Vadybinės kontrolės tipai ir funkcijos

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Valdymo procesą sudaro penkios funkcijos: planavimas, organizavimas, personalas, vadovavimas ir kontrolė. Taigi kontrolė yra valdymo proceso dalis.

Kontrolė yra pagrindinė objektyvi organizacijos valdymo funkcija: faktinių rezultatų palyginimo su nustatytais įmonės standartais procesas. Kiekvienas vadovas turi stebėti ir vertinti savo pavaldinių veiklą. Valdymo kontrolė padeda laiku imtis korekcinių veiksmų iš vadovo pusės, kad būtų išvengta nenumatytų aplinkybių ar finansinių nuostolių įmonei.

Pagrindinį valdymo procesą sudaro trys etapai:

• Standartų nustatymas.
• Našumo vertinimas pagal šiuos standartus.
• Nukrypimų nuo standartų ir planų taisymas.

Kaip organizacijos bendro strateginio plano dalis, lyderiai nustato tikslusvienetai konkrečiais, tiksliais, operaciniais terminais, apimančiais našumo planavimą, palyginti su faktiniais rezultatais.

Standartai, su kuriais bus lyginamas tikrasis našumas, gali būti nustatyti remiantis ankstesne patirtimi, statistika ir lyginamaisiais tyrimais (remiantis geriausia pramonės praktika). Kiek įmanoma, standartai kuriami dvišaliu pagrindu, o ne aukščiausio lygio vadovybė, kuri vienašališkai priima sprendimus, pagrįstus organizacijos tikslais.

Kodėl reikalinga valdymo kontrolė?

Jei darbuotojai visada darytų tai, kas geriausia organizacijai, nereikėtų kontrolės ir valdymo. Tačiau akivaizdu, kad žmonės kartais negali arba nenori veikti, kad atitiktų geriausius organizacijos interesus, todėl turi būti įdiegtos kontrolės priemonės, kad būtų užkirstas kelias nepageidaujamam elgesiui ir būtų skatinami norimi veiksmai.

Net jei darbuotojai yra tinkamai aprūpinti, kad galėtų gerai atlikti savo darbą, kai kurie nusprendžia to nedaryti, nes individualūs ir organizaciniai tikslai gali būti ne visai tokie patys. Kitaip tariant, nėra tikslų derinimo. Tokiais atvejais reikia imtis priemonių darbuotojų motyvacijai ir produktyvumui didinti.

Veiksminga organizacija yra tokia, kurioje vadovai supranta, kaip valdyti ir kontroliuoti. Kontrolės, kaip sąvokos ir proceso, tikslas yra padėti motyvuoti ir nukreipti darbuotojus atlikti jiems priskirtas pareigas. Supratimasprocesų ir valdymo kontrolės sistemos yra labai svarbios ilgalaikiam organizacijos efektyvumui.

Be pakankamai kontrolės sistemų organizaciją gali užvaldyti painiava ir chaosas. Tačiau jei valdymo sistemos užgniaužia organizaciją, ji gali nukentėti nuo verslumo naujovių trūkumo.

Nepakankama valdymo sprendimų įgyvendinimo kontrolė gali lemti produktyvumo sumažėjimą arba bent jau blogų finansinių rezultatų rizikos padidėjimą. Kraštutiniais atvejais, jei našumas nebus stebimas, gali kilti organizacinės nesėkmės.

Veiksmingos valdymo sistemos ypatybės

Efektyvi verslo valdymo sistema – tai integruotas procesų ir valdymo įrankių rinkinys, padedantis suderinti įmonės strategiją ir metinius tikslus su kasdiene veikla, stebėti veiklos rezultatus ir pradėti taisomuosius veiksmus.

Vadybos kontrolės sistema – tai nuolatinis veiklos gerinimo procesas, nustatant individualius ir kolektyvinius tikslus, atitinkančius organizacijos strateginius tikslus, planuojant veiklos rezultatus tiems tikslams pasiekti, peržiūrint ir vertinant pažangą, tobulinant žmonių žinias, įgūdžius ir gebėjimus.. Valdymo sistema turėtų sutelkti dėmesį į rezultatus.

