Apskaitos dokumentai yra Buh alterinės apskaitos dokumentų registravimo ir saugojimo samprata, taisyklės. 402-FZ „Dėl apskaitos“. 9 straipsnis. Pirminiai apskaitos dokumentai

2025 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2025-01-24 13:20

Tinkamas apskaitos dokumentų įforminimas yra labai svarbus apskaitos informacijos formavimo ir mokestinių prievolių nustatymo procesui. Todėl būtina su dokumentais elgtis ypač atsargiai.

Apskaitos paslaugų specialistai, smulkaus verslo atstovai, tvarkantys nepriklausomą apskaitą, turėtų žinoti pagrindinius popierių kūrimo, projektavimo, judėjimo, saugojimo reikalavimus.

Dokumento koncepcija

Buh alterinę apskaitą reglamentuojantys norminiai aktai neatskleidžia dokumento sąvokos. Todėl verta naudoti apibrėžimą, nustatytą GOST R ISO 15489-1-2007.

Apskaitos dokumentai yra identifikuojanti informacija, įrašyta į medžiagų laikiklį, sukurta, gauta ir saugoma asmens ar organizacijos kaip įrodymas, patvirtinantis verslo veiklą ar teisinę veiklą.įsipareigojimai.

Pirminiai dokumentai yra dokumentai, kuriuose yra š altinio duomenų apie procesus ir operacijas. Tai yra apskaitos dokumentai, kurie yra apskaitos įrašų pagrindas.

Pirminiai apskaitos dokumentai – tai dokumentai, kuriais registruojami ūkinės veiklos faktai. Šią federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“sampratą reglamentuoja straipsniai.

Pagrindinis jų sudarymui keliamas reikalavimas yra tas, kad jie turi būti surašyti tada, kai atliekamas ūkinės veiklos faktas arba iš karto po jo užbaigimo (jei įmanoma).

Pagrindiniai dokumentai

Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas ūkinės operacijos metu, o jei tai neįmanoma, iškart po jos užbaigimo.

Pagrindiniai pirminiai dokumentai yra:

1. Važtaraštis, kurio forma TORG-12.
2. RKO ir PKO.
3. Apskaitos nuoroda.
4. Išlaidų ataskaita.

Pirminių dokumentų įvairovė

Jokiame norminiame akte nėra apskaitos dokumentų grupavimo ir klasifikavimo. Galima išskirti šiuos apskaitos dokumentų tipus, tai yra dokumentai, kuriuose atsižvelgiama į:

1. Jų sudarymo vietos: išorinė ir vidinė.
2. Taikomos dokumentinės formos: nevienodos (sukurtos pagal formas, kurias savarankiškai sukūrė organizacija), vieningos (sukurtos pagal albume esančias formasvieningos formos).
3. Informacijos laikmenos tipas: elektroninis ir popierinis.
4. Duomenų apimtis: suvestinė ir pirminė.
5. Įsipareigojimų tipas, apskaitos sritys, turtas: grynųjų pinigų operacijų apskaita, darbo užmokesčio kaupimo ir išmokėjimo apskaita, atsargų apskaita, ilgalaikio turto apskaita ir kt.

Pirminės apskaitos formos

Registracija apskaitos dokumentų apskaitoje – tai visų pirma vieningų ir savarankiškai parengtų formų naudojimas. Daugelio vieningų nuo 2013 m. naudojimas nėra privalomas.

Visas pirmines formas turi patvirtinti organizacijos vadovas. Šiuo metu šie dalykai yra privalomi:

1. Pagal Krovinių vežimo paslaugų apskaitą (Vyriausybės 272-P).
2. Pagal darbo apskaitą, jo apmokėjimą (Valstybinio statistikos komiteto 1-P).
3. Grynųjų pinigų operacijų apskaita (Valstybinio statistikos komiteto 88-P, Rusijos Federacijos banko 3210-U).

Mokėjimo nurodymui taip pat pateikiama standartinė forma. Vieningų formų išdavimo procese privaloma pildyti apskaitos dokumentus, būtent visus pateiktus stulpelius (eilutes). Jei trūksta informacijos, atitinkamame stulpelyje reikia įterpti brūkšnelį.

Verta atkreipti dėmesį į tai, kad organizacijose vis dar naudojami apskaitos dokumentai, kurių šiuo metu nereikia. Atsižvelgiant į vidinius įmonės poreikius, šios formos gali būti galutinai pildomos. Juos galima padaryti tinkamesnius ir patogesnius konkrečiai verslo veiklai fiksuoti. Pavyzdžiui, galiteAtsisakykite spausdinimo reikmenų ir ženklų priekinėje ir galinėje pusėse.

