Planavimo ir ūkio skyrius: jo funkcijos ir uždaviniai. Planavimo ir ūkio skyriaus nuostatai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Planavimo ir ūkio skyriai (toliau PEO) kuriami efektyviam organizacijų ir įmonių ūkio organizavimui. Nors dažnai tokių skyrių darbas nėra aiškiai reglamentuotas. Kaip jie turėtų būti organizuojami, kokia turėtų būti struktūra ir kokias funkcijas atlikti?

Įvadas

Bet kuriame ekonomikos vadovėlyje teigiama, kad PEO renka įmonės detalumo ekonominius rodiklius, juos analizuoja ir, remdamasis analizės metu gautomis išvadomis, sudaro plėtros planus.

Jei kalbame apie smulkųjį verslą, tai šią funkciją gali atlikti įmonės vadovas (ar individualus verslininkas), augant veiklos mastui šie įgaliojimai gali būti perduoti kitam asmeniui ar net žmonių grupė. Kuo didesnė organizacija, tuo daugiau žmonių joje atsako už ekonominį planavimą. Darbo patogumui šie žmonės vienijami PEO.

PEO struktūra

PEO turi standartinę struktūrą. Šiam skyriui vadovauja asmuo, kurisatsiskaito tiesiogiai finansų vadovui, reklamos ir reklamos direktoriui ar net generaliniam direktoriui. Viskas priklauso nuo visos įmonės organizacijos struktūros.

Yra dviejų tipų PEO struktūrinė organizacija:

1. Organizacija, kurioje PEO darbuotojų darbo vietos yra departamento viduje.
2. Organizacija, kurioje dalis darbuotojų dirba už skyriaus ribų (renka informaciją apie įmonės darbą), o dalis dirba viduje (analizuoja gautą informaciją ir sudaro planus).

Paskutinis organizacijos tipas būdingas gamybos įmonėms.

Pirmojo tipo organizacijos privalumas yra tas, kad tokio įmonės struktūrinio padalinio darbas yra lengvai valdomas. Trūkumas yra tas, kad PEO darbuotojai ne visada informaciją gauna laiku.

Jeigu planavimo ir ūkio padaliniui bei jo funkcijoms organizuoti naudojatės pirmuoju variantu, tuomet jo darbuotojams turėtų būti priskirtos šios funkcijos:

• pirminių duomenų gavimas iš finansinių š altinių ir struktūrinių padalinių;
• planavimo metodų ir vadovybės ataskaitų kūrimas;
• tiesioginis valdymo ataskaitų kūrimas;
• visos įmonės kontrolė ir analizė.

Ne rečiau naudojamas ir antrasis PEO organizavimo būdas. Tokiu atveju skyriaus darbuotojams turėtų būti patikėtos šios funkcijos:

• parengtų planų įgyvendinimo stebėsena;
• konkretaus padalinio biudžeto vykdymo stebėjimas;
• našumo analizėkonkretus vienetas.

Svarbu, kad ne savo padalinyje dirbantiems PEO būtų suteikta viskas, ko jiems reikia toliau analizuoti ir planuoti organizacijų ir įmonių ekonomiką.

PEO darbuotojai gali atsiskaityti tiesiogiai skyriaus vadovui ir bet kurio gamybos padalinio vadovui. Pirmuoju atveju pavaldumas vadinamas funkciniu, antruoju – administraciniu. Taip atrodo dvigubas pateikimas.

Planavimo ir ūkio skyriaus ekonomistui turėtų būti priskirtos šios funkcijos:

1. Verslo metodikų kūrimas (tiek visoje įmonėje, tiek atskiruose organizacijos skyriuose).
2. Pagrindinių žinynų su įmonės padalinių veiklos rodikliais kūrimas.
3. Įmonės valdymo politikos kūrimas.
4. Planavimo ir ataskaitų formų kūrimas.
5. Bendrovės veiklos analizės ir vertinimo metodų kūrimas.

Nr. Trūkumas – silpna ekonomistų, dirbančių už skyriaus ribų, darbo kontrolė, taip pat dvigubo darbuotojų pavaldumo faktas.

Toks darbo organizavimo būdas gali žymiai padidinti PEO personalą iki nepateisinamo dydžio.

