Pagrindinė valdymo funkcija valdymo srityje

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kiekvienas vadovas atlieka pagrindines valdymo funkcijas: planavimą, organizavimą, motyvavimą, kontrolę. Keturi valdymo funkcijos elementai: rezultatų matavimo rodiklių ir metodų apibrėžimas, rezultatų matavimas, rezultatų įvertinimas ir korekciniai veiksmai.

Visos valdymo funkcijos: planavimas, organizavimas, motyvavimas, kontrolė yra glaudžiai tarpusavyje susijusios. Jie vienodai svarbūs efektyviam valdymui. Jų negalima skirstyti į pagrindinius ir mažuosius. Tuo pačiu metu valdymo funkcijos: organizavimas, motyvavimas ir kontrolė yra pagrįstos apgalvotu ir efektyviu planavimu.

• Planavimas yra pagrindinė, pagrindinė funkcija. Remiantis strateginiais tikslais, sudaromas planas jiems pasiekti, numatant tam tikrų išteklių paskirstymą ir susiejant šį paskirstymą laike. Planavimas dokumentuoja išteklių paskirstymą ir vienija atskirų padalinių bei darbuotojų pastangas bendram tikslui pasiekti. Tam jis atliekamasbendrų tikslų išskaidymas į asmeninius. Būtina numatyti organizacijos planavimą ir kontrolę. Valdymo funkcijos, be tikslo nustatymo, taip pat numato darbų, kuriuos reikia atlikti tam tikra seka, sąrašo sudarymą tikslui pasiekti. Tuo pačiu metu kiekvienas darbas yra susietas su jo pradžios ir pabaigos laiku, jam priskirtais ištekliais ir vėlesniais (ar ankstesniais) darbais.
• Organizacija, kaip valdymo funkcija, yra sukurti struktūrą, kuri leistų atskiriems sistemos elementams veikti kartu pagal pateiktas taisykles ir racionaliai išleisti skirtus išteklius tikslams pasiekti. Organizacinę struktūrą apibūdina daugybė formalizuotų taisyklių – reglamentų, nuostatų, instrukcijų.
• Motyvacija, kaip valdymo funkcija, yra skatinti visų lygių darbuotojus efektyviai dirbti kartu siekiant savo tikslų. Tai humanistiškiausia ir mažiausiai formalizuota valdymo funkcija.
• Kontrolė, kaip funkcija, valdymo procesas susideda iš kiekybinės ir kokybinės darbo rezultatų apskaitos, tai procesas, užtikrinantis, kad organizacija pasieks savo tikslus

Valdymo priskyrimas

Valdymas yra pagrindinė valdymo funkcija. Jis skirtas:

• Gamybos proceso ir valdymo proceso neapibrėžtumo mažinimas.
• Numatymas ir gedimų prevencija.
• Palaikykite sėkmingą veiksmą.

Valdymas neįsivaizduojamas be matavimo. Kad suprastum kądarbas vyksta pagal planą, reikia lyginti kontrolės metu pasiektus kiekybinius rodiklius su kai kuriais anksčiau žinomais planuojamais.

Procesų valdymas – tai sistema, leidžianti planuoti, matuoti, nustatyti nukrypimus ir ištaisyti bet kokią verslo veiklą, pvz., gamybą, pakavimą, pristatymą vartotojui ir kt.

Valdymo valdymo funkcija yra esminė valdymo proceso dalis.

Jei valdymo funkcijos nėra, bet koks valdymas praranda prasmę. Jūs nežinosite, ar tai, kas buvo suplanuota, buvo padaryta, ir apskritai, ar kas nors daroma.

Be valdymo funkcijos taip pat neįmanoma valdyti personalo.