Pirminių apskaitos dokumentų tvirtinimas

Organizacijos privalo patvirtinti taikomas pirmines formas (4 dalis 1/2008-PBU). Tačiau svarbu atsiminti, kad nepakaks vien susieti su Uniform Forms albumu.

Apskaitos politikoje turėtų būti nurodytos konkrečios dokumentų rūšys iš albumų, kuriuos organizacija naudos, bei asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius dokumentus, sąrašas.

Formos taip pat gali būti patvirtintos pagal kitus vietinius teisės aktus. Pavyzdžiui, įsakymas patvirtinti pirminių apskaitos dokumentų formas. Apskaitos politikoje turi būti nuoroda į tokį užsakymą.

Reikalingi apskaitos dokumentų duomenys

402-FZ reglamentuoja pirminių apskaitos dokumentų privalomų rekvizitų reikalavimus. Yra septynios tokios detalės:

1. Dokumento data.
2. Jo vardas.
3. Ūkio subjekto, surašiusio dokumentą, pavadinimas.
4. Verslo faktų turinys.
5. Piniginio arba natūralaus matavimo suma (su vienetais).
6. Už sandorį atsakingų asmenų pareigybių pavadinimai.
7. Parašai su atsakingų asmenų nuorašais.

Kai kurie dokumentai, kurie nėra pirminiai dokumentai, gali būti naudojami kaip tokie.

Jei organizacija atspindi nuomos kainą, tai tokie apskaitos dokumentai yra aktai ir nuomos sutartis. Civilinio kodekso 611 ir 622 straipsniainustatyti, kad tokiu atveju turi būti surašomi dvišaliai pranešimo objekto priėmimo ir perdavimo aktai. Jei svarstysime Civilinio kodekso 753 straipsnį, tai vienašalio pobūdžio aktai gali būti pirminiai dokumentai.

Apskaitos dokumentacija

Svarbu atsižvelgti į ypatingus atvejus, kurie dažnai pasitaiko rengiant dokumentaciją.

Plombų naudojimo atsisakymas. Pagrindinė antspaudo paskirtis – patvirtinti atsakingo asmens parašą. Nuo 2015 m. įmonės neprivalo ženklinti. Informacija apie spaudą turėtų būti atspindėta organizacijos įstatuose (82-FZ). Antspaudas reikalingas tik tada, kai to reikalaujama pagal federalinius įstatymus.

Jis turi būti ant šių dokumentų: dvigubų sandėlio pažymų, nelaimingų atsitikimų darbe aktų, muitinei pateiktų dokumentų, įgaliojimo, leidžiančio atstovauti juridinio asmens interesams teismuose.

Plombas nėra privalomas rekvizitas, tačiau jo buvimas gali būti numatytas pirminio apskaitos dokumento formoje, kurią tvirtina verslo subjekto vadovas.

Dokumentai surašyti užsienio kalba. Į apskaitą galima priimti dokumentus tik rusų kalba. Jei dokumentas surašytas kita kalba, tada turi būti vertimas į rusų kalbą ir jis turi būti eilutė po eilutės. Vertimo patvirtinimas nereikalingas, išskyrus Hagos konvencijoje numatytus atvejus:

1. Ne rubliniai metrai pirminiuose apskaitos dokumentuose. Išlaidų duomenys apskaitos dokumentuose gali būti atspindėti sutartiniais vienetais, valiuta, rubliais.
2. Pagrindinis elektronine forma.

402-FZ leidžia verslo subjektams pirminius dokumentus išduoti ne tik popierine, bet ir elektronine forma.

Elektroniniame dokumente turi būti visi reikalingi apskaitos dokumentams nustatyti rekvizitai, taip pat elektroninis parašas.

Elektroniniai parašai yra trijų tipų – paprasti, patobulinti nekvalifikuoti, sustiprinti kvalifikuoti. Finansų ministerijos teigimu, galima naudoti bet kurį iš šių trijų parašų.

Įgaliojimas pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus

Organizacijos darbuotojas turi teisę pasirašyti, jeigu yra surašytas vienas iš šių dokumentų:

1. Įgaliojimas pasirašyti pirminį (Civilinio kodekso 185-189 str.).
2. Užsakymas dešinėje pasirašyti.

Palyginus su įsakymu, suteikiančiu teisę pasirašyti, įgaliojimas gali būti išduodamas ir asmenims, kurie nėra organizacijos darbuotojai. Šalims susitarus, pirminiams dokumentams pasirašyti gali būti naudojama faksimilė (Civilinio kodekso 160 str.).