Veiksminga valdymo sistema turi šias funkcijas:

1. Padeda pasiekti organizacijos tikslus.
2. Palengvina optimalų išteklių naudojimą.
3. Pagerėja apskritaiorganizacijos našumas.
4. Motyvuoja ir gerina darbuotojų moralę.
5. Kontrolė taip pat nustato drausmę ir tvarką.
6. Aiškiai apibrėžta ir suprantama našumo metrika.
7. Užtikrina ateities planavimą peržiūrint standartus.
8. Strateginiai tikslai taikomi visiems organizacijos lygiams.
9. Veiksmingas valdymas sumažina klaidų skaičių.
10. Valdymo ir darbuotojų įsitraukimo stiprinimas.
11. Greičiau pasiekite prioritetinius tikslus.

Valdymo kontrolės procesas reguliuoja įmonių veiklą taip, kad faktinis veiklos rezultatas atitiktų iš anksto nustatytą planą. Veiksminga kontrolės sistema leidžia vadovams išvengti aplinkybių, kurios atneša įmonei nuostolių.

18 valdymo valdymo funkcijų

Valdymo kontrolė – tai bet koks procesas, įrankis ar sistema, sukurta tam, kad vadovybė galėtų reguliuoti įmonės veiklą pagal jos tikslus.

Kontroliavimas vykdomas žemesniame, viduriniame ir aukštesniame valdymo lygmenyse. Kiekviename lygyje kontrolė bus skirtinga: aukščiausio lygio vadovybė bus įtraukta į strateginę kontrolę, vidurinės grandies – taktinę, o žemesnio lygio – operatyvinę kontrolę.

Toliau pateikiamos valdymo sprendimų kontrolės funkcijos:

1. Planavimo strategija. Veiksmų plano, skirto tikslams pasiekti, sudarymo procesas.
2. Valdymasreikalavimus. Oficialus planų, kaip reikalavimų, dokumentavimas ir prireikus tų planų pakeitimų valdymas.
3. Finansinė kontrolė. Įmonės biudžeto stebėjimas ir apskaita.
4. Našumo valdymas. Procesas, kai su darbuotojais susitariama dėl tikslų ir įvertinama jų veikla pagal tuos tikslus.
5. Darbo kontrolė. Stebėkite darbuotojus, kad pagerintumėte našumą, efektyvumą ir darbo kokybę.
6. Programų ir projektų valdymas. Įgyvendinamas pakeitimas.
7. Rizikos kontrolė. Pakartotinis rizikos nustatymo, analizės ir pašalinimo procesas.
8. Saugos kontrolė. Saugumo grėsmių identifikavimas ir pašalinimas bei įvairių pavojų mažinimo būdų įgyvendinimas.
9. Atitikties kontrolė. Procesų, procedūrų, sistemų, auditų, matavimų ir ataskaitų įgyvendinimas pagal įstatymus, reglamentus, standartus ir organizacijos vidaus politiką.
10. Metrika ir ataskaitos. Prasmingų organizacijos veiklos matavimų skaičiavimas ir perdavimas.
11. Palyginimas. Iteratyvus rezultatų palyginimo su įmonės pramone, konkurentais arba dabartine geriausia praktika procesas.
12. Nuolatinis tobulėjimas. Našumo matavimo, tobulinimo ir dar kartą matavimo procesas.
13. Kokybės kontrolė. Užtikrinti, kad išvesties produktai atitiktų specifikacijas. Pavyzdžiui, gaminio testavimo proceso įgyvendinimas gamybos linijoje.
14. Kokybės užtikrinimas. Kokybės užtikrinimas – tai procesas, užkertantis kelią būsimiems kokybės gedimams. Pavyzdžiui, visų gedimų pagrindinių priežasčių tyrimo praktikaieškoti gamybos patobulinimų.
15. Automatika. Padidinkite našumą, efektyvumą ir kokybę automatizuodami.
16. Duomenų valdymas. Informacijos, kuri gali būti naudinga ateityje, rinkimo, taip pat duomenų analizės praktika.
17. Atsargų valdymas. Atsargų valdymas ir apskaita, siekiant išvengti trūkumo ar pertekliaus.
18. Turto valdymas. Turto, pvz., gamybos įrenginių, infrastruktūros, mašinų, programinės įrangos ir intelektinės nuosavybės, kontrolė.

