Pirminės dokumentacijos tvarkymas: reikalavimai, pavyzdys. Pirminė buh alterinė dokumentacija

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Bet kurios įmonės veikla yra glaudžiai susijusi su pirminės dokumentacijos priežiūra ir tvarkymu. Jis reikalingas teikiant ataskaitas, skaičiuojant mokesčius, priimant valdymo sprendimus. Straipsnyje mes apsvarstysime, kas tai yra – pirminiai apskaitos dokumentai – ir kaip jie tvarkomi.

Pagrindinės sąvokos

Pirminiai apskaitos dokumentai – kas tai? Tai vadinama verslo sandorio fakto įrodymu, atspindėta popieriuje. Šiuo metu daugelis dokumentų yra sudaryti automatizuotoje sistemoje „1C“. Pirminės dokumentacijos tvarkymas apima informacijos apie įvykdytas verslo operacijas registravimą ir apskaitą.

Pirminė apskaita yra pradinis įmonėje įvykusių įvykių nustatymo etapas. Verslo sandoriai yra veiksmai, kurių metu pasikeičia organizacijos turto ar kapitalo būklė.

Pirminės apskaitos dokumentacijos tvarkymas: schemos pavyzdys

Paprastai įmonėse pagal sąvoką „dirbti sudokumentacija“reiškia:

• Gauti pirminius duomenis.
• Išankstinis informacijos apdorojimas.
• Dokumentacija.
• Patvirtina vadovybė arba direktoriaus įsakymu įgalioti specialistai.
• Pakartotinis pirminių dokumentų apdorojimas.
• Verslo sandoriui atlikti būtinų veiksmų atlikimas.

Klasifikacija

Yra vienkartiniai ir kaupiami pirminiai dokumentai. Tokiuose dokumentuose esančios informacijos apdorojimas turi keletą ypatybių.

Vienkartiniai dokumentai skirti įvykiui patvirtinti vieną kartą. Atitinkamai, jo apdorojimo procedūra yra žymiai supaprastinta. Kaupiamoji dokumentacija naudojama tam tikrą laikotarpį. Paprastai tai atspindi kelis kartus atliktą operaciją. Tokiu atveju, tvarkant pirminę dokumentaciją, informacija iš jos perkeliama į specialius registrus.

Dokumentacijos reikalavimai

Pirminiai dokumentai surašomi operacijos metu arba iškart po jos užbaigimo.

Informacija atspindima specialiose unifikuotose formose. Jei nėra patvirtintų formų, įmonė gali jas parengti savarankiškai.

Pirminės apskaitos dokumentacijos tvarkymo etapai

Kiekvienoje valstybės įmonėje yra darbuotojas, atsakingas už darbą su pirmine informacija. Šis specialistas turėtų žinotipirminės dokumentacijos tvarkymo taisyklių, griežtai laikytis įstatymų reikalavimų ir veiksmų sekos.

Pirminės dokumentacijos apdorojimo etapai yra šie:

• Taksi. Tai popieriuje atspindėtas sandorio įvertinimas, su jo įgyvendinimu susijusių sumų nurodymas.
• Grupavimas. Šiame etape dokumentai platinami pagal bendrus požymius.
• Apskaita. Nurodomas debetas ir kreditas.
• Gesinimas. Siekdamas išvengti pakartotinio apmokėjimo pirminiuose dokumentuose, buh alteris pažymi „sumokėta“.

Klaidos dokumentuose

Jų gali atsirasti dėl įvairių priežasčių. Iš esmės jų atsiradimą lemia neatsargus darbuotojo požiūris į jo atliekamą darbą, specialisto neraštingumas ir įrangos gedimas.

Labai nerekomenduojama taisyti dokumentų. Tačiau kai kuriais atvejais neįmanoma išsiversti neištaisius klaidų. Buh alteris turi ištaisyti pirminiuose dokumentuose padarytą klaidą taip:

• Plona linija perbraukite neteisingą įrašą, kad jis būtų aiškiai matomas.
• Įrašykite teisingą informaciją virš perbrauktos linijos.
• Pažymėkite „Corected Believe“.
• Nurodykite koregavimo datą.
• Pasirašykite.

Korekcinių priemonių naudoti neleidžiama.

