Kas yra pirminiai apskaitos dokumentai? Užpildymo apibrėžimas, tipai, savybės ir reikalavimai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Bet kurios įmonės apskaita yra susijusi su pirminių ataskaitų teikimu. Pirminės apskaitos dokumentų sąrašas apima keletą privalomų dokumentų. Kiekvienas iš jų yra susijęs su verslo proceso etapais. Jei organizacijos darbuotojai netvarko pirminės dokumentacijos „1C: Buh alterinė apskaita“, įmonei gresia apčiuopiamos sankcijos.

Kas tai?

Pirminės apskaitos dokumentų apskaita yra svarbiausias prioritetas. Visą veiklą, vykdomą šia kryptimi, reglamentuoja federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“. Taigi, devinto skyriaus pirmoje pastraipoje sakoma, kad bet koks teisingai suformuotas ir vadovybės patvirtintas popierius, atspindintis įvairius įmonės ūkinės veiklos epizodus, gali būti vadinamas pirmine dokumentacija. Beje, šie epizodai vadinasi:

• pinigų gavimas už suteiktas prekes ar paslaugasįmonė;
• lėšų už gautas prekes ir medžiagas pervedimas.

Taigi, be privalomo buh alterinės apskaitos pirminės dokumentacijos sąrašo, yra ir papildomas. Paprastai jis surašomas įmonės vadovybės prašymu. Ir jie įveda formas, kuriose yra informacija apie tarpusavio užskaitymus, kurie neturi finansinio pagrindo.

Darbo su pirminiais dokumentais buh alterinėje apskaitoje ypatybės

Pirmas dalykas, į kurį turėtumėte atkreipti dėmesį, yra tai, kad visos „pirminės“formos turi būti susietos su lėšų pervedimu. Todėl į šį sąrašą neturėtumėte įtraukti įgaliojimo gauti dokumentus.

Šio tipo popierius saugomas mažiausiai penkerius metus nuo pasirašymo datos. Mokestinių patikrinimų metu inspektorius reikalauja pirminių dokumentų nuo vienerių iki trejų metų. Taigi ilgesnio laikotarpio dokumentai gali būti siunčiami saugoti į archyvą. Po penkerių metų juos galima visiškai išmesti. „Pirminės“naikinimas vykdomas vadovaujantis įmonės vidaus įstatais ir šalies teisės aktais. Ši procedūra yra gana sudėtinga ir užima daug laiko. Todėl daugelis įmonių išlaiko „pirminę“tol, kol yra vietos apskaitos skyriuje. Dokumentų saugojimo laikotarpis archyve Rusijoje nėra ribojamas.

Sąrašas

Norėdami suprasti, kas yra pirminė apskaitos dokumentacija, turite žinoti, kokių tipų dokumentai jie apima. Reikėtų prisiminti tą kalbąyra apie popierius, susijusius su lėšų judėjimu. Štai sąrašas to, kas įtraukta į pirminius apskaitos dokumentus:

1. Sutartis.
2. Mokėjimo sąskaita faktūra.
3. Pinigų ir pardavimo kvitai.
4. Griežtos ataskaitų formos.
5. Aktai.
6. Sąskaitos faktūros.

Daugiau informacijos apie kiekvieną iš šių pirminių dokumentų pateikiama tolesnėse pastraipose.

Sutartis

Šis punktas sukelia daug ginčų tarp apskaitos skyriaus darbuotojų. Faktas yra tas, kad pirminė dokumentacija buh alterijoje bet kokiu atveju turėtų būti saugoma, tačiau sutartys kartais baigiasi su teisininkais ar net personalo skyriuje. Tačiau yra ir kita medalio pusė. Juk būtent sutartis yra pagrindas sandoriui, susijusiam su pinigų srautų judėjimu.

Sąskaita faktūra

Ši forma yra susijusi su pirminiais apskaitos skyriaus dokumentais. Kas yra sąskaita, žino kiekvienas verslo proceso dalyvis. Iš tikrųjų šis dokumentas yra lėšų pervedimo už gautas prekes ar paslaugas pagrindas. Jei viena iš šalių priima sąskaitą, tai reiškia, kad ji tyliai sutinka su sandoriu. Jame taip pat gali būti informacijos apie ankstesnį susitarimą. Sąskaitoje nurodyti ne tik šie duomenys, bet ir lėšų grąžinimo tvarka, esant tokiam poreikiui.

Važtaraštis

Šis darbas yra vienas ryškiausių buh alterinės apskaitos pirminės dokumentacijos atstovų. Esmė ta, kad įjame nurodomas visas pirkėjui išsiųstų prekių sąrašas. Šiuo atveju kalbame ir apie gatavus gaminius, ir apie žaliavas. Važtaraštis surašomas neriboto egzempliorių skaičiaus. Šis momentas neturi aiškaus reguliavimo ir iš tikrųjų pagrįstas tik tuo, kiek partijoms reikia tokio dokumento. Tai yra, kiek sandorio dalyvių, tiek kopijų turėtų būti pateikta. Verta prisiminti, kad galioja tik tie blankai, ant kurių yra pasirašytas atsakingo asmens parašas. Antspaudo ar antspaudo šiuo atveju nereikia.

