Pirminiai apskaitos dokumentai: rūšys, tvarkymas ir saugojimas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Apskaitos tvarkymas įvairių nuosavybės formų įmonėse neįmanomas be dokumentinio atspindėjimo. Nei viena procedūra, nei vienas projektas, nei viena ūkinė operacija neatliekama be tinkamai įforminto dokumento, reglamentuoto įmonės vidaus įsakymais ir išorės teisės aktų normomis. Kiekvienas, pavyzdžiui, prekybos įmonės darbuotojo atliktas veiksmas, pradedant nuo operatoriaus prašymams priimti ir baigiant direktoriumi, atsispindi dokumentinėje bazėje, kuri yra pagrįsta pirminių dokumentų sąrašu.

Sąvoka ir reikšmė

Turbūt sunku įsivaizduoti veikiančios įmonės funkcionavimą bet kokioje įmanomoje veiklos srityje be verslo sandorius patvirtinančių dokumentų. Kaip ir bet kuriuo kitu klausimu, dokumentai čia vaidina labai svarbų vaidmenį. Vargu ar įsivaizduojikokybiškas ir teisiškai pagrįstas oro uosto darbas, leidžiantis keleiviui išvykti be asmens tapatybę patvirtinančių dokumentų – paso ir piliečio identifikavimo kodo. Lygiai taip pat sunku manyti, kad leidžiama judėti automobiliu, kurio vairuotojas neturi reikiamų dokumentų – vairuotojo pažymėjimo ir techninio paso. Taip pat ir pirminiai apskaitos dokumentai. Bet kuri įmonė, registruota valstybiniame verslininkų sąraše, privalo turėti daugybę apskaitai reikalingų dokumentų, kurie yra pagrindinis jos verslo procesų reguliavimo reguliavimo grandinės pagrindas ir pradinė grandis.

Pirminė apskaitos dokumentacija – tai pažymų, aktų, įsakymų, sąskaitų faktūrų, išrašų ir ataskaitų rinkinys, per kurį fiksuojama įmonės veikla ir reglamentuojamos jos veiklos procedūros.

Dokumentų tipai

Apskaitos darbo eigos klasifikacija apima šiuos pagrindinius pirminių dokumentų tipus:

• pagal funkcinę paskirtį - apskaita, valdymas, personalas;
• pagal reguliavimo laipsnį – vidinį ir išorinį.

Pirmoji klasifikavimo kryptis leidžia atskirti bet kurios verslo įmonės trijų pagrindinių funkcinių lygių dokumentus pagal jų paskirties pobūdį, o antroji - pagal teisinio organizavimo būdą. ekonominių santykių reguliavimas. Kiekviena iš krypčių apima masętam tikrų tipų dokumentai, atspindintys įmonės darbuotojų konkrečių veiksmų atlikimą.

Apskaitos dokumentai

Jei svarstysime pirminius apskaitos dokumentus, jie savo ruožtu skirstomi į trijų verslo operacijų etapų reglamentavimą.

Pirmajam etapui būdingas sandorio sudarymas. Čia pirminė apskaitos dokumentacija yra sutarties sudarymas ir sąskaitos faktūros apmokėjimui išrašymas. Sutartis yra dokumentas, reglamentuojantis dviejų šalių santykius, siekiant nustatyti jų tarpusavio sąveikos sąlygas. Sąskaita apmokėjimui yra reikalavimas su konkrečios sumos, kurią pagal sutarties sąlygas pirkėjas privalo sumokėti pardavėjui už parduotas prekes ar suteiktas paslaugas, apibrėžimą.

Antrasis verslo veiklos etapas atsispindi mokėjimo dokumentuose ir vadinamas mokėjimo už operaciją etapu. Atsižvelgiant į tai, kad atsiskaityti galima negrynaisiais pinigais arba grynaisiais, pirminiai jo dokumentai pateikiami kaip einamosios sąskaitos išrašai ir mokėjimo pavedimai, arba kasos čekiai ir gaunamų kasos orderių kvitai.

Trečiasis, paskutinis, etapas yra konkrečiai nulemtas prekės ar paslaugos gavimo. Atitinkamai tai taip pat reglamentuoja pirminė dokumentacija – važtaraštis, pardavimo kvitas ir gaminių priėmimo-perdavimo aktas arba atliktų darbų aktas, kai teikiamos bet kokios rūšies paslaugos.

Valdymo apskaitos dokumentai

Nr. konkrečios įmonės direktorius arba tiesioginis savininkas. Kitaip tariant, pirminiai apskaitos dokumentai turi griežtą formą, kurią kontroliuoja bendra reguliavimo sistema, o valdymo dokumentai rengiami tik įmonės lygmeniu. Kokie dokumentai kontroliuoja valdymo apskaitos vedimą įmonėje? Tarp pagrindinių yra šie:

• vidaus darbo taisyklių kodas;
• įmonės apskaitos politika;
• kolektyvinė sutartis;
• įmonės direktoriaus nuostatai ir įsakymai;
• darbo aprašymai;
• administraciniai dokumentai.