Įvairių įmonių PEO struktūros pavyzdys

Kalbant apie vidutinio dydžio įmonesdydžio, tada dažniausiai juose PEO yra tokios struktūros: vedėjas yra skyriaus vedėjas, o jam pavaldūs trys PEO specialistai.

Jei kalbame apie didelę įmonę, tai planavimo ir ūkio skyriaus struktūra joje yra tokia: skyriaus vedėjas vadovauja skyriui, jam pavaldus skyriaus pavaduotojas, kuriems tiesiogiai pavaldūs ir skyriaus vyriausiasis ekonomistas, ir vadovaujantis skyriaus ekonomistas. Du PEO ekonomistai atsiskaito vyriausiajam ekonomistui.

IEE problemos

Šio įmonės padalinio užduotys apima šių dokumentų ir paraiškų rengimą:

• įmonės plėtros planai ir prognozės;
• įvairaus pobūdžio ataskaitų dokumentai (vienkartiniai ir reguliarūs);
• būtinos nuorodos ir analitiniai paaiškinimai;
• ekonominiai skaičiavimai;
• investiciniai projektai ir verslo planai.

PEO taip pat atlieka tam tikras funkcijas, kurios turi būti aiškiai nurodytos įmonės norminiuose dokumentuose.

PEO funkcijos

PEO funkcijos yra šios:

• įmonės veiklos analizė;
• įmonės veiklos prognozavimas;
• organizacijos finansinės būklės įvertinimas;
• gamybos procesų standartų rengimas;
• gamybos savikainos formavimosi ir pokyčių kontrolė;
• prekių kainų kontrolė;
• vadybos ataskaitos;
• dalyvavimas formacijojedepartamentų biudžetai.

Visos PEO funkcijos yra tarpusavyje susijusios su įmonėje vykstančiais verslo procesais. Toliau aprašomas šių sąvokų ryšys.

Ryšys tarp PEO funkcijos ir verslo procesų įmonėje

Pagrindiniai įmonėje vykstantys verslo procesai yra:

• pardavimai;
• gamyba;
• pirkimai;
• tyrimai ir eksperimentinė plėtra.

Kiekvienam įmonės darbo etapui PEO turi savo užduotį.

Dirbdama su produktų pardavimu PEO atlieka pardavimų planavimą, kontrolę ir tolesnę analizę. Gaminant produktus PEO užduotys panašios.

Kai gamybos procesas yra reikalingų išteklių pirkimo stadijoje, PEO taip pat užsiima pirkimų planavimu, jų kontrole bei įsigytų vertybių ir lėšų analize. Ta pati situacija yra su moksliniais tyrimais ir eksperimentine plėtra.

Planavimas, kontrolė ir analizė yra trys ekonomisto pareigos įmonėje dirbant su pagrindiniais verslo procesais. Kodėl tai daryti? Norėdami optimizuoti tuos pačius procesus ateityje.

Verslo procesai taip pat gali būti pagalbiniai. Jie yra:

• gamybos technologijos;
• produkto kokybė;
• inžinerija;
• kapitalinė patalpų statyba;
• logistika.

Kokios PEO užduotys šiuo atveju? Tas pats: planavimas, kontrolė ir analizė. Pirmuoju atveju dirbama su eksperimentinės plėtros technologijaantroje - virš sertifikavimo, licencijavimo ir metrologijos, trečioje - dėl įrangos priežiūros ir energijos tiekimo, ketvirtoje - dėl pastatų statybos, penktoje - dėl transportavimo išlaidų.

Išskiriamos verslo procesus aptarnaujančios organizacijos, kurios apima:

• darbas su personalu;
• rinkodara;
• finansų valdymas;
• teisinės paslaugos;
• bendra administracija.

Šiuo atveju ekonomisto pareigos įmonėje nesikeičia.

PEO darbo reglamentas

Kai kurios įmonės kuria PEO, bet visiškai nesirūpina šio struktūrinio padalinio darbo reglamentavimu. Planavimo ir ekonomikos skyriui nenumatyta.

