Kaštų optimizavimas: planas, veikla

2025 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2025-01-24 13:20

Išlaidų optimizavimas įmonėje yra būtinas ir svarbus žingsnis ekonomiškai nestabilioje situacijoje. Apsvarstykite tai išsamiai.

Pagrindiniai klausimai

Kad viską padarytumėte teisingai ir netaptumėte „tironu ir satrapu“darbuotojų akyse, turite suprasti:

• esami tipai ir išlaidų mažinimo galimybės;
• lydinčios išlaidų optimizavimo veiklos planavimo principai ir metodai;
• efektyviausi būdai sumažinti išlaidas praktiniu požiūriu;
• kaip sumažinti išlaidas medžiagoms;
• sumažėjusių transporto išlaidų pranašumų esmė;
• kaip pasirinkti išlaidų mažinimo strategiją;
• pagrindiniai optimizavimo principai.

Biudžetas

Dažnai biudžeto sudarymas perkeliamas į skyrių, kurio darbuotojai mano, kad jie nėra visiškai kompetentingi šiuo klausimu. Tačiau biudžeto sudarymas yra svarbus žingsnis. Dalyvavimas jame leidžia gauti daug informacijos, kuri yra svarbi visiems skyriams.

Biudžetas formuojamas keliais etapais:

• būsimo biudžeto projekto plano sudarymas;
• biudžeto projekto svarstymas;
• biudžeto patvirtinimas;
• biudžeto vykdymas;
• vykdymo analizė.

Biudžeto išlaidų optimizavimas yra kitas žingsnis po biudžeto sudarymo.

Išlaidos

Išlaidų optimizavimas neįmanomas nesuvokus sąvokos „išlaidos“turinio.

Tai tos lėšos, kurios tam tikrą laikotarpį dalyvauja formuojant pelną. Dalis sąnaudų kaupiasi gatavų gaminių, pusgaminių, nematerialiojo turto ar nebaigtos statybos pavidalu įmonės turte. Diagramoje parodyta supaprastinta struktūra, atitinkanti TFAS standartus.

Paprasčiau tariant, išlaidos yra įsipareigojimų padidėjimas arba turto sumažėjimas, dėl kurio sumažėja kapitalas.

Optimizavimas

Manoma, kad sąnaudų optimizavimas prasideda mažinant sąnaudas šiuo metu. Tačiau tai nėra visiškai tiesa.

Biudžeto išlaidų optimizavimas įmonėje prasideda ne tuo momentu, kai pradedama griežtai kontroliuoti sąskaitoje jau esančių pinigų išleidimą. Deja, šiuo metu klausimas, iš kur atsiranda pinigų sąskaitoje, visiškai nekontroliuojamas. Aktyvaus skolinimo pritraukimas, taip pat tik išlaidų valdymas sukelia lėtinį lėšų trūkumą įmonėje, o vėliau - galimą bankrotą.

Šios procedūros efektyvumas priklauso nuo pajamų ir išlaidų apskaitos. Šiuos punktus reikia planuoti, o vadovybė turi nuolat stebėti skaičius pagal metus, ketvirtį, mėnesį ar kitą finansinį laikotarpį. Yra visadayra tikimybė, kad šiuo metu brangūs projektai ilgainiui bus labai pelningi.

Darbo sritys

Išlaidų optimizavimas nereiškia, kad reikia imtis veiksmų, kenkiančių verslo interesams. Sąnaudų mažinimo uždavinys turi būti išspręstas optimaliai, lyginant išlaidas ir pajamas tarpusavyje.

Problemą galite išspręsti keliomis kryptimis:

1. Išlaidų mažinimas naudojant vidinius išteklius (tiesioginis mažinimas). Šie veiksmai apima našumo didinimą, medžiagų sąnaudų mažinimą, valdymo išlaidų mažinimą, taip pat įmonės darbuotojų skaičiaus mažinimą.
2. Gamybos kaštų sumažėjimas (santykinis sumažėjimas). Tai galima pasiekti didinant gamybos apimtį. Tokiu atveju vienai daliai bus išleista daug mažiau pinigų.
3. Pasiūlymo formavimas atliekant rinkodaros tyrimus. Tokiu atveju skatinamas pirkėjų pirkimų apimčių augimas ir formuojamas naujų klientų antplūdis.
4. Griežtos finansinės drausmės formavimas. Šiame variante ribotas žmonių ratas gali leisti išlaidoms padengti.

Biudžeto išlaidų optimizavimo programa turėtų apimti siauriausias sritis. Tada jis bus kuo veiksmingesnis.

