Organizacijos reikalų nomenklatūra: pavyzdžių pildymas. Kaip sudaryti organizacijos reikalų nomenklatūrą?

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kiekviena organizacija darbo procese susiduria su dideliu dokumentų srautu. Sutartys, įstatyminiai, buh alteriniai, vidaus dokumentai… Dalis jų įmonėje turi būti saugomi visą jos gyvavimo laiką, tačiau didžioji dalis sertifikatų gali būti sunaikinti pasibaigus jų galiojimo laikui. Kad būtų galima greitai perprasti surinktus dokumentus, sudaroma organizacijos reikalų nomenklatūra. Šio dokumento pavyzdžiai ir jo sudarymo algoritmas bus aptarti toliau.

Paskirtis

Kiekvienoje organizacijoje sukuriama šimtai dokumentų. Kasdien jų kaupiasi, darbuotojai pamažu keičia vienas kitą. Tam tikru momentu tampa sunku rasti užsakymą prieš dvejus metus. Siekiant išvengti tokių situacijų, sukuriama bylų nomenklatūra.

Apibrėžimas

Byla yra dokumentas, susijęs su viena bylaproblema, veiklos sritis. Bylų nomenklatūra yra sąrašas, kuriame yra pradėtų bylų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus. Su jo pagalba galite tinkamai organizuoti darbo eigą. Komercinės organizacijos bylų nomenklatūra, kurios pavyzdys bus aptartas toliau, sudaryta šiuo tikslu:

• dokumentų grupavimo sisteminimas, užtikrinantis operatyvią jų paiešką ir saugumą;
• registracijos numerio suteikimas pagal bylų klasifikaciją;
• dokumentų, skirtų nuolatiniam, ilgalaikiam ir asmeniniam saugojimui (įskaitant sunaikinimo aktus), aprašo sudarymas.

Bylų nomenklatūra naudojama atrenkant dokumentus archyvuoti ir naikinti. Ši daugiafunkcė nuoroda reikalinga kiekvienai organizacijai, kad būtų supaprastintas biuro darbas. Šiuo atveju organizacijos nuosavybės forma neturi reikšmės. Jei pavyzdinę medicinos organizacijos bylų nomenklatūrą galima rasti nuostatuose ir nutarimuose, tai privačios organizacijos pradėtų bylų analizė turės būti rengiama savarankiškai.

Privaloma ar privaloma?

Šio sąrašo sudarymas numatytas „Archyvų darbo taisyklėse“. Ji yra privaloma organizacijoms, kurios kuria archyvą kaip atskirą paslaugą. Šiame sąraše, be valstybės ir savivaldybių institucijų, yra ir kai kurios komercinės struktūros, pavyzdžiui, notarų biurai.

Visoms kitoms institucijoms reikia susikurti bylų nomenklatūrą, kad būtų galima susisteminti darbą su dokumentais, nes visų formų įmonėsnuosavybė yra įpareigota užtikrinti archyvinių nuorodų saugumą. Tai numato federalinis įstatymas Nr. 125. Išsamus darbų sąrašas turėtų būti pradėtas arba atnaujinamas ketvirtąjį kalendorinių metų ketvirtį.

Struktūra

Bylų nomenklatūroje turi būti visos iškeltos bylos, išskyrus spausdintus leidinius: darbuotojų pažymos, pažymos apie darbą, žurnalai, apskaitos knygos, visa struktūrinių padalinių dokumentacija, struktūrinių padalinių korespondencija ir kt. Ribotos prieigos dokumentai turi būti antraštė „Jėga“. Kataloge turi būti laikinųjų komisinių, padalinių bylos. Bet, pavyzdžiui, profesinė sąjunga yra nepriklausoma organizacija. Jos darbuotojai savarankiškai užsiima žinyno formavimu. Archyve taip pat turi būti nagrinėjamų likviduotų įmonių, kurių teisių perėmėja yra egzistuojanti organizacija, pavadinimai.

Organizacijos reikalų nomenklatūros pildymo pavyzdį galite pamatyti žemiau.

Šiandien daugelis įmonių tvarko dokumentus elektronine forma. Kai kurios ataskaitos net nespausdinamos popierine forma. Kiekvienos skilties pabaigoje nurodykite, kokie įrašai vedami elektroniniu būdu, nurodykite failų skaičių ir reikiamus paieškos raktinius žodžius. Kai kurios institucijos sukuria atskirą elektroninę bylų nomenklatūrą komercinei organizacijai. Pavyzdys ir jo užpildymo algoritmas turi visiškai atitikti priimtus standartus.

Nuo kur pradėti?

Atsakomybė už žinyno sudarymą didelėse įstaigose tenka dokumentacijos tarnybai(sekretoriatas, biuras), o mažuose - sekretorius, kitas paskirtas asmuo. Komercinėse organizacijose šią funkciją atlieka personalo skyrius, kuriame sukuriama didžioji dalis dokumentų. Kadangi informacija turi ateiti iš visų struktūrinių padalinių, tikslingiau pradėti nuo įsakymo dėl bylų nomenklatūros organizacijoje rengimo. Tokio užsakymo pavyzdys pateikiamas toliau.

ABC LLC

2017-11-20 Maskva

Dokumentacijos sisteminimo, saugojimo ir apskaitos tikslais

UŽSAKYMAS:

• Patvirtinti ir išleisti į apyvartą Bendrovės bylų nomenklatūrą nuo 2018-01-01.
• Struktūrinių padalinių vadovai, kad užtikrintų bylų formavimą patvirtinta forma.
• Nusiųskite sekretorių darbui į žinyno išrašo struktūrinius skyrius.

generalinis direktorius Ivanovas N. A.

