Banko grynųjų pinigų operacijų kontrolė. Grynųjų pinigų operacijų valdymo sistemų apžvalga

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kasa yra didžiulis mokesčių ir apskaitos sektorius, kuriam taikoma daugybė reglamentų ir daugybė taisyklių. Visos organizacijos ir individualūs verslininkai, atsiskaitantys su sandorio šalimis grynaisiais pinigais, privalo jų laikytis. Kadangi šioje apskaitos srityje dažnai susiduriama su įvairiais sukčiavimu, kasmet grynųjų pinigų operacijų kontrolė tampa vis sudėtingesnė, griežtinama ir modernizuojama. Šiame straipsnyje aptariamas kasos vaidmuo įmonėje, elgesio taisyklės, taip pat operacijų kontrolės metodai ir sistemos.

Kasos vaidmuo organizacijose ir bankuose

Įmonės kasa reikalinga organizacijoms, kurios priima ir išduoda grynuosius grynuosius pinigus. Šių operacijų tikslas gali būti bet koks: atlyginimų darbuotojams išdavimas, kelionės išlaidos, kanceliarinės išlaidos, mokėjimų iš klientų gavimas, atsiskaitymai su tiekėjais. Visi šie veiksmai turi būti atliekami per kasą. Grynųjų pinigų operacijų kontrolė patikėta Mokesčių tarnybai.

Kai įprasta rutinaDialoge vartojamas žodis „kasa“, prieš akis iškyla pats kasos aparatas. Tiesą sakant, organizacijose tai ne tik valdymo ir skaičiavimo įranga. Fizinio ar juridinio asmens kasa – tai ištisa sistema, kuri apima gerai įrengtą kasininko darbo vietą, programinę įrangą, patį įrenginį, ataskaitų prieinamumą, limito laikymąsi ir inkasavimo taisykles. Šioje srityje dirbantis specialistas taip pat turi būti tinkamai išduotas.

Patalpos įrangos taisyklės

Grynųjų pinigų operacijų kontrolė prasideda nuo reikalavimų patalpoms, kuriose yra pati kasa. Be tinkamos įrangos ir įrangos, kaip reikalaujama pagal Centrinio banko taisykles ir nuostatas, kasa neturėtų veikti. Žinoma, ne visos organizacijos laikosi taisyklių. Toks požiūris, pirma, gali užtraukti baudas, antra, pavojingas pinigams ir už juos finansiškai atsakingam darbuotojui. Bankinės organizacijos privalo nepriekaištingai laikytis visų reikalavimų, kitaip iš jų gali būti atimta licencija. Žemiau pateikiami bendrieji kasos aparato įrengimo reikalavimai:

• Tik vienos durys užsidaro iš vidaus. Durų spyna turi būti saugi, kai kuriais atvejais naudojami geležiniai varžtai, taip pat pakabinamos spynos, kad nebūtų įmanoma išlaužti durų iš išorės.
• Patalpoje yra langas kontaktui su klientais, lėšų gavimui ir išdavimui. Langas taip pat turi sandariai užsidaryti ir turėti šarnyrąpakabinama spyna. Beje, durų ir lango matmenys yra aiškiai reglamentuoti. Leidžiamas nukrypimas nuo nustatytų matmenų, jei įmonė turi apsaugos padalinį.
• Patalpoje turi būti metalinės spintos. Jie turi būti pritvirtinti prie laikančiųjų pastato konstrukcijų taip, kad nebūtų išimami kartu su vidaus detalėmis, prie kurių yra prisukamos. Darbo dienos pabaigoje spintos užrakinamos ir uždaromos.
• Vėdinimas ir langai turi būti saugiai uždaryti ir su metaliniais strypais.
• Patalpoje turi būti du gesintuvai.
• Kasos aparatas turi būti įjungtas pavojaus signalais, siunčiančiais signalus iš įvairių apsaugos grandinių į vietos policijos nuovadą ar apsaugos organizaciją.

