Projekto biudžeto sudarymas. Biudžeto rūšys ir paskirtis. Projekto etapas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-17 19:00

Projekto biudžetas turėtų būti suprantamas kaip tų darbų, kurie atliekami pagal tam tikrą schemą, kainos nustatymas. Be to, kalbame apie biudžeto formavimo šiuo pagrindu procesą, kuriame yra nustatytas išlaidų pasiskirstymas pagal išlaidų straipsnius, darbų rūšis, pagal jų vykdymo laiką ar kitus punktus.

Biudžeto struktūros formavimas

Kaip rengiamas preliminarus projekto biudžetas? Tokių struktūra atskleidžiama per sąskaitų planą, apskaitantį konkrečios programos išlaidas. Paprastai, norint jį nustatyti, pakanka turėti tradicinę apskaitinę sąmatą.

Biudžeto sudarymas laikomas išlaidų planu arba išlaidų žyma. Tai reiškia, kad iš anksto suplanavus reikia suprasti, kiek, kada ir už ką tiksliai bus sumokėtos lėšos. Todėl šiuo atveju galima naudoti bet kokį nuostolių pateikimo būdą. Tačiau reikia atsiminti, kad jie turi atitikti praktinius suinteresuotųjų šalių reikalavimus,domisi jomis, taip pat nusistovėjusius standartus. Be to, jie turi atsakyti į klausimus, kurie domina projekto investuotojus.

Biudžeto pateikimo formos

Tiek planuojamas, tiek faktinis biudžetas turi tam tikras pateikimo formas. Taigi tarp jų svarbu atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:

• grafikai, kurie yra savotiški išlaidų planai;
• nuostolių paskirstymo matricos;
• juostinės išlaidų diagramos;
• panašūs kaupiamųjų nuostolių grafikai;
• linijinės kaupiamųjų išlaidų diagramos laikui bėgant;
• rodoma apskrito tipo nuostolių struktūra.

Verta pažymėti, kad skirtinguose projekto rengimo etapuose yra aktualus skirtingas projekto ir darbo dokumentacijos dizainas. Faktas yra tas, kad mes kalbame apie įvairių tipų biudžetų kūrimą. Jie skiriasi vienas nuo kito tiek reikiamu tikslumu, tiek paskirtimi. Verta paminėti, kad įgyvendinant projektą biudžeto marža tampa daug mažesnė.

Biudžeto įvairovė ir paskirtis

Klaidos sumažinimą galima ginčyti remiantis toliau pateiktos lentelės duomenimis. Taigi apsvarstykite biudžeto tikslą ir pagrindinius tipus.

Projekto etapai	Finansavimas	Kelionės tikslas	Klaida, %
Dizaino koncepcija. Pagrindinė idėja išplėsta forma	Biudžeto lūkesčiai. Tiksli data	Išankstinis grynųjų pinigų poreikių ir mokėjimų planavimas	25-40
Investicijų pagrindimas (galimybių studija)	Laikinasis biudžetas	Sąnaudų straipsnių pagrindimas, finansų pritraukimo ir tolesnio panaudojimo planavimas	15-20
Konkursai, derybos ir susitarimai. Kiekvienam etapui atskirai	Atnaujintas biudžetas	Atsiskaitymų su tiekėjais ir rangovais planavimas	8–10%
Darbo dokumentų rengimas. Kiekvienas etapas turi savo skaičiavimą	Galutinis biudžetas	Direktyvinis išteklių naudojimo apribojimas	5–8%
Projekto įgyvendinimas ir užbaigimas	Faktinis biudžetas	Kaštų valdymas (kitaip tariant, apskaita ir tolesnė kontrolė). Projekto biudžeto ir išlaidų sąmata

Projekto biudžetas ir sąmata

Įdomu, kad projekto biudžetas panašus į vieno įmonės verslo elemento veiklos sąmatą. Pagrindinis skirtumas yra tas, kad tradiciškai jis apima visą, t. y. nuo pradžios iki pabaigos. Savo ruožtu verslo padalinio biudžetas formuojamas kasmet arba kas ketvirtį. Kad kontrolė būtų efektyviausia, ją reikėtų padalyti į dvi dalis: tiesiogines ir netiesiogines išlaidas.praradimas.

Pirmasis biudžeto tipas yra pagrindinis valdymo ir kontrolės įrankis projektų vadovams, taip pat jame dalyvaujantiems funkcinių padalinių direktoriams. Tai apima visų, įtrauktų į programos komandą, išlaidas (kelionės išlaidas, darbo užmokestį ir pan.). Tokiu atveju kiekvienas iš tiriamųjų atlieka atskiras užduotis.

Verta atsiminti, kad pagrindžiant išlaidų elementus atsižvelgiama į šiuos dalykus:

• perkamų medžiagų kaina;
• gamybai išleista suma;
• nukrypimų nuo įprasto technologijos naudojimo kaina;
• suma, išleista gaminiui paleisti;
• tiekimo kaina;
• kitos išlaidos.

Savo ruožtu tiesioginės rūšies išlaidos turėtų būti pateikiamos taip:

• išskaidyta forma – tiksliai pagal projekto struktūrą iki vykdomų užduočių lygio;
• įtraukite kassavaitines išlaidas darbuotojų atlyginimams, medžiagoms (pagamintoms pagal sutartį arba įsigytoms) ir kt., skirtas kiekvienam tarpinės vertės projekto komponentui ir užduočiai;
• įtraukite pridėtines išlaidas, tiesiogiai susijusias su medžiagų ir darbo apmokėjimu;
• bus apibendrinta pagal įvairias dalyvaujančių subjektų atliktas užduotis;
• pateikite valdymo rezervų (kitaip tariant, bet kuriuo atveju palikite tam tikrą išlaidų ir laiko rezervą).

Biudžeto proceso svarba

Biudžeto sudarymasprojektas daro didelį spaudimą tiek jo vadovams, tiek skyriams. Faktas yra tas, kad jame pateikiama tokia alternatyva: jei laikomės biudžeto, veikiame efektyviai, o jei viršijame, darbas atliekamas prastai.

Tačiau šis reikalavimas dažnai netaikomas faktiniam projekto biudžeto sudarymui. Faktas yra tas, kad biudžetai formuojami ir įgyvendinami esant tam tikram spaudimui dėl daugelio subjektyvių ir objektyvių veiksnių.

Pavyzdžiui, pasamdytas projektų vadovas dažnai yra priverstas susitaikyti su biudžetais, parengtais ir priimtais be jo dalyvavimo, net jei jie jam atrodo nerealūs. Priešingu atveju darbuotojui gali būti atsisakyta sudaryti sutartį. Tačiau jei jis sutinka su biudžetu, kuris akivaizdžiai neatitinka nurodytų terminų, taip pat su turimais ištekliais, kai tik tam tikriems rezultatams pasiekti reikia išