Sąveikos tarp padalinių reguliavimo pavyzdys, pavyzdžiai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kiekviena įmonė turi vietinius dokumentus, reglamentuojančius jos veiklą. Vienas reikšmingiausių – padalinių sąveikos reglamentavimas (pavyzdinis dokumentas bus aprašytas toliau). Organizacijos vadovui tai efektyvi valdymo priemonė. Išsamiai panagrinėkime pavyzdinį skyrių sąveikos reglamentą.

Reikalavimai

Koks turėtų būti reglamentas? Veiklos procese neišvengiama sąveika tarp buh alterinės apskaitos ir ūkio tarnybos padalinių, personalo pareigūnų ir atsiskaitymo ir planavimo padalinio, kitų įmonės struktūrinių padalinių. Kartu darbuotojų kontaktas turėtų užtikrinti nustatytų užduočių įgyvendinimą per trumpiausią įmanomą laiką. Atlikėjams pirmiausia turėtų būti prieinamas padalinių sąveikos reguliavimo pavyzdys. Jei už jo rengimą atsakingas asmuo surašys visas nuostatas, bet pavaldiniai nieko nesupranta, dokumente nebus jokios prasmės. Šiuo atžvilgiu formuojant pavyzdinį reglamentąskyrių sąveiką, reikėtų atsižvelgti į tris pagrindinius principus:

1. Dokumentas sudarytas remiantis verslo proceso modeliu. Nuostatų kokybė tiesiogiai priklausys nuo schemos išsamumo.
2. Dokumento struktūrą lemia proceso modelis. Visi schemos punktai turi būti pateikti taisyklėse.
3. Informacija pateikiama oficialia, sausa kalba. Dokumento tekste rekomenduojama vartoti trumpus paprastus sakinius. Nuostatos turi būti suformuluotos vienareikšmiškai. Visi sutrumpinimai ir terminai turi būti parašyti.

Tikslai

Pavyzdinis padalinių sąveikos reglamentas numato:

1. Dokumentacijos rengimo tvarkos nustatymas ir palaikymas, efektyvus kontaktas tarp struktūrinių padalinių.
2. Konfliktinių situacijų kolektyve prevencija. Jei iš anksto bus nustatytos sąveikos darbui schemos, vieno ar kito darbuotojo dalyvavimo procesuose dalis, ginčų nekils.
3. Spartus įėjimas į naujokų komandą. Reglamentas padeda suprasti sąveikų struktūrą, nurodo, kokiais dokumentais darbuotojas naudosis, į kokias tarnybas kreipsis.
4. Disciplinos kontrolė.
5. Greitesnis bylų perdavimas kitam darbuotojui (išvykstant ar išvykus atostogų).
6. Finansinių, žmogiškųjų ir laiko išteklių praradimo prevencija.

Struktūra

Koks yra sąveikos reguliavimaspadaliniai gali būti laikomi tinkamai sudarytais? Paprastai dokumentą sudaro šie skyriai:

1. Bendrosios nuostatos.
2. Apibrėžimai, terminai ir santrumpos.
3. Procesų aprašymai.
4. Atsakomybė.
5. Control.

Teisės aktai, GOST ir kiti dokumentai gali būti apibrėžimų š altiniai. Pastarieji visų pirma apima ministerijų, departamentų įsakymus, vyriausybės nutarimus. Tuo pačiu metu nuorodos į norminius dokumentus, kurių nuostatomis buvo pasinaudota, turėtų būti įtrauktos į skyrių sąveikos nuostatus. Sveikatos priežiūros įstaigų pavyzdyje, visų pirma, yra nuorodos į Sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos, regiono sveikatos apsaugos ministerijos įsakymus.

