Pirminių apskaitos dokumentų sąrašas ir jų įforminimo taisyklės

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Įmonėje kasdien atliekama daug operacijų. Buh alteriai išrašo sandorio šalims sąskaitas ir siunčia joms pinigus, apskaičiuoja atlyginimus, netesybas, skaičiuoja nusidėvėjimą, rengia ataskaitas ir kt. Kasdien išrašoma dešimtys įvairių dokumentų: administracinių, vykdomųjų, pirminių. Paskutinė grupė turi didelę reikšmę įmonės veiklai.

Kas yra „pirminiai dokumentai“?

Kiekvienas organizacijos ūkinio gyvenimo įvykis turi būti patvirtintas popieriuje. Jis susidaro operacijos metu arba iškart po jos pabaigos. Sąrašų sudarymas, atskaitomybė vykdoma remiantis buh alterinės apskaitos pirminiuose apskaitos dokumentuose nurodyta informacija. Jų sąrašas didelis. Straipsnyje apžvelgsime pagrindinius, dažniausiai naudojamusdokumentai.

Kam mums reikia pirminio?

Pirminė dokumentacija yra neatsiejama apskaitos dalis. Kaip minėta aukščiau, jis susidaro sandorio metu arba iškart po sandorio pabaigos ir yra vieno ar kito įmonės ūkinio gyvenimo fakto tikrovės įrodymas.

Vienos operacijos pirminių apskaitos dokumentų sąraše gali būti:

1. Sutartis.
2. Paskyra.
3. Kasos kvitas ar kitas mokėjimo dokumentas.
4. Važtaraštis.
5. Užbaigimo aktas.

Būtina išsami informacija

Šiuo metu yra suvienodintos pirminių apskaitos dokumentų formos. Jie naudojami informacijai apie skirtingas operacijas atspindėti, atitinkamai skiriasi stulpelių sąrašas juose. Tuo tarpu visuose pirminiuose dokumentuose pateikiami vienodi privalomi rekvizitai. Tarp jų:

1. Įmonės pavadinimas.
2. Dokumento pavadinimas (pvz., „Grynųjų pinigų kuponas“).
3. Sukūrimo data.
4. Operacijos, pagal kurią sudaromas dokumentas, turinys. Pavyzdžiui, pildant sąskaitą faktūrą, atitinkamame stulpelyje gali būti nurodyta „Medžiagų perdavimas perdirbti“.
5. Pinigai ir natūralūs rodikliai. Pirmieji naudojami kainoms atspindėti, antrieji – kiekiams, svoriams ir pan.
6. Atsakingų darbuotojų pareigos („vyriausiasis buh alteris“, „sandėlininkas“ir kt.).
7. Asmenų, dalyvaujančių sandoryje, parašai.

Svarbus momentas

Pirminis dokumentas, kuriame yra visa reikalinga informacija, turi juridinę galią.

Atkreipkite dėmesį, kad tinkamai įforminti dokumentai gali būti naudojami teisminiuose procesuose kaip pretenzijų pagrįstumo (arba negaliojimo) įrodymas. Daugelį dokumentų surašo rangovai. Būtina atidžiai patikrinti registracijos teisingumą ir jokiu būdu nedėti parašų tiekėjams (rangovams ir pan.), jei jie to nepadarė.

Pirminiai dokumentai turi būti kruopščiai saugomi.

Ar man reikia pirminio antspaudo?

Praktikoje daugelis sandorio šalių teigia, kad jos nėra TTN formoje ir kai kuriuose kituose dokumentuose. Primename, kad nuo 2015 m. dauguma organizacijų atleidžiamos nuo prievolės turėti antspaudą. Tokios įmonės gali ja naudotis savo nuožiūra. Jei taip, tada informacija apie jos buvimą turi būti įrašyta apskaitos politikoje.

Tuo atveju, jei sandorio šalis reikalauja naudoti antspaudą registruodama pirminį, o įmonė turi teisę jo nedėti dėl teisinių priežasčių, kitai sandorio šaliai turi būti išsiųstas raštiškas pranešimas su nuorodomis į tai reglamentuojančius teisės aktus. problema.

