Personalo poreikio nustatymas: koncepcija, planavimo metodai ir būdai jį padengti

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Vienas vertingiausių bet kurios įmonės išteklių yra jos darbuotojai. Tačiau tai gana brangu. Todėl nepaprastai svarbu nustatyti darbuotojų skaičių, kuriame mažiausiomis sąnaudomis galite pasiekti maksimalų ekonominį efektą. Tam naudojami specialūs metodai ir metodai. Personalo poreikio nustatymas yra vienas iš prioritetinių vadovybės uždavinių. Kaip šis procesas bus atliktas, bus aptarta vėliau.

Darbo poreikių tipai

Personalo poreikio nustatymo procesas yra integruotų visapusiškų priemonių sistema. Jos užduotis – pasiekti konkrečius gamybos proceso tikslus. Tai gana sudėtinga procedūra, nes reikia nustatyti ne tik darbuotojų, kurie atliks reikiamus darbus, skaičiųužduotis, bet ir sukurti efektyviausią gamybos sistemą. Todėl personalas taip pat parenkamas pagal jų kvalifikaciją ir patirtį. Mokymai teikiami pagal poreikį.

Organizacijoje planavimas turi apimti kelias skirtingas plėtros sritis. Tokiu atveju planavimo procesas darbo išteklių srityje bus kiek įmanoma efektyvesnis.

Yra įvairių požiūrių ir metodų, kaip nustatyti personalo poreikius. Dažniausiai jie skirstomi į 2 pagrindinius tipus:

• Perspektyvus. Šis požiūris dar vadinamas strateginiu. Tai susiję su organizacijos ateitimi. Personalo poreikis šiuo atveju nustatomas pagal pasirinktą organizacijos eigą. Kartu ilgalaikėje perspektyvoje skaičiuojamas ne tik darbo išteklių skaičius, bet ir darbuotojų kvalifikacijos lygis.
• Situacija. Toks planavimas leidžia per trumpą laiką aprūpinti gamybą reikiamu išteklių kiekiu. Taikant šį metodą, dėmesys skiriamas darbuotojų kaitai, taip pat atostogų, nedarbingumo, motinystės ir ilgalaikių atostogų, sumažinimų ir tt rodikliams.

Planavimo procedūra vykdoma nuolat skirtingais laikotarpiais. Taigi, panaši procedūra galėtų būti:

• Trumpalaikis – iki 12 mėnesių.
• Vidurinis laikotarpis – nuo 1 metų iki 5 metų.
• Ilgalaikis – daugiau nei 5 metai.

Taip pat patyrę vadovai nustato kokybinius ir kiekybinius personalo poreikius. ĮAntruoju atveju galite nustatyti tikslų įmonės darbuotojų skaičių. Kokybinio vertinimo metu nustatomas tam tikros kvalifikacijos personalo poreikis.

Kiekybinis poreikis

Kokybinių ir kiekybinių darbuotojų poreikių apibrėžimai labai skiriasi. Planavimas vyksta abiem kryptimis. Nustatant kiekybinius rodiklius, pasirenkamas metodas, kuriuo galima apskaičiuoti optimalų darbuotojų skaičių valstybėje. Šios vertės nustatymas atliekamas per tam tikrą laikotarpį.

Kiekybinis personalo poreikis nustatomas naudojant kelis pagrindinius rodiklius:

• Reguliarus darbuotojų skaičius. Tai yra darbuotojų skaičius sąraše konkrečiai datai. Tai atsižvelgiama į darbuotojų, kurie išvyko ir atvyko analizės dieną, skaičių.
• Priedo numeris. Darbuotojų, kurie yra įmonės valstybėje ir kurie turi ateiti į darbą tą dieną atlikti savo darbo pareigas, skaičius. Jei randame skirtumą tarp vidutinio ir lankomumo skaičiaus, gauname visos dienos prastovų dėl atostogų, komandiruotės, darbuotojų ligos rodiklį.
• Vidutinis darbuotojų skaičius. Šis rodiklis naudojamas tam tikro laikotarpio darbuotojų skaičiui sekti. Jis naudojamas apskaičiuojant vidutinį atlyginimą, darbo našumą, kaitos rodiklius, darbuotojų kaitą ir kt. Jei reikia rasti vidutinį darbuotojų skaičiųdarbuotojų mėnesiui ar kitam laikotarpiui, kiekvienos dienos darbuotojų skaičius sumuojamas, padalytas iš dienų skaičiaus. Tai apima savaitgalius ir šventes. Jei reikia nustatyti metų vidurkį, susumuokite kiekvieno mėnesio vidutinį darbuotojų skaičių. Rezultatas padalytas iš 12.

