Ataskaitinis dokumentas: tipai, forma, pavyzdys ir dizainas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Tinkama dokumentacija svarbi bet kuriai organizacijai, nes leidžia kompetentingai užsiimti pagrindine veikla ir nebijoti mokesčių bei kitų auditų. Ataskaitiniai dokumentai rengiami įvairių tipų ir formų. Dokumentų tipai skiriasi priklausomai nuo įmonės tipo, jos veiklos krypties ir daugelio kitų veiksnių.

Bendra koncepcija

Ataskaitiniame dokumente atsispindi rodiklių rinkinys su pasirinkto laikotarpio įmonės darbo rezultatais. Ataskaitoje gali būti lentelės su apskaitos, statistiniais ir kitais duomenimis. Ataskaita yra informacijos apskaitos darbo rezultatas.

Ataskaitos rengiamos pagal Finansų ministerijos ir Valstybinės statistikos tarnybos rekomenduojamas formas. Tai gali būti konkrečių pramonės šakų, taip pat teritorinių sričių – rajonų, regionų, visos ekonomikos santraukos.

Ataskaitų dokumentai gali būti klasifikuojami pagal tipą, laikotarpį, duomenų kiekį, apibendrinimo laipsnį.

Įvairūs

Pagal tipą ataskaitos skirstomos į:

• apskaita;
• statistinė;
• veiklinis.

Apskaita yra susisteminti turto duomenysorganizacija, jos finansai, darbo rezultatai. Ataskaitiniai apskaitos dokumentai rengiami pagal buh alterinę informaciją.

Statistikos duomenys rengiami pagal statistinius, apskaitos ir veiklos įrašus.

Veiklos ataskaitos rengiamos remiantis operatyvine medžiaga tam tikriems laiko intervalams – savaitei, mėnesiui, dešimtmečiui ir pan. Ši informacija padeda išlaikyti jūsų organizacijos darbo procesų operatyvinę kontrolę.

Ataskaitų dokumentų rengimo dažnumas gali būti:

• metinis – per dieną, penkias dienas, dešimt dienų, mėnesį, ketvirtį, pusę metų.
• metinis yra metų suvestinė.

Metinės statistinės ataskaitos yra aktualios, o apskaita yra tarpinė.

Informacijos apibendrinimo laipsnis ataskaitose gali būti skirtingas. Atsižvelgiant į šį rodiklį, ataskaitos yra šios:

• pirminiai – juos tiesiogiai sudaro organizacija;
• konsoliduota – parengė aukštosios institucijos.

Bet kokiose ataskaitose turi būti pateikti patikimi duomenys apie organizacijos veiklą, jos finansinę padėtį, darbo rezultatus, bet kokius šios informacijos pasikeitimus.

Išvaizda ir turinys

Ataskaitų dokumentų formos patvirtintos valstybės teisės aktais.

Kiekviena įmonė veda vidines ataskaitas, kuriose pateikiama informacija apie planų įgyvendinimą, vadovybės nurodymai. Šias ataskaitas rengia įvairių įmonės padalinių specialistai ir pateikia vadovybei. Tokie dokumentai galibūti vadinamas pranešimu arba pagalba.

Ataskaitos institucijose rengiamos laisva forma. Jie pateikiami ant popieriaus lapų arba organizacijos firminio blanko.

Ataskaitoje reikalingi šie duomenys:

• organizacijos pavadinimas;
• įmonės struktūrinio padalinio ar padalinio pavadinimas;
• dokumento pavadinimas;
• jos data ir numeris;
• titulas;
• tiesioginis tekstas su darbo rezultatais;
• parašas;
• patvirtinimas arba rezoliucija.

Ataskaitos tekste pateikiama visa informacija apie atliktus darbus, veiklos rezultatų analizę. Daromos išvados, jei reikia, pateikiami pasiūlymai. Prie ataskaitų dažnai pridedami aiškinamieji raštai. Ataskaitos data turi atitikti vadovo patvirtinimą.

Komandinės kelionės

Atskira ataskaitų rūšis yra apgyvendinimo viešbutyje ataskaitiniai dokumentai specialistų komandiruočių atveju.