Valdymo procesas yra funkcinis organizacijos kontrolės procesas, jis turi išaugti iš organizacijos tikslų ir strateginių planų

Keturi valdymo funkcijos elementai

Yra keturi pagrindiniai valdymo valdymo funkcijos žingsniai:

1. Apibrėžkite rodiklius ir kaip išmatuoti rezultatus.
2. Išmatuokite rezultatus.
3. Nustatykite, ar rezultatai tokie, kaip planuota.
4. Taikykite taisomuosius veiksmus.

„Control“reiškia sąrašą, saugomą dviem egzemplioriais (pranc. contrôle, iš contrerôle –, iš lotynų kalbos contra – prieš ir rotulus – slinktis).

Tikslų ir rezultatų matavimo metodų nustatymas

Būtina suformuoti rodiklių, kurie yra svarbūs kontroliuojamam procesui, rinkinį ir kiekvienam iš jų nustatyti planuojamas reikšmes tam tikru momentu. Kai šiuo metu faktinisDėl to vadovai gauna signalus apie tai, kaip viskas vyksta, todėl jiems nereikia tikrinti kiekvieno planų įgyvendinimo žingsnio.

Rodikliai turėtų būti aiškiai išreikšti, išmatuojami ir turi būti stebimi. Gamybos įmonėje metrika gali apimti pardavimą ir produkciją, darbo efektyvumą, saugą ir kt.

Kita vertus, teikiant paslaugas, metrika turėtų apimti, pavyzdžiui, klientų, kurie turi laukti eilėje prie banko, skaičių arba naujų klientų, pritrauktų dėl atnaujintos reklaminės kampanijos, skaičių..

Matavimo taškai laiko juostoje taip pat neturėtų būti parinkti atsitiktinai, o turi būti susieti su itin svarbiais kontroliuojamo proceso požiūriu, laikotarpiais arba svarbių proceso etapų pradžia / pabaiga. Tai gali būti

• Planavimo laikotarpio pradžia arba pabaiga – pamaina, diena, savaitė ar mėnuo.
• Svarbaus etapo pradžia arba pabaiga: išankstinio gamybos užbaigimas, galutinio gaminio surinkimo pradžia, gaminio išsiuntimas klientui.
• Naujo produkto išleidimas arba suplanuotų paslaugų apimčių pasiekimas.

Valdymo planavimo ir kontrolės funkcijos yra labai glaudžiai tarpusavyje susijusios ir neturi prasmės viena be kitos. Niekas nekontroliuojamas planas nevirsta tuščiu popieriumi. Motyvacijos ir kontrolės valdymo funkcijos taip pat yra susijusios.

Rezultatų matavimas

Rezultatų matavimas kontroliniuose taškuose ir palyginimas su planuojamaisrodikliai turėtų būti atliekami aktyviai, kad nukrypimus būtų galima aptikti kuo anksčiau arba net numatyti jiems dar nepasireiškus, taip išvengiant korekcinių veiksmų arba jų sumažinant iki minimumo.

Jei patikros punktai yra tinkamai suplanuoti ir yra įrankių, leidžiančių tiksliai nustatyti, ką pavaldiniai daro, įvertinti esamą ir numatomą veiklą bus tiksliai ir lengvai.

Tačiau yra daug veiklų, kurių metu sunku nustatyti tikslius valdymo taškus, taip pat yra daug veiklų, kurias sunku išmatuoti.

Paprasta, pavyzdžiui, nustatyti standartinį masinių gaminių gamybos laiką ir taip pat lengva išmatuoti šių rodiklių tikrąsias reikšmes

Situacija yra sudėtingesnė, kai darbas yra toli nuo technologijos. Pavyzdžiui, nėra lengva stebėti darbo santykių vadovo darbą, nes nėra lengva sukurti aiškią rezultatų kortelę.

Tokio tipo vadovo vadovas dažnai remiasi tokiais miglotais rodikliais kaip sąjungos santykiai, pavaldinių entuziazmas ir lojalumas, darbuotojų kaita ir/ar darbo ginčai. Tokiais atvejais vadovo atliekamo pavaldinio matavimo rezultatai taip pat neaiškūs.