Optimizavimo keliai

Sąnaudų optimizavimo planas gali apimti tris kryptis, kuriomis įmonė gali eiti.

Pabrėžia aiškų sumažinimą, įmonės sąnaudų mažinimą sparčiai, sistemingaisantrumpos.

Kiekvienas iš metodų naudojamas konkrečioje situacijoje. Priemonės, kurių imamasi šiuo atžvilgiu, turėtų atitikti dabartinę padėtį ir taip pat turėtų būti pagrįstos ilgalaikiu planavimu.

Skubus sumažinimas

Pasirinkus šį metodą, siekiant sumažinti išlaidas, būtina skubiai nustoti mokėti kai kurių prekių išlaidas. Norėdami nustatyti rezultatą, turite išsiaiškinti galimas kiekvieno optimizavimo metodo pasekmes.

Visos išlaidos skirstomos į:

• Aukštas prioritetas. Tokios išlaidos būtinos, kad įmonė galėtų tęsti veiklą. Tai apima darbo užmokesčio mokėjimą darbuotojams, žaliavų gamybai pirkimą.
• Prioritetas. Tai mokesčiai už mobilųjį ryšį, reklamą. Jei nustosite mokėti pagal šį straipsnį, įmonės darbas žlugs.
• Leidžiama. Tai išmokos darbuotojams, apmokėjimas už sanatorinį gydymą personalui. Jei įmonė neturi laisvų lėšų, šie mokėjimai gali būti sustabdyti, tačiau geriau jas pasilikti.
• Nereikalinga. Tokių išlaidų pavyzdys – privataus skrydžio apmokėjimas įmonės vadovui. Tokių išlaidų panaikinimas neturės neigiamos įtakos įmonės veiklai.

Renkantis greitąjį kaštų sumažinimą, visų pirma, sustabdomi mokėjimai už „nereikalingą“prekę ir smarkiai apribojami leistini. Pirmųjų dviejų kategorijų mažinti nepatartina.

Spartus išlaidų sumažinimas

Sparčiai optimizuoti išlaidas įmonėje galima dėlnemažai įvykių. Siekdama kuo veiksmingiau sumažinti išlaidas, vadovybė pirmiausia turi nuspręsti, kur sutaupyti.

1. Sutaupykite gamybos medžiagų ir žaliavų. Kaštų optimizavimo būdai gali būti skirtingi. Sutarčių su tiekėjais peržiūra, siekiant įsigyti prekių už palankią kainą, yra efektyviausias būdas sumažinti išlaidas. Taip pat tiekėjai gali pasiūlyti mokėjimo atidėjimą, kuris suteiks įmonei galimybę surinkti reikiamą sumą negaudama papildomų paskolų.
2. Transporto kaštų analizė ir šio išlaidų straipsnio optimizavimas. Be to, galite sumažinti elektros, telekomunikacijų išlaidas. Transporto skyrius gali būti perduotas iš išorės, o tada kreiptis į logistikos centrą, kuris parengs transporto išlaidų mažinimo programą. Norėdami sumažinti elektros energijos sąnaudas, kontroliuoti jos suvartojimą, stebėti apšvietimo lygį tamsoje, įdiegti energiją taupančią įrangą. Sumažinus darbuotojų, turinčių teisę į įmonių mobilųjį ryšį, sąrašą, žymiai sumažės išlaidos. Galite derėtis su mobiliojo ryšio operatoriumi arba telekomunikacijų paslaugų teikėju dėl verslo sutarties sudarymo palankiomis sąlygomis.
3. Šaunų mažinimas ir atlyginimų mažinimas. Užsakomosios paslaugos ir laisvai samdomi darbuotojai efektyviai sumažina darbuotojų atlyginimų mokėjimo išlaidas, o įdarbinimo įmonės arba vidinis įdarbinimo skyrius padės pakeisti neefektyvius darbuotojus. Pavyzdžiui, nebūtina turėti valytojos. techninės priežiūros personalassutaupys iki 20 % mokėjimų, priskirtinų kiekvienam darbuotojui.

Kita galimybė – optimizuoti kaštus mažinant darbo užmokestį, bet suteikiant socialines išmokas: plečiant sveikatos draudimo sąlygų sąrašą, aprūpinant darbuotojus maitinimu įmonės lėšomis arba nemokamos kavos aparate. Tyrimai rodo, kad investicija šiuo atveju bus pelninga ilgainiui, nes padidins darbuotojų lojalumą.

Sistemos santrumpos

Kaip rodo šio optimizavimo metodo pavadinimas, jo esmė yra periodinė veikla, kuria siekiama sumažinti išlaidas.