Priėmimo-perdavimo aktas

Paprasti šio skyriaus darbuotojai buh alterijoje užsiima pirminės dokumentacijos tvarkymu. Dažniausiai kaip patvirtinamąjį dokumentą gauna atliktų darbų (paslaugų) pažymas. Šis dokumentas, kaip rodo jo pavadinimas, yra surašytas suteikus paslaugas ar atlikus darbus. Priėmimo ir perdavimo aktas, pasirašytas dvišaliu, laikomas galiojančiu. Pasitaiko atvejų, kai viena iš sandorio šalių atsisako patvirtinti dokumentą. Tokiu atveju formą gali patvirtinti tik viena šalis, tačiau su sąlyga, kad ją pasirašant dalyvaus stebėtojai. Be pagrindinės informacijos, priėmimo ir perdavimo akte gali būti patikslinančio ar patikslinančio pobūdžio duomenų. Paprastai jie įrašomi į specialiai suformuotą lentelę. Kalbant apie antspaudo patvirtinimą, tai visada sveikintina, bet jei nėra spaudinio, tai nedaro popieriaus negaliojančio. Verta atkreipti dėmesį, kad buh alterinėje apskaitoje tvarkant pirminę dokumentaciją – ilgalaikio turto judėjimą atspindintį aktąįmonės taip pat turėtų būti įtrauktos į pirminių dokumentų sąrašą.

Atlyginimas

Šio tipo pirminiai dokumentai atspindi lėšų judėjimą tarp įmonės ir jos darbuotojų. Be bazinio darbo užmokesčio dydžio, į jį įeina visi priedai ir kompensacijos. Šioje situacijoje pareiškimo liudytojas yra vyriausiasis buh alteris kartu su įmonės vadovu. Kad dokumentas galiotų ir įsigaliotų, jis turi būti antspauduotas. Jei to nepadarysite, forma gali būti laikoma negaliojančia. Verta paminėti, kad dviejuose anksčiau pateiktuose dokumentuose šis antspaudas yra neprivalomas.

Grynųjų pinigų dokumentai

Šiame sąraše yra šios formos:

• kvito užsakymas,
• mokėjimo pažyma,
• kasos knyga.

Šiuose pirminiuose dokumentuose yra pati išsamiausia informacija apie lėšų judėjimą. Grynųjų pinigų orderiai skirstomi į keletą tipų. Taigi, buh alterijos darbe dažniausiai naudojami KO-1, KO-2 ir KO-4. Jie atspindi visus organizacijos ekonominio gyvenimo faktus. Taigi inspektoriai mokesčių audito metu jiems yra išrankiausi. Be šių tipų, yra formos KO-3 ir KO-5. Trečias – kasos orderių registras, o penktajame atsižvelgiama į grynųjų pinigų judėjimą įmonėje. Paprastai tokio tipo pirminei dokumentacijai inspektoriai skiria daug mažiau dėmesio. Kalbant apie jų saugojimą ir registravimą, šie procesaiatliekama bendra tvarka.

Atskyrimas priklausomai nuo operacijos etapo

Bet kuri operacija yra padalinta į tris etapus. Ir kiekvienas iš jų turi specifinius dokumentus.

Pirma, šalys visada susitaria dėl sandorio sąlygų. Šiuo metu jie sudaro sutartį ir išrašo sąskaitas faktūras apmokėjimui. Po to viena iš šalių įmoka pagal pareikalavimą. Ir tai pagrįsti, mokėtojas privalo pateikti patvirtinamuosius dokumentus. Jei lėšos buvo siunčiamos iš einamosios sąskaitos, reikia pateikti išrašą. Jei atsiskaitoma grynaisiais, patvirtinama pateikiant kasos čekius, griežtas ataskaitų formas ar kvitus. Galutinis bet kurio sandorio etapas yra mokamų prekių ar paslaugų teikimas. Šis momentas turi būti patvirtintas atliktų darbų (paslaugų) aktu arba važtaraščiu, jei kalbame apie įvairias prekes.

Užpildykite reikalavimus

Norint tinkamai darbo eigai, neužtenka vien žinoti, kas yra pirminė apskaitos dokumentacija. Svarbu atsižvelgti į pagrindinius jo pildymo reikalavimus. Visų pirma, kiekviena forma turi turėti savo pavadinimą. Taip pat dokumento rengėjas privalo nurodyti šių ataskaitų sudarymo datą ir įmonės pavadinimą. Įmonė reiškia tiekėją, rangovą arba pirkėją. Banko duomenis,buh alterijoje atskirose pirminės dokumentacijos stulpeliuose taip pat rodomi pareigūnų inicialai ir operacijos pavadinimas. Visi žino, koks yra operacijos pavadinimas, tik atminkite, kad ši reikšmė turi būti išreikšta kiekybine forma. Paskutinis momentas ruošiant šio tipo popierių – atsakingų asmenų parašas ir antspaudas.

Redagavimas

Tvarkydamiesi su daugybe dokumentų darbuotojai dažnai daro klaidų. Jie turi būti ištaisyti pagal įstatymų nustatytas taisykles. Yra dviejų tipų redagavimas:

1. Už griežtą atskaitomybę. Jei formoje reikia atlikti nedidelį pataisymą, atsakingas asmuo privalo perbraukti neteisingą eilutę plona linija ir ant jos nurodyti teisingą įrašą. Norint patvirtinti popieriuje padarytų pakeitimų teisingumą, būtina parašyti „Pataisytas įsitikinimas“ir blanką patvirtinti pareigūno parašu ir antspaudu. Jei dokumento negalima taisyti taškiškai, atsakingas asmuo privalo perbraukti neteisingai sudarytą formą nuo kampo iki kampo plona raudona linija. Taip pat turi būti pažymėta „Atšaukta“. Sukūrus tinkamą egzempliorių, klaidingą egzempliorių sunaikinti draudžiama.
2. Negriežtam dokumentavimui. Tokiu atveju sugadinta forma sunaikinama ir sukuriamas popierius su teisinga informacija.

Verta žinoti, kad perbraukti reikia tik labai plona linija. Jei darbuotojasperbraukia tekstą taip, kad jis taptų neįskaitomas, tai labai grubi klaida.