Pirminių dokumentų saugojimo buh alterinėje apskaitoje sąlygos ir laikotarpis

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kaip rodo praktika, beveik bet kurioje šiuolaikinėje vidaus įmonėje daugiausiai dokumentų sugeneruoja apskaita. Žinoma, tai suprantama: būtent šiame skyriuje dirbama su pinigais, o kiekviena tokia operacija turi būti oficialiai užfiksuota popieriuje. Be to, įstatymiškai nustatytas pirminių dokumentų saugojimo terminas organizacijoje, o tai reiškia, kad atsikratyti „popieriaus gabaliukų“tiesiog taip nepavyks, teks saugoti bent keletą metų ir tik tada. juos sunaikinti. Beje, makulatūros atsikratymo procesas taip pat nėra lengvas, turi nemažai specifinių savybių. Apie visa tai – toliau.

Dokumentai, dokumentai…

Jei pateikiate statistiką apie pagamintų dokumentų kiekį, paaiškėja, kad beveik visose šiuolaikinėse vidaus įmonėse 80–90% popierinių dokumentų yra apskaita. Jų nereikia tik laikyti. Apribojimai nustato ne tik tai, koks yra teisingas minimalus pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis (paprastai skiriasi nuonuo penkerių metų iki dešimtmečio), bet ir sąlygas, kuriomis šie objektai turėtų būti. Tuo pačiu metu reikia atsiminti, kad dokumentai skirstomi į laikino saugojimo ir nuolatinio saugojimo dokumentus.

Tačiau, kaip rodo praktika, ne kiekvienos įmonės vadovams įdomu suprasti pirminių dokumentų saugojimo terminų subtilybes. Norėdami apsisaugoti nuo galvos skausmo, galite pasinaudoti specializuotų archyvų įmonių paslaugomis. Tokioje įmonėje jie tiksliai žino, kokio tipo dokumentus, kiek laiko juos reikia saugoti, kokiomis sąlygomis, kokiomis taisyklėmis. Be to, tokia organizacija turi techninių galimybių sunaikinti dokumentus, patikėtus saugoti, pasibaigus terminams. Tai tikrai patogu, bet kainuoja. Jei norite sutaupyti, turėsite skirti specialią patalpą archyvui ir suprasti, koks yra teisinis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis organizacijoje.

Nori – nenori

Problema, beje, nekyla nuo nulio. Galiojantys įstatymai nustato pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminus ir kiekvienoje įmonėje jų turi būti laikomasi. Iš teisės aktų matyti, kad kiekvienam veikiančiam juridiniam asmeniui yra patikėta pareiga saugoti dokumentus. Tai reiškia, kad veiklos forma neturi reikšmės – ar tai būtų privatus verslininkas, užsiimantis vienas verslu, ar didelis koncernas, vis tiek tenka rūpintis finansinių ataskaitų ir kitos dokumentacijos saugojimu. Svarbu studijuoti teisęnustatytus elektroninių pirminių dokumentų, popierinių, saugojimo terminus, kad kilus konfliktui su rangovu ar atliekant patikrinimą kontroliuojančiai institucijai, nepatirtumėte nepatogios padėties. Be to, įstatymo nustatytų laiko intervalų nesilaikymas patikrinimo metu gali išprovokuoti nemažą baudą. Šiuo metu galiojančiuose teisės aktuose yra reglamentai, reglamentuojantys minimalų pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpį. Svarbu, kad verslas būtų saugus, o verslas mūsų šalyje išsiskiria teisėtumu ir nustatytų taisyklių laikymusi.

125-asis federalinis įstatymas, priimtas 2004 m. spalio mėn., pasakoja apie elektroninių pirminių dokumentų, popierinių dokumentų saugojimo laikotarpį. Pagal pavadinimą jis skirtas archyvams ir teisingam verslo vykdymui. Šiame oficialiame dokumente atsižvelgiama į apskaitos skyriaus parengtų oficialių dokumentų saugojimo ypatybes. Čia galite rasti abi funkcijas, leidžiančias atskirti laikino ir nuolatinio saugojimo dokumentus, taip pat terminus, būdingus tam tikram popieriaus tipui.

Taikoma kam?

Įsipareigojimai laikytis minimalių pirminių dokumentų saugojimo laikotarpių priskirti:

• vietinės vyriausybės;
• vyriausybinės agentūros;
• verslininkai;
• įmonės;
• verslu užsiimantys asmenys.

Teisės bus laikomasi dėl archyvinių dokumentų, įskaitant susijusius su personalu. Visasteisės aktuose nurodytą laikotarpį turi būti saugioje vietoje. Be federalinių įstatymų, pirminių dokumentų ir apskaitos registrų saugojimo terminų specifiką turi įtakos daugelis norminių dokumentų, kurie galioja tiek visoje šalies teritorijoje, tiek kiekviename atskirame regione. Tačiau svarbiausias dokumentas yra minėtas 125-asis įstatymas, kuriame pateikiamas visas dokumentų, reglamentuojančių apskaitos dokumentų saugojimo trukmę, sąrašas.

Įstatymo numeris 129

1996 m. buvo išleistas federalinis įstatymas dėl apskaitos ypatybių. Jame rašoma, kad buh alterija savo dokumentaciją gali sugeneruoti popieriuje, taip pat naudodama įvairias stakles. Tuo pačiu įmonė turi pati pasidaryti dokumentų kopijas popieriuje, kad visi operacijų dalyviai turėtų prieigą prie duomenų apie juos. Jei reguliavimo institucija prašo leisti susipažinti su dokumentais, įmonės atstovai privalo juos pateikti. Tą teisę turi ir prokurorai, ir teismo atstovai.

Sukūrimas, saugojimas laikantis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų, teikimas pagal pageidavimą turi atitikti norminiuose aktuose nustatytas formas. Dokumentai turi būti išsiųsti prašančiam asmeniui popierine forma. Jei tai leidžia darbe naudojamų staklių galimybės, visiems dalyviams sutikus, ataskaita gali būti siunčiama elektronine forma. Tai taip pat leidžiama pagal galiojančius mūsų įstatymusšalyse.

Laikykitės taisyklių

129-ajame federaliniame įstatyme minima pareiga laikytis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo sąlygų. Visų pirma, 17 straipsnyje minima, kad bet kuris juridinis asmuo privalo nuolat saugoti tokius dokumentus, įskaitant registrus ir ataskaitas. Laiko intervalo trukmę nustato valstybės lygmens archyvavimą reglamentuojančios taisyklės. Šio laikotarpio trukmė negali būti trumpesnė nei 5 metai.

Apskaitos politiką reglamentuojančiai dokumentacijai ir kai kurioms kitoms kategorijoms (informaciją apdorojančiose mašinose naudojamos programos, darbinis sąskaitų planas) nustatytas specialus pirminių dokumentų saugojimo laikotarpis. Žinoma, trukmė čia taip pat yra penkeri metai (kai kuriais atvejais šis laikotarpis gali būti ilgesnis), tačiau laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo to momento, kai šis dokumentas buvo paskutinį kartą panaudotas įmonėje. Juridinio asmens vadovas yra asmuo, kuris pagal įstatymus yra atsakingas už visos reikalingos dokumentacijos saugojimą laikantis laiko intervalų. Tai reiškia, kad bet kuris išsilavinęs ir atsakingas viršininkas turi žinoti pirminių dokumentų saugojimo laikotarpį buh alterijoje, jei nori, kad situacija įmonėje būtų kontroliuojama.

Kaip rodo praktika, daugelis organizacijų reguliariai atlieka oficialių dokumentų inventorizaciją, o vietos teisės aktai nustato už dokumentų saugojimą atsakingus asmenis, su kuriais tikrinančios institucijos faktiškai bendrauja stebėdamos atitiktį.archyvavimo taisyklės.

Kūrimas ir saugojimas: viskas pagal taisykles

Remiantis galiojančiais teisės aktais, buh alteriai gali generuoti tiek pirminę, tiek suvestinę dokumentaciją ne tik popierine, bet ir elektronine forma; tuo pačiu įpareigojimai kurti popierines kopijas priskirti juridiniam asmeniui, o suinteresuoto asmens, tikrinimo įstaigos prašymu, įmonė įpareigojama kuo skubiau išsiųsti popierinius dokumentus nurodytu adresu. Surinkimas ir saugojimas turi būti vykdomas galiojančių norminių aktų nustatyta forma.

Apie pirminių dokumentų saugojimo laikotarpį buh alterijoje, šio proceso eiliškumą, nurodomas dokumentų sąrašas, kuriame atsižvelgiama į tipinius valdymo dokumentus, kurie sudaromi bet kurios įmonės darbo metu. Jie buvo nustatyti 2010 m. Finansų ministerijos ir Federalinio archyvo patvirtintame dokumente. Be to, būtina atsižvelgti ir į Mokesčių kodekso reikalavimus, reglamentuojančius, kad kiekvienas mūsų šalies pilietis yra atsakingas už ketverių metų apskaitos tvarkymą. Tai taikoma popieriams, susijusiems su išlaidų, pajamų apskaita, taip pat su mokesčių sumokėjimo patvirtinimu.

