Renginių vadyba – tai renginių organizavimo valdymas. Renginių organizavimas ir jo plėtra Rusijoje

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Renginių valdymas – tai visuma veiklų, atliekamų kuriant masinius ir įmonių renginius. Tuo pačiu metu pirmieji raginami teikti galingą paramą reklamos įmonėms, o antrieji yra skirti stiprinti korporacijų dvasią.

Renginių valdymas taip pat žinomas kitu pavadinimu – „įvykių valdymas“. Pagrindinė jo užduotis – iš įprasto renginio suorganizuoti didelio masto renginį, kuris pasibaigus išliks atmintyje dar ilgai.

Šiek tiek istorijos

Jei vertintume šią sąvoką vertimu iš anglų kalbos, tai yra įvykis, įvykis. Iš pirminių š altinių žinoma, kad pirmieji pramoginiai renginiai atsirado XIX amžiaus pradžioje. Tuo metu buvo pradėta prekiauti bilietais į įvairias profesionalaus sporto varžybas. Tuo pačiu metu olimpinės žaidynės, pavyzdžiui, Senovės Graikijoje, arba įvairios varžybos Senovės Romoje taip pat gali būti priskirtos pramogoms.

Kultinių renginių vadovas Joe Goldblattas įrodo, kad įvairių pramoginių renginių organizavimo profesija siekia XX a.amžiuje (1955 m. – Disneilendo atidarymas). Šiuo išskirtiniu žmogumi galima pasitikėti, nes jis yra Tarptautinės renginių organizavimo bendruomenės įkūrėjas. Jis taip pat sukūrė pirmuosius pasaulyje mokymo kursus ir profesionalų sertifikavimo programą šioje srityje.

Dabartinė įvykių valdymo būsena

Kaip žinote, šiuolaikinė visuomenė turi dvi pagrindines charakteristikas – masinę gamybą ir vartojimą. Būtent jie turėjo įtakos vis didėjančiam renginių rinkodaros poreikiui.

Kaip žinote, šiuolaikinė visuomenė turi dvi pagrindines charakteristikas – masinę gamybą ir vartojimą. Būtent jie turėjo įtakos vis didėjančiam renginių rinkodaros poreikiui.

Rusijoje renginių organizavimas įsitvirtino ne iš karto. Taigi SSRS tokio pobūdžio paslaugas ilgą laiką teikė valstybė, ji taip pat buvo atsakinga už grandiozinių švenčių (pavyzdžiui, olimpinių žaidynių) organizavimą.

Profesionalios renginių įmonės Rusijoje savo veiklą pradėjo tik XX amžiaus 90-aisiais. Dėl šios veiklos srities specifikos paaiškėjo, kad dauguma specialistų – iš šou verslo. Todėl kai kurie renginiai tais metais buvo rengiami ne vardan naudos atnešimo, o dėl įprasto pasirodymo.

Tobulėjant įmonių kultūrai, toliau augo ne tik renginių rinkodaros, bet ir renginių organizavimo specialistų paklausa. Jie ne tik turi būti kūrybingi, bet ir turėti įvairių įrankių bei žiniųpsichologijos sritys. Šiuolaikinėse šios krypties agentūrose valstybėje dirba kvalifikuoti darbuotojai, gebantys suorganizuoti bet kokį renginį. Taip pat galima daryti prielaidą, kad ši paslaugų pramonė ir toliau vystysis.

Tokių įvykių priežastis

Taigi, kaip gali prasidėti renginys? Priežastys, kurios yra „preliudija“, po kurios vykdomas renginių organizavimas, gali būti visiškai skirtingos. Atsižvelgiant į pobūdį ir tikslus, būtina išskirti šiuos veiksmus: seminarus, konkursus, kvalifikacijos kėlimo kursus, susitikimus ir susitikimus, taip pat jubiliejus. Renginių organizavimo organizuojami renginiai: lėšų rinkimas (lėšų rinkimas konkretiems tikslams), sveikinimai, ceremonijos, šventės, sporto varžybos, koncertai ir muzikiniai pasirodymai, taip pat masinės šventės. Pagrindinis dalykas šiame procese yra teisingas kiekvienos progos panaudojimas ir šventės organizavimas su maksimalia nauda.

Iš patirties žinoma, kad net ir mažiausio masto renginių organizavimas gali pareikalauti didelių išlaidų ir pastangų (materialinių ir intelektinių). Todėl norint, kad mokymai būtų kokybiški, būtina aiškiai suprasti galutinius tikslus, uždavinius ir pageidaujamą visuomenės pasipiktinimą. Tik gavę išsamius atsakymus į šiuos klausimus, galite pradėti tiesiogiai renginių valdymą. Tačiau planuojant reikėtų atsižvelgti į tam tikrus pagrindinius dalykus, kurie bus aptarti toliau.

Biudžetas

Šis terminasnustatoma būsimų įvykių kaina. Pavyzdžiui, gerai organizuotas įmonės vakarėlis kainuoja iki 20 tūkstančių įprastų vienetų. O kitas didelio masto renginys (pavyzdžiui, išskirtinio atlikėjo koncertas) – visai kitoks renginių vedimas. Tai aukščiausio lygio šventė su papildomais organizaciniais renginiais: spaudos konferencija, interviu spaudai ir televizijos laidomis. Tokių didelio masto renginių kaina dažnai yra didžiulė.

Veiksmų planas

Ne mažiau svarbus etapas, kuriuo grindžiamas renginio organizavimas, yra planas. Konkretaus spręstinų klausimų sąrašo sudarymas ir laiko nustatymas leis ne tik teisingai organizuoti konkrečias šventes, bet ir optimaliai sudaryti joms išlaidų sąmatą.

Personalas

Personalo klausimo sprendimas yra tiesiog būtinas, kad renginių organizavimo darbai vyktų teisingai. Taigi pradiniame etape būtina nustatyti menininkų, garso inžinierių, apšvietimo specialistų, dirbančių tam tikroje šventėje, skaičių. Būtina aiškiai suprasti, kiek žmonių dalyvaus įrangos pristatyme, teritorijos paruošime, taip pat derybose su rangovais.

Rėmėjų pritraukimas

Renginių organizavimas ir vedimas dažnai vykdomi remiant. Tačiau kartais įmonės šventė įmonėje vyksta atskirai. Viskas priklauso nuo konkrečios partijos masto.

Visuomenės dėmesio sulaukimas

Viena iš svarbiausių užduočių, kuriąišspręsti renginių organizavimą reiškia sulaukti būtino visuomenės pasipiktinimo. Todėl planuojant veiksmą reikia tiksliai įsivaizduoti, kokiais kiekiais ir kokio atsakymo į konkretų įvykį pageidautina sulaukti.

Užsakomosios paslaugos

Bet kuriuo atveju su šiuo klausimu susiduria pradedantysis renginių vadovas arba rinkodaros vadovas. Platesnio masto renginių organizavimas patikėtas profesionalams. Nors tokios atostogos verslui gali kainuoti šiek tiek brangiau, atsidavusi agentūra išvengs daugumos rūpesčių prisiėmusi visą visų darbų naštą.

Specialistai, veikdami pagal priimtas taisykles, pirmiausia parengia bendrą koncepciją. Ir tik tada, išnaudodami savo kūrybinį potencialą, pasiūlo idėją, kuri maksimaliai išreikštų būsimo renginio individualumą ir esmę.

Kitas žingsnis – tinkamos įrangos ir patalpų parinkimas. Gana svarbus šio proceso momentas yra baigto scenarijaus sukūrimas. Tokių agentūrų specialistai organizuos derybas su rangovais, ieškos profesionalių garso inžinierių ir vedėjų. Taip pat profesionalai ras būdų, kaip sutaupyti kai kurioms smulkmenoms, tačiau tuo pačiu šventiniame šurmulyje jiems nieko netrūks.

Renginių organizavimas bus efektyvesnis įtraukus atitinkamos agentūros specialistus, ypač viešųjų ryšių srityje. Pavyzdžiui, komunikacijos agentūros, turinčios ilgalaikius ryšius su žiniasklaida, gali pasiekti viešumąrezonansas daug greitesnis. Tikslams pasiekti specialistai naudoja įvairius informacijos sklaidos būdus: tiesioginį paštą, išorinę reklamą ir informacijos perteikimą tikslinei auditorijai naudojant specialius š altinius. Taigi šiuolaikinės didelės Rusijos įmonės susiduria su būtinybe organizuoti atostogas, kuriose dalyvautų profesionalai.

Palyginimas su Vakarų praktika

Vakaruose renginių organizavimas yra gana nauja verslo rūšis, jai galima skirti ne daugiau kaip dvidešimt metų. Rusijos verslininkų dėmesys tokio tipo verslui buvo atkreiptas tik 1990-ųjų viduryje. Per šį laikotarpį vidaus ekonomika sulaukė naujos raidos, o įvairūs darbai buvo pradėti tam tikru būdu. Renginių vedėjas tapo vienu geidžiamiausių specialistų komunikacijos rinkoje. Tokio pobūdžio paslaugas teikiančių agentūrų skaičius nuolat auga, o masiniai renginiai pradeda įgyti europietišką orientaciją ne tik Maskvoje, bet ir dideliuose centruose.