Programa

Paprastai jame yra grafinis verslo proceso modelis. Jis pavaizduotas kaip diagrama, susidedanti iš kelių blokų. Grafinį vaizdą galima sukurti naudojant kompiuterio programinės įrangos produktus. Schemose atsispindi specifinė tam tikrų užduočių įgyvendinimo tvarka. Vizualizacija yra patogesnė nei tekstas. Diagrama aiškiai parodo proceso ir kiekvieno etapo pradžią, ryšį tarp jų ir galutinį rezultatą. Šį modelį dažnai naudoja įmonės padalinių sąveikos taisyklių kūrėjai pagal 223-FZ. Schema pabrėžia tokius pagrindinius parametrus kaip rezultatai ir įvestis, dalyviai ir klientai. Jei pradedantysis susipažins su tokiu modeliu, jis iš karto supras proceso specifiką ir bus pasirengęs įgyvendinti konkrečią užduotį.

Instrukcijos

Pirmajame etape reikia nustatyti dokumento temą ir atsakingus asmenis, t.y.surašo ir kokius reglamentus. Sąveika tarp buh alterinių padalinių, visų pirma, vykdoma pagal aiškią schemą, įtvirtintą teisės aktuose. Šiame struktūriniame padalinyje visada yra svarbiausias asmuo, atsakingas už atskaitomybės reikalavimų laikymąsi. Jis gali tapti asmeniu, atsakingu už padalinių sąveikos taisyklių parengimą. Dokumento pavyzdį turėtų aptarti visi darbuotojai. Tam organizuojamas visuotinis susirinkimas. Jei dokumentas reglamentuoja procesą, kurio metu susiduria daugiau nei dviejų padalinių interesai, tuomet į diskusiją svarbu įtraukti pagrindinius darbuotojus. Už kūrimą atsakingas asmuo turėtų paaiškinti kolegoms taisyklių įgyvendinimo svarbą.

Procesų aprašymas

Jo apimtis priklausys nuo sąveikos sudėtingumo. Jei procesas yra paprastas, o už jį atsakingas darbuotojas gerai supranta visus įgyvendinimo etapus, jis pats gali sudaryti darbo su kitais struktūriniais padaliniais schemą. Po to jis turėtų aptarti dokumentą su kitais dalyviais. Jei verslo procesas sudėtingas, kiekvienas darbuotojas kuria savo modelio dalį. Po to visi projektai surašomi ir aptariami. Susipažinimo su pagrindiniu dokumentu metu visi suinteresuoti darbuotojai gali siūlyti tam tikrus pataisymus ir papildymus. Po to įmonės padalinių sąveikos taisyklės perduodamos vadovui.

Pareiškimas

Tai galima padaryti tiesiogiai. Šiuo atveju vadovas pats pasirašo tarpusavio sąveikos taisyklesįmonės padaliniai. Pavyzdinis dokumentas taip pat gali būti patvirtintas netiesiogiai. Tokiu atveju vadovas išduoda įsakymą. Administracinio akto registracijos duomenys įrašomi į patvirtinimo spaudą.

Atsakingo asmens darbo specifika

Kai kuriose organizacijose kokybės vadovo pareigos yra numatytos valstybėje. Praktikoje yra sukurti tam tikri dokumentų rengimo etapai. Jų turi laikytis vadovas, rengiantis padalinių sąveikos taisykles. Pagrindinių veiksmų pavyzdys:

1. Apibrėžkite procesus.
2. Diagramos kūrimas.
3. Išsamus aprašymas.
4. Teksto kūrimas.

Atsakingas specialistas tiria skirtingų padalinių darbuotojų grafiką. Tai būtina norint sudaryti standartinių situacijų, įtrauktų į skyrių tarpusavio sąveikos nuostatus, aprašymą. Pavyzdys: „Degalinė tikrinama naudojant technines priemones, pvz.,… Baigus patikrinimą, sugeneruojama ataskaita.“

Galutinio tikslo nustatymas

Asmuo, atsakingas už nuostatų parengimą, turi turėti supratimą apie visus procesus, išmanyti darbuotojų pareigas, turėti atitinkamą kvalifikaciją ir profesionalumo lygį. Darbuotojams turi būti aiškus dokumento tikslas. Priešingu atveju taisyklių įgyvendinimas bus papildoma našta darbuotojams.