Darbo su kasininke procedūra

Grynųjų pinigų operacijų kontrolė reiškia tam tikrą darbo tvarką. Atvykus į savo darbo vietą, pagrindinė kasininko pareiga – patikrinti dėžių ir seifo plombų vientisumą, taip pat patikrinti, ar nėra laužimo ir neleistino patekimo į patalpas požymių. Jei nerandate įspėjamųjų ženklų, galite kibti į darbą. Pastebėjus svetimo buvimo požymių, būtina nedelsiant kviesti teisėsaugos institucijas ir prieš atvykstant darbuotojams užtikrinti dokumentų, įrangos ir baldų, esančių kasoje, neliečiamumą. Patikrinti, ko trūko įvykio vietoje, galima tik dalyvaujant policijos pareigūnams. Su jais seifo turinys perskaičiuojamas. Po apžiūrospatalpose, aktas surašomas keturiais egzemplioriais: vienas skirtas policijos pareigūnams, antras – draudimo bendrovei, trečias – pačiai įmonei. Ketvirtasis egzempliorius reikalingas, jei yra pagrindinė organizacija.

Į patalpą, kurioje yra kasa, turėtų patekti tik kasininkas, išduotas pagal visus Centrinio banko ir TKRF reikalavimus, ir valdžios institucijos. Vyresniesiems skirtas raktų rinkinys turi būti užplombuotas ir laikomas saugioje vietoje. Kasos kambaryje neturi būti asmeninių kasininkės daiktų. Ten yra tik tai, kas priklauso ūkinei organizacijai.

Taip pat yra reikalavimai grynųjų pinigų kiekiui, kurį galima laikyti organizacijos kasoje. Būtina iš anksto apskaičiuoti ir atitinkamuose aktuose įrašyti lėšų limitą, kurį viršijus darbo dienos pabaigoje kasoje neturėtų būti grynųjų. Limito išlaikymui atliekama speciali operacija – surinkimas, o tai reiškia, kad specializuotas transportas su patikima apsauga perveža lėšas į banką. Smulkūs banko skyriai savo lėšas surenka į pagrindinius saugyklas, o organizacijos – į banką, su kuriuo turi paslaugų ir paramos sutartį. Grynųjų pinigų limitą galima pažeisti tik per tris dienas, kai organizacijos darbuotojams išrašomi atlyginimai.

Grynųjų pinigų išdavimo kasoje tvarka

Banko ir organizacijų grynųjų pinigų operacijų kontrolė grindžiama aiškiu visų veiksmų fiksavimo reglamentuGrynais. Visos operacijos yra tinkamai dokumentuojamos ir atspindimos įvairiose verslo apskaitos rūšyse.

Grynųjų pinigų operacijų kontrolės sistema apima visų manipuliacijų su grynaisiais pinigais atspindį naudojant grynųjų pinigų įplaukas ir išlaidas, avansines ataskaitas, čekius ir aktus dėl panaudotų lėšų, išduotų pagal ataskaitą. Visos operacijos įrašomos į kasos knygą. Darbo dienos pabaigoje surašoma ataskaita su pridedamais galutiniais fiskaliniais kvitais, atspausdintais iš kasos aparato.

Visos operacijos dėl lėšų išdavimo turi būti patvirtintos kasos orderiais asmens, kuriam jos buvo išduotos, parašu. Buh alterinėje programoje išdavimo tikslas yra įvarytas komentaruose. Tada avansiniai mokėjimai ir mokėjimai pagal ataskaitą turi būti patvirtinti čekiais, atliktų darbų aktais ar gautomis paslaugomis. Darbo užmokesčio išdavimas taip pat patvirtinamas išlaidų orderiu, taip pat darbo užmokesčio žiniaraščiu.

Grynųjų pinigų ir atsiskaitymų operacijų kontrolė kategoriškai draudžia vienam asmeniui skirtas lėšas išduoti kito asmens parašu.

Kasininkės taisyklės

Grynųjų pinigų operacijų apskaita ir kontrolė visų pirma pavedama specialistui, vadinamam „kasininku“. Nedidelį personalą turinčiose organizacijose savo pareigas gali atlikti šie pareigūnai:

• Vyriausioji buh alterė.
• Tam tikro skyriaus buh alteris.
• Bet kuris darbuotojas, turintis specialių žinių irįgūdžių.

