Grynųjų pinigų dokumentai: registracija, tikrinimas, saugojimas. Pirminių kasos dokumentų išdavimo tvarka

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kasos dokumentai – tai dokumentai, surašomi dėl juridinio asmens ar individualaus verslininko lėšų judėjimo. Jų formas tvirtina Valstybinis statistikos komitetas. Panagrinėkime toliau, kokius grynųjų pinigų dokumentus įmonės gali naudoti.

Užsakymai

Jie veikia kaip pagrindiniai grynųjų pinigų dokumentai. Užsakymai gali būti gaunami arba siunčiami. Pirmasis taikomas gavus grynuosius pinigus. Gavimo orderį vienu egzemplioriumi išduoda buh alteris ir pasirašo Ch. buh alteris ar tam įgaliotas pareigūnas. Nesant atsakingų pareigūnų, pirminius kasos dokumentus gali vizuoti juridinio asmens vadovas arba pats individualus verslininkas. Kredito pavedimo kvitas turi būti pasirašytas įgaliotų asmenų (buh alteris ir kasininkas), patvirtintas antspaudu (antspaudu). Be to, jis registruojamas atitinkamame žurnale. Kvitas išduodamas pinigus įnešusiam subjektui. Pats kvito orderis lieka kasoje. Išlaidų popierius pildomas išduodant grynuosius pinigus. Reikia pasakyti, kad grynųjų pinigų dokumentai surašomi, jei įmonė naudoja ir tradicinius informacijos apdorojimo būdus, ir BT priemones. Išsiunčiamas pavedimas, kaip ir gaunamas, išduodamas 1 egz. Ją taip pat turi patvirtinti įgalioti asmenys ir užregistruoti atitinkamame žurnale.

Pildymas

Kaip išduoti pirmiau minėtus grynųjų pinigų dokumentus? Pildymas atliekamas taip:

1. Eilutė „Pagrindas“nurodo verslo operaciją.
2. Stulpelyje „Įskaitant“įrašoma PVM suma. Tai parašyta skaičiais. Jei paslaugos, prekės ar darbas neapmokestinami, tada eilutėje nurodoma „be PVM“.
3. Eilutėje „Priedas“turi būti surašyti lydintys ir kiti dokumentai, nurodant jų sudarymo datas ir numerius.
4. Stulpelyje „Kreditas, padalinio kodas“įrašomas atitinkamas struktūrinio padalinio, kuriam gaunamos lėšos, pavadinimas.

Registruotis

Kasos dokumentai turi būti registruojami specialiame žurnale. Jis registruoja tiek gaunamus / siunčiamus užsakymus, tiek juos pakeičiančius popierius. Pastarieji, pavyzdžiui, apima darbo užmokesčio žiniaraščius, prašymus dėl lėšų išrašymo, sąskaitas ir kt. Kartu atkreiptinas dėmesys, kad išlaidų orderiai, kurie išrašomi darbo užmokesčio ir kitų jam prilygintų sumų apskaitos žiniaraštyje, turi būti registruojami po įmokų išdavimo.

Kasos knyga

Jis naudojamas grynųjų pinigų išdavimui ir gavimui apskaityti. Knyga sunumeruota, suraižyta ir sertifikuota antspaudu, kuris dedamas paskutiniame puslapyje. Čia taip pat daromas įrašas, kuriame nurodomas lapų skaičius. Paskutinis puslapis turi būti pasirašytas. buh alterė ir verslo vadybininkė. Kiekvienas knygos lapas padalintas į 2 lygias dalis. Vienas (su horizontalia liniuote) pildomas kaip pirmasis egzempliorius, kitas – kaip antras egzempliorius. Pastarasis išduodamas iš galinės ir priekinės pusės naudojant anglies popierių. Abu egzemplioriai sunumeruoti tuo pačiu numeriu. Pirmieji lieka knygoje, o antrieji yra nuimami. Pastarieji veikia kaip ataskaitiniai kasos dokumentai. Iki visų šios dienos operacijų pabaigos jie nenusileidžia. Įrašai prasideda pirmojo egzemplioriaus priekinėje pusėje po stulpelio „Balansas dienos pradžioje“. Prieš pildant, lakštas turi būti sulankstytas išilgai plyšimo linijos. Nupjauta dalis dedama po ta, kuri liko knygoje. Norint įvesti informaciją po „Perkėlimo“, antrosios kopijos priekinėje pusėje uždedama nuplėšiama pusė. Įrašai tęsiami išilgai horizontalios linijos, esančios kitoje neatskiriamos dalies pusėje.

