Kas yra ERP sistema? Įmonės finansinių išteklių planavimas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Vis daugiau ir daugiau įvairaus dydžio įmonių visame pasaulyje savo darbe siekia įdiegti galingiausią valdymo įrankį, žinomą kaip ERP sistema. Jo naudojimas skirtas efektyviai kontroliuoti ir planuoti visus strategiškai svarbius organizacijos verslo procesus, optimizuoti pagrindinių gamybinių ir pagalbinių patalpų funkcionavimą.

ERP ir ERP sistemų samprata

Verslo strategija ERP (EntERPrise Resource Planning) – tai visų organizacijos padalinių ir procesų integracija: gamybinės patalpos, finansų, personalo ir klientų profilių skyriai ir daugelis kitų. Toks derinys visų pirma skirtas optimizuoti įvairių išteklių paskirstymą įmonėje.

Jei anksčiau tai buvo grynai rinkodaros koncepcija, šiandien ERP sistema dažniausiai suprantama kaip specializuotų programinės įrangos įrankių klasė. Plačiąja prasme tai yra visų įmonės išteklių planavimo ir valdymo metodika. Istoriškai ERP strategija buvo suformuota remiantis jos pirmtakais:

• MRP – medžiagų poreikių planavimas.
• MRP II – planavimasgamybos ištekliai.

Priešingai, ERP sistema gali būti naudojama labai didelėse įmonėse, kurios dažnai yra geografiškai paskirstytos. Šiuo atveju kalbame apie įmonės išteklių planavimą, nes dėmesys kreipiamas ne tik į gamybą, bet ir į visapusį finansų planavimą. Esminis ERP sistemos bruožas taip pat yra galimybė ją naudoti absoliučiai bet kurioje įmonėje, nepriklausomai nuo darbo specifikos, įskaitant tuos, kurie nevykdo gamybinės veiklos. Vertinant jį kaip programinės įrangos produktą, reikia pažymėti, kad jame yra galingesnis techninių priemonių rinkinys, palengvinantis arba pakeičiantis sprendimų priėmimo procesą.

ERP sistemos paskirtis įmonėje

Norėdami apsispręsti dėl radikalių savo įmonės veiklos pokyčių, susijusių su informacijos valdymo sistemos įdiegimu ir naujos verslo strategijos įgyvendinimu, vadovybė turi aiškiai suvokti šio žingsnio poreikį, kuris turėtų būti išreikštas šiais pagrindiniais punktais:

• nenoras susitaikyti su esama padėtimi;
• būtina naudoti modernias technologijas verslo subjekto pozicijoms stiprinti rinkoje konkurencinėje aplinkoje;
• tikitės didelės naudos iš diegimo.

Visų pirma, ERP sistemos naudojimas skirtas prisidėti prie sėkmingo panašios verslo strategijos įgyvendinimo, kurios vykdymas turėtų užtikrinti efektyvųįmonės išteklių planavimas ir valdymas. Norint tai padaryti, būtina optimizuoti jos skyrių darbą, būtent pasiekti maksimalų jų nuoseklumą ir sumažinti administracines išlaidas. Tai galima pasiekti naudojantis informacinės sistemos teikiama nauda. Tai yra:

• Verslo procesų skaidrumo didinimas.
• Tvarkymo ir tinkamos informacijos radimo problemų sprendimas.
• Pagerinkite duomenų patikimumą ir tinkamumą.
• Darbo eigos tarp skyrių spartinimas.
• Vienos informacijos erdvės tarp pagrindinės buveinės ir nutolusių filialų organizavimas.
• Sutrumpinamas laikas, kurio reikia norint užpildyti dokumentus, ir pašalinamos galimos klaidos.
• Spartinti sprendimų priėmimą visais lygmenimis.

ERP sistema padidina objekto konkurencingumą, ne tik į jos darbą įtraukiant efektyvesnius verslo procesus. Ją naudojant taip pat turėtų sumažėti bendros įmonės sąnaudos. Pažangios planavimo, modeliavimo ir analizės priemonės padeda optimizuoti gamybinės veiklos išteklius, finansų sektorių, taip pat sandėlio, transporto ir kitų padalinių darbą.

