Pažangos ataskaitų pavyzdžiai. Kaip parašyti ataskaitą

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Nėra tokio vadovo, kuris bent kartą per metus nereikalauja savo pavaldinių atsiskaityti už nuveiktą darbą. Bėda ta, kad dirbant įprastą darbą tokio dokumento rengimas atrodo gana sudėtingas uždavinys. Ir kažkodėl mums gėda prašyti valdžios institucijų ataskaitų apie atliktus darbus pavyzdžių. O jei jis nuspręs, kad mes neatitinkame užimamų pareigų?

Kam to reikia

Šį klausimą užduoda atlikėjas, gavęs užduotį pranešti. Dažniausiai įmonių darbuotojai dėl tokių reikalavimų jaučiasi kone įžeisti. Bet viskas turi prasmę.

Pirmiausia, ataskaita apie atliktus darbus reikalinga pačiam atlikėjui. Ne formalus, o suinteresuotas požiūris į šį procesą leis jums rasti savo kvalifikacijos kliūtis ir trūkumus. Taigi, nustatomos kryptys, kuriomis galima (ir būtina) vystytis. Juk visi mokomės iš savo klaidų.

Antra, lyderiui to reikia. Atliktų darbų ataskaita leidžia objektyviai įvertinti kokybę iružduočių sprendimo greitis. Šio dokumento dėka išnyks daug klausimų – nuo primityviausio „ką tu visą laiką veiki“iki komplekso „kodėl turėčiau pakeisti kompiuterį į modernesnį“. Nes ataskaitoje bus nurodyta, kad dokumento pakeitimų išsaugojimas užtrunka ilgai. Ir tai nepriklauso nuo atlikėjo – pasenusi biuro įranga negali veikti greičiau. Tiesą sakant, todėl atrodo, kad darbuotojas visą laiką geria arbatą – jis tik laukia, kol operacija bus baigta.

Ir klausimas: "Kodėl man reikia rašyti ataskaitą apie mėnesio nuveiktus darbus?" pati savaime yra neteisinga. Nes statistinės informacijos kaupimas ir duomenų bazių pildymas yra prasmingas strategams, o ne operatyviniams darbuotojams. Jiems tiesiog lengviau išspręsti problemą, nei kalbėti apie jos sprendimo būdus.

Ką rašyti

Pažangos ataskaitų pavyzdžiai rodo, kad reikia rašyti labai išsamiai. Viskas, kas atrodo smulkmena ar mažas gestas, gali būti pagrindinis elementas atliekant konkrečias funkcijas. Tačiau tai supras tik išstudijavus keletą rašytinių pranešimų.

Jei darbas yra įprasto pobūdžio, pavyzdžiui, dokumentų derinimas ir neatitikimų nustatymas, prasminga sukurti lentelės formą. Šiuo atveju, vėlgi, iš pradžių lentelė turėtų būti labai išsami ir turėti daug stulpelių; laikui bėgant kai kurių stulpelių poreikis išnyks, o ataskaitos forma įgaus įprastą (skaitykite – pagrįstą) išvaizdą.

Bkai kuriais atvejais, rengiant atlikto darbo ataskaitą (pavyzdžiui, mokytojai), neįmanoma formaliai priartėti prie savistabos klausimo. Iš tiesų, be planuojamo edukacinio ir metodinio krūvio bei reikalingos medžiagos studijų, mokykloje užsiima ir švietėjiška veikla. Tam reikia specialaus požiūrio į dokumento rengimą: reikia suprasti daugelio mokinių atsilikimo priežastis, rasti būdų, kaip sudominti vaikus savo dalyku. Ir tuo pat metu neturėtume pamiršti sėkmingų (ir net gabių) moksleivių.

Pranešti apie tikslus

Siekiant teisingo surašymo ir minimalių laiko sąnaudų, nuo pat pradžių reikia apsispręsti, kokiu tikslu ir kodėl rašoma metų atliktų darbų ataskaita. Įvardinkime populiariausius:

- konkrečios pareigos organizacijoje realios naudos pagrindimas;

- darbuotojo kvalifikacijos patvirtinimas;

- efektyvaus darbo demonstravimas vadovybei;

- gauti finansavimą kitam ataskaitiniam laikotarpiui;

- sutikimo gavimas krypties (idėjos) plėtrai;

- paskirtų išteklių ir finansų išleidimo ir tt pagrindimas.

Gerai žinoma formuluotė – teisingas problemos išdėstymas suteikia 50 % sprendimo – veikia ir šiuo atveju. Kuo geriau suprantame, kodėl reikalinga ataskaita, tuo lengviau ją parašyti. Iki to, kad dokumentas „parodai“iš mūsų visiškai nereikalauja kūrybiško požiūrio. Ir daug laiko.

Dokumento struktūra

Jei įmonė neturisukurtą ataskaitų formą, tuomet ją turite sukurti patys. Žinant dokumento paskirtį, būtina apgalvoti jo struktūrą. Pažangos ataskaitų pavyzdžiai rodo, kad reikia aiškaus ir paprasto kontūro.

Pačioje pradžioje reikėtų paaiškinti informacijos pateikimo tikslą ir logiką. Paaiškinkite pateikimo tvarką ir sudarykite turinį. Lentelei būtina trumpai paaiškinti, kodėl pasirinkta tokia forma.