Papildomi dokumentai

Grynųjų pinigų operacijos gali būti registruojamos įvairiais popieriais. Pavyzdžiui, vienas iš jų yra išankstinė ataskaita. Jame apskaitomos lėšos, kurios išduodamos atskaitingiems asmenims administravimo ir verslo išlaidoms apmokėti. Kaip tokie dokumentai rengiami? Tokio tipo grynųjų pinigų operacijas tiesiogiai apskaito atskaitomybė teikiantis subjektas irTaip pat buh alterė. Išankstinės ataskaitos sudaromos popierinėje arba kompiuterinėje laikmenoje. Kasos dokumentų registracija vykdoma griežtai laikantis taisyklių. Kiekviena forma pildoma vienu egzemplioriumi. Kitoje jo pusėje atskaitingas asmuo nurodo popierių, patvirtinančių patirtas išlaidas, sąrašą. Tai, pavyzdžiui, kelionės pažymėjimas, važtaraščiai, čekiai, kvitai ir kt. Čia subjektas nurodo išlaidų sumą. Straipsniai, kurie pridedami prie ataskaitos, turi būti sunumeruoti tokia tvarka, kokia jie pateikiami. Kasos dokumentus tikrina apskaitos skyriaus darbuotojai. Darbuotojai visų pirma atlieka tikslinio lėšų panaudojimo, pateiktų patvirtinamųjų dokumentų išsamumo, jų pildymo ir sumų apskaičiavimo teisingumo auditą. Kitoje pusėje nurodomos sąnaudos, kurios priimamos į apskaitą, sąskaitos, kurių debete jos įrašytos.

Svarbūs niuansai

Nr. Avanso ataskaita po patikrinimo turi būti patvirtinta įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens. Tik po to į tai atsižvelgiama. Jei avansas nebuvo visiškai panaudotas, atskaitingas asmuo grąžina likutį į kasą. Tuo pačiu užpildomas kvito orderis. Lėšos nurašomos pagal patvirtintos ataskaitos informaciją.

Payrolls

Kasos dokumentų apmokėjimas vykdomas apskaičiuojant ir mokant įmonės darbuotojams atlyginimus. Buh alterija surašo atitinkamą išrašą 1 egzemplioriumi. Darbo užmokestis kaupiamas pagal informaciją, esančią pirminiuose dokumentuose, skirtuose apskaityti faktiškai dirbtą laiką, produkciją ir kt. Eilutėje „Sukaupta“nurodomos sumos pagal išmokų rūšis iš darbo užmokesčio. Čia taip pat nurodomos kitos darbuotojui suteiktos pajamos (materialinės ir socialinės pašalpos), grąžinamos įmonės pelno sąskaita ir įtraukiamos į apmokestinamąją bazę. Kartu skaičiuojami išskaitymai iš darbo užmokesčio ir nustatoma darbuotojui perduotina suma. Išrašo tituliniame lape užklijuota bendra darbuotojams mokėtina suma. Įmonės vadovas turi pasirašyti leidimą išduoti darbo užmokestį. Jei jo nėra, šį dokumentą išduoda įgaliotas darbuotojas. Išrašo pabaigoje įrašomos įneštų ir išduotų atlyginimų sumos. Pasibaigus lėšų išmokėjimui darbuotojams nustatytam laikotarpiui, pinigų negavusių darbuotojų pavardės 23 stulpelyje pažymimos „Įnešta“. Išrašytai sumai surašomas išlaidų orderis. Jo numeris ir užpildymo data turi būti nurodyta paskutiniame lape esančiame darbo užmokesčio sąraše.

