Jauniems specialistams: kaip tinkamai susiūti dokumentus

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Bet kurioje organizacijoje yra daug dokumentų. Ne visiems jiems reikalinga programinė įranga. Pradedantiesiems ši operacija gali būti visiškai nesuprantama ir nepažįstama. Todėl išsiaiškinkime, kaip tinkamai susegti dokumentus ir kodėl apskritai tai būtina.

Kiekvienoje organizacijoje turi būti įdiegta programinė įranga. Ši procedūra užtikrina dokumentų apsaugą ir saugų saugojimą. Nėra konkretaus algoritmo, pagal kurį jis turi būti griežtai vykdomas. Kiekviena organizacija ir skirtingos institucijos turi savo reikalavimus.

Blykstelėjimui jums reikės: dokumentų, adatos su nailoniniais siūlais (arba špagatais), žirklių, klijų, kieto kartono dangtelio ir plombos. Tada vadovaukitės instrukcijomis, kaip tinkamai susegti dokumentus.

1 žingsnis. Parengiamasis etapas. Prieš pradėdami susegti, turite atidžiai apžiūrėti visus dokumentus ir išimti iš jų metalinius daiktus (segėles, sąvaržėlės).

2 veiksmas. Sutvarkykite dokumentus.

3 veiksmas. Tada viršutiniame dešiniajame kampenumerių lapai, o ne puslapiai. Jei kitoje popieriaus pusėje yra informacijos, numeracija atliekama atskirai. Diagramų ar žemėlapių rinkinys, sudarytas iš kelių lapų, laikomas vienu. Atlikus šį veiksmą, tikslus skaičius turėtų būti nurodytas užpakalinėje klijavimo pusėje.

4 veiksmas. Dabar išsiaiškinkime, kaip tinkamai susiūti dokumentus. Kairėje pusėje, laukų centre, griežtai vertikaliai reikia padaryti nuo 3 iki 5 skylių, kad galėtumėte peržiūrėti dokumentus. Tai galima padaryti naudojant įrišimo mašiną, ylą arba gręžti grąžtu arba perforuoti dalis tiksliai skylutėmis.

5 veiksmas. Per skylutes perkiškite du sluoksnius siūlų arba špagatų.

6 veiksmas. Nukreipkite galus iš vidurinės angos iš lapo galo ir pritvirtinkite mazgą. Palikite laisvą 6 centimetrų ilgio siūlą.

7 veiksmas. Įdėkite duomenis ant 4x5 centimetrų dydžio popieriaus: sunumeruotų lapų skaičius, programinės įrangos data. Už dokumentus atsakingas asmuo turi pasirašyti įskaitomai. Po to uždedamas organizacijos antspaudas.

8 veiksmas. Priklijuokite popierių taip, kad jis uždengtų mazgą.

9 veiksmas. Tada vadovas ar kitas įgaliotas darbuotojas patvirtina klijavimą. Spaudinys turi būti ant etiketės ir lapo dalies.

Štai kaip tinkamai susegti dokumentus. Pažymėtina, kad šis algoritmas gali skirtis priklausomai nuo organizacijos pateiktų taisyklių. Visus aukščiau nurodytus veiksmus turi atlikti specialistas, nurodytaspareigybių aprašymai, pareiga sutvarkyti dokumentus.

Laikymo laikas

Pagal įstatymus įmonės privalo užtikrinti pirminių vertybinių popierių saugumą tam tikrą arba labai ilgą laikotarpį. Ilgalaikio turto pradinės savikainos dokumentai saugomi 4 metus po nurašymo. Nuostolius patvirtinanti pelno mokesčio deklaracija turi būti archyvuojama už laikotarpį, už kurį sumažinama mokesčio bazė. Apskaitos informacija apie draudimo įmokas į pensijų fondą, socialinio draudimo fondą ir FFOMS turėtų būti saugoma šešerius metus (28 straipsnio Nr. 212FZ 2 dalis).