Rezultatų atitiktis planui

Tai paprastas, bet labai svarbus kontrolės proceso žingsnis. Tai apima išmatuotų rezultatų palyginimą su iš anksto nustatytais tikslais. Šiame etape itin svarbi iš anksto sukurta palyginimo technika. TuoDokumente turėtų būti aiškiai nurodyta, kas konkrečiai matuojama, kuriuo momentu ir kokiomis sąlygomis. Griežtai laikykitės šios technikos, kitaip matavimo ir palyginimo su planu rezultatai bus nepatikimi.

Jei darbas vyksta taip, kaip planuota, vadovybė gali manyti, kad viskas kontroliuojama. Tokiu atveju nereikia kištis į kasdienę organizacijos veiklą.

Taisomieji veiksmai

Šis etapas tampa svarbiausiu tuo atveju, kai rodikliai nepasiekia numatytų ir analizė rodo, kad reikia korekcinių veiksmų. Tokie korekciniai veiksmai gali apimti vieno ar kelių kasdienės organizacijos veiklos aspektų pakeitimus.

Pavyzdžiui, banko filialo vadovas turi nuspręsti, kad salėje turi būti užimta daugiau kasininkų, kad būtų galima laukti anksčiau nustatyto maksimalaus penkių minučių trukmės.

Arba parduotuvės vadovas nusprendžia mašinų operatoriams siųsti viršvalandžius, kad būtų laikomasi produktų pristatymo terminų.

Stebėjimas taip pat padeda nustatyti neteisingai nustatytus tikslus. Tokiu atveju taisomieji veiksmai bus tikslinių rodiklių taisymas, o ne kova dėl esamų išmatuotų verčių keitimo.

Taisomųjų veiksmų savalaikiškumas

Visada turite sukurti konstruktyvų būdą, kaip rodiklius priartinti prie suplanuotų verčių, kitaip turėsite pavėluotai suprasti, kad gedimas jau įvyko. Kuo anksčiau bus nustatyta klaida ar gedimas, tuo didesnė tikimybė, kad ji bus ištaisyta arba pasivys. Ir kuo mažiau laiko, materialinių ir darbo resursų bus sugaišta jo taisymui.

Vėliau aptiktų nukrypimų gali būti visiškai neįmanoma ištaisyti. Tokiu atveju organizacija patiria didelių finansinių ir reputacijos nuostolių iki veiklos nutraukimo.

Blogos naujienos šiandien yra geriau nei tos pačios naujienos rytoj.

D. S. Chadwick

Valdymo funkcijų ryšys

Valdymo funkcijos: motyvacija ir kontrolė yra glaudžiai susijusios viena su kita. Kad galėtų sukurti veiksmingą pavaldinio motyvavimo sistemą, vadovui reikia prieigos prie tikslių ir savalaikių kontrolės rezultatų.

Galima atlikti atitikties kontrolę:

• planuoti rodikliai;
• kokybės standartai;
• įmonės politika;
• saugos ir darbo apsaugos reikalavimai;
• kontroliuojančių valstybės ar visuomeninių organizacijų reikalavimai.

Kontrolė taip pat gali būti periodinė ir vienkartinė, suplanuota ir avarinė, privati ir kaip bendro organizacijos audito dalis.

Išvada

Pagrindinė valdymo funkcija valdymo srityje – užtikrinti plano įgyvendinimą ir taip pasiekti organizacijos tikslus. Papildomos funkcijos – organizavimo palaikymas ir motyvacija bei sąveika su jais. Kontrolės funkcija valdyme yra pati svarbiausia. Kontrolės taškas nėrasiekiant sugauti padalinį ar darbuotojus nevykdant plano ir juos nubausti. Esmė – laiku aptikti nukrypimus nuo plano. Tada yra galimybė turėti laiko imtis korekcinių veiksmų. Apgalvotas kontrolės procesų organizavimas yra raktas į tikslų ir savalaikį planų įgyvendinimą bei tikslų pasiekimą.