Optimizavimas ir dizainas

Išsamus įmonėje vykstančių procesų tyrimas, leidžia nustatytisilpnos vietos. Situacijų, rezultatų, operacijų analizė leidžia optimizuoti veiklą. Tai, savo ruožtu, leidžia sudaryti keletą tolesnio vystymosi scenarijų. Taigi įmonė gali palikti viską taip, kaip yra, sukurti naują darbo modelį arba pataisyti senąjį.

Niuansai

Svarbu, kad kiekvienas darbuotojas aiškiai suprastų, ką jis turi daryti ir kaip pasiekti rezultatai paveiks jo uždarbį. Štai kodėl būtina aptarti reglamentą prieš jį patvirtinant. Pagrindinis vaidmuo rengiant dokumentą, žinoma, priskirtas darbo grupės (projekto) vadovui. Šio specialisto užduotis – kelti kritinius klausimus. Jis turi sugebėti pateikti aiškų proceso modelį. Kiekvienas dalyvis paveikslą mato savo akimis. Reikia bendro supratimo. Kiekvienas dalyvis turi paaiškinti atsakomybę kuriant nuostatus. Dažniausiai komandos skeptiškai žiūri į tokio dokumento įgyvendinimą. Priklausomai nuo proceso sudėtingumo, taisyklių įvedimas trunka 4–12 mėnesių.

Įžangos funkcijos

Norėdami įvesti naują reglamentą, turite:

1. Pripažinti ankstesnius dokumentus negaliojančiais.
2. Įveskite naujus vietinius įstatymus, kad suaktyvintumėte reglamentą.
3. Parengti dokumentus, reikalingus patvirtintoms taisyklėms taikyti.
4. Patikrinkite arba įdiekite naujus automatinių informacijos bazių modulius.
5. Sukurkite nestandartinių dokumentų formas.
6. Pakeiskite arba papildykite personalątvarkaraštis.
7. Raskite kandidatus į naujas pareigas, paskirkite arba perkelkite darbuotojus.
8. Išmokykite atlikėjus naujų taisyklių.
9. Susisiekite su darbuotojais.
10. Atlikite bandomąjį reglamento įgyvendinimą.
11. Pataisykite tekstą pagal eksperimentinio vykdymo rezultatus.
12. Panaudokite galutinę dokumento versiją.
13. Apibrėžkite reglamento kokybės kontrolės procedūras.

Nustačius dokumento įgyvendinimo priemones, vadovas išduoda įsakymą. Atkreiptinas dėmesys, kad dėl įvykių trukmės skirsis reglamento patvirtinimo ir tiesioginio įsigaliojimo data. Toliau panagrinėkime pagrindines klaidas, kurias daro darbuotojai, sudarydami dokumentą.

Neatitikimas praktikai

Svarbu reglamentų sukūrimą patikėti darbuotojui, kuris yra tiesiogiai susijęs su darbo veikla įmonėje. Tarkime, organizacija tapo labai didelė. Vadovybė gali sau leisti suformuoti specialią tarnybą, kurios užduotis bus spręsti plėtros klausimus. Atitinkamai departamentas iškels užduotį aprašyti visus įmonės procesus. Tačiau šio renginio tikslas jiems nesvarbus. Jei nuostatus rengia žmonės, kurie nėra susiję su realia veikla, tai jį valdantis darbuotojas schemos nevykdys. Atitinkamai, dokumentas neturi prasmės veikti.

