Organizacijos dokumentų srauto nuostatai. Darbo eigos organizacijoje pavyzdys

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Dokumentas yra informacija, pateikta jo turinį ir paskirtį atitinkančia forma. Dokumentas kuriamas su tikslu, kažkam kuriamas. Tačiau ne visada dokumento š altinis ir (arba) jo adresatas bus asmuo. Šiuolaikinis lygis – kai įmanoma ir būtina efektyviai ir praktiškai įtraukti mašinas ir mechanizmus į valdymo kilpą.

Dokumento judėjimo procesas, ypatumai ir greitis priklauso nuo jo formos, turinio ir „judėjimo aplinkos“veikimo. Sėkmė, ekonominiai rodikliai ir socialinis efektyvumas priklauso nuo to, kaip gerai organizuotas dokumentų srautas organizacijoje, o tai yra: įmonės kokybė ir gyvenimas.

Apie dokumentus ir darbo eigą

Darbo eigos administravimas, forma ir tvarka organizacijos pavyzdžiu, įstatymų nereglamentuota. Yra GOST, poįstatyminiai aktai ir privalomos rekomendacijos. Kaip apskaitos dokumentų dalis, dokumentai paskolai gauti arbamedicininės išvados yra įstatymo normos.

Dokumentas ne visada yra griežta rašytinė forma. Tai gali būti:

• forma, kurioje tam tikru būdu užpildomi konkretūs laukai, turintys tikslų semantinį ir sintaksinį turinį;
• puslapis, sukurtas pagal konkrečią konkrečios paraiškos formą (laiškas, įsakymas, įgaliojimai, personalas, …);
• laisva forma (darbuotojo aiškinamasis raštas, padėka už darbo pasiekimus, rezoliucija dėl prašymo, …).

Visos trys dokumentų versijos gali būti pateikiamos popieriuje arba elektroniniu būdu ir dėl techninių ir teisinių priemonių prieinamumo yra visiškai lygiavertės, nors vis dar pasitaiko atvejų, kai galima tik popierine forma.

Nepaisant įstatyminio dokumento formos ir turinio bei darbo eigos reglamentavimo, egzistuoja griežta, visuotinai priimta ir neaptarta dokumentų kūrimo, perkėlimo, saugojimo ar naikinimo praktika, kurią kiekviena organizacija gali koreguoti. sau visiškai bet kokiu būdu.

Puikus dokumentų srauto organizacijoje pavyzdys

Idealo pasiekti iš esmės neįmanoma:

• bet kurioje gyvenimo ir veiklos sferoje,
• bet kada,
• bet kur erdvėje,

nes kiekvienas naujas požiūris leidžia pamatyti naujus horizontus. Yra noras ir poreikis jų laikytis. Dokumentacija nėra išimtis. Priešingai, tai demonstratyvus ir gyvas informacijos judėjimo proceso dinamiško fiksavimo pavyzdys.

Nesvarbu, kaip informacija įrašoma: popieriuje ar elektronine forma. Šiuo metu abi formos turi tą pačią teisinę galią, nors kai kuriais atvejais popierinė versija turi pranašumų.

jų judėjimo ciklas nuo atsiradimo (sukūrimo) iki deponavimo ar sunaikinimo momento.

Ne visos organizacijos supranta, kad daugelis dokumentų gali būti vykdomi tiesiogiai mašinomis ir mechanizmais be žmogaus įsikišimo, kaip ir ne visi š altiniai (autoriai) turi būti tik žmonės.

Įprastas darbo eigos automatizavimo supratimas daugeliu atvejų yra paprastos „signalinės idėjos“lygyje, kai programai patikėta pranešti tik apie įvykius.

Vidinė ir išorinė dokumentų apyvarta

Abi grandinės yra svarbios sėkmingai organizacijai. Išorinė apyvarta turi statinę vertę, o vidinė – dinaminę.

Kuo geriau įmonės vadovybė supranta šią aplinkybę, tuo perspektyvesnę elektroninių dokumentų valdymo sistemą ji pasirenka. Tie, kurie nori parodyti idealų verslo dokumentų judėjimo organizacijoje pavyzdį, rašo savo informacinę sistemą.

Dokumentai gali būti pirminiai irantraeilis. Pastarieji visada turi judėjimo organizacijoje istoriją.

Analizuojant žinių apie dokumentą ir jo panaudojimą taikymą, galima įvertinti įmonės funkcines charakteristikas, socialinius ekonominius rodiklius ir laiko parametrus. Tai svarbu ir partneriams, ir vartotojams.

Popierinis, bet veiksmingas arba elektroninis, bet pirktas

Unikalumas būdingas ne tik žmogui, bet ir organizacijai. Be to, kiekvienas žmogus vertina savo individualumą ir visais įmanomais būdais stengiasi tai pabrėžti drabužiais, elgesiu, išsilavinimu ir pan.

Įmonė, kuri perka paruoštą informacinę sistemą, yra puikus pavyzdys organizacijos darbo eigos, kuri atima iš jos savo veidą ir verčia darbuotojus rengtis „kažkieno drabužiais“.

Geriau patikėti savo darbuotojams dirbti su popierine laikmena senamadiškai, nei primesti jiems trečiosios šalies, bet šiuolaikišką nuomonę apie dokumentus ir jų naudojimą. Kiekvienas darbuotojas yra svarbus organizacijos funkcionalumo elementas, o ne kitų žmonių idėjų ir trečiųjų šalių darbo eigos struktūrų efektyvumo tyrinėtojas.