Į kelionės išlaidas įtrauktos viešbučio kambario nuomos išlaidos. Įmonė pagal įstatymus privalo atlyginti darbuotojui visas viešbučio kambario išlaidas.

Iš komandiruotės grįžęs darbuotojas pateikia vieną iš šių dokumentų:

• sąskaita;
• patikrinti;
• kvitas.

Kuris iš šių dokumentų bus teisingiausias ir nekels klausimų mokesčių inspekcijai?

Jei viešbutis nenaudoja kasos įrangos, tai viešbučio darbuotojasturi užpildyti specialią formą. Galite skambinti įvairiais būdais: kvitu, čekiu, kuponu.

Formos reikalavimai

Kiekvienas viešbutis turi savo formą, tačiau išduodama pagal patvirtintus reikalavimus. Apgyvendinimo ataskaitų dokumentai atitinka šiuos reikalavimus:

• ataskaitoje pateikiama išsami informacija (organizacijos pavadinimas, jos numeris, serija, adresas, TIN, antspaudas);
• pati forma pagaminta spaustuvėje arba naudojant automatizuotas sistemas, kurios yra apsaugotos nuo neteisėtos prieigos ir saugo informaciją penkerius metus;
• priskirtas dokumento numeris ir serija.

Jei darbuotojas pateikė dokumentą, kuris neatitinka patvirtintų reikalavimų, o įmonė jį priėmė ir įvykdė, mokesčių darbuotojų pretenzijų atveju organizacija savo išlaidas galės apginti teisme.

Jei viešbutyje yra bilietų kasa

Paprastai viešbučiuose yra kasos aparatai. Tada ataskaitiniai apgyvendinimo dokumentai nepildomi, o darbuotojui išduodamas kasos kvitas. Būtent jis kalba apie registracijos ir apmokėjimo už viešbučio kambarį faktą.

Prie čekio gali būti pateikta sąskaita faktūra ar kitas dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie konkretaus darbuotojo registraciją.

Jei darbuotojui buvo išduotas kvitas ir kasos orderis, o ne čekis, tokioje situacijoje mokesčių specialistams gali kilti problemų surašant ataskaitas. Žinoma, įmonė gali ginti savo interesus teisme, tačiau ši procedūra nėra pernelyg paprasta.

PKO kvitai taip pat pateikiami kaip apgyvendinimo viešbutyje ataskaitiniai dokumentai. Jie taip pat priimami ir dažniausiai nesukelia nereikalingų klausimų. Kvitai laikomi oficialiais dokumentais, patvirtinančiais, kad viešbučio vadovybė priėmė pinigus.

Jei trūksta dokumentų

Būna ir situacijų, kai darbuotojas nepateikia nė vieno dokumento. Tada buh alteris paprašo iš viešbučio konkretaus asmens gyvenamosios vietos pažymėjimo. Ir pati įmonė turėtų turėti informaciją apie šio darbuotojo kelionės laikotarpį.

Dėl tokių niuansų gali kilti ginčų su mokesčių pareigūnais, kurie dažniausiai išsprendžiami teisme organizacijos naudai.

Dokumentų nepateikimo situacijas galima paaiškinti tuo, kad darbuotojas gyveno ne viešbutyje, o nuomojamame bute. Šiuo atveju įmonė apmoka būsto nuomos išlaidas, darbuotojas nepatiria jokių išlaidų, vadinasi, jos jam nekompensuojamos.

Dažnai buh alteriai užduoda klausimą – kaip tada atsižvelgti į išlaidas apmokestinimui? Įmonė, apmokestindama savo pelną, gali pranešti apie patirtas išlaidas būsto nuomai, tačiau tik už laikotarpį, kai jos darbuotojas faktiškai jame gyveno. Visų kitų laikotarpių išlaidos bus laikomos nepagrįstomis išlaidomis ir mokesčių institucijos jų nepriims.

Ataskaitų dokumentų rengimas yra svarbus ir lemiamas momentas bet kurios organizacijos veikloje. Paprastai tai atlieka buh alteriai arba struktūrinių padalinių vadovai.firmų. Iškilus sunkumams, galite naudotis trečiųjų šalių įmonių paslaugomis.