Trūksta lankstumo

Daugelis atsakingų asmenų siekia maksimumodetalė. Tokią situaciją lemia normų rengimo ir realių gamybos procesų aprašymo skirtumų nežinojimas. Jei užduotis yra automatizuoti operacijas, jų detalizavimas skirtas padėti darbuotojams. Reguliavimo poreikis atsiranda, kai gamyboje dalyvauja daug žmonių. Jų veiksmai dažnai dubliuojasi, tačiau kiekvienas žmogus tą ar kitą operaciją interpretuoja savaip. Reglamentu siekiama išspręsti ginčus. Reikėtų nepamiršti, kad organizacijos darbuotojai turi turėti tam tikrą veiksmų laisvę, leidžiančią priimti vienokį ar kitokį sprendimą priklausomai nuo situacijos. Pavyzdžiui, klientui galima atsakyti iš karto, o ne po kurio laiko.

Didelė teksto apimtis ir sudėtingumas

Reglamentai, sudaryti iš 5-7 puslapių, laikomi optimaliais. Tuo pačiu metu jo turinys turėtų būti talpus, bet trumpas. Nerekomenduojama vartoti sudėtingų, kelių dalių sakinių. Tekstas turi būti suprantamas. Be to, turėtumėte atkreipti dėmesį į sąlygas. Neturėtumėte pakeisti sąvokų sinonimais, naudokite santrumpas jų neiššifruodami.

Informacijos saugos ir IT skyrių sąveika

Šiuo metu daugelyje įmonių labai sunku susisiekti su šiomis tarnybomis. Sunkumai siejami su IT ir informacijos saugumo skyrių vidiniais konfliktais. Yra keletas variantų, kaip užtikrinti veiksmingą jų bendradarbiavimą. Pirmasis ir paprasčiausias yra darbuotojų (vieno ar kelių), kurie specializuojasi informacijos saugumo srityje, buvimas informacinių technologijų tarnyboje. IT padalinių sąveikos taisyklės irIB šiuo atveju atspindi tipinius požiūrius į bendradarbiavimą. Darbo organizavimas vykdomas remiantis vyraujančiu stereotipu, kad informacijos saugumas yra informacinių technologijų teikimo dalis. Jei įmonėje nėra konfliktų tarp šių paslaugų, vadovas gali pagalvoti apie informacijos saugos paslaugos organizavimą kaip atskirą IT skyriaus struktūrą. Atitinkamai tokiai veiklai užtikrinti reikės skirti daugiau išteklių, įskaitant finansinius.

Tipinis pavyzdys

Bendrosiose nuostatose nurodyta:

1. Dokumento tikslas. Paprastai yra tokia frazė: „Šiuo reglamentu nustatyta tvarka…“.
2. Apimtis. Reglamentas gali būti taikomas darbuotojams arba objektams.
3. Reglamentiniai dokumentai, pagal kuriuos buvo parengtas aktas.
4. Nuostatų tvirtinimo, koregavimo, panaikinimo taisyklės.

Skiltyje „Sąvokos, santrumpos, apibrėžimai“pateikiamos dokumente vartojamos sąvokos. Visos santrumpos turi būti parašytos. Sąvokos turi būti pateiktos abėcėlės tvarka. Kiekviena sąvoka nurodoma naujoje eilutėje vienetais. h. Termino apibrėžimas pateikiamas be žodžio „tai“per brūkšnį. Skiltyje „Proceso aprašymas“pateikiamas žingsnis po žingsnio aprašymas. Patartina įvesti pastraipas. Kiekvienas iš jų atitiks tam tikrą etapą. Tame pačiame skyriuje nurodomi darbuotojai, dalyvaujantys atliekant tam tikras operacijas. Aprašomi ne tik veiksmai, bet ir jų rezultatas.

Atsakomybė ir kontrolė

Taisyklėse turėtų būti nurodyta galimybė taikyti sankcijas asmenims, kurie nesilaiko nuostatų. Atsakomybė leidžiama pagal įstatymą. Tai gali būti baudžiamoji, administracinė ar drausminė. Privaloma nurodyti darbuotojo, kuris kontroliuoja, kaip laikomasi nuostatų, visą vardą, pavardę ir pareigas.