Sutartis

Jei sandorio šalis yra ilgalaikė partnerė, tai visiškai įmanoma sudaryti kelių sandorių sutartį. Šiuo atveju svarbu aiškiai apibrėžti įsipareigojimų įvykdymo terminus, skaičiavimo eiliškumą ir tvarką bei kitus niuansus. Sutartis gali būti sudaroma dėl prekių pardavimo, paslaugų teikimoarba gamybos darbai. Verta pasakyti, kad civilinė teisė leidžia sudaryti sutartį ir žodžiu. Tačiau verslo veikloje paprastai naudojamos rašytinės sutarčių formos.

Sąskaita faktūra

Šiame dokumente tiekėjas nurodo sumą, kuri turi būti pervedama sandorio šaliai už prekes, paslaugas ar darbus. Atliekant mokėjimą pagal numatytuosius nustatymus daroma prielaida, kad subjektas sutinka su operacija.

Sąskaita faktūra turi būti pateikta:

1. Dokumento pavadinimas.
2. Paslaugų (prekių, darbų), už kurias mokama, pavadinimas.
3. Mokestis.
4. Bendra suma.
5. Išsami mokėjimo informacija.

Šiuo metu visas apskaitos dokumentų sąrašas yra 1C programoje, todėl jie apdorojami automatiškai.

Atminkite, kad sąskaita faktūra yra mažai vertinga reguliavimo institucijoms. Jame pardavėjas nustato nustatytą kainą. Buh alterio pozicijoje sąskaita yra svarbiausias pirminis dokumentas, kurio pagrindu formuojami apskaitos įrašai.

Sąskaita faktūra veikia kaip sąskaitos faktūros tipas. Šiame dokumente yra speciali eilutė PVM sumoms nurodyti.

Mokėjimo dokumentai

Apmokėjimo faktą galite patvirtinti kasos kvitu ar kitu panašiu dokumentu. Apmokėjimas patvirtina apmokėjimo už prekių tiekimą, paslaugas, darbus faktą. Konkretus dokumento tipas parenkamas priklausomai nuo metodomokėjimas: grynais arba banko pavedimu.

Vienas populiariausių atsiskaitymo dokumentų yra mokėjimo nurodymas. Tai sąskaitos turėtojo nurodymas bankui pervesti lėšas į nurodytą sąskaitą. Dokumentas gali būti naudojamas atsiskaitant už paslaugas, prekes, mokant avansą, grąžinant paskolą ir pan.

Esant atskaitymams į biudžetą, užpildomas 22 laukas „Kodas“. Mokėjimo nurodyme šiame stulpelyje nurodomas UIN (unikalus identifikatorius). Jo dėka fiskalinė institucija pripažįsta mokėtoją.

Mokėjimo nurodymo laukelį „Kodas“galima užpildyti įvairiais būdais. Tai priklauso nuo to, kaip tiksliai subjektas vykdo savo įsipareigojimus biudžetui: savo noru ar reguliavimo institucijos prašymu.

Važtaraštis

TTN formą surašo siuntėjas. Važtaraštis yra prekių perdavimo gavėjui pagrindas. Dokumentas surašytas 4 egzemplioriais. Pagal TTN pardavėjas atsižvelgia į pardavimą, o pirkėjas gauna prekių pristatymą.

Atkreipkite dėmesį, kad TTN surašomas vežant prekes įmonės jėgomis. Jei transportavimą vykdo trečiosios šalies įmonė, išduodama 1-T forma.

Kitas svarbus dalykas: TTN informacija turi sutapti su informacija sąskaitoje faktūroje.

Atliktų darbų aktas

Šis dokumentas yra sudarytas tarp kliento ir tiekėjo. Aktas yra darbų atlikimo, paslaugų suteikimo už sutartą kainą patvirtinimas sutartyje nustatytais terminais. Paprasčiau tariant, tairangovo ataskaita užsakovui.

Šiuo metu vieninga akto forma nepatvirtinta. Įmonė turi teisę pati parengti formą ir įrašyti ją apskaitos politikoje.

Pagrindinės veiksmo detalės yra:

1. Įregistravimo apskaitos įrašuose numeris ir data.
2. Sudarymo data.
3. Sutarties, pagal kurią formuojamas aktas, detalės.
4. Terminas, apimtis, darbo kaina.
5. Išsami sąskaitos, už kurią reikia mokėti, informacija.
6. Užsakovo ir rangovo pavadinimas.
7. Sandorio šalių parašai.

Aktas visada surašomas dviem egzemplioriais.