Pagrindinės darbo ypatybės

Skirtingose įmonėse, net ir užsiimančiose tuo pačiu verslu, visi verslo procesai gali vykti visiškai skirtingai. Standartizuota darbo schema, kurią siūlo įmonės valdymo informacinė sistema, gali gerokai skirtis nuo čia naudotos anksčiau. Pagal taiPriežastis laikyti jį tik programinės įrangos produktu yra iš esmės klaidinga, nes jo įgyvendinimui iš įmonės reikia didelių vidinių pokyčių, pertvarkant esamus verslo procesus.

Šių sistemų konceptualios savybės yra tiesiogiai susijusios su jų esme. Prisiminkite, kad ERP metodika apima visų gyvybiškai svarbių įmonės padalinių konsolidavimą, siekiant organizuoti efektyvų jos išteklių valdymą. Toks susiejimas informacinėje sistemoje įgyvendinamas naudojant vieną viešą duomenų bazę. Informacija į saugyklą patenka tik vieną kartą, o vėliau gali būti pakartotinai apdorota ir naudojama įvairių vidinių ir išorinių vartotojų. Lyginant su realiu gyvenimu, tokiu atveju sumažėja įmonės darbuotojų laikas ir pastangos sprendimams priimti. Pažymėtina ir tai, kad ERP sistema yra ne automatizuota procesų valdymo sistema, o integruota informacinė sistema, pagrįsta jų abstrakčiu modeliu, į kurią informaciją įveda gyvi žmonės.

Duomenų bazės struktūra, kaip ir viso programinės įrangos paketo veikimas, turi būti sutvarkyta taip, kad atspindėtų visų be išimties skyrių veiklą. Šis metodas leidžia beveik realiu laiku stebėti visą įmonės išteklių ir verslo procesų rinkinį, taigi ir vykdyti operatyvinį bei strateginį jų valdymą.

Viena iš pagrindinių ERP sistemų užduočių yraplanavimo proceso optimizavimas ir plano įgyvendinimo kontrolė. Integruoti intelektualūs algoritmai labai supaprastina jo sprendimą jų vartotojams. Pavyzdžiui, gamybos įmonės planavimas ir valdymas turi daug specifinių bruožų, susijusių su jos komponentų nevienalytiškumu. Taigi, vienoje gamykloje gali būti dirbtuvių, veikiančių tiek nuolat, tiek diskretiškai. Šiuo požiūriu įdiegta ERP klasės sistema turėtų būti universali ir turėti plačiausią specializuotų modulių asortimentą.

Kadangi šiuolaikinės įmonės dažnai yra geografiškai paskirstytos, labai svarbu, kad filialams, nutolusiems nuo pagrindinio biuro, būtų suteikta visa prieiga prie bendros informacijos duomenų saugyklos. Tai įgyvendina pažangiausios tinklo technologijos, dalyvaujančios kuriant ERP sistemas, kurios taip pat numato vartotojų prieigos prie jose saugomos informacijos teisių diferencijavimą.

ERP klasės sistemų funkcionalumas

Kalbėdami apie funkcijas, neturime pamiršti, kad bet kuris ERP klasės produktas yra įmonės valdymo sistema kaip visuma. Jo galimybių diapazonas pirmiausia priklausys nuo objekto, kurio poreikiams jis naudojamas, eksploatavimo masto ir ypatybių. Apsvarstykite klasikinį funkcijų rinkinį:

Gamyba

• Pagamintų prekių ar teikiamų paslaugų projektavimo ir proceso specifikacijų palaikymas, siekiant nustatyti reikalingų medžiagų kiekį ir darbo sąnaudas.
• Gamybos planų piešimas.
• Įmonės techninių pajėgumų planavimas ir valdymas įvairiais apytiksliais rodikliais: nuo atskirų padalinių iki dirbtuvių ir gamybos asociacijų.