Skyriuose ir poskyriuose taip pat reikėtų laikytis pateikimo vienovės. Taigi dokumentas bus suprantamesnis, todėl jį lengviau suvokti. Ilgo laikotarpio ataskaitoje gana tinka iliustracijos diagramų ir grafikų pavidalu, kurios palengvins suvokimą. Tačiau čia reikia laikytis „aukso vidurio“taisyklės: vientisas tekstas, taip pat išskirtinai vaizdinė medžiaga, labai greitai pavargsta.

Stilius

Paprastam darbuotojui turbūt sunkiausia rašyti terminiją ir formuluotę. Puikus pranešimas atrodys nenatūraliai ir sukels neigiamą vadovybės reakciją. Pernelyg paprasta formuluotė (pavyzdžiui, 25 dokumentai kseroksuoti) taip pat atbaidys skaitytoją.

Tačiau šablonų reikėtų vengti. Vienintelė išimtis yra dokumentas, kurio niekas niekada neskaitys. Kartais susiduriame su tokiomis problemomis, tačiau šiame straipsnyje mus domina tikros (ne pro forma) ataskaitos.

Bet kuriuo atveju neturėtumėte kalbėti tik apie pasiekimus. Norėdami juos pabrėžtibūtina kalbėti apie sunkumus, su kuriais teko susidurti dirbant. Be kita ko, sudėtingumo analizė yra pagrindas pamąstyti apie vadovų darbo optimizavimą. Pažangos ataskaitų pavyzdžiai rodo, kad neturėtumėte vartoti neaiškių frazių, tokių kaip „nepatenkinama būklė“, „iškilo sunkumai“ir pan. Geriau viską vadinti tinkamu vardu: „sugedęs kopijavimo aparatas“, „neprieigos prie interneto“„informacijos trūkumas arba nesavalaikis gavimas iš susijusio skyriaus. Visa tai leidžia adekvačiai ir objektyviai įvertinti esamą situaciją įmonėje.

Rezultatų vertinimas

Kiekvienas rezultatas turi būti pagrįstas skaičiais. Toks sukonkretinimas leidžia suprasti vystymosi dinamiką.

Be to, būtina nustatyti rezultatų vertinimo kriterijus. Ar tai bus ankstesnis ataskaitinis laikotarpis (jei tai, pavyzdžiui, ketvirtinė ataskaita), ar, atvirkščiai, iškeltų tikslų pasiekimo procentas, tai priklauso nuo dokumento autoriaus.

Apskritai netiesioginiai rodikliai gali daug pasakyti apie užduočių sprendimo procesą. Čia taip pat yra daug informacijos tolesnei analizei. Nuo darbo sąnaudų nustatymo iki tikslų nustatymo teisingumo supratimo.

Nuo problemos iki sprendimo

Dauguma ataskaitų rašomos atsižvelgiant į pažangą. Dokumentas, kuris aiškiai parodo problemos ir sprendimo ryšį, yra naudingesnis. Skaitytojas iš karto supranta, kokie metodai ir būdai (jei reikia)atlikėjas pasinaudojo laiku ir kokybiškai atlikta užduotimi.

Dar detalesnė grandinė „konkreti problema – jos priežastys – tikslų nustatymas – sprendimas“iš karto rodo, kad reikia pateikti kasdienę ataskaitą lentelės pavidalu. Be to, grafikų pavadinimai jau žinomi. Tokiu būdu pateiktą informaciją lengva skaityti ir analizuoti.

Kiekybinių rodiklių pristatymas

Tais atvejais, kai ataskaitą daugiausia sudaro skaitiniai duomenys, lentelės formą gali būti labai sunku suprasti. Nuolatinis skaičių srautas tiesiogine prasme pavargsta skaitytoją po kelių minučių. Kitas dalykas – spalvingos diagramos ir grafikai. Jie yra aiškūs, suprantami, lengvai skaitomi.

Kiekviena diagrama turi būti pakomentuota. Be to, būtina nurodyti, kaip įvairūs grafikai yra tarpusavyje susiję; priežasties ir pasekmės ryšių paaiškinimas dar labiau palengvins ataskaitos analizę.

Jei darbo metu buvo išleisti materialiniai ištekliai, neturėtumėte tiesiog išvardyti jų visų. Vietoj to turėtų būti išvardytos įgytos naudos. Sausa frazė: „Įsigyta biuro įranga“skambės visiškai kitaip, jei parašysite: „Sukurtos 2 darbo vietos, kurios leido padidinti skyriaus našumą.“

Kaip išduoti dokumentą

Nepaisant to, kad nėra vienos sudarymo formos, atlikto darbo ataskaita gali būti sudaryta pagal GOST, kurioje apibrėžiamas pagrindinismokslinius kriterijus. Jame išdėstyti formatavimo, šrifto tipo ir dydžio ir kt. reikalavimai.

Kalbant apie dokumento įskaitomumą, pateikiame keletą patarimų:

- stenkitės, kad vienoje pastraipoje būtų ne daugiau kaip 5 sakiniai;

- pagrindiniai indikatoriai gali būti paryškinti šriftu arba spalva;

- pertraukite tekstą taip, kad lentelė ar grafikas neužimtų viso puslapio; būtinai palikite vietos komentarams apie juos;

- parašykite aiškią ir glaustą ataskaitos santrauką.

Šie patarimai padės lengviau suvokti jūsų ataskaitą, o tai reiškia, kad jie iš pradžių paskatins skaitytoją lojalaus požiūrio į dokumento autorių. Įsivaizduokite, kad esate viršininkas. Ir padarykite ataskaitą taip, kad jums būtų naudinga ir įdomu skaityti.