Pateiktiems rodikliams nustatyti gamyboje registruojamas darbo užmokestis ir lankomumas. Tuo pačiu informacijos š altinis yra įsakymai dėl įdarbinimo ir atleidimo iš pareigų, perkėlimo, pavadavimo, laikino darbuotojo nebuvimo dėl svarbios priežasties ir kt.

Skaičiuojant darbuotojų skaičių konkrečią datą, personalo poreikiui nustatyti naudojami įvairūs metodai:

1. Darbo intensyvumo metodas. Prielaida, kad naudojama informacija apie darbo proceso laiką.
2. Skaičiavimo metodai. Naudokite duomenis apie paslaugų įkainius, darbus, skaičius ir valdomumą.
3. Stochastiniai metodai. Leidžia nustatyti skaitines charakteristikas naudojant koreliacijos arba regresijos analizę.
4. Ekspertų sąmatų metodas. Apima paprastus arba išplėstinius (vienkartinius, kelis) skaičiavimus.

Kokybės rodikliai

Kokybinio personalo poreikio nustatymas pasižymi dideliais sunkumais. Analitikas tokio tyrimo metu turi nustatyti ne tik personalo skaičių, bet ir organizacijai reikalingą profesionalumo laipsnį, darbuotojų kvalifikaciją.

Sunkumas slypi tame, kad šiuo metu nėra vienos sistemos, pagal kurią būtų galima nustatyti darbo kokybę, darbuotojų potencialą. Yra tik pagrindinis savybių ir savybių, kurios lemia darbuotojo kvalifikacijos laipsnį, įgūdžius, sąrašas:

• Ekonominė. Jie nustato darbuotojo atliekamo darbo sudėtingumą, jo kvalifikaciją, darbo sąlygas, darbo stažą ir priklausomybę pramonės šakai.
• Asmeninis. Tam tikrų įgūdžių, disciplinos, efektyvumo, sąžiningo savo pareigų atlikimo, kūrybiškumo ir kūrybiškumo buvimas.
• Organizacinis ir techninis. Techninis darbo aprūpinimas, jo patrauklumas, gamybos technologijos organizavimo lygis, racionalizavimas.
• Sociokultūrinis. Visuomeninis aktyvumas, kolektyvizmas, moralinis ir bendras kultūrinis vystymasis.

Organizacijos personalo poreikio nustatymas kokybiniu pagrindu grindžiamas šiais duomenimis:

• Organizacinė struktūra.
• Darbuotojų pasiskirstymas pagal profesinės kvalifikacijos lygį (nurodytas gamybinėje ir techninėje dokumentacijoje).
• Reikalavimai darbo vietoms.
• Įmonės struktūrinių padalinių personalas.
• Organizacinių ir valdymo procesų nuostatai.

Kiekvienai kokybės ypatybei nustatomas darbuotojų skaičiaus poreikis. Bendras darbuotojų skaičius, kurio reikia tinkamai organizacijos veiklai, nustatomas susumavus rezultatuspagal kiekvieną kriterijų. Tam rengiami šie organizaciniai dokumentai:

• Sistemos tikslai, kurių pagrindu kuriama įmonės organizacinė struktūra.
• Bendra įmonės organizacinė struktūra ir jos padaliniai.
• Personalas.
• Pareigybių aprašymai. Jie taip pat naudojami apskaičiuojant pagrindinio ir vadovaujančio personalo funkcijų darbo intensyvumą.

Veiksniai, turintys įtakos darbo išteklių poreikiui

Yra tam tikrų veiksnių, turinčių įtakos darbo jėgos planavimo procesams ir personalo reikalavimams.