Valdymo tipai ir jų charakteristikos

Organizacijoms reikia kontrolės priemonių, kad nustatytų, ar jų planai buvo įgyvendinti, ir prireikus imtųsi taisomųjų veiksmų. Pagrindiniai valdymo sprendimų kontrolės tikslai:

1. Prisitaikymas prie pokyčių. Valdymo sistema gali numatyti, stebėti ir reaguoti į besikeičiančias aplinkos sąlygas.
2. Klaidų mažinimas. Produktyvi valdymo kontrolė ir apskaita apribos įmonės veikloje pasitaikančių klaidų skaičių.
3. Išlaidų mažinimas ir pelno didinimas. Jei valdymo kontrolės organizavimas yra efektyviai įgyvendintas, tai gali sumažinti išlaidas ir padidinti produktyvumą.

Įmonės diegia valdymo sistemas įvairiose srityse ir skirtinguose valdymo lygiuose. Atsakomybė už valdymo sprendimų kontrolę yra didelė. Yra skirtingos šios valdymo funkcijos klasifikacijos ir charakteristikos. Vienas iš labiausiai paplitusių atrodo taip:

1. Pirmyn valdymas, taip pat žinomas kaip grįžtamasis valdymas, sutelkia dėmesį į išteklius, kuriuos organizacija išgauna iš savo aplinkos. Jis kontroliuoja šių išteklių kokybę ir kiekį, kol jie pasiekia organizaciją.
2. Stebėjimas orientuotas į produkto ar paslaugos kokybės ir kiekybės standartų palaikymą transformacijos procese.
3. Galutinė kontrolė, dar vadinama grįžtamojo ryšio kontrole, orientuota į organizacijos rezultatus pasibaigus transformacijos procesui. Nors galutinė kontrolė gali būti ne tokia efektyvi kaip preliminari ar dabartinė, ji gali suteikti vadovybei informacijos ateities planavimui.

Pagal kitą klasifikaciją kontrolė skirstoma į dvi plačias kategorijas – reguliavimo ir normatyvinę kontrolę, o šiose kategorijose yra keletas tipų. Vadovybės kontrolės tipai parodyti šioje lentelėje.

Reguliavimo kontrolė	Reguliavimo kontrolė
Biurokratinis Finansinis Kokybė	Komanda Organizacinė

Tolimesniuose skyriuose aprašomas kiekvienas valdymo veiklos kontrolės tipas ir potipis.

Reguliavimo kontrolė

Reguliavimo kontrolė kyla iš standartinių veiklos procedūrų, todėl tokio tipo valdymo kontrolės įgyvendinimas yra pasenęs ir neproduktyvus. Tai reiškia visišką ir visišką kontrolęvisos organizacijos sritys.

Verslo veikla pastaraisiais metais tapo judresnė dėl organizacinių hierarchijų išlyginimo ir ribų išplėtimo, todėl kritikai pabrėžia, kad reguliavimo priežiūra gali greičiau trukdyti pasiekti tikslą. Svarbiausia valdymo sprendimų organizavimo kontrolės požiūriu yra kontrolės atitiktis organizacijos tikslams.

Biurokratinė kontrolė

Biurokratinė kontrolė kyla iš valdžios linijų, kurios priklauso nuo padėties organizacijos hierarchijoje. Kuo aukštesnis pavaldumo lygis, tuo daugiau asmuo turės teisę diktuoti savo politiką. Biurokratinė kontrolė sulaukė blogo repo, ir tai pagrįstai. Organizacijos, kurios per daug pasikliauja komandų grandinės santykiais, trukdo lankstumui nenumatytų situacijų atveju. Tačiau yra būdų, kaip vadovai gali padaryti įmonę tokią pat lanksčią ir reaguoti į klientų rūpesčius, kaip ir bet kuri kita valdymo kontrolės organizacija.

Kaip išlaikyti komandų grandinę išlaikant sistemos lankstumą ir greitą reagavimą? Būtent šį klausimą turi išspręsti biurokratinė kontrolė. Vienas iš sprendimų yra standartinės veiklos procedūros, kurios perkelia atsakomybę įmonės hierarchijoje.

Finansinė kontrolė

Finansinė kontrolė reguliuoja pagrindinius finansinius tikslus, už kuriuos atsakingi vadovai. Tokios valdymo kontrolės sistemos yra paplitusios įmonėse, organizuotose kaip keli strateginiai verslo vienetai (SBU). SBUyra produktas, paslauga ar geografinė linija, kurios vadovai yra vieninteliai atsakingi už pelną ir nuostolius. Jie yra atskaitingi vyresniajai vadovybei, kad pasiektų finansinius tikslus, kurie prisideda prie bendro korporacijos pelningumo.

Ši valdymo sprendimų kontrolės kategorija nustato išlaidų ribas. Vadovams išlaidų padidėjimas turi būti pateisinamas pajamų padidėjimu. Skyrių vadovams biudžeto laikymasis paprastai yra vienas iš pagrindinių veiklos rodiklių.

Taigi finansinės kontrolės vaidmuo yra pagerinti bendrą pelningumą ir išlaikyti pagrįstas išlaidas. Kad nustatytų, kokios išlaidos yra būtinos, kai kurios įmonės palygins kitų tos pačios pramonės įmonių rezultatus ir atliks valdymo kontrolės analizę. Šis palyginimas suteikia duomenų, leidžiančių nustatyti, ar išlaidos atitinka pramonės vidurkius.

Kokybės kontrolė

Kokybės kontrolė apibūdina procesų ar produktų svyravimo laipsnį, kuris laikomas priimtinu. Kai kurioms įmonėms standartas yra defektų nebuvimas, tai yra, jokių pakeitimų nebuvimas. Kitais atvejais priimtinas statistiškai nereikšmingas nuokrypis.

Kokybės kontrolė turi įtakos galutiniam klientams siūlomo produkto ar paslaugos rezultatui. Kai verslas nuolat palaiko puikią kokybę, klientai gali pasikliauti firmos produkto ar paslaugos savybėmis, tačiau taip patsukuria įdomią dilemą. Pernelyg didelė esamų produktų kokybės kontrolė gali sumažinti atsaką į unikalius klientų poreikius.

Reguliavimo kontrolė

Užuot pasikliaujant standartine organizacijos politika ir procedūromis, kaip taikant ankstesnius kontrolės tipus, reguliavimo kontrolė valdo darbuotojų ir vadovų elgesį pagal visuotinai priimtus elgesio modelius.

Norminė kontrolė nusprendžia, kiek tam tikros rūšies elgesys yra teisingas, o kitas – mažesnis. Pavyzdžiui, smokingas gali būti priimtinas apdaras Amerikos verslininkų apdovanojimų ceremonijoje, bet visiškai netinkamas apdovanojimų ceremonijoje škotams, kur formalus kiltas labiau atitinka vietinius papročius. Tačiau nebuvo priimtas joks raštiškas aprangos kodas.

Taigi, skirtumas tarp reguliavimo ir normatyvinės valdymo sprendimų kontrolės sistemos yra formalumas. Reguliavimo kontrolė yra neformali valdymo sistema, o ne reguliavimo kontrolė.