Pagalba-pranešimas

Šiame dokumente pateikiami KKM skaitiklių rodmenys ir pajamos per pamainą (darbo dieną). Pagalbos ataskaita pildoma po 1 egzempliorių kasdien. Kasininkė-operatorė turi pasirašyti ir perduoti vyriausiajam pareigūnui(Bendrovės vadovas). Tuo pačiu užpildomas kvito orderis. Mažose įmonėse pinigai perduodami tiesiai kolekcininkams. Pervedant grynuosius, pildomi atitinkami banko kasos dokumentai. Pajamos (darbo dienos) pajamos nustatomos pagal sumuojamųjų skaitiklių rodiklius dienos pradžioje ir pabaigoje. Tuo pačiu atimamos klientams grąžinamos sumos už nepanaudotus čekius. Nustatytas pajamas tvirtina padalinių vadovai. Skelbiant lėšas ataskaitoje, pasirašo vyresnysis kasininkas, taip pat įmonės vadovas. Referencinė ataskaita yra pagrindas sudarant konsoliduotą „Informaciją apie KKM skaitiklių rodmenis ir įmonės pajamas“.

Lietuvių žurnalas

Šis dokumentas reikalingas kiekvienos įmonės KKM sąnaudoms ir grynųjų pinigų gavimui apskaityti. Žurnalas taip pat veikia kaip skaitiklių rodmenų kontrolės ir registravimo ataskaita. Šis dokumentas suraižytas, sunumeruotas ir antspauduotas Ch. buh alteris, įmonės vadovas, taip pat mokesčių inspektorius. Žurnalas taip pat patvirtintas įmonės antspaudu. Visus įrašus kasininkas atlieka kiekvieną dieną. Grynųjų pinigų dokumentų išdavimo tvarka neleidžia žurnale daryti trynimų ir dėmių. Visi atlikti pataisymai turi būti suderinti ir patvirtinti įgaliotų asmenų parašais. Jei rodmenys sutampa, jie įrašomi į einamąją pamainą darbo pradžioje. Šie duomenys turi būti patvirtinti budinčio administratoriaus ir kasininkės parašais. 15 eilutėje nurodomos įrašytos sumosklientų grąžintų čekių. Informacija apie tai paimta iš atitinkamo akto. Tame pačiame stulpelyje nurodomas nulinių čekių, išspausdintų per pamainą, skaičius. Darbo dienos pabaigoje operatorius sugeneruoja galutinę pamainos ataskaitą ir su ja perduoda gautas pajamas. Taip sukuriamas gaunamas užsakymas. Paėmus skaitiklių rodmenis, patikrinama faktinė kvitų suma, padaromas atitinkamas įrašas žurnale. Tai patvirtina vedėjo (budinčio administratoriaus), vyresniojo kasininko ir kasininko parašais. Esant neatitikimams tarp kontrolinėje juostoje nurodytų sumų ir pajamų dydžio, nustatoma skirtumo priežastis. Rasti pertekliai arba trūkumai įrašomi į atitinkamas žurnalo eilutes.

KKM skaitiklio rodmenų ir pajamų duomenys

Jie naudojami dabartinės pamainos suvestinės ataskaitos generavimui. Šie duomenys yra priedas prie kasininko pareiškimo, sudaromo kasdien. Duomenys apie indikacijas ir pajamas formuojami vienu egzemplioriumi. Kartu su išlaidų ir kvitų orderiais, kasų skaitininkų pažymomis-ataskaitomis jie perkeliami į įmonės buh alteriją iki kitos pamainos. Kasos dokumentų pavyzdyje, pagal skaitiklių rodmenis, kiekvieno kasos aparato darbo dienos pradžioje ir pabaigoje įtrauktas pajamų apskaičiavimas. Kartu, be kita ko, nurodomas jo pasiskirstymas pagal skyrius. Pastarasis turi būti patvirtintas vadovų parašais. Užpildytos lentelės pabaigoje pateikiami rezultatai pagal visų kasų aparatų skaitiklių rodmenis irįmonės pajamos taip pat sumuojamos su lėšų paskirstymu pagal padalinius. Pagal aktus nurodoma bendra pinigų suma, kuri buvo išduota klientams ant grąžintų čekių. Ši suma sumažina bendras įmonės pajamas. Informacija turi būti pasirašyta vyresniojo kasininko ir įmonės vadovo.