Būk protingas dėl dalykų

Teisingas proceso organizavimas, laikantis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų, apima profesionalų požiūrį, personalo, atsakingo už apskaitos dokumentaciją, įtraukimą, archyvinės informacijos apie patį darbo proceso organizavimą apdorojimą. Šiuo metu vietų beveik nėraspecializuotus archyvavimo mokymus, todėl dažnai sunku rasti tikrai kokybišką specialistą. Kita vertus, progresyvūs teisės aktai reikalauja, kad būtų laikomasi pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų, kitaip galite susilaukti kategoriškai nemalonių baudų. Geriausias pasirinkimas pakankamai dideliam dokumentų srautui – įmonės kolektyve sukurti už archyvų saugojimą atsakingą skyrių ir užtikrinti reguliarų už dokumentaciją atsakingo personalo mokymą vidiniais ištekliais. Taip įstatymuose įtvirtintos naujovės bus kontroliuojamos ir atitiks visus reikalavimus.

Alternatyvus variantas, leidžiantis atsižvelgti ir į pirminių dokumentų saugojimo terminą ir jo laikytis savo darbinėje veikloje – bendradarbiavimas su tarpininku, kuris prisiima įsipareigojimus saugoti kliento popierius. Tačiau išsirinkti archyvų įmonę sau taip pat nėra lengva užduotis. Būtina atidžiai išanalizuoti visas galimas galimybes, kad pirmenybę teiktų patikimai įmonei ir nesijaudinti, kad ji gali užsidaryti ir pastatas sudegti.

Kai kurių tipų dokumentų saugojimo ypatybės

Kaip matyti iš galiojančių teisės aktų, pirminė dokumentacija, taip pat registrai, ataskaitos ir balansai turi būti perkelti į archyvą. Visų šių kategorijų tarnybinė dokumentacija iki išsiuntimo į archyvą turi būti saugoma apskaitos patalpose, o juridinis asmuoprivalo užtikrinti visas popierių saugos sąlygas: spintos turi būti uždarytos, paisoma priešgaisrinės ir kitos saugos. Įmonės viduje už dokumentacijos saugą atsakingas asmuo paskiriamas specialiu dokumentu.

Jei įmonė naudoja griežtas ataskaitų formas, pagal įstatymus šie dokumentai turi būti laikomi seife arba specialioje spintoje, patalpoje, kuri yra uždara ir garantuoja dokumentacijos saugumą. Pirminė dabartinio laikotarpio dokumentacija, apdorota rankiniu būdu, turėtų būti chronologine tvarka renkama į registrus, kurie vėliau siunčiami į archyvą nuolatiniam saugojimui.

Į ką dar reikia atkreipti dėmesį?

Saugodami banko išrašus, kasos orderius ir išankstines ataskaitas, visi dokumentai turi būti laikomi chronologiškai ir surišti bendram sisteminiam saugojimui. Kai kurių kategorijų dokumentai (pamainų ataskaitos, darbo užsakymai) gali būti saugomi neįrišus, tačiau suskirstyti į aplankus, kad niekas nebūtų prarasta ar panaudota nesąžiningiems tikslams.

Už dokumentacijos saugą, taip pat už jos savalaikį siuntimą į archyvą, pirmiausia atsako vyriausiasis buh alteris, nors, jei reikia, vietiniuose teisės aktuose gali būti numatytas įgaliojimų perdavimas kitam asmeniui. Pirminės dokumentacijos, atskaitomybės, balansų išrašymas galimas tik kai kuriais atvejais, jei yra oficialus vyriausiojo buh alterio nurodymas. Apskritai struktūriniai padaliniai neturi prieigos prie apskaitos dokumentų. Galimas dokumentų paėmimastik tuo atveju, jei yra specializuotas užklausų agentūrų, teismo ar kitų atitinkamus įstatyme numatytus įgaliojimus turinčių institucijų prašymas. Tokiu atveju būtina pateikti oficialų nutarimą, surašytą laikantis įstatymų. Atsiimant, būtina surašyti protokolą, kurio vienas egzempliorius perduodamas organizacijos atstovui pasirašytinai.

Pirminių dokumentų saugojimo laikotarpis nurodytas toliau esančioje lentelėje.

Darbo eigos ypatybės

Sąvoka „dokumentų srautas“taikoma veiksnių, susijusių su dokumentų judėjimu, rinkiniui nuo popieriaus sukūrimo iki jo perdavimo archyvų verslui. Už grafiko sudarymą atsakingas vyriausiasis buh alteris, nors kai kuriose įmonėse tai deleguojama dokumentų valdymo specialistui. Tačiau, kaip rodo praktika, teisingiausia yra tokio grafiko įtraukimas į organizacijos apskaitos politiką, kuris vėliau patvirtinamas specialiai išduotu įsakymu, kurį pasirašo įmonės vyriausiasis pareigūnas.