Darbas su gaunamais dokumentais

Gaunamų dokumentų apdorojimo procesas apima:

• Dokumento tipo nustatymas. Apskaitos dokumentuose visada yra informacija apie atliktas verslo operacijas. Pavyzdžiui, jie apima sąskaitą faktūrą, nurodymą gauti lėšas ir kt.
• Gavėjo duomenų tikrinimas. Dokumentas turi būti skirtas konkrečiai įmonei ar jos darbuotojui. Praktikoje pasitaiko, kad įmonei specialiai išduodami medžiagų pirkimo dokumentai, nors sutartis su tiekėju nesudaryta.
• Parašų, antspaudų tikrinimas. Dokumentą pasirašantys asmenys turi turėti tam įgaliojimus. Jei pirminių popierių apžiūrėjimas nepriklauso darbuotojo kompetencijai, tada jie pripažįstami negaliojančiais. Kalbant apie spaudinius, praktikoje klaidų dažnai pasitaiko tose įmonėse, kurios turi kelis antspaudus. Informacija antspaude turi atitikti dokumento tipą, ant kurio jis yra.
• Dokumentų būsenos tikrinimas. Nustačius popierių pažeidimus ar lapų trūkumą, būtina surašyti aktą, kurio kopiją išsiųsti kitai šaliai.
• Patikrinti dokumente nurodyto įvykio galiojimą. Įmonės darbuotojai turi patvirtinti informaciją apie sandorio faktą. Vertybių priėmimo dokumentus tvirtina sandėlio vadovas, sutarties sąlygas patvirtina rinkodaros specialistas. Praktikoje pasitaiko situacijų, kai tiekėjas gauna sąskaitą faktūrą už prekes, kurių įmonė negavo.
• Apibrėžkite laikotarpį, kuriam priklauso dokumentas. Apdorojant pirminius dokumentus, svarbu neįrašyti tos pačios informacijos du kartus.
• Apibrėžkite apskaitos skyrių. Gavus pirminįdokumentus, būtina nustatyti, kokiems tikslams bus naudojamos pateiktos vertės. Jie gali veikti kaip ilgalaikis turtas, medžiagos, nematerialusis turtas, prekės.
• Nustatykite registrą, į kurį bus paduodamas dokumentas.
• Registrinis popierius. Tai atliekama po visų patikrinimų.

Dirbkite su siunčiamais dokumentais

Šio tipo dokumentų apdorojimas šiek tiek skiriasi nuo anksčiau pateikto.

Pirmiausia įgaliotas įmonės darbuotojas suformuoja išsiunčiamo dokumento juodraštį. Jos pagrindu rengiamas dokumento projektas. Jis siunčiamas patvirtinti vadovui. Tačiau dokumento projektą gali patvirtinti ir kitas atitinkamas institucijas turintis darbuotojas.

Po sertifikavimo projektas surašomas pagal nustatytas taisykles ir išsiunčiamas gavėjui.

Darbo eigos planavimas

Šis etapas būtinas norint užtikrinti greitą dokumentų gavimą, siuntimą ir apdorojimą. Kompetentingai organizuoti dokumentų apyvartą įmonėje sudaromi specialūs grafikai. Jie nurodo:

• Pirminių dokumentų registravimo vieta ir terminas.
• Dokumentus rengusio ir pateikusio asmens vardas, pavardė ir pareigos.
• Sąskaitos, gautos iš vertybinių popierių.
• Dokumentacijos saugojimo laikas ir vieta.

Apskaitos registrai

Jie reikalingi registruojant pirminius dokumentus. Tuo pačiu metu, įjungtapopieriai pažymėti buh alteriniu ženklu. Būtina užkirsti kelią dokumentų perregistravimui.

Pirminiai dokumentai gali būti saugomi elektroniniuose registruose. Tačiau vyriausybinių agentūrų ar sandorio šalių prašymu įmonė turi pateikti popierines kopijas.

Dokumentų atkūrimo ypatybės

Šiuo metu nuostatuose nėra aiškios popierių atkūrimo tvarkos. Praktiškai šis procesas apima šią veiklą:

• Komisijos paskyrimas dokumentų praradimo ar sunaikinimo priežastims ištirti. Prireikus įmonės vadovas į procedūrą gali įtraukti teisėsaugos institucijas.
• Kreiptis į bankinę organizaciją, sandorio šalis dėl pirminių dokumentų kopijų.
• Pelno mokesčio deklaracijos taisymas. Būtinybė pateikti atnaujintą ataskaitą atsirado dėl to, kad dokumentais nepatvirtintos išlaidos nėra pripažįstamos sąnaudomis mokesčių tikslais.

Praradus pirminius dokumentus, IFTS apskaičiuos mokesčių atskaitymo sumą pagal turimus dokumentus. Kartu yra galimybė, kad mokesčių administratorius taikys atsakomybės priemones baudos forma.

Dažnos klaidos išduodant pirminius dokumentus

Paprastai įrašų tvarkytojai daro šiuos pažeidimus:

• Užpildykite formas, kurios nėra suvienodintos ar patvirtintos įmonės vadovo.
• Nenurodykite išsamios informacijos arbaatspindėkite juos su klaidomis.
• Netvirtinti dokumentų savo parašais ir neleisti darbuotojams, kurie neturi įgaliojimų, pasirašyti dokumentų.

Verslo sandorių faktus patvirtinantys dokumentai įmonei itin svarbūs. Jo dizainas turi būti vertinamas labai atsargiai. Bet kokia klaida gali sukelti neigiamų pasekmių.