Apskaitos darbo eigos grafikas

Darbo eigos grafikas yra apskaitos dokumentų kūrimo, perkėlimo, apdorojimo, saugojimo procedūrų aprašymas, kuris gali būti lentelės arba diagramos pavidalu. Grafikas gali būti patvirtintas kaip apskaitos politikos priedas arba kaip lokalinis norminis aktas. Antruoju atveju apskaitos politikoje turi būti nuoroda į šį aktą.

Darbo eigos tvarkaraštis būtinai turi atspindėti:

1. Terminai, per kuriuos dokumentai turi būti rengiami, perduodami, tvarkomi, saugomi.
2. Asmenų, atsakingų už veiklą, pareigybės, nurodytos darbo eigos grafike (Finansų ministerijos 105-P).

Pirminės dokumentacijos apskaitos žurnalas

Tokio žurnalo vedimas yra labiau racionalaus dokumentų valdymo, o ne apskaitos taisyklė. Jis reikalingas buh alterinės apskaitos dokumentų – gaunamų ir išsiunčiamų pirminių dokumentų registravimui. Specialistai pataria panašų žurnalą vesti tais atvejais, kai apskaita vykdoma nenaudojant specializuotų apskaitos programų.

Pavyzdžiui, naudojant 1C, dokumentacijos žurnalas gali būti sugeneruotas ir išspausdintas, kai tik reikia. Taigi, gavimo dokumentų registre bus rodomi tiekėjų dokumentai, o kasos dokumentų registre atitinkamai – įmonės kasos dokumentacija.

Apskaita, skirtingai nei mokesčių apskaita, leidžia atspindėti ūkinės veiklos faktus, kai nėra pirminių apskaitos dokumentų, bet tik tuo atveju, jei jie vis tiek gaunami vėliau.

Šiuo atveju ūkinės veiklos faktai turėtų būti fiksuojami naudojant numatomą vertę. Kai dokumentas gaunamas, jis neatšaukiamas. Tereikia patikslinti jo gavimo datą.

Šis metodasreglamentuoja Finansų ministerijos 21/2008-PBU, 119n-P, AKPI16-443-R VS.

Su tarpininkavimo sandoriais susiję dokumentai yra šios procedūros išimtis. Tarpininkas privalo perduoti visą dokumentaciją. Tais atvejais, kai baigto sandorio aktas surašytas su klaidomis ar netikslumais, atstovaujamasis gali turėti teisę per 30 dienų nuo jo gavimo dienos pareikšti prieštaravimus (Civilinio kodekso 999, 1008 straipsniai).

Apskaitos dokumentų saugojimas ir naikinimas

Pirminės saugojimo tvarką nustato Kultūros ministerijos 558-P. Bendras dokumentų saugojimo laikotarpis pagal 402-FZ „Dėl apskaitos“9 straipsnį yra 5 metai. Už dokumentacijos saugojimo organizavimą atsakingas įmonės vadovas.

Kai kurie dokumentai turėtų būti saugomi ilgesnį laiką:

1. Apie kilnojamojo turto įsigijimą – ne mažiau kaip 10 metų.
2. Dėl sandorių su nekilnojamuoju turtu – neribotam laikui.
3. Dividendų išmokėjimas ir kelionių pažymėjimai už verslo keliones Tolimojoje Šiaurėje – 75 metai.

Jei pasibaigė vidinių įrašų galiojimo laikas, jie gali būti sunaikinti. Sprendimą dėl naikinimo galimybės turėtų priimti ekspertų komisija, sudaryta kasmet arba veikianti nuolat. Remiantis tokios komisijos veiklos rezultatais, turėtų būti surašytas aktas, kuriame atsispindėtų naikintinų dokumentų sąrašas.

Įmonė gali likviduoti dokumentaciją pati arba perdavusi ją specializuotaiorganizacija.

Atsakomybė už pirminių dokumentų saugojimą

Už šiurkščius apskaitos ir finansinės atskaitomybės reikalavimų pažeidimus numatytos baudos. Vienas grubiausių dokumentų – ūkio subjekto privalomų pirminių apskaitos dokumentų, apskaitos registrų, finansinių ataskaitų, audito išvados trūkumas.

Nustačius tokius pažeidimus, skiriamos tokio dydžio baudos:

1. Pareigūnams - 5-10 tūkstančių rublių.
2. Pakartotinis pareigūnų pažeidimas - 10-20 tūkstančių rublių arba diskvalifikacija 1-2 metams.