Privaloma sąlyga visiems kasininko funkcijas atliekantiems pareigūnams (net ne visą darbo dieną) – susitarimas dėl visiškos atsakomybės. Jei nuspręsta vadybininką ar buh alterį padaryti kasininku, tai visada turi būti tas pats asmuo. Jei jis išeina nedarbingumo ar atostogų, jį pavaduoja kitas darbuotojas, nurodytas vadovo įsakyme, taip pat pasirašė naują atsakomybės sutartį. Be to, būtina surašyti materialinių vertybių priėmimo ir perdavimo aktą. Jį ruošiant, dalyvaujant komisijai, skaičiuojami grynieji pinigai, tikrinama įrangos būklė, ar yra visi dokumentai. Komisija yra ne mažesnė kaip trijų žmonių grupė. Dažniausiai tai apima vyriausiąjį buh alterį ir vadovybę. Aktas surašytas trimis egzemplioriais.

Registruojant kasininką, jo parašo pavyzdys siunčiamas į organizacijos aptarnaujantį banką arba pagrindinę banko buveinę. Būtent ji turėtų būti visuose su kasos darbu susijusiuose dokumentuose.

Pretendentas, pretenduojantis į kasininko pareigas, prieš priimant į darbą turi būti atidžiai patikrintas, ar nėra nemalonių precedentų darbe. Jo dokumentai ir nuotrauka perduodami saugos tarnybai arba informacijos prašoma iš teisėsaugos institucijų. Dabar internetas yra geras darbdavio padėjėjas šiuo klausimu. Yra daug duomenų bazių, kuriose organizacijos dalijasi informacija apie darbuotojus, kurie buvo atleisti ir padarė netinkamą elgesį darbo vietoje.

Nerekomenduojama dirbti su kasos aparatuleisti žmonėms, turintiems priklausomybę nuo alkoholio ir narkotikų, anksčiau teistus, viešosios rimties sutrikdytojus, taip pat sergančius įvairiomis psichikos ligomis.

Grynųjų pinigų operacijų registravimo kontrolė

Tinkamas visų dokumentų įforminimas ir prieinamumas yra nepakeičiamas Centrinio banko, aptarnaujančio banko, mokesčių tarnybos ir kitų kontrolės institucijų reikalavimas. Grynųjų pinigų operacijų finansinė kontrolė gali būti atliekama neplanuotai, su įspėjimu, paimant dokumentaciją ir kasos įrangą. Daugelis organizacijų, ypač finansinės struktūros, atlieka planinį vidinį kasos auditą. Tokiu atveju surenkama komisija, susidedanti iš savo kompetentingų darbuotojų šiuo klausimu, arba samdoma speciali audito įmonė, kuri profesionaliai atlieka visus patikrinimus ir surašo ataskaitą apie gedimus, neatitikimus grynųjų pinigų operacijų ir dokumentacijose.

Nr. kasa, operacijų atspindys, jų pagrįstumas apskaitoje, ūkinėje ir mokesčių apskaitoje.

Kasos aparato įranga

Kasos operacijų kontrolės įrangos sąraše yra specializuotas kasos aparatas. To negalite nusipirkti įprastose techninės įrangos parduotuvėse. Skirtingai neiiš spausdintuvo, fakso, skaičiavimo aparato ir kitos biuro įrangos KKM gali parduoti tik tam specialią licenciją gavusios organizacijos. Paprastai valdymo ir skaičiavimo įrenginius aptarnauja tos pačios organizacijos. Kiekvienas kasos aparatas turi būti užregistruotas mokesčių inspekcijoje. Specialus atminties įrenginys nuolat fiksuoja visas kasininkės atliekamas operacijas su aparatu. Be to, šie rodikliai perduodami mokesčių tarnybai, kad ji būtų suderinta su pateiktomis įmonės ataskaitomis. Apie visus kasos aparato gedimus, remontus, nurašymus taip pat reikia pranešti mokesčių inspekcijai.

Visi juridiniai asmenys (įmonės), priimantys grynuosius pinigus iš klientų, privalo dirbti kasos aparatu. Tik individualūs verslininkai gali būti atleisti nuo naudojimosi kasos aparatais. Jie turi teisę rankiniu būdu išduoti čekius, patvirtindami jų autentiškumą savo antspaudu. Tačiau ši lengvata galioja ne visiems verslininkams. Kai kurioms veikloms reikia naudoti tik kasos aparatą.