Komandų valdymas

Šis valdymo sprendimų kontrolės organizavimas tapo įprastas daugelyje įmonių. Komandos normos yra neformalios taisyklės, kurios leidžia komandos nariams suvokti savo pareigas kolegoms.

Nors komandos užduotis paprastai yra formaliai dokumentuojama, proceso dalyvių sąveikos būdai dažniausiai išsivysto laikui bėgant, komandai išgyvenant augimo fazes. Netgi dėl vadovavimo susitariama neoficialiai: kartaispaskirtas vadovas gali turėti mažesnę įtaką nei neformalus vadovas. Jei, pavyzdžiui, nuomonės lyderis turi daugiau patirties nei oficialus komandos lyderis, komandos nariai greičiausiai kreipsis į nuomonės lyderį, kad gautų patarimų, kuriems reikia specifinių įgūdžių ar žinių.

Komandos normos linkusios formuotis palaipsniui, tačiau susidariusios gali turėti didelės įtakos įmonės elgesiui.

Organizacinė kontrolė

Organizacijos kultūra pagrįstos normos taip pat yra norminės kontrolės rūšis. Organizacijos kultūra apima tam tikros organizacijos bendras vertybes, įsitikinimus ir ritualus. Taigi tokio tipo kontrolė yra teisingas normų ir tikslų derinimas.

Oficialios ir neformalios valdymo sistemos

Anksčiau buvo minėta, kad reguliavimo kontrolė ir visi jos porūšiai priklauso formaliai kontrolės sistemai, o normatyvinė – neformaliajai. Toliau pateiktoje lentelėje aprašomi dviejų valdymo sistemų skirtumai.

Oficiali valdymo sistema	Neoficiali valdymo sistema
Organizacija turi aiškias procedūras, taisykles ir gaires, paaiškinančias įvairius valdymo reikalavimus Jie motyvuoja vadovybę ir pavaldinius atlikti pavestas užduotis taip, kad būtų pasiekti veiklos tikslai per optimalų laiką Naudojamas viršininkų ir pavaldinių elgesiui koordinuoti	Organizacijai būdinganeformalūs ir nerašyti valdymo priežiūros procesai Jų tikslas – suteikti didesnę darbuotojų motyvaciją ir užtikrinti tinkamą organizacijos tikslų ir strategijų įgyvendinimą Neoficialios valdymo sistemos taip pat padidina tikslų suderinimą
Oficialios sistemos pavyzdys būtų taisyklės ir gairės, kurias Žmogiškųjų išteklių skyrius naudoja tokioms funkcijoms kaip įdarbinimas ir personalo tobulinimas.	Neformalios kontrolės sistemos pavyzdys yra lojalumas organizacijai ir pagarba organizacijos kultūrai, kaip darbuotojų elgesio stiliui.

Plečiosios reguliavimo ir reguliavimo priežiūros kategorijos yra beveik visose organizacijose, tačiau santykinis kiekvieno tipo akcentas skiriasi. Reguliavimo kategorijai priklauso biurokratinė, finansinė ir kokybės kontrolė. Normatyvinė kategorija apima vadovavimo ir organizacines normas. Abi normų kategorijos gali būti veiksmingos. Vadovybės uždavinys – suderinti darbuotojų elgesį su organizacijos tikslais.

Todėl efektyvi valdymo kontrolė gali būti pasiekta keliais skirtingais būdais. Valdymo sistemos skirtos duomenims rinkti ir naudoti šią informaciją, kad padėtų organizacijai pasiekti savo tikslus. Sistema orientuota į įvairių organizacinių elementų efektyvumą, nuožmogaus veikla į finansinius rezultatus.

Sukurta stebėsenos sistema gali atnešti realios naudos įmonei – nurodyti problemas, planuoti naujas strategijas ir užtikrinti geresnį koordinavimą tarp skirtingų padalinių ir padalinių.