HR dokumentacija

Kalbant apie pirminių dokumentų, reglamentuojančių tarppakopinius darbuotojų santykius įmonėje, taip pat kontroliuojančių darbo užmokesčio apskaičiavimo tvarką ir kiekvieno įmonės darbuotojo pareigų nustatymą, sąrašą, čia darbinėje dokumentacijoje pateikiami šie pagrindiniai tipai:

• darbuotojai – apima visų pareigybių įmonėje visumą, jų skaičiaus ir personalo vienetų skaičiaus atspindį, taip pat jų darbo užmokesčio lygio aprašymąmokesčiai, premijų tvarka, panaikinimas, priemokų nuostatų priėmimas;
• Nr. ir atskaitymai iš darbo užmokesčio;
• pareigos aprašymas - kiekvienos įmonės personalo skyriaus darbas grindžiamas teisių ir pareigų, bendrųjų nuostatų, užduočių, atsakomybės, kvalifikacinių reikalavimų ir pavaldumo santykiais tarp skirtingų lygių personalo padalinių įmonėje. įmonė.

Reikalingi dokumentai

Bet kuri registruota ir legaliai veikianti įmonė turi privalomų dokumentų, kurie turi būti pateikti jos veikloje, sąrašą. Privalomi pirminiai dokumentai yra šie:

• sutartis – kad ir koks būtų sandoris, šis dokumentas yra pagrindinis pagrindas užmezgant santykius tarp dviejų verslininkų, tarp pardavėjo ir pirkėjo, tarp pasiūlos ir paklausos;
• išrašyta sąskaita faktūra - priimdama sprendimą dėl prekių pardavimo ar paslaugų teikimo, parduodanti šalis pirkėjo pusei išrašo sąskaitą faktūrą kaip būtiną sandorio sąlygą;
• griežtos atskaitomybės formos - susitarimo procese neapsieina be čekių, grynųjų pinigų ir prekių dokumentų, susijusių su privalomų sąrašu;
• prekė-važtaraštis – dokumentas, kuriame nurodomas prekių gavėjas, vežėjas, siuntėjas, pačios prekės jos nomenklatūros asortimente, išsiųstų prekių skaičius, kaina ir suma;
• Atliktų darbų arba išsiųstų prekių priėmimo ir perdavimo aktas.

Vidiniai dokumentai

Kaip minėta anksčiau, bet kurios įmonės darbas reiškia išorinės ir vidinės dokumentacijos buvimą. Pagrindiniai pirminiai vidaus tikslams skirti dokumentai yra sąrašas visų tų formų, pažymų, pareiškimų, įsakymų, instrukcijų, kurios yra rengiamos tiesiogiai įmonėje ir taikomos tik joje dirbančiam personalui, neturėdami jokios teisinės įtakos visuomenei. ši įmonė.

Išoriniai dokumentai

Išorinės paskirties dokumentavimas reiškia aukštesnį hierarchinį pavaldumo lygį, nes išoriniai dokumentai yra tie, kuriuos reglamentuoja valstybė ir jos įstatyminė bazė. Sukurtos buh alterinės apskaitos nuostatos, buh alterinės korespondencijos sąskaitų rinkinys, apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartai – visa tai turi norminį pagrindą ir yra reglamentuojama valstybės teisinės bazės.

Dokumentų formos

Pirminių dokumentų formos yra įvairios paskirties, dizaino ir nuosavybės pobūdžio. Teisiškai išskiriami šie pagrindiniai skyriai:

• personalo įrašų formos (užsakymai, užsakymai, tvarkaraščiai,įprasti režimai ir tvarkaraščiai);
• darbo užmokesčio ir darbo valandų apskaitos formos (darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, asmeninės sąskaitos, žurnalai, darbo užmokesčio apskaita);
• kapitalo statybos apskaitos blankai (pažymos, žurnalai, aktai);
• gaminių apskaitos blankai (aktai ir inventoriaus registrai, svorio lapai, partijų kortelės, inventoriaus judėjimo ataskaitos);
• pinigų apskaitos blankai (kasos žurnalas, pavedimų aktai ir grynieji pinigai kasoje);
• prekybos apskaitos formos (užsakymai, sąskaitos faktūros, aktai, specifikacijos, kokybės sertifikatai);
• grynųjų pinigų operacijų apskaitos formos (išankstinė ataskaita, PKO, RKO, jų registravimo žurnalas);
• formos inventorizacijos rezultatams registruoti (inventorijų sąrašai, aktai, pažymos, žurnalai, išrašai).

Nr.

Registracijos tvarka

Pirminiai dokumentai surašomi dėl tam tikrų reikalavimų, kurių turi būti laikomasi. Pavyzdžiui, įrašai dokumentuose turi būti daromi tik mėlynu rašalu, o jie turi būti tvarkingi ir įskaitomi. Taip pat dokumente turi būti nurodyti kiekvienai rūšiai reikalingi duomenys, patvirtintas asmeniniu vadovo, vyriausiojo buh alterio ar įgalioto asmens parašu, taip pat užantspauduotas įmonės antspaudu. Skaičiai pinigų dokumentuosetaip pat turėtų būti rašoma žodžiais, o ten, kur dokumento stulpelis tuščias, turi būti brūkšnys, kad bet koks piktadaris vėliau neįrašytų klaidingų skaičių.

Saugykla

Pirminiai dokumentai saugomi tiesiogiai įmonėje. Arba galite naudotis privataus (ar valstybinio) archyvo paslaugomis. Mokesčių inspekcijos audito metu nustačius, kad pirminio dokumento nėra, įmonei skiriama bauda, kurios dydis nustatomas atsižvelgiant į konkrečią prarastų dokumentų rūšį ir skaičių. Pagal galiojančius Rusijos Federacijos įstatymus pirminiai dokumentai įmonėje saugomi mažiausiai penkerius metus.