Jie gali būti tiesioginiai arba netiesioginiai, vidiniai arba išoriniai. Didžiausią įtaką turi šie veiksniai:

• Darbo rinkos sąlygos. Juos apibrėžia keletas požymių. Sąlygos apima demografinę situaciją, nedarbą, švietimo kokybę, darbo jėgos pasiūlą ir paklausą įvairiuose sektoriuose, įdarbinimo tarnybos įtraukimą į specialistų rengimo procesus.
• Technologinės naujovės. Aktyvi pažanga šiuolaikiniame pasaulyje veda prie žmogaus darbo supaprastinimo, keičia jo turinį. Tam reikia laiku perkvalifikuoti kvalifikuotus specialistus.
• Pakeitimai teisės aktų srityje. Šį veiksnį sunku numatyti. Tai susiję su teisės aktais darbo apsaugos ir užimtumo srityje.
• Konkurentų įdarbinimo metodas. Organizacija turi nuolat stebėti ir studijuoti darbo su personalu metodus ir požiūriuskonkurentai. Remiantis šia informacija, koreguojama pačios organizacijos personalo politika.
• Įmonės tikslai. Jie gali būti trumpalaikiai arba ilgalaikiai ir laikytis bendros strategijos.
• Finansavimas. Kiekviena organizacija turi tam tikrų finansinių galimybių. Pagal tai parenkama ir organizacijos personalo politika.
• Personalo potencialas. Tai yra sėkmingo rinkodaros plano įgyvendinimo pagrindas. Jei įmonės personalo skyrius gali atsižvelgti į plėtros zoną, personalo galimybes, tai leidžia laiku uždaryti atsirandančias laisvas darbo vietas.

Darbo etapai

Yra keli pagrindiniai personalo poreikių nustatymo etapai. Dažniausiai atliekant panašią užduotį išsiskiria trys dideli procesai.

Pirmajame etape įmonė analizuoja savo išteklius. Tai būtina norint nustatyti, ar ateityje įmanoma tokius poreikius patenkinti savarankiškai. Šiuo atveju svarbūs rodikliai yra pelnas, įmonės apyvarta. Ji turi turėti pakankamai išteklių mokėti savo darbuotojams.

Toliau, antrajame etape, atliekama praėjusio laikotarpio personalo poreikio analizė. Daroma išvada apie darbo išteklių panaudojimo tikslingumą ir efektyvumą. Analitikas nustato šio proceso trūkumus. Kuriamas ilgalaikis planas, leidžiantis visiškai pašalinti arba sumažinti neigiamą atgrasančių veiksnių poveikį.

Trečiame etape jis priimtassprendimas dėl konkrečių veiksmų personalo politikos srityje šiuo metu. Taip atsižvelgiama į bendrus organizacijos tikslus ir uždavinius. Priimami sprendimai dėl tam tikrų darbuotojų išlaikymo ir mažinimo. Atlikus personalo poreikio nustatymo analizę, galima priimti kelis sprendimus:

• darbuotojų mažinimas;
• darbuotojų pritraukimas iš išorės;
• personalo mokymas ir perkvalifikavimas.

Be to, išvardyti veiksmai gali būti atliekami vienu metu. Tai priklauso nuo susidariusios situacijos organizacijoje.

Poreikio nustatymo metodai

Įmonės personalo poreikių nustatymas atliekamas pagal tam tikrus metodus.

Yra keletas populiarių metodų:

1. Darbo dienos fotografavimas. Tai efektyvus, bet daug laiko reikalaujantis metodas. Darbuotojas turi daugybę pareigų. Jų vykdymo metu fiksuojamas laikas. Šis metodas leidžia nustatyti perteklinius veiksmus. Kai kuriais atvejais priimamas sprendimas dėl konkretaus darbuotojo darbo poreikio bendrame gamybos procese arba kaip tokios laisvos darbo vietos. Atliekant nedidelį darbo kiekį gali prireikti sujungti du personalo padalinius į vieną.
2. Skaičiavimas pagal paslaugų standartus. Kiekvienam darbuotojui pagal skirtingus standartus ir taisykles nustatomi tam tikri veiklos rodikliai. Turėdami informacijos apie dienos gamybos normą, vadovai gali apskaičiuoti darbuotojų poreikįtam tikrą laikotarpį.
3. Ekspertų vertinimai. Tai vienas iš populiariausių metodų. Jį naudoja įvairios įmonės. Vadovų nuomonė yra lemiama nustatant personalo poreikį. Tačiau tuo pačiu vadovai turi pasižymėti aukštu išsilavinimo ir profesionalumo lygiu. Svarbu aiškiai suprasti šios pramonės plėtrą ateityje.
4. Ekstrapoliacija. Remiantis dabartiniais duomenimis, sudaroma ilgalaikė prognozė. Tai atsižvelgia į galimus pakeitimus. Tai gali būti kainų kilimas, planuojami valstybės veiksmai šioje pramonės šakoje, jos plėtra ateityje ir kt. Toks požiūris taikomas, jei organizacijos vidaus ir išorės sąlygos yra stabilios. Mūsų šalyje jis gali būti naudojamas tik trumpalaikiam planavimui.
5. Kompiuterio modelio kūrimas. Skyrių vadovai perduoda informaciją, kurios pagrindu sudaroma kompiuterinė organizacijos darbo jėgos poreikių prognozė tam tikrai perspektyvai. Tai palyginti naujas metodas, todėl jis neturėjo laiko įgyti reikšmingo pasiskirstymo. Tai reikalauja didelių finansinių išlaidų, taip pat atitinkamų specialistų įtraukimo į darbą. Ši technika labiau tinka didelėms įmonėms.

Skaičiavimo formulės

Personalo poreikio nustatymas atliekamas naudojant specialius skaičiavimus.

Prieš pasirinkdami formulę, turite nustatyti, į ką įmonė labiau linkusi vykdyti savo personalo politiką:

• Norėdami padidintigamybos apimtis, dėl kurios reikia įtraukti papildomų darbuotojų.
• Sumažinti produkcijos kiekį, dėl kurio atsilaisvina darbo ištekliai.
• Gamybos apimties keisti neplanuojama. Darbuotojų poreikį lemia natūralus personalo judėjimas atleidimo iš darbo, dekreto, pensinio amžiaus ir pan. atveju.

Todėl įmonių planavimo skyriuose vyksta gamybos augimo skaičiavimas ir pagrindimas. Siekiant padidinti produktyvumą, atsižvelgiama į visus veiksnius. Norėdami nustatyti planuojamą darbuotojų skaičių, taikykite formulę:

Chpsp=ChbpI + OI, kur Nspp yra vidutinis planuojamas darbuotojų skaičius planavimo laikotarpiu, Nbp yra praėjusio (bazinio) laikotarpio darbuotojų skaičius, I yra gamybos apimties pokyčio indeksas ateityje, OI yra bendras darbuotojų skaičiaus pokytis bazinis laikotarpis.

Vidutinis darbuotojų skaičius

Personalo poreikį galima nustatyti naudojant kitą formulę. Vidutinį darbuotojų skaičių galite nustatyti taip:

Chss=ChyavKss, kur Nss – vidutinis darbuotojų skaičius, Nyav – darbuotojų, reikalingų užduočiai atlikti per vieną pamainą, skaičius, Kss – vidutinio darbuotojų skaičiaus koeficientas.

Poreikio patenkinimo būdai

Kai nustatomas darbo išteklių poreikis, apibūdinkite būdus, kaip jį padengti:

• Išorinis. Šiuo atveju dėmesys kreipiamas į specializuotų mokymo įstaigų, personalo perkvalifikavimo centrų absolventus, taip pat į pasiūlymusįdarbinimo agentūros, atvira darbo rinka.
• Vidaus. Įmonės darbuotojai persikvalifikuoja, tobulina savo įgūdžius. Šiuo tikslu vykdomas profesinis tobulėjimas siekiant karjeros augimo. Šis metodas sumažina darbuotojų kaitą.

Pagalbinio personalo skaičius

Pagalbinio personalo poreikio nustatymas taip pat atliekamas pagal paprastą formulę:

Chsvr=KrmRSKss, kur Nvvr yra išvardytų pagalbinių darbuotojų skaičius, Krm yra pagalbinių darbuotojų darbo vietų skaičius, RS yra darbo pamainų skaičius per vieną dieną.