Tipinio archyvaro pareigybės aprašymo pavyzdys

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Archyvo darbuotojo pareigos vadinamos archyvaru. Pagrindinis šios srities specialisto uždavinys – nustatyti paties archyvo darbą ir dokumentacijos apyvartą jame. Tokių specialistų reikia visur, kur yra didelė oficialių dokumentų apyvarta, ypač su draudimu, finansais susijusiose organizacijose, o ypač valstybės įmonėse. Pagrindinis dokumentas, į kurį turi remtis naujas darbuotojas, yra archyvaro pareigybės aprašymas.

Bendrosios nuostatos

Priimti ar atleisti archyvarą gali tik įmonės vadovas. Ir pirmiausia jis turi remtis galiojančiais šalies teisės aktais. Instrukcijoje turi būti nurodytas asmuo, kuris yra šias pareigas einančio specialisto tiesioginis vadovas.

Norėdamas dirbti archyvaru, žmogus turi įgyti pirminį profesinį išsilavinimą, tada jis gali būti priimtas į pareigas net ir neturėdamas patirties šioje srityje. Yra toks variantasįsidarbins žmogus, turintis vidurinį ar bendrąjį išsilavinimą, tačiau tuomet jis turi gauti specialų šios krypties mokymą. Patirtis šiai pozicijai nebūtina.

Ką reikia žinoti

Įmonės archyvaro pareigybės aprašyme teigiama, kad darbuotojas turi turėti tam tikrų žinių: jis privalo išstudijuoti nuostatus, instrukcijas ir visą teisinių dokumentų, susijusių su archyvų tvarkymu šioje organizacijoje, sąrašą. Be to, jis turi žinoti, kaip saugoti, naudoti dokumentus, taip pat pagal kokius standartus jie priimami ir perduodami. Jo žinios turėtų apimti vieningą valstybinę biuro darbo sistemą. Be to, jis turi suprasti, kaip sudaromi saugomų dokumentų aprašai, kuriuos iš jų reikia saugoti nuolat, o kuriuos tik laikinai, taip pat surašyti jų sunaikinimo aktus.

Archivaro padėjėjo pareigybės aprašymas reiškia, kad jis turi žinoti, kaip yra tvarkomos bylos, pagal kokias taisykles jos rengiamos vėlesniam naudojimui ir saugojimui, kaip įmonėje vedama apskaita ir rengiamos ataskaitos. Šis asmuo turi suprasti įmonės, kurioje dirba, struktūrą, taip pat įrangos ir visų techninių priemonių, reikalingų darbams archyve, naudojimo taisykles. Be to, jis turi žinoti visas organizacijos vidaus taisykles ir įstatymus, įskaitant darbo apsaugą, priešgaisrinę saugą, kasdienybę ir pan.

Pareigos

Biudžetinės įstaigos archyvaro pareigybės aprašymasdaro prielaidą, kad turi atlikti tam tikras funkcijas: darbų, susijusių su archyvavimo verslu, vykdymą, dokumentacijos, patenkančios į archyvą, išsaugojimą, gaunamų dokumentų registravimą, nomenklatūros kūrimą ir bylų pateikimo teisingumo patikrinimą prieš jas teikiant. į archyvą. Jei yra toks poreikis, tada jis užšifruoja saugojimo blokus, organizuoja bylų išdėstymą ir įveda jas į registrą.

Gydymo įstaigos archyvaro pareigybės aprašyme siūloma parengti suvestinius saugomos dokumentacijos aprašus, išskirstyti į laikinuosius ir amžinuosius vienetus. Ji turi vesti apskaitą ir operatyviai sunaikinti dokumentus, kurių galiojimo laikas jau pasibaigęs, bei sukurti sistemą, kurios pagalba būtų galima greitai ir lengvai rasti norimą dokumentą.

Kitos funkcijos

Be to, atliekant tarnybines pareigas būtinas jo dalyvavimas per egzaminus dėl dokumentų vertės mokslui, o ne tik. Jis privalo užtikrinti, kad dokumentai liktų nepažeisti, prireikus atlikti su jais atkūrimo darbus. Šis specialistas taip pat užtikrina, kad archyve būtų visos būtinos sąlygos normaliam dokumentų saugojimui.

Archyvaras privalo stebėti, kaip laikomasi priešgaisrinės saugos taisyklių, taip pat naudoti modernias technines priemones darbui su dokumentais. Jis įpareigotas organizacijos darbuotojų ir lankytojų prašymuišduoti archyvinės dokumentacijos kopijas ar originalus, surašyti pažymas pagal archyve esančią informaciją ir rengti savo darbo ataskaitas.

Teisės

Iš medicinos archyvaro pareigybės aprašymo matyti, kad jis turi tam tikrų teisių. Jis gali prašyti ir gauti dokumentus, susijusius su jo darbo veikla. Esant poreikiui, jis gali bendradarbiauti su kitų įmonės padalinių ar kitų organizacijų specialistais, jei tai jam padės išspręsti jam rūpimus klausimus. Esant tokiam poreikiui, jis gali atstovauti savo įmonės interesams kitose organizacijose visais klausimais, tiesiogiai susijusiais su archyvo darbu.

Atsakomybė

Archyvaro pareigybės aprašyme daroma prielaida, kad jis yra atsakingas už savo pareigų nevykdymą ir nekokybišką darbą, už melagingos ar iškraipytos informacijos apie atliktas užduotis pateikimą, už atsisakymą vykdyti viršininkų įsakymus.

Be to, jis atsako už situacijas, kai buvo nustatyti pažeidimai, saugos pažeidimai ar kiti veiksmai, keliantys grėsmę normaliai įmonės veiklai, o darbuotojas apie juos nepranešė ir nesiėmė jokių priemonių problemai pašalinti. Už darbo drausmės normų pažeidimą atsako archyvaras.

Darbo sąlygos

Archivaro pareigybės aprašyme teigiama, kad organizacijos vadovybė turėtų nustatyti jo darbo valandas pagal darbo sąlygas.teisės aktų. Esant poreikiui, įmonė turi suteikti jam darbo vietą, kurioje būtų atsižvelgta į visas normas ir standartus, taip pat viską, kas reikalinga komandiruotėms, taip pat ir vietinėms. Jis taip pat turi teisę pasirašyti dokumentus pagal savo kompetenciją.

Išvada

Pagrindinis dokumentas, kuriuo turėtų remtis į šias pareigas priimtas specialistas, yra archyvaro pareigybės aprašymas. Nepriklausomai nuo to, kokioje organizacijoje jis dirba, teisės, pareigos, funkcijos ir žinios praktiškai yra vienodos ir gali skirtis priklausomai nuo konkrečios įmonės poreikių ir nuo to, kokias užduotis savo darbuotojams skiria vadovaujantys darbuotojai.

Toks darbas reikalauja atidumo, užsispyrimo, svarbių popierių saugos taisyklių išmanymo, tam tikrų dokumentų vertės įvertinimo išmanymo, taip pat gebėjimo sisteminti, greitai surasti ir šifruoti dokumentus. Taip pat svarbus veiksnys yra darbas su žmonėmis, nes archyvaro profesija apima įvairios dokumentacijos išdavimą ir gavimą, jos surašymo teisingumo ir autentiškumo tikrinimą. Tik dėmesingas žmogus, pasiruošęs dirbti su dideliu informacijos kiekiu ir atstovauti įmonės interesus kitose organizacijose, galės teisingai ir patikimai atlikti darbo pareigas šiose pareigose.