Finansai

• Veiklos apskaita, finansinė, valdymo, mokesčių apskaita ir kontrolė.
• Įmonės turto valdymas, įskaitant ilgalaikį turtą, vertybinius popierius, banko sąskaitas ir kt.
• Išsamus įmonės finansinių išteklių planavimas ir rezultatų kontrolė.

Logistika

• Planinių medžiagų, žaliavų, detalių, komponentų kiekių rodiklių formavimas pagal gamybos planus.
• Tiekimo ir pardavimų valdymas: sandorio šalių apskaita, sutarčių registro tvarkymas, tiekimo grandinės valdymas, sandėlio planavimo ir apskaitos įgyvendinimas.

Personalas

• Įdarbinimo proceso valdymas.
• Operatyvinis personalas ir personalo įrašai, personalas, darbo užmokestis.
• Jėgos planavimas.

Rinkodara ir reklama

• Išlaikyti pardavimo planus.
• Kainodaros valdymas įvairių tipų rinkose, siekiant suformuoti adekvačią bendrą įmonės strategiją, skaidrią prekių savikainos apskaičiavimo politiką: nuolaidų ir specialių pardavimo sąlygų apskaitą.
• Planuokite ir valdykite vykdomą reklaminę ir rinkodaros veiklą.

Projektai. Ataskaita

• Pateikiamas platus standartizuotų apskaitos, finansinių ir valdymo ataskaitų formų asortimentas, taip pat lankstus mechanizmassukurti tinkintą.
• Bendrosios strategijos rengimas: žingsnis po žingsnio planavimas, ko reikia sėkmingam laiko, materialinių, finansinių ir žmogiškųjų išteklių įgyvendinimui.
• Pagrindinių projekto veiklos rodiklių stebėjimas.

Kokios įmonės gali naudoti ERP sistemas

Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad šios klasės sistemos yra skirtos išskirtinai didelėms pramonės šakoms, nes joms labiau būdingas didelis išteklių srautų ir įvairių tipų procesų struktūros sudėtingumas. Tačiau pasitaiko situacijų, kai MRP ar MRP II klasių naudojimo mažajai įmonei gali nepakakti. Šiandien rinkoje galite įsigyti įvairių galimybių turinčių programinės įrangos produktų. Priklausomai nuo įmonės masto, kur jie gali būti efektyviai naudojami, yra sunkių, vidutinių ir lengvų sprendimų.

Kalbant apie negamybines organizacijas, joms taip pat taikomos ERP klasės sistemos. Tokioms įmonėms pakaks ne per plataus funkcionalumo. Šiuo metu yra mažų integruotų ar vietinių sistemų variantų, galinčių patenkinti prekybos įmonių ar paslaugų sektoriuje dirbančių organizacijų poreikius. Taip pat reikėtų pažymėti, kad daugelis kūrėjų siūlo savo klientams ir pramonės produktus.

Apie klasifikavimo metodus

Akivaizdžiausia savybė, pagal kurią galima klasifikuoti visas ERP įmonių valdymo sistemas, yraorganizacijos mastu, jei jie gali būti taikomi. Šiuo požiūriu, atsižvelgiant į darbų skaičių, įprasta skirti sprendimus:

• Didelės korporacijos (daugiau nei 10 tūkst. žmonių).
• Vidutinės korporacijos (nuo 1 000 iki 10 000 žmonių).
• Vidutinės įmonės (nuo 100 iki 1 tūkst. žmonių).
• Smulkios įmonės (mažiau nei 100 žmonių).

Svarbus tokių informacinių produktų sisteminimo požymis yra funkcionalumas. Priklausomai nuo atliktų užduočių apimties, yra toks visuotinai priimtas skirstymas į:

• Didelis integruotas.
• Vidurkis integruotas.
• Finansų valdymas.
• Vietinis.