Kai kurių veiklos sričių įstaigoms ministerija jau yra parengusi organizacijų reikalų nomenklatūros pavyzdžius. Šį niuansą reikėtų išsiaiškinti prieš sudarant katalogą. Pavyzdinės nomenklatūros turi būti pildomos griežtai laikantis pateiktos organizacijos bylų nomenklatūros pavyzdžio. Kitos institucijos gali naudoti šiuos vadovus, kad sudarytų atskirą dokumentą.

Pagrindiniai dokumentai

Kurdamos žinyno formą, komercinės organizacijos turėtų sutelkti dėmesį į:

• "Archyvų taisyklės" (Federalinio archyvo sprendimas, 2002-02-06);
• 2009-06-15 potvarkio Nr. 477 „Dėl biuro darbo taisyklių patvirtinimo“5 skirsnis.
• Biuro darbo instrukcijos.
• Archyvinių dokumentų sąrašas.

Taip pat turėtumėte išstudijuoti personalo lentelę, chartiją, vietos aktus, padalinių reglamentus, taisykles, standartus, instrukcijas, bylų aprašus. Juose yra nuorodos į atitinkamus dokumentus. Pirmiausia sudaromi organizacijos reikalų nomenklatūros pavyzdžiai pagal padalinius, kad vėliau būtų suformuotas bendrasis žinynas. Kartais taikomas funkcinis, o ne struktūrinis principas. Tai yra, paskirstymas vykdomas ne pagal skyrius, o pagal funkcijas.

Kaip sukurti pavyzdinę organizacijos reikalų nomenklatūrą?

Katalogų forma nurodyta „Archyvų darbo taisyklių“priede Nr.8. Žinynai sudaromi ant organizacijos firminio blanko. Pagrindinė ataskaitos dalis pateikiama lentelės pavidalu ir susideda iš 5 stulpelių:

• atvejo indeksas;
• pavadinimas (tomai, dalys);
• skaičius (tomai, dalys);
• galiojimo laikas, straipsnio numeris sąraše;
• pastaba.

Indeksas

Indeksas yra skaitmeninis įmonės struktūrinio padalinio žymėjimas. Pavyzdžiui: 04-06, kur 04 yra personalo skyriaus serijos numeris, 06 yra bylos serijos numeris. Rodyklė gali būti sudaryta iš trijų skaičių porų, pavyzdžiui: 04-03-08, kur 04 yra finansų ir ekonomikos skyriaus kodas, 03 yra apskaitos skyriaus pavadinimas, 08 yra bylos numeris. Indeksas gali būti skaitinis, abėcėlinis arba mišrus.

Antraštės

Antraštės skirstomos pagal dokumentų svarbą. Pirma, organizacinisadministracinė dokumentacija (pradedant aukštesniais padaliniais ir pereinant prie struktūrinių padalinių). Tada išvardijamos pačios organizacijos sukurtos taisyklės ir nuostatai. Be to, atsižvelgiama į planus ir ataskaitas (metinius, ketvirtinius, mėnesinius). Po pagrindinių dokumentų dedami administracinių dokumentų projektai. To paties tipo atvejai (pavyzdžiui, darbuotojų asmeninės kortelės) pildomi abėcėlės tvarka.

Antraštėje turėtų būti apibendrintas dokumento turinys. Neleidžiama naudoti bendrų formuluočių, tokių kaip „įvairūs“, „susirašinėjimas“, „gaunami / išsiunčiami dokumentai“. Bylos antraštėje yra šie elementai:

• paduodamo dokumento pavadinimas arba bylos rūšis, jei dokumentas yra didelės apimties dalis;
• dokumento autorius (organizacijos arba skyriaus pavadinimas);
• adresatas (iš kurio gaunami dokumentai arba kam bus siunčiami dokumentai);
• santrauka/esmė (pvz., „Sertifikavimo klausimai“);
• teritorijos pavadinimas;
• data/laikotarpis;
• pažymėkite, jei faile yra kitų dokumentų kopijos, o ne jų originalai.

Kiekvieno dėklo apimtis neturi viršyti 250 lapų. Jei daroma prielaida, kad korpusas bus didelės apimties, tada jis yra padalintas į dalis ir tomus. Trečiajame stulpelyje kalendorinių metų pabaigoje nurodomas faktiškai pradėtų bylų skaičius.

Ketvirtajame stulpelyje nurodomi dokumentų saugojimo terminai, pagal Taisykles. Jų turi laikytis ir vyriausybinės, ir komercinės organizacijos. Jei dokumento Taisyklėse nėra, tada jo terminassaugojimas turėtų būti nustatytas remiantis sąrašu. Saugojimo laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo kitų metų nuo jo nustatymo sausio 1 d. Jei sertifikatas buvo išduotas 2016 m., atgalinis skaičiavimas turėtų prasidėti nuo 2017-01-01.

Atnaujinamas sąrašas

Kasmet, kai failai perkeliami į archyvą, pateikiamas išsamus sąrašas. Štai kaip atrodo atnaujinta pavyzdinė apsaugos organizacijų filialo bylų nomenklatūra:

Per metus visi dokumentai sugrupuojami pagal patvirtintą formą. Jei reikia pridėti anksčiau nenaudotą ataskaitą, sukuriama nauja antraštė. Ir procesas kartojamas pagal aukščiau aprašytą algoritmą.