Naudodami tvarkaraštį galite suderinti organizacinius procesus ir supaprastinti planavimo užduotį įmonėje. Pirminės dokumentacijos darbo eigos grafikas – tai atlikėjų sąrašas, laiko intervalai, per kuriuos popieriai turi būti išsiųsti į buh alteriją, ir laikas, per kurį buh alteriai juos apdoroja. Būtinai apibūdinkite ataskaitinius laikotarpius, įskaitant balansus. Dažnai apskaitos politikoje yra reglamentuojamas pirminių dokumentų saugojimo terminas, o šis laikotarpis arbaprilyginamas įstatymų nustatytam, arba nustatomas didesnis, jei to reikalauja įmonės veiklos specifika. Pateikus metų ataskaitą, dokumentacija parengiama nustatyta tvarka ir perduodama į archyvinę saugyklą. Kartu atsižvelgiama į tai, kad ateityje gali tekti išgauti naudingų duomenų iš saugojimui perduoto tūrio. Tam įprasta bylas skirstyti į aplankus, o grupavimas paaiškinamas turiniu. Kiekvienam aplankui būtinai priskirkite atitinkamą pavadinimą.

Dėklo saugojimo funkcijos

Visa įmonės veiklos metu sugeneruota dokumentacija, kaip minėta aukščiau, skirstoma į skirtą laikinai saugoti ir nuolatinę. Perkeliant popierius į archyvą, būtina perduoti kiekvieną iš šių kategorijų atskirai, nemaišant oficialių popierių tuose pačiuose aplankuose. Tokiu atveju kopijos turi būti laikomos atskirai nuo originalų. Taip pat atskiruose aplankuose turėsite rūšiuoti dokumentus, kuriuose rodomos ataskaitos, planai metams ir ketvirčiams, mėnesiams. Viename faile turi būti vienas dokumentas.

Norėdami sugrupuoti vieną atvejį, galite naudoti dokumentus, sugeneruotus per vieną laikotarpį (ketvirtį, metus, mėnesį). Išimtis yra vadinamosios pereinamosios kategorijos – pavyzdžiui, asmens bylos, kurių uždarymas nesutampa su kalendoriniais metais. Jeigu byloje yra per kelis mėnesius sugeneruota dokumentacija, kiekvieną mėnesį nuo kitų būtina atskirti specialiu lapu, ant jo fiksuojant, kokį laikotarpį dokumentuoja po jo einantis blokas. Šiuo atveju į vieną dėžę leidžiama sugrupuoti iki 250 lapų. Aplanko storis gali būti 4 cm arba mažesnis.

Į ką dar reikia atkreipti dėmesį?

Kaip matyti iš archyvavimo taisyklių, jei dokumentacija turi priedus, tuos (nepriklausomai nuo to, kada tiksliai jie buvo sudaryti) būtina pridėti prie dokumentacijos, kurią jie lydi. Apskritai apskaitos dokumentacijos archyvo tvarka yra labai svarbi, todėl jos reikia griežtai laikytis. Paprastai iš pradžių skelbiami išrašai, po to aiškinamieji raštai, po to balansas, papildomas pridedamais dokumentais.

Organizuojant įmonės darbuotojų asmeninių sąskaitų saugojimą, tam būtina skirti atskirą atvejį, kuriame dokumentacija išdėstyta pagal metus su griežta chronologija. Metinė korespondencija formuojama į aplankus, nurodančius kalendorinius metus, taip pat susisteminama pagal datas. Po kiekvienos užklausos turi būti atsakymas.

Kai kurios funkcijos

Mokesčių kodekse nustatyti saugojimo terminai gali skirtis nuo buh alterinės apskaitos veiklą reglamentuojančiuose įstatymuose nustatytų saugojimo terminų. Pastebėjus tokį neatitikimą, pirmiausia rekomenduojama laikytis ilgesnio laikotarpio – tai prireikus leis remtis dokumentacija, ja pasinaudoti, net jei pagal vieną iš galiojančių taisyklių terminas jau pasibaigęs. Be to, tikrintojai neturės kuo skųstis. Taip pat būtina prisiminti specialų sąrašą, paskelbtą 2000 m., kuriame nurodyta saugojimo trukmėkai kurios konkrečios dokumentų grupės. Šis sąrašas nuolat atnaujinamas ir papildomas, todėl įmonės vyriausiasis buh alteris ir už dokumentų tvarkymą atsakingas skyrius privalo sekti naujausią informaciją.

Jei buvo pažeisti saugojimo terminai, atsakomybė už tai tenka įmonės vadovui, nepaisant to, kad saugos klausimas pirmiausia yra atsakingas vyriausiajam buh alteriui. Jei pažeidžiama tvarka, saugojimo trukmė, įmonei skiriama bauda. Pareigūnui bausmė dažniausiai siekia nuo dviejų iki trijų tūkstančių rublių. Bet jei pirminiai dokumentai iš viso nesaugomi, jie gali būti baudžiami penkių tūkstančių ar daugiau rublių bauda.