Vietinė versija paprastai yra vieningas siauros informacijos paketas, kurio bendra kaina yra palyginti nedidelė. Dažniausiai jis apima vieną ar kelis organizacijos finansų ar jos buh alterinės veiklos blokus. Tokios sistemos tinka mažoms gamybos ar prekybos įmonėms.

Įmonių valdymo finansų ir valdymo sistema gali būti naudojama daugiausia ne gamybinėse organizacijose, daugiausia prekyboje ar dirbančiose paslaugų teikimo srityje. Be finansų ir apskaitos, čia taip pat naudojami logistikos valdymo moduliai.

Integruotos informacinės sistemos, priklausomai nuo tikslinio objekto mastelio, gali būti vidutinės arba didelės. Jie apima visus įmonių struktūrų verslo procesus, būtent sąveiką su tiekėjais ir vartotojais,galutinio produkto gamyba, medžiagų ir finansiniai srautai, santykiai su personalu, tiekimas, sandėliavimas ir rinkodara, projektų įgyvendinimas ir daugelis kitų.

Šiuolaikinė ERP sistemų rinka

Visus šiandien vidaus rinkoje pristatomus programinės įrangos produktus galima suskirstyti į dvi pagrindines kategorijas: rusiškus ir importuotus. Skirtumai tarp jų yra ne tik sukūrimo vieta, bet ir funkcionalumas.

Galingi Vakarų pasiekimai yra standartai toms, kurios paprastai vadinamos ERP klasės sistemomis. Ryškiausi jų pavyzdžiai yra SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution produktai. Visi jie gali būti naudojami bet kokio lygio taikiniams, įskaitant labai didelius. Tačiau Rusijos įmonėms jas naudoti dažnai gali būti sunku dėl galimų šių problemų:

• Įmonių nepasirengimas rimtai esamų verslo procesų pertvarkai. Tokių pokyčių mastą sunku perdėti. Užsienio įmonių valdymo sistemų verslo procesai iš esmės skiriasi nuo tų, kurie dažniausiai naudojami mūsų šalyje.
• Nepakankamas specialistų, galinčių tinkamai kokybiškai įgyvendinti importo ERP sistemos diegimo projektą Rusijoje, skaičius.
• Didelė tokių sprendimų naudojimo kaina.

Nepaisant bendro atsilikimo nuo Vakarų analogų, šiuolaikiniai Rusijos pokyčiai palaipsniui didina savo funkcionalumą. Jie yra visiškai pritaikyti vidaus įmonių darbui. ir gali būti sėkmingai įgyvendintasjei konkrečiu atveju nėra reikalinga plati verslo procesų aprėptis, o užtenka tik sutvarkyti apskaitą kai kuriose veiklos srityse naudojant ERP sistemą. Pažangių vidaus patobulinimų pavyzdžiai yra 1C ir Galaktika produktai.

Žvilgsnis į ateitį – ERP II

Prieš kurį laiką atsiradusi ERP II koncepcija buvo tobulinant ERP metodiką. Įmonės išteklių planavimas ir valdymas išlieka tarp pagrindinių užduočių. Tačiau sparti interneto plėtra, inicijavusi naujos metodikos atsiradimą, paliko pėdsaką, todėl tradicinis verslas iš dalies tapo elektroniniu. ERP II yra klasikinės įmonės valdymo sistemos ir specifinių internetinės prekybos sprendimų derinys.

Dabar tapo nepaprastai svarbu bendrauti su savo sandorio šalimis tinkle. Tam yra dvi svarbios sritys: tiekimo grandinės valdymas ir santykių su klientais valdymas. Įmonės vidaus informacija nustoja būti tik tokia, patenka į išorinę aplinką ir tampa bendradarbiavimo su kitais verslo subjektais pagrindu. Naujoji koncepcija šiuo atveju suformuluota kaip įmonės išteklių ir išorės ryšių valdymas. Be ideologinio perorientavimo, ERP II sistemos gavo ir savo technologines savybes.