M-15 forma

Ši santrumpa naudojama kalbant apie išsiunčiamų prekių išrašymo sąskaitą faktūrą. Pažymėtina, kad šis dokumentas nėra privalomas, tačiau dažnai juo naudojasi įmonės.

Sąskaita už medžiagų išleidimą į šoną išrašoma, jei reikia perkelti vertybes iš pagrindinės (pagrindinės) buveinės į nuotolinius padalinius ar kitas įmones (jei yra specialus susitarimas).

Formos taisyklės M-15

Pirmoje darbo dalyje, atsižvelgiant į įmonės dokumentų srautą, priklijuojamas numeris. Čia taip pat turėtumėte nurodyti visą įmonės pavadinimą ir OKPO.

Pirmoje lentelėje atsispindi dokumento data, operacijos kodas (jei naudojama atitinkama sistema), struktūrinio padalinio pavadinimas, sąskaitą faktūrą išrašančios įmonės veiklos sritis.

Panašiainurodoma informacija apie gavėją ir už pristatymą atsakingą asmenį. Toliau pateikiama nuoroda į dokumentą, pagal kurį išrašoma sąskaita. Tai gali būti sutartis, užsakymas ir pan.

Pagrindinėje lentelėje 1 ir 2 stulpeliuose nurodoma visų nurašytinų medžiagų apskaitos subsąskaita ir analitinės apskaitos kodas.

Toliau 3-15 stulpeliuose įvedami šie duomenys:

• medžiagų pavadinimas su individualiomis savybėmis, prekės ženklas, dydis, klasė;
• atsargos numeris (jei jo nėra, langelis neužpildytas);
• vieneto kodas;
• matavimo vieneto pavadinimas;
• perduotų prekių kiekis;
• informacija apie faktiškai išleidžiamus iš sandėlio objektus (užpildo sandėlininkas);
• bendra medžiagų kaina;
• kaina be PVM;
• Paskirta PVM suma;
• bendra kaina, įskaitant PVM;
• medžiagos inventoriaus numeris;
• paso numeris (jei yra);
• įrašyti numerį pagal sąskaitos kortelę.

Sąskaitą pasirašo buh alterė, darbuotojas, atsakingas už vertybių išleidimą iš sandėlio, ir gavėjas.

Išankstinės ataskaitos „1C“

Ataskaitų dokumentų formavimas yra vienas dažniausių buh alterio veiksmų. Daugelis atsiskaitymų grynaisiais yra atliekami pagal išankstinius dokumentus. Tai apima kelionės išlaidas, namų ūkio pirkinius ir kt.

Dažnai įmonės darbuotojai iš kasos gauna lėšų buities išlaidoms. Įsigiję reikiamas vertybes (pavyzdžiui, raštinės reikmenis), darbuotojai atsiskaito ir pateikia tai patvirtinančius dokumentus buh alterijai.

Buh alteris savo ruožtu visas išlaidas turi fiksuoti apskaitos sistemoje. „Išankstines ataskaitas“galite atidaryti „1C“skiltyje „Bankas ir kasa“, poskyryje „Kasa“. Naujas dokumentas įvedamas mygtuku „Sukurti“.

Formos viršuje nurodyta:

1. Įmonės pavadinimas.
2. Sandėlis, kuriame bus įskaitytos naujai gautos vertybės.
3. Darbuotojas praneša apie lėšas, gautas pagal ataskaitą.

Dokumente yra 5 žymės. Skiltyje „Avansai“pasirinkite dokumentą, kuriam buvo išduotos lėšos:

1. Pinigų dokumentas.
2. Išlaidų grynųjų pinigų orderis.
3. Debetas iš sąskaitos.

Jei prekės buvo pirktos už išduotas lėšas, jos atsispindi skirtuke tuo pačiu pavadinimu. Skiltyje „Konteineris“nurodykite informaciją apie grąžinamą tarą (pvz., vandens butelius). Skirtuke „Mokėjimas“rodoma informacija apie grynuosius pinigus, sumokėtus tiekėjams perkant objektą arba išduotus už būsimą pristatymą.

Skiltyje „Kita“nurodomi kelionės išlaidų duomenys: dienpinigiai, kuro išlaidos, bilietai ir kt.