Tačiau organizuojant bet kokio masto renginį reikėtų atsižvelgti į buitinio mentaliteto ypatumus: jei puota – tai iki ryto. Toks rusiškos sielos platumas kartais sukelia tam tikrų sunkumų, tačiau tai niekaip neįtakoja rezultato.

Būtina atkreipti dėmesį ir į tai, kad ši veiklos sritis turi plačias perspektyvas. Kartu dar anksti teigti, kad tokia paslaugų rinka yra pilnai susiformavusi. Dažnai tokio tipo įmonėse žemos kainos kokybės sąskaitaaktyvumą lemia renginių organizavimo kultūros stoka įvairiose įmonėse. Taigi, daugelis žmonių prisimena, kad Naujuosius metus ar įmonės jubiliejų reikia švęsti likus kelioms dienoms iki renginio. Tačiau iš tikrųjų atitinkamos išlaidos turėtų būti įtrauktos į sąmatą dar mažiausiai šešiems tokios šventės mėnesiams.

Renginių valdymo kursai

Deja, mokymo įstaigų, kuriose būtų rengiami tokie specialistai, nėra. Šią profesiją dažniausiai įvaldo menininkai, psichologai, reklamos kūrėjai ir mokytojai. Dažniausiai „renginių vedėjo“profesiją įgyja žmonės be specialaus išsilavinimo. Kursai tinka tik tiems, kurių temos rezonuoja su renginių organizavimo pagrindais. Deja, šiandien jų taip pat labai mažai.

Dažnai renginių agentūros pačios užsiima savo darbuotojų paruošimu. Tam samdomi praktikantai. Ir geriausi iš jų jau yra įrašyti į valstiją.

Reikalavimai kandidatui

Galima drąsiai teigti, kad šios kategorijos vadovo darbas yra jo gyvenimo būdas. Būtent todėl šią profesiją pasirinkęs žmogus turi turėti savybių, kurios tiesiogiai rezonuoja su jo profesine veikla.

Būtinos asmeninės renginių vedėjo savybės:

- atviras ir linksmas charakteris, komunikabilumas, taip pat įtaigi išvaizda;

- kūrybiniai ir meniniai gebėjimai;

- analitinis ir kūrybinis mąstymas;

- didelis našumas ir atsparumas stresui;

-lyderio savybės;

- organizaciniai įgūdžiai;

- pasirengimas savęs tobulinimui.

Remiantis aukščiau pateiktu savybių sąrašu, galime daryti išvadą, kad sofos bulvės ir flegmatikai neturėtų taikytis šioje srityje.

Šios profesijos žmonės turėtų turėti meninių ir kūrybinių gabumų. Tačiau šiuo atveju svarbų vaidmenį atlieka ir organizaciniai įgūdžiai. Vadovas turi teisingai nustatyti prioritetus ir bet kokia kaina pasiekti tikslą. Jis taip pat turi turėti galimybę dirbti su didžiuliu informacijos kiekiu ir įtikinti.

Todėl gali atrodyti, kad šis renginių valdymas yra labai sudėtingas dalykas. Kur šiuo atveju mokytis, taip pat nėra iki galo aišku. Aišku viena – jei žmogus turi bent pusę šiame straipsnyje nurodytų savybių, tuomet jis jau gali bandyti padėti organizuoti renginį, pavyzdžiui, įmonėje, kurioje dirba. Ir jei jam tai daro gerai ir jam patinka tai daryti, tuomet jau galite siūlyti savo paslaugas kitoms įmonėms.

Pagrindinės renginių valdymo kryptys

Šiandien PR verslo profesionalai išskyrė šias renginių organizavimo sritis: vidinių įmonės renginių organizavimas, skirtas verslumo dvasiai stiprinti; didelio masto akcijos.

Tačiau kiekvienu konkrečiu atveju specialistai vadovaujasi užduotimis, kurias jiems reikia išspręsti. Tikslus tikslo išdėstymas padės pasirinkti iš plataus asortimentoįrankiai konkrečiu atveju tinkama forma. Apsvarstykite pavyzdį.

Pavyzdžiui, farmacijos įmonė užsakė renginių agentūrai švęsti penktąsias veiklos metines. Tokio masto šventė visų pirma padeda sustiprinti įmonės dvasią. Todėl kaip geriausias variantas buvo svarstomas komandos išvykimas į šalies klubą. Komandinės varžybos ir sportinės estafetės buvo pasirinktos kaip pakankamai tinkama bendravimo priemonė, o šventės akcentas – galimybė bet kam pamatyti miestą iš baliono krepšio.