Rekomendacijos pildymui

Surašydami kasos dokumentus privalote laikytis teisės aktų ir kitų norminių aktų nustatytos tvarkos. Be to, yra keletas gana paprastų taisyklių, kurių laikantis išvengsite netikslumų pildant dokumentus:

1. Suma žodžiais visada turi būti rašoma didžiosiomis raidėmis. Šiuo atveju centus leidžiama rašyti skaičiais. Pavyzdžiui: aštuoniolika tūkstančių rublių 10 kapeikų.
2. Popierius galima pildyti ranka arba naudojant technines priemones (pvz., kompiuteriu).
3. Norminiai aktai leidžia koreguoti informaciją kasos dokumentuose. Tačiau turi būti laikomasi tam tikrų reikalavimų. Neteisingas įrašas turi būti atsargiai perbrauktas viena eilute. Teisinga informacija nurodoma šalia arba (jei įmanoma) virš jos. Čia taip pat turėtumėte padaryti postscript: „Tikėk ištaisyta“, „Perbraukta neteisinga“arba „Tiesa“. Šalia šio įrašo reikia pasirašyti ch. buh alteris ir organizacijos vadovas (arba individualus verslininkas).
4. Jei yra dėmių, trynimų, dėmių su „brūkšniu“ir kitų panašių taisymo būdų, dokumentas laikomas negaliojančiu.

Papildomos taisyklės

Kasos dokumentų saugojimas, vadovaujantis galiojančiais teisės aktais, vykdomas 5 metus. Šis laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo metų, einančių po biuro darbų atlikimo laikotarpio, sausio 1 d. Ši taisyklė laikoma bendra. Nustatyta speciali darbo užmokesčio išrašų tvarka. Jei darbuotojai neturi asmeninių sąskaitų, šie dokumentai įmonėje saugomi 75 metus. Pasibaigus šiam laikotarpiui, visa dokumentacija gali būti perduota į archyvą arba sunaikinta, jei dėl jos nėra teisminių bylų, nesutarimų ar ginčų. Dirbant su popieriais reikia laikytis šių taisyklių:

1. Dokumentų formavimas į segtukus turi būti atliktas kiekvienai dienai ne vėliau kaip kitą darbo dieną arba pirmąją poilsio dieną.
2. Prieš perduodant popierius į archyvą, reikia atlikti jų inventorizaciją.
3. Bylų formavimo kontrolę atlieka arba kasininkas, arba tiesioginis įmonės vadovas.
4. Kuriant sąvaržėlę, popieriai renkami didėjančia sąskaitų numerių tvarka (iš pradžių debetu, paskui kreditu).

Atsakomybė už grynųjų pinigų dokumentų saugumą tenka įmonės vadovui. Nesilaikant aukščiau nurodytų taisyklių, pažeidėjui gali būti skirta administracinė nuobauda – piniginė nuobauda. Baudos dydis nustatomas vadovaujantis įstatymu.

Išvada

Išlaikytikasos dokumentų tvarkymas laikomas gana atsakingu darbu. Į dokumentų pildymą reikia žiūrėti su visa atsakomybe. Kasos dokumentai naudojami apibendrinant įvairius duomenis, teikiant ataskaitas, apskaitą. Šiuo atžvilgiu pradiniuose sandorių nustatymo etapuose padarytos klaidos gali sukelti rimtų galutinių dokumentų iškraipymų. Darbuotojas, skiriamas į pareigas, atsakingas už kasos dokumentų tvarkymą, turi turėti atitinkamų žinių ir patirties. Reikia atsiminti, kad visus popierius, kuriuos pildo operatorius, peržiūri aukšto rango pareigūnai ir tvirtina įmonės vadovas. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas dokumentų registracijai. Įrašai žurnaluose ir knygose turi būti padaryti laiku, laikantis taisyklių. Kadangi rengiant ataskaitas naudojami kasos dokumentai, visi jose pataisymai atliekami griežtai tam tikra tvarka. Nesilaikant nustatytų taisyklių, popieriai netenka galios, o juose esančios informacijos įmonė negali naudoti tolesniame valdymo darbe.