1. Investicijų valdymas. Ilgalaikės investicijos visada turi būti kruopščiai pagrįstos. Norint, kad įmonė įsigytų naują, efektyvesnę įrangą, atitinkamas skyrius turi pasiginčyti, kokia bus nauda įmonei, kai projektas atsipirks, pradės nešti pelną. Naujų konkurencingų technologijų diegimas padeda plėtoti verslą. Tačiau, priimdama sprendimą ką nors pirkti, vadovybė turi turėti omenyje pagrindinį tikslą – išlaidų mažinimą.
2. Pirkimų valdymas. Tai yra periodiškas naujų tiekėjų, tiekiančių kokybiškas prekes geresnėmis kainomis, paieška.
3. Verslo procesų valdymas. „Staigus valdymas“, taip būdingas mūsų šaliai, labai paveikia verslo principus. Naujų metodų požiūriu, organizuojant verslo procesus, siūloma į gamybą pažvelgti iš pirkėjo pusės. Atlikite proceso analizę. Įmonės vadovas turi savęs paklausti, ar pirkėjas už tai sumokės? Klientas nenorės mokėti už prekių judėjimą, prastovą, gamybos pertvarkymą be pakeitimų, kurie pagerina produktą. Todėl tokias išlaidas reikėtų arba kiek įmanoma sumažinti, arba visiškai panaikinti.

Optimizavimo taisyklės

Sudarant veiksmų planą, skirtą išlaidų optimizavimui, reikia atsiminti, kad situacijos sprendimas ne visada yra geriausias pasirinkimas. Išlaidų mažinimas yra kasdienis darbas, kuris turėtų tapti geru įpročiu.

Laikydamiesi optimizavimo taisyklių, galite pasiekti maksimalų efektą su mažiausiais nuostoliais.

1. Išlaidas ne visada reikia mažinti, dažniau jas reikia efektyviai valdyti. Kartais, norint sumažinti bendras išlaidas, reikia padidinti išlaidų sumą tam tikra kryptimi.
2. Išlaidos yra minimalios, kad būtų pasiektas geriausias rezultatas. Efektyvumo taisyklė sako, kad vienas sąnaudų vienetas būtinai turi užtikrinti maksimalų rezultatą.
3. Visada yra išlaidų, nesvarbu, ar tai būtų veiksmas, ar neveikimas.
4. Kalbant apie išlaidas, nėra smulkmenų. Tegul įmonės darbuotojai pyksta dėl pranešimo apie trečio tuzino tušinukų panaudojimą per mėnesį. Tačiau įpratę atkreipti dėmesį į smulkmenas, gali padidėti atlyginimas arba pagerėti darbo sąlygos.
5. Siekimas sumažinti išlaidas kaip įmanoma ne visada naudingas. Gali būti optimalu šiek tiek sumažinti išlaidas ir jas išlaikyti.reikalingas lygis.
6. Biudžeto išlaidų optimizavimas neįmanomas be finansinių investicijų.
7. Yra išlaidų rūšis, leidžianti išvengti dar didesnių nuostolių. Tai apima draudimą, apsaugos darbuotojų samdymą, signalizacijos įrengimą ir gaminių kokybės gerinimą.
8. Visi įmonės darbuotojai turėtų būti įtraukti į procesą, tačiau kiekvienas turi turėti savo, svarbią užduotį.
9. Atsargumo niekada nebūna per daug. Mintis ar nuojauta, kylanti skaitant ataskaitą, verčia giliau analizuoti rodiklius ir beveik visada sumažina išlaidas.
10. Sąnaudų optimizavimas turėtų būti atliekamas nuolat. Nauji išlaidų straipsniai turi įtakos įmonės pelnui. Staiga atsiradę ir netikėtai nepastebimai išnykę jie gali padaryti didelę žalą įmonės biudžetui. Išlaidų stebėjimas turėtų būti privaloma užduotis, apie kurią pranešama aukščiausiai įmonės vadovybei.

Pajamų ir išlaidų optimizavimas – procedūros eina koja kojon. Nekontroliuojamos išlaidos įmonei neduos pelno, o pelno augimas tiesiogiai susijęs su sąnaudų kontrole.

Sąvokų painiava

Finance sąnaudų optimizavimo programoje dažnai yra su sąnaudomis nesusijusių elementų.

Norint sukurti efektyviausią programą, valdymo komanda turi suprasti skirtumą tarp išlaidų tipų.

Pavyzdžiui, išlaidų kontrolė, pagrįsta P&L, nebūtų laikoma sąnaudų kontrole.