Grynųjų pinigų operacijų kontrolė

Be išorinių tarnybų atliekamos patikros, reikalinga ir vidinė patikra. Kasos priežiūros taisyklės numato tokį planinių patikrinimų grafiką: iki metinės ataskaitos pateikimo, iki ketvirčio ataskaitų pateikimo, tais atvejais, kai keičiasi su šia kasa dirbęs finansiškai atsakingas asmuo. Taip pat atliekama kasos ir kasos operacijų kontrolė, jei darbuotojui buvo pareikšti įtarimai dėl nesąžiningumo, paaiškėjo vagystės ar sukčiavimo faktai, grynųjų pinigų suma neatitinka dokumentuose nurodytos.

Kai kurių organizacijų vadovybė taiko dažnų neplaninių patikrinimų politiką, kad darbuotojai nesusigundytų pasinaudoti savo tarnybine padėtimi ir glaudžiai bendrauti su grynaisiais. Kiekvienam čekiui paskiriama speciali komisija, kiekvieną kartą susidedanti iš skirtingų žmonių, nesusijusių su kasos aparato turinio formavimu. Komisijos sudėtis įrašoma patikrinimo akte. Dažnai patį procesą lydi vaizdo įrašas.

Banko grynųjų pinigų operacijų ypatumai

Banko grynųjų pinigų operacijų valdymo sistema apima sudėtingesnę konfigūraciją. Finansų įstaigų filialuose yra kelių lygių patikra, kurią atlieka skirtingi specialistai. Kadangi per banką patenka daug daugiau pinigų nei įprastose organizacijose, kontrolės sistemos sudėtingumas ir išaugę reikalavimai yra visiškai pateisinami. Nepaisant to, kad kiekvienais metais bandoma automatizuoti visas operacijas bankuose, reikalingi bent du darbuotojai, atsakingi už teisingą operacijų atlikimą: kasininkė-operatorė ir kasininkės vadybininkė. Pirmasis atlieka operacijas per darbo dieną, antrasis išduoda avanso sumą, surenka ir skaičiuoja likučius, pildo grynųjų pinigų dokumentaciją, surenka lėšas, viršijančias grynųjų pinigų limitą, ir vykdo kasdienę kontrolę pirminiu lygiu.

Grynųjų pinigų ir kitos kasos kontrolės sistemos

Vis dažniau grynųjų pinigų operacijų vykdymo kontrolė vykdoma naudojant naujausias technologijas. Jų tikslas – fiksuoti veiksmuskasininkas, klientas, taip pat kasos aparatų fiskalinės atminties duomenys. Šie duomenys leidžia įrodyti netinkamą elgesį, sukčiavimą, vagystę ir kitą sukčiavimą. Teisme šis vaizdo įrašas bus neginčijamas įrodymas, nes nebeįmanoma pakeisti abiejų š altinių parodymų.

Cash Control – tai kasos valdymo sistema, susidedanti iš kasos aparato, didelės raiškos spalvotų vaizdo kamerų, vaizdo serverio, programos, kuri sinchronizuoja kamera užfiksuotą medžiagą su kasos aparato tekstiniais rodmenimis, taip pat nuotolinė darbo vieta saugos specialistui. Šiandien rinkoje yra daug tokių sistemų. Visi jie yra pagrįsti tuo pačiu darbo būdu, skiriasi funkcionalumas, kaina, dizainas ir prijungimo bei analizės metodai. Tarp jų yra šios valdymo sistemos:

• DIT-POS – kaina priklauso nuo serverio nustatymų, jungiama iki 16 kasų, vaizdo ir teksto informacija saugoma komplekse.
• POS-inspektorius - Rusijos plėtra, kainuoja apie 6000 rublių, turi operacijos paieškos pagal kvito parametrus funkciją.
• POS-intelektas – taip pat rusiška plėtra, išsiskirianti galimybe integruotis su įvairiomis prekybos sistemomis, tekstas ant vaizdo įrašo yra ne tik uždėtas, bet integruotas programiškai, vaizdo fragmentų paieška atliekama automatiškai.
• CHEKTV yra dar viena Rusijos plėtra su galimybe integruotis su kasos aparatais ir prekybos sistemomis, su universalia vaizdo įrašymo sistema, programine teksto ir vaizdo integracija, su techninės įrangos galimybe.duomenų analizė ir automatinė fragmentų paieška.