Sistemos pasirinkimo problemos sprendimas

Tokio lygio programinės įrangos pasirinkimas yra itin atsakingas procesas. Neteisingas sprendimas šiuo klausimu, ypač didelio masto projektams, gali būti priimtaspareikalaus įspūdingų laiko ir pinigų sąnaudų, nesant laukiamo rezultato.

Efektyviai diegiant didelės apimties sistemą, kuri, pavyzdžiui, turėtų užtikrinti efektyvų gamybos įmonės valdymą, būtinai pareikalaus iš jos verslo procesų pertvarkymo. Svarbu užkirsti kelią situacijai, kai pasibaigus diegimo procedūrai programa surinktų nepanaudotus duomenis arba neišspręstų reikiamų užduočių. Dėl šios priežasties, siekiant įgyvendinti projektą, geriau pakviesti bendradarbiauti šiuo klausimu pasitvirtinusių ekspertų komandą.

Yra tam tikras sąrašas kriterijų, kuriais remdamasi projekto komanda, susitarusi su tikslinės įmonės administracija, gali priimti optimalų, ekonomiškai efektyvų sprendimą dėl programinės įrangos produkto pasirinkimo:

• Sistemos techninių ir funkcinių galimybių atitikimas pagrindiniams įmonės tikslams.
• Bendra nuosavybės kaina turi neviršyti šiam tikslui skirto biudžeto. Be sistemos įsigijimo išlaidų, tai apima eksploatacines ir kitas netiesiogines išlaidas.
• Įdiegta ERP klasės informacinė sistema turi atitikti visus visuotinai priimtus techninius reikalavimus, o tai reiškia, kad ji turi būti keičiamo dydžio, patikima, atspari galimiems gedimams, turėti antivirusinę ir anti-hakerinę apsaugą.
• Tiekėjas turi užtikrinti tolesnę įdiegtos programinės įrangos priežiūrą ir palaikymą.

ERP klasės sistemų diegimo procesas

ERP sistemų įdiegimas įmonėse lydi to paties pavadinimo strategijų diegimą jose. Ši procedūra, priklausomai nuo tikslinio objekto masto, paprastai trunka nuo kelių savaičių iki kelerių metų. Organizacija gali užsiimti įgyvendinimu pati arba pasinaudoti tuo besispecializuojančių įmonių pagalba. Galime išskirti pagrindinius šio proceso etapus:

1. Pirminė organizacija. Čia būtina apibrėžti strateginius tikslus, uždavinius ir nurodyti numatomą įgyvendinimo poveikį konkrečiai organizacijai. Remiantis šiais duomenimis bus galima sudaryti techninį projekto planą.
2. Projekto kūrimas. Šiame etape analizuojama dabartinė organizacijos veikla: jos skatinimo strategija, verslo procesai. Remiantis jo rezultatais, sukuriamas sistemos modelis ir atitinkamai patobulinamas darbo planas.
3. Projekto vykdymas. Kadangi verslo procesų vykdymo taisykles diktuoja įdiegta ERP sistema, čia jos transformuojamos pagal vieningus reikalavimus. Esant poreikiui, kuriamos ataskaitų formos ir algoritmai duomenims iš anksčiau naudotų apskaitos programų perkelti. Jei ankstesniuose etapuose atskleidžiamas sistemos funkcijų nepakankamumas objektui, jis baigiamas. Jis baigiamas naudotojų mokymais ir išankstiniu testavimu.
4. Paleidimas. Naudojimo metu nustatomos ir pašalinamos galimos klaidos ir gedimai.

SistemaERP klasės valdymas šiandien yra ne tik brangios programinės įrangos kopija, įdiegta visuose organizacijos kompiuteriuose, bet ir pagrindinė perspektyvios verslo strategijos varomoji jėga. Jo pasirinkimas turėtų būti pagrįstas esamais tikslinio objekto poreikiais ir galimybėmis. Tolimesnė viso verslo sėkmė priklauso nuo priimto sprendimo teisingumo ir tolesnio įgyvendinimo žingsnių įgyvendinimo.