Prioritetai, dinamika ir funkcionalumas

Išorinis darbo eigos kontūras visada yra ribotas, nepretenzingas ir statiškai stabilus. Apskritai jai neturėtų būti teikiama daugiau reikšmės, nei ji nusipelnė. Pavyzdžiui, kokia prasmė „investuoti savo sielą“į santykius su mokesčių, reguliavimo institucijomis ar partneriais. Galite kažkaip paįvairinti keitimosi informacija procesą sureklamos agentūros, tačiau net ir tai ilgainiui įgauna statišką, kasdienišką formą.

Mūsų pačių sukurtos informacijos apdorojimo sistemos, kurios svarbi dalis visada yra elektroninis dokumentų valdymas, prioritetas nekelia abejonių. Tačiau visada ir visiems gaila laiko ir pinigų sukurti savo sistemą.

Klasikinių „one es“arba „galaxy“parinkčių derinys, kuris niekada neapsieina be „xel“ir kelių trečiųjų šalių vietinių ekonominių ar apskaitos programų, kartu su jų pačių svetaine, skirta atsiliepimais ir dokumentais (užsakymais, skundai, pasiūlymai, …) iš klientų ir partnerių - įprasta situacija, darbuotojai nuolat užsiėmę rutina ir nėra jokių išlaidų.

Gamybos proceso dinamiką gali užtikrinti tik efektyvus jo paties funkcionalumo įgyvendinimas. Tik tokiu pajėgumu elektroninis dokumentų valdymas organizacijoje yra vertas imitacijos pavyzdys, o savo verslo idėjos įgyvendinimo kontekste – puiki gamybos dinamika, ekonominiai ir socialiniai rodikliai.

Organizacijos informacinės sistemos nuostatai

Bet kuri organizacija yra informacinė sistema, kuri atsiranda ir egzistuoja panašioje aplinkoje. Dokumentai į organizaciją patenka iš išorės, jos viduje taip pat reikia sukurti dokumentus, kai kurie iš jų yra reglamentuoti ir privalomi.

Paprasta organizacijos darbo eigos diagrama yra pavyzdys to, ką paprastai daro visi. Nuostatai dėldarbo taisyklės, dienotvarkė, darbuotojų pareigos – įprasta norma, tačiau kuriant „Organizacijos informacinės sistemos nuostatus“dalyvauja labai mažai žmonių.

Žvelgiant iš objektyvios pusės, organizacijos vadovai gali vadovautis bet kuo, rašyti bet kokius nuostatus ir pareigybių aprašymus. Tačiau šio taisyklių kūrimo efektyvumas ir praktiškumas priklauso tik nuo to, kiek vidinis reguliavimo arsenalas atitinka tikrovės reikalavimus.

Dokumentų ir jų judėjimo nuostatai

Įmonės dokumentų valdymo sistema yra neatsiejama įmonės informacinės sferos dalis, dėl to „Dokumentų valdymo nuostatai“yra „Organizacijos informacinės sistemos nuostatų“priedas, tačiau labai svarbus ir jungiantis visus jo sudedamuosius elementus į vieną informacinį organizmą.

Jei vadovybė pasiryžusi sukurti tobulą organizacijos darbo eigos pavyzdį, tai reiškia, kad jie tikrai užsiima sėkmingo verslo plėtra, turėdami tikslą pasipelnyti ir gerinti darbuotojų savijautą.

Dabartinės programinės įrangos kūrimo ypatybė, ypač paskirstytojo informacijos apdorojimo priešakyje (interneto programavimo pavyzdžiai), yra ta, kad beveik neįmanoma sukurti mobiliosios savaime prisitaikančios programos.

Elektroninių dokumentų valdymo užduotis organizacijoje yra paprastas, bet demonstratyvus pavyzdys. Čia dinamika yra savotiška:

• gaunami ir išsiunčiami dokumentai;
• algoritmai, skirti apdoroti vidinius ir išorinius verslo dokumentus.

Rašyti kodą, kuris gali skirtis keičiantis duomenims ir algoritmams, yra labai sunku. Laiko ir išteklių sąnaudos nėra prieinamos kiekvienai organizacijai.

Elektroninis dokumentų valdymas dinamikoje

Darbo eigos organizavimas įmonėje elektroninės versijos užduoties pavyzdžiu yra aktualus, paprastas, orientacinis ir praktiškas. Sudėtingumas kyla dėl kodo, kuris gali keistis dinamiškai, kūrimo proceso. Kūrimo laikas taip pat yra problema.

naudokite bendrą apdorojimo logiką.

Tada darbo eiga organizacijoje=pavyzdys + jūsų verslo idėjos ypatybės. Pirmuoju apytiksliu būdu rezultatas nebus praktiškas, tačiau kai tik bus pradėtas pirmasis užduočių įgyvendinimas, jų sprendimo ciklas taps negrįžtamas ir, skiriant reikiamą dėmesį, rezultatas bus pasiektas.

Informacinės sistemos, galinčios apdoroti dinamiškai kintančią informaciją, sukūrimas visų pirma yra paties kūrimo proceso dinamika.

Kol nebus sukurtas mechanizmas, leidžiantis tinkamai pakeisti gaunamus, išeinančius irvidinius dokumentus, o kodas be programuotojo dalyvavimo savarankiškai keisti negalės, nebus galima kalbėti apie elektroninės dokumentų valdymo sistemos sukūrimo faktą.

Tačiau sugalvoti ir įdiegti savo sistemą, kuri visiškai palaikytų organizacijos informacinius procesus, yra tas pats, kas padaryti jos sėkmę nuostabią ir tobulą.