Administracinis personalas yra būtina verslo grandinės grandis

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Iki šiol kai kurie verslininkai mano, kad administracinis personalas yra pinigų švaistymas ir nereikalinga biurokratija. Tačiau toks pareiškimas gali būti teisingas tik labai mažoms įmonėms, kurių vadovas prisiima visas pareigas. Tiesą sakant, administracijos darbuotojai yra svarbi verslo grandinės grandis. Būtent jis organizuoja įmonės darbą, atsako už jos bendravimą su išoriniu pasauliu, už savalaikį sutarčių, užsakymų vykdymą, stebi mokėjimų gavimą.

Net sekretorės, biuro vadovo, asmeninio asistento nebuvimas vieną dieną parodo, kiek versle reikia administracinio personalo. Pareigos, kurias įvardijome aukščiau, yra pagrindiniai tokio tipo darbai. Tačiau jie neapsiriboja šiomis veiklos rūšimis. Kas priklauso administraciniam personalui kartu su sekretoriumi? Tarnautojas, skambučių centro darbuotojas, biuro vadovas, asmeninis asistentas, sekretorė vertėja. Klaidinga manyti, kad bet kas gali atlikti tokį darbą.po trumpų kursų. Norint kokybiškai organizuoti įmonės veiklą, reikalingos ne tik asmeninės savybės, tokios kaip diplomatiškumas, objektyvumas, punktualumas.

Administracinis personalas – tai asmenys, turintys prieigą prie labai svarbios informacijos, nuo kurios dažnai priklauso visos įmonės veikla. Todėl kompetentingas biuro darbas, greitas spausdinimas, tikslumas, sąžiningumas ir organizaciniai įgūdžiai yra tiesiog būtini. Be to, reikalingos specialios žinios. Idealiu atveju administracijos darbuotojai yra darbuotojai, turintys aukštąjį išsilavinimą, nebūtinai specializuoti. Pagrindinis reikalavimas bus gebėjimas tvarkyti svarbią informaciją ir dokumentus.

Biuro vadovas, be reprezentatyvios išvaizdos ir manierų, taip pat turi kompetentingai bendrauti su įmonės lankytojais, nes tarp jų bus ir partnerių, ir potencialių klientų. Kartais tokiam specialistui pavedama ir įmonės prekių ar paslaugų reklama. Bet kokiu atveju visų tarnybų darbą ir bendravimą su vadovu koordinuoja jis. Jis taip pat atsakingas už darbo grafiko laikymąsi, už susitikimų ir derybų grafiką. Asmeninis asistentas padeda vadovui organizuojant komandiruotes po šalį ir užsienį. Verslininkai į šias pareigas stengiasi pasirinkti žmogų, mokantį užsienio kalbas, laikantis dalykinio etiketo, kompetentingą ir punktualų. Paprastai moterys dirba sekretorėmis ir padėjėjomis, tačiau priešingaiPagal populiarų įsitikinimą, ne jaunos, o išsilavinusios ponios, vyresnės nei 25 m. Tačiau biuro vadovas gali būti vyras, viskas priklauso nuo pramonės. Papildomas privalumas bus ne tik darbo patirtis, bet ir profesinės žinios dokumentų valdymo srityje. Stebėtina, bet turint visą gausą kompetentingų ir išsilavinusių specialistų, jaunų universitetų absolventų, surasti kvalifikuotų administracinių darbuotojų nėra lengva. Juk svarbios ne tik specializuotos žinios, bet ir asmeninės savybės: nekonfliktiškumas, objektyvumas, gebėjimas paklusti ir vadovauti, organizaciniai įgūdžiai.