Jei organizacija niekaip nereglamentuoja PEO darbo, skubiai reikia parengti dokumentą, kuris išspręs šį trūkumą. Šis dokumentas taps pagrindu kuriant WtE dirbančių darbuotojų pareigybių aprašymus, kurie išspręs straipsnio pradžioje aprašytas problemas.

Planavimo ir ūkio skyriaus ir jo funkcijų standartiniame norminiame dokumente yra šie punktai:

1. Bendrosios nuostatos.
2. Skyriaus struktūra.
3. Pagrindiniai skyriaus uždaviniai.
4. Skyriaus funkcijos.
5. Teisės.
6. Dirbti su kitomis įmonės struktūromis.
7. Atsakomybė.
8. Skyriaus veiklos vertinimo kriterijai.

Toliau planavimo ir ūkio darbus ir uždavinius reglamentuojančio dokumento struktūraskyrius.

IEE darbą reglamentuojančio dokumento struktūra

Bendrųjų nuostatų skyriuje pateikiama bendra informacija apie šį įrenginį. Nurodyta:

• skirtas sukurti padalinį pagal įmonės ekonominę politiką;
• pagrindinės sąlygos;
• vadovo paskirtas asmuo;
• dokumentai, kuriais šis skyrius vadovaujasi eidamas savo pareigas.

Skiltyje „Departamento struktūra“pateikiama informacija apie PEO struktūrą ir jos kiekybinę sudėtį.

Skirsnyje „Pagrindinės skyriaus užduotys“aprašomos pagrindinės EVR užduotys, taip pat ataskaitų ir planų, kuriuos jos darbuotojai turi pateikti vadovybei svarstyti, sąrašai.

Pagrindinės PEO užduotys

Pagrindinės planavimo ir ekonomikos skyriaus užduotys, kurios turėtų būti nurodytos norminiame dokumente, yra šios:

1. Darbas prie ekonominio planavimo, ūkinės veiklos racionalizavimo.
2. Įmonės plėtros strategijos kūrimas, siekiant greitai pritaikyti verslo veiklą prie nuolat kintančių rinkos sąlygų.
3. Išsamios įmonės finansinės ir ūkinės veiklos ekonominės analizės atlikimas.
4. Visų įmonės funkcionavimo rodiklių statistinė apskaita.
5. Techninis ir ekonominis kitų įmonės padalinių veiklos planavimas.

Pagrindinės PEO funkcijos

Pagrindinės PEO funkcijos, kurios paprastai nurodomos norminiuose dokumentuose, yra šios:

1. Ekonominėplanuojant įmonės darbą, siekiant racionalizuoti verslo veiklą.
2. Kitų įmonės padalinių veiklos planų projektų rengimas. Pasirengimas taip pat apima tam tikrų sutarčių sudarymo pagrindimą, pagrįstą skaičiavimais.
3. Įmonės gamybinės, finansinės ir komercinės veiklos planų rengimas įvairiems laikotarpiams (trumpalaikiui, vidutiniam ir ilgalaikiam).
4. Informuoti įmonės padalinius apie dabartinius planus.
5. Išsamios įmonės veiklos analizės visose srityse atlikimas.
6. Stebėti, kaip departamentai įgyvendina esamus planus, taip pat laiku teikti ataskaitas.
7. Sukurkite racionalius įrašus, kurie šiek tiek padidintų biurokratinę naštą darbuotojams.

Tai nėra visas pagrindinių funkcijų, kurias turi atlikti planavimo ir ūkio skyrius, sąrašas.

PEO teisės

Planavimo ir ūkio skyriaus specialistas pagal pareigybės aprašymą turi teisę:

• prašyti kitų įmonės padalinių įgaliotų atstovų jų veiklai kontroliuoti ir analizuoti reikalingų duomenų;
• kurti ekspertų darbo grupes, kurių užduotis – organizacijos ekonominis planavimas;
• pagal savo kompetenciją dalyvauti dalykinėse derybose su kitų firmų ir organizacijų atstovais, pasirašyti sutartis;
• organizuoti naujų įmonės programų ir mokslinių projektų analizę, siekiant jų efektyvumo irplėtros tikslingumas;
• teikite pasiūlymus dėl klausimų, kurie patenka į IEE kompetenciją projektų forma.

