis, kurias įgyvendinus kartu jis bus pasiektas. Šis procesas turėtųatitikti šiuos reikalavimus:

-padalinys turi būti baigtas, joks komponentas neturėtų būti praleistas;

padalijimas turi būti išskirtinis. Jokia paprasta užduotis negali apimti kitos;

-padalinys turi turėti bendrą visų paprastų problemų pagrindą.

padalijimas turi būti vienodas. Kiekvienas lygis turi būti sudarytas iš to paties masto ir svarbos užduočių.

• Sudaromi kiekvienai konkrečiai organizacijai taikomi apribojimai.
• Kiekvienos užduoties parinkčių analizė. Bet kurį iš jų galima atlikti įvairiais būdais. Išanalizuojami visi galimi įgyvendinimo variantai ir parenkami optimaliausi.
• Toliau konstruojamos užduotys ir funkcijos darbuotojams ir padaliniams.

Tikslų medžio diagrama

Kaip žinote, informacija visada geriau suvokiama vizualiai. Todėl organizacijos tikslų medis vaizduojamas lentelės arba sluoksniuotos diagramos pavidalu, kur aukščiausias lygis yra pagrindinis organizacijos tikslas.

Kitas polygis bus tie tikslai, kuriuos įgyvendinus bus pasiektas pagrindinis.

Toliau pateikiami tikslai, kurie padės pasiekti aukštesnio lygio tikslus. Kiekvienas iš jų gali būti skaidomas tol, kol tai logiškai prasminga. Tikslų medžio lygių skaičius priklauso nuo organizacijos sudėtingumo ir dydžio.

Kuo įmonė didesnė, tuo sudėtingesnė jos struktūra, tuo daugiau skilimo lygių bus medyje. Taigi organizacijos tikslų hierarchija yra tiesiogiai susijusi su jos struktūra irfunkcijos.

Aiškumo dėlei visa diagrama turėtų būti parodyta viename lape.

Skaitant diagramą turi būti aišku, kaip pasiekti bet kurį iš pateiktų tikslų – tiek pagrindinį, tiek paprastą.

Aiškus supratimas, kaip pasiekti užsibrėžtus tikslus, yra kriterijus vertinant medį pagal jo tinkamumą tolesniam darbui.

Tikslų medžio funkcijos

Išsami, vizualiai parodyta visų tikslų schema reikalinga ne tik didelėms įmonėms, kuriose yra daug padalinių, darbuotojų ir užduočių.

Organizacijos tikslų medis supaprastina bet kokią veiklą, yra visų galimų pasirinkimų vadovas, verčia nepamiršti visų būtinų verslo elementų.

Tikslų medis viešbučio pavyzdyje

Šios įstaigos misija – teikti kokybišką apgyvendinimą miesto svečiams jaukumo, komforto ir lengvumo atmosferoje.

Visi viešbučiai siekia maksimaliai padidinti pelną.

Nedidelio viešbučio tikslo medį galima pastatyti taip:

Tikslinis lygis	Aprašymas
Pagrindinis tikslas	Gaukite didžiausią įmanomą pelną
Pagrindiniai tikslai	Pagerinkite paslaugų kokybę				Galimų paslaugų spektro išplėtimas			Reklamos ir rinkodaros įvadas
Pirmojo lygio tarptiksliai	Gerinti gamybos proceso kokybę		Pagerinkite bendravimą su darbuotojais		Paslaugoskonferencijos ir banketai		Maitinimo paslaugų teikimas	Reklama ir naujų klientų pritraukimas		Klientų lojalumo didinimas
Antro lygio antriniai tikslai	Naujos įrangos pirkimas efektyvesniam namų tvarkymui	CRM sukūrimas – pagreitinto užsakymo ir aptarnavimo sistemos	Personalo mokymas	Nauja darbuotojų motyvavimo sistema	Posėdžių salės skyrimas ir atnaujinimas	Konferencijų salės kūrimas	Kavinė arba restoranas vietoje	Reklama internete	Komercinių pasiūlymų dėl darbuotojų komandiruočių į organizacijas platinimas	Klubo kortelės nuolatiniams klientams su premijomis ir nuolaidomis

Tuo pačiu metu kiekvienam antrojo lygio tikslui sudaromas užduočių ir išteklių joms įgyvendinti sąrašas.

Pavyzdžiui, norint paskirti posėdžių salę ir ją suremontuoti, sukuriamas toks užduočių sąrašas:

Sąlyga – viešbučio patalpose turi būti laisvas kambarys arba galimybė atlaisvinti ir pertvarkyti vieną iš kambarių. Kartu tokia naujovė turi būti finansiškai pagrįsta. Todėl užduotys bus tokios:

1. Apskaičiuokite galimą pelną turint susirinkimų kambarį.
2. Apskaičiuokite remonto kainą.
3. Sutikite su remonto komanda ir nustatykite reikiamą laikotarpį.
4. Surengti derybas su klientais.

Restorano ar kavinės paskirtis viešbučio teritorijoje yra ne tokia konkreti, ją reikėtų dar suskirstyti įkelių lygių. Kodėl mes to nepadarėme?

Faktas tas, kad viešojo maitinimo padalinio atidarymas yra labai sudėtinga užduotis. Tai praktiškai susiję su kito verslo atidarymu. Todėl pirmiausia surašomi visi galimi šio tikslo įgyvendinimo būdai. Paprastai yra dvi alternatyvos:

• Kvietimas bendradarbiauti su restorano partneriu.
• Viešbučio įkūrėjų atidarytas restoranas.

Pagal naudos ir rizikos santykį pasirenkamas vienas kelias. Remiantis juo, rengiamas naujas restorano atidarymo viešbučio teritorijoje tikslų medis.