„Universali“forma

Pirminių apskaitos dokumentų sąraše yra vienas popierius, kurį galima naudoti įvairiose situacijose. Jis naudojamas formuojant tiek apskaitą, tiekmokesčių ataskaitų teikimas. Tai apie buh alteriją. Forma reikalinga, jei reikia, norint ištaisyti padarytą klaidą. Be to, dokumentas reikalingas atliekant operacijas, kurioms reikia paaiškinimų, paskaičiavimo atspindėjimo, operacijų patvirtinimo, jei nėra kitų popierių.

Niuansai

Verta pasakyti, kad įmonė turi teisę patvirtinti operacijų, kurioms nereikia įforminti standartinių (standartinių, vieningų) formų, įvykdymą ne pažyma, o per savarankiškai sukurtą pirminę apskaitą. dokumentus. Tačiau jų sąrašas turėtų būti nustatytas įmonės finansinėje politikoje.

Pažymos sudarymo taisyklės

Viena vieninga šio dokumento forma nepatvirtinta. Atitinkamai, specialistai gali jį sudaryti laisva forma arba naudoti įmonėje sukurtus šablonus. Tarp privalomos informacijos, kuri turi būti sertifikate, reikia pažymėti:

1. Informacija apie įmonę.
2. Sukūrimo data ir priežastys.
3. Pirminiai apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai, prie kurių pridedama pažyma.
4. Atsakingo darbuotojo parašas.

Galite rašyti ant įprasto b alto A4 formato lapo arba įmonės firminio blanko.

Kompiliuodami turite būti labai atsargūs, kad nepadarytumėte klaidų. Kuo išsamesnė nuoroda, tuo mažiau inspektoriams kyla papildomų klausimų.

Dokumente, žinoma, turi būti tik patikima informacija. Jei, perbus nustatytos rašybos klaidos, patartina dar kartą surašyti pažymą.

Saugyklos funkcijos

Viskas, kas susiję su pirminiais apskaitos dokumentais, įmonėje turi būti saugoma ne trumpiau kaip 5 metus. Šis laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo ataskaitinio laikotarpio, kurį buvo išduoti dokumentai, pabaigos datos.

Papildoma

Pirminė gali būti išduota popierine arba elektronine forma. Pastaruoju metu vis daugiau įmonių renkasi elektroninį dokumentų valdymą. Tai suprantama: popieriams apdoroti ir išsiųsti reikia daug mažiau laiko.

Elektroniniai dokumentai turi būti patvirtinti skaitmeniniu parašu (patobulintas arba įprastas – susitarus tarp sandorio šalių).

Atsakomybė

Pirminė dokumentacija yra svarbiausias įmonės verslo gyvenimo elementas. Jei jo nebus, įmonei gresia rimtos reguliavimo institucijos sankcijos. Nustačius klaidas pirminėje dokumentacijoje, netikslią informaciją, taip pat bus taikomos nuobaudos.

Už taisyklių pažeidimą baudžiama ne tik PM, bet ir Administracinių nusižengimų kodeksu. Jei yra pagrindas, k altininkai taip pat gali būti patraukti baudžiamojon atsakomybėn.

Išvada

Įmonės darbe gali būti naudojami įvairūs dokumentai. Tuo pačiu metu kai kurie iš jų gali turėti vieningą formą, o kai kurie gali būti sukurti savarankiškai įmonės. Tačiau, nepaisant to, dokumentuose turi būti pateikta visa reikalinga informacija.

Kai kurios įmonės naudoja kombinuotus dokumentus. Kalbakalbame apie vieningas formas, papildytas pagal organizacijos veiklos specifiką.

Įmonės apskaitos politikoje svarbu atspindėti pasirinktas pirminės dokumentacijos rūšis. Vykdant įmonės veiklą gali iškilti naujų dokumentų poreikis. Jei juos sukūrė įmonė, jie turi būti paminėti apskaitos politikoje.

Atkreipkite dėmesį, kad sandorio šalis taip pat gali savarankiškai kurti tam tikras vertybinių popierių formas. Finansinėje politikoje būtina nurodyti, kad įmonė priima tokius dokumentus iš sandorio šalių.

Norėdami įrašyti daug operacijų, organizacijos negali naudoti vieningų pirminės dokumentacijos formų. Tačiau jei kalbame apie grynųjų pinigų operacijas, tai jos vykdomos tik patvirtintais pavedimais ir kitais mokėjimo dokumentais.