2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34
Norėdami aiškiai apibrėžti sekretorės pareigas, turite tiksliai žinoti, kas tai yra. Juk į šią poziciją galima žiūrėti iš kelių kampų. Žinomas, pavyzdžiui, sekretorius-referentas kaip biuro darbuotojas, generalinis sekretorius kaip tam tikros organizacijos vadovas (vadovas), valstybės sekretorius kaip valstybės tarnautojas, sekretorius kaip diplomatinis asmuo, vadovo sekretorius. kaip darbuotojas ir kitos galimybės. Dažniausiai, kalbant apie šias pareigas, turimas galvoje darbuotojas, atliekantis tiek įmonės direktoriaus, tiek atskirų jos struktūrinių padalinių vadovų užduotis (pavedimus). Pasirodo, tarnybinės sekretorės pareigos šiuo atveju apsiriboja vienkartinių užduočių vykdymu organizaciniams ir techniniams klausimams spręsti.
Ką turi žinoti ir daryti sekretorė
Kasdien sekretorius turi atlikti šias funkcijas:
- Priimkite informaciją iš pavaldinių, kad galėtumėte ją perduoti vadovui.
- Pasirūpinkite vadovo bendravimu telefonu. Jam nesantgauti informaciją ir tada atkreipti į ją direktoriaus dėmesį.
- Priimkite ir saugokite telefono žinutes.
- Sukurkite sąlygas normaliam vadovo darbui: stebėkite raštinės ir biuro įrangos poreikį.
- Padėkite organizuoti gamybinius susitikimus ir susitikimus. Informuokite dalyvius apie renginio datą, vietą ir laiką. Surinkti reikiamą medžiagą, užtikrinti dalyvaujančių asmenų dalyvavimą ir protokoluoti posėdį.
- Atlikite biuro darbą įmonėje. Norėdami tai padaryti, sekretorius turi priimti, susisteminti gaunamą korespondenciją ir pateikti ją vadovybei svarstyti. Tada pagal paskirtą vizą perduoti dokumentus atlikėjams prieš parašą. Sekretoriaus pareigos taip pat apima jų vykdymo eigos, laiko ir rezultatų kontrolę.
- Spausdinkite ir dauginkite dokumentus.
- Organizuoti lankytojų priėmimą pas įmonės vadovą ir, jei įmanoma, sudaryti sąlygas greitai išspręsti iškilusius klausimus.
Norėdamas atlikti šias iš pažiūros paprastas sekretorės pareigas, darbuotojas turi žinoti:
- visa įmonės vadovų ir jos struktūrinių padalinių sudėtis;
- įstatai, darbuotojai ir įmonės struktūra, jos profilis, plėtros perspektyvos ir specializacija;
- norminiai dokumentai tinkamam apskaitos tvarkymui;
- biuro įrangos ir ryšių naudojimo taisyklės;
- VTR, OT, priešgaisrinės saugos ir pramoninės sanitarijos taisyklės;
- darbo organizavimo darbe taisyklėsvieta;
- norminiai ir teisės aktai, įsakymai, nutarimai, įsakymai dėl atliekamų darbų planavimo, apskaitos ir kokybės valdymo.
Raštinės specifika
Jei kalbame apie konkretesnę, siauresnę specializaciją, situacija yra kiek kitokia. Paimkime, pavyzdžiui, sekretoriaus-raštininko pareigas. Jau pats pareigybės pavadinimas aiškiai apibrėžia atliekamo darbo aspektą. Paprastai kiekviena įmonė jau turi pareigybės aprašymą, kuriame nurodomos apskaitos specialisto veiklos sritys. Jei tokios instrukcijos nėra, geriau ją sukurti. Norėdami tai padaryti, turėtumėte naudoti kvalifikacijos vadovą, kuriame yra apytiksliai pavyzdžiai. Po to standartinė versija turi būti galutinai parengta atsižvelgiant į konkrečią organizaciją, atsižvelgiant į specifiką ir vidines ypatybes. Apskritai sekretoriaus-raštininko pareigose turėtų būti aiškiai nubrėžtos 3 pagrindinės kryptys:
- Dirbkite su korespondencija. Priėmimas, apdorojimas šiuolaikiškais būdais ir siuntimas laiku.
- Tinkama vidinė dokumentacija.
- Registracija, griežta apskaita ir dokumentų perdavimas saugoti į archyvą.
Referento darbo ypatumai
Kai kuriose įmonėse tokia pareigybė įvedama į valstybę, kuri apima daugybę pareigų: nuo „referencijos stalo“iki „direktoriaus padėjėjo“. Toks specialistasturi turėti plačių žinių ir gerai išmanyti situaciją. Sekretoriaus referentės pareigos, padidėjus įgaliojimams, šiek tiek plečiamos. Apskritai tai įprastas sekretoriaus darbas, tačiau žodis „referentas“papildo standartinį sąrašą. Visų pirma, sekretoriaus padėjėjas gali savarankiškai priimti lankytojus tam tikrais klausimais. Turėdamas tam tikrą informaciją, jis geba savarankiškai priimti sprendimus. Be to, referentas vykdo atsakingus vadovo nurodymus dėl organizacijos (įmonės) ūkinės veiklos. Kartais sekretoriaus padėjėjas yra atsakingas už personalo įrašų tvarkymą. Tai daroma tik tada, kai bendras darbo kiekis leidžia atlikti papildomas pareigas.
Rekomenduojamas:
Kokios yra personalo vadovo pareigos?
Dabar sunku įsivaizduoti modernią įmonę be personalo vadovo pareigų. Ką veikia toks darbuotojas? „Kadrai nusprendžia viską“- šis gerai žinomas teiginys neprarado savo aktualumo mūsų laikais. Tačiau personalo paieška ir atranka nėra vienintelė personalo vadovo užduotis. Ką dar veikia personalo specialistas, sužinosite iš straipsnio
Kas yra manevrinis dispečeris geležinkelyje ir kokios jo pareigos
Ar kada nors susimąstėte, kur vyksta traukinių formavimas iš atskirų automobilių ir kas už tai atsakingas? Šiame straipsnyje galite susipažinti su darbo rūšiavimo aikštelėse organizavimo principais ir sužinoti, kas yra tas žmogus, kuris kontroliuoja viską, kas vyksta
Finansų analitikas – kas tai? Kokios yra pareigos
Šiuolaikiniame pasaulyje atsirado tiek daug profesijų, kad kartais net sunku įsivaizduoti, ką veikia konkrečios srities specialistas. O kadangi svarbiausia industrija yra finansai, darbas su jais pritraukia daug stojančiųjų į universitetus ir jų absolventų. Taigi „finansų analitiko“profesija kelia daug klausimų dėl savo esmės ir uždavinių
Kokios yra apsaugos darbuotojo pareigos? Apsaugos darbuotojo pareigos ir atsakomybė
Apsaugos darbuotojo profesija šiandien gana populiari. Ir viskas dėl to, kad šiomis dienomis atsidaro vis daugiau parduotuvių ir prekybos centrų, kuriuose būtina tinkamai užtikrinti tiek darbuotojų, tiek klientų, tiek prekių, tiek pinigų saugumą. Be to, gamykloms, įvairioms savivaldybės įstaigoms ir galybei kitų objektų nuolatos prireikia apsaugos darbuotojų paslaugų. Siūlome šiandien išsamiai pasidomėti, kas įeina į apsaugos darbuotojo pareigas
Kokios yra pagrindinės kario pareigos. Bendrosios karinio personalo pareigos
Kario pareigas aiškiai reglamentuoja įstatymas. Panašios normos nustatytos ne tik karininkams, bet ir kariams, į kurias reikėtų atsižvelgti einant į kariuomenę
