Planavimo lygiai: aprašymas, tipai, tikslai ir principai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kad bet kuri organizacija veiktų efektyviai, būtinas aiškus veiklos tikslų ir uždavinių apibrėžimas. Jų pagrindu parengiama programa, padedanti įmonei eiti numatytu keliu ir racionaliai leisti išteklius. Planai gali būti ilgalaikiai ir aktualūs visai organizacijai ir jos struktūriniams padaliniams. Norint suprasti šią temą, verta suprasti, ką reiškia terminas „planavimas“.

Tai tam tikros rūšies veikla, kuri yra susijusi su tikslų, užduočių, kurios bus įgyvendinamos tam tikrais veiksmais ateityje, išsikėlimu. Šią sąvoką galima priskirti ir vienai iš svarbiausių valdymo funkcijų. Tačiau ši funkcija neįmanoma be pagrindinių planavimo lygių apibrėžimo.

Planavimo charakteristikų etapai

Iš viso yra keturi lygiai, kuriais grindžiama ši koncepcija:

• Pagrindinių tikslų ir uždavinių nustatymas.
• Programos rengimas užsibrėžtiems tikslams pasiekti, taip pat lygių nustatymasproceso planavimas.
• Visų reikalingų išteklių ir jų š altinių, kurių prireiks siekiant tikslo arba įvykdant užduotį, nustatymas.
• Vykdytojų paskyrimas ir planų pristatymas.

Štai planavimo lygiai. Pagrindinė funkcija – konkrečios rezoliucijos, skirtos tam, kuris yra kontrolės objektas, parengimas ir priėmimas, jam bus iškelta konkreti užduotis ar tikslas. Šis sprendimas vadinamas (žodžiu ar raštu) – valdymo sprendimu.

Planavimą galima apibrėžti kaip vieną iš būdų, kuriuo vadovybė gali nukreipti visos komandos pastangas bendrų tikslų siekimui. Būtent su šia funkcija prasideda bet koks valdymo procesas, o galutinis darbo rezultatas priklauso nuo užduočių kokybės.

Užduočių planavimas

Šios valdymo funkcijos esmė – pateikti atsakymus į pirminius klausimus, be kurių neįmanoma judėti toliau:

• Kur mes dabar? Atsakant į šį klausimą, reikėtų įvertinti visas organizacijos stipriąsias ir silpnąsias puses pagrindinėse jos funkcionavimo srityse. Tai visų pirma finansinė pusė, rinkodara, personalas. Išanalizavę šias sritis, jau galime kalbėti apie tai, kokias perspektyvas turi organizacija.
• Ką turime pasiekti? Šiame etape būtina įvertinti organizacijos galimybes, nustatyti planavimo valdymo lygius, taip pat trūkumus. Jų pagrindu būtina nustatyti pagrindinius tikslus tam tikram laikotarpiui,ir kas gali tapti grėsme, kuri neleis jiems pasiekti.
• Kaip pasieksime numatytų rezultatų? Šiame etape nustatomas veiksmų, kuriais organizacijos nariai pasiekia savo tikslus, sąrašas ir algoritmas.

Tik atsakę į šiuos klausimus galite sukurti aiškią planavimo sistemą.

Diegimo problema

Patirtis rodo, kad daugelis vadovų, kuriems patikėtos sistemingo planavimo funkcijos, to nenori. Viskas susiję su polinkiu veikti, o ne sėdėti vienoje vietoje ir analizuoti. Daugelis žmonių mano, kad planavimas yra nuobodus ir varginantis, todėl negalite kurti jokių strategijų, o nedelsdami imtis veiksmų.

Kita problema, su kuria susiduria tie, kurie turi tobulinti valdymo sistemas, nesvarbu, ar jie būtų verslininkai, ar vadovai, yra neatitikimas tarp įmonės plėtros programos ir jos įgyvendinimo mechanizmo. Tai vadinama strategine spraga. Šiai problemai išspręsti buvo skirta daug tyrimų, todėl yra specifinių metodų, kurie gali užpildyti atotrūkį. Pavyzdžiui, galite kreiptis į M. Coveney knygą „Strateginė spraga: technologijos, skirtos įmonės strategijai įgyvendinti“.

Autorius savo darbe aprašo kelių etapų procesą, kuris yra būtent skirtas organizacijos plėtros programai įgyvendinti, integruojant geriausius verslo valdymo būdus su naujausiomis informacinėmis technologijomis. Pagrindinė užduotis yrayra sukurti tokį mechanizmą, kuris per priežasties-pasekmės ryšių sistemą susietų jos veiklos strateginius veiklos rodiklius su iniciatyvomis ir konkrečiais veiksmais, kuriais siekiama įgyvendinti šią programą.

Taip pat didėja parama pasauliniam informacinių technologijų planavimui. Programinės įrangos produktų skaičius kasdien auga. Nuolat atsiranda naujų vietinių kūrėjų ir užsienio programų sistemų.

Koks planavimo vaidmuo valdant?

Organizacijos uždavinys šiame procese yra nustatyti savo veiksmus tam tikram laikotarpiui, taip pat atsižvelgti į jų pobūdį ir eiliškumą. Ekspertai pastebi, kad valdymas ir planavimas veikia glaudžiai tarpusavyje. Efektyvus vieno darbas neįmanomas be kito. Pagrindinė valdymo funkcija yra nukreipta į užsibrėžtų tikslų siekimą, kuriuos, savo ruožtu, lemia planavimas.

Tačiau šis procesas turi būti nuolat stebimas, siekiant užtikrinti maksimalų efektyvumą. Apibendrinant galima pasakyti, kad planavimas skirtas tiksliai suformuluoti bet kurios organizacijos, įmonės ir pan. pagrindinius tikslus ir uždavinius. Taip pat paskirstykite juos skyriams ir atlikėjams bei nustatykite aiškią veiksmų seką, kaip juos išspręsti.

Kokie yra planavimo sistemos lygiai?

Bet kurioje organizacijoje turi programos tikslaitam tikras reikiamų lygių skaičius. Iš viso yra trys. Tai strateginis, veiklos ir verslo planavimas. Išsamiau išanalizuokime kiekvieną iš lygių, nes jų pagrindu kuriamas sėkmingas tikslų pasiekimas.

Strateginis

Kokio lygio gali būti strateginis planavimas? Tai yra pradinis etapas, kuriame nustatomi ilgalaikiai tikslai, kuriuos organizacija sieks. Norėdami juos tinkamai nustatyti, pirmiausia turite nustatyti įmonės misiją. Būtent jos apibrėžimo procese iškeliami svarbiausi klausimai, nes būtina suvokti organizacijos egzistavimo prasmę, jos reikalingumą ir naudą visuomenei. Strateginiai tikslai apibrėžia, ko reikia pasiekti visame pasaulyje ir kaip tai galima padaryti.

Programa nesigilina į detales, o atskleidžia tik bendrą būdą norimam rezultatui pasiekti. Strategijų rinkinys orientuotas į visuomenėje vykstančių procesų dinamiškumą. Dažniausiai vienas iš kelių yra pagrindinis, tačiau likusieji įgyvendinami tik tam tikrose situacijose. Pagrindinis strategijos uždavinys – nubrėžti kryptį ir nurodyti tam tikro verslo planavimo pagrindinės veiklos įgyvendinimo ribas, taip pat galima kalbėti apie pagrindo sukūrimą kasdieniam uždavinių išsikėlimui.

Verslo sluoksnis

Eiti į antrąjį etapą. Šio planavimo lygmens užduotis yra susieti veiklą, kuria siekiama tam tikrų rezultatų, su gaunamais ištekliais. Pirmas dalykas, kurį verta paminėti, yra kompetentingasfinansinis paskirstymas. Lygiagrečiai turėtų būti įvertintas ir sudarytas žmogiškųjų, informacijos ir intelektinių išteklių naudojimo planas. Šiame etape jau matote, ar įmanoma pasiekti norimą rezultatą. Taip pat programos įgyvendinimo procese bendros idėjos virsta aiškiais rodikliais.

Veiklos planavimo lygis

Pereikime prie trečiojo etapo, kuriame apibendrinta tikslų ir perspektyvų vizija pereina į kasdienių užduočių sprendimo etapą. Operatyvinio planavimo pagrindas – nurodyti veiksmus, procedūras, terminus, realias išlaidas. Skirtumas tarp šio lygio ir kitų yra tas, kad programos rodiklius galima išmatuoti ir lengviau valdyti bei valdyti.

Žmogiškasis faktorius čia vaidina didelį vaidmenį. Šiame etape aktyviai analizuojami atlikti darbai, koreguojami planai. Tik veiklos programos palyginimas, jos įgyvendinimo analizė leidžia susidaryti teisingą vaizdą apie organizacijos veiklos valdymą.