Sąveika, atsakomybė, įvertinimas

Reguliacinėje dokumentacijoje, reglamentuojančioje PEO darbą, dažnai yra skirsnių, kuriose nurodoma PEO sąveika su kitomis organizacijos struktūromis; atsakomybė už visus skyriaus darbuotojų veiksmus; IEE veiklos įvertinimas.

Skyriuje „Darbas su kitomis įmonės struktūromis“pateikiamas tik įvadas pagal šabloną: „Vykdydamas savo veiklą skyrius bendrauja su šiais struktūriniais padaliniais (šie padaliniai išvardyti žemiau)“. Perkeliant viskas priklauso nuo to, kiek plačius įgaliojimus planuojama suteikti PEO darbuotojams.

Skiltyje „Atsakomybė“nurodyta, kad IEE vadovas prisiima visą atsakomybę už skyriaus darbą; darbuotojų atsakomybės laipsnis nustatomas pagal jų pareigybių aprašymus; visi darbuotojai ir PEO vadovas yra asmeniškai atsakingi už jų parengtus dokumentus ir pagal Rusijos Federacijos teisės aktus atliktas operacijas.

Skirtyje „Skyriaus veiklos vertinimo kriterijai“numatyti du kriterijai:

1. Savalaikis ir kokybiškas užduočių įgyvendinimas.
2. Kokybiškas neatidėliotinų pareigų atlikimas.

Galite nurodyti kitus vertinimo kriterijus.

Tai užbaigia norminio dokumento rengimą. Žinoma, jis turi būti suformatuotas pagal projektavimo taisykles.panašūs dokumentai: visi duomenys turi būti pasirašyti, antspauduoti ir su data.

PEO veiklos kontrolė

Kontroliuoti vieno iš šių darbuotojų PEO darbą:

• įmonės vyriausiasis finansininkas (didelės įmonės);
• CFO (mažoje ar vidutinėje įmonėje);
• vyriausiasis ekonomistas (gamyboje).

PEO veiklos kontrolė vykdoma šiais tikslais:

1. Spartus vienkartinių užduočių vykdymas.
2. Ataskaitų teikimo ir dokumentų srauto laikymasis, vadovaujantis įmonės vidaus taisyklėmis.
3. Pateiktų skaičiavimų ir ataskaitų dokumentacijos patikimumo užtikrinimas.
4. Darbo analizė, siekiant nustatyti IEE veikimo efektyvumą.

Išvada

Kiekviename ekonomikos vadovėlyje rašoma, kad PEO yra tikrai būtinas įmonės struktūrinis vienetas. Be jo daugelio įmonių ir organizacijų efektyvumas gerokai sumažėja. Nors ne visose įmonėse PEO tinkamai nustatyti.

Kai kur nėra aiškiai apibrėžtos skyriaus funkcijos, kai kur darbuotojų užduotys. Kai kuriose įmonėse yra sudėtinga padėtis dėl PEO darbuotojų pavaldumo. Nors planavimas rinkos ekonomikoje yra pats svarbiausias procesas.

Norint išspręsti problemą, įmonės vadovas turi aiškiai suprasti atsakymus į šiuos klausimus:

1. Kas yra PEO?
2. Kokia jo struktūra?
3. Ar to reikia šiai įmonei, ar gali jos funkcijaįvykdyti mirties bausmę vienam asmeniui?

Jei buvo neabejotinai priimtas sprendimas sukurti PEO, tuomet verta nedelsiant pereiti prie norminės dokumentacijos vykdymo, kur, be bendrųjų nuostatų, bus parašyta:

• skyriaus struktūra;
• teisės ir funkcijos;
• atsakomybė;
• darbas su kitomis firmos struktūromis.

Jei vadovausitės šiomis rekomendacijomis, projektuodami planavimo ir ūkio skyrių bei jo funkcijas, įmonė turės efektyvų struktūrinį padalinį.

Iš tiesų, jei šio padalinio darbas yra aiškiai nustatytas, tada jo specialistai gali optimizuoti visus gamybos procesus nepakenkdami veiklai. Išvertus į pinigų kalbą, tai reiškia, kad turėdami efektyvų PEO galite išleisti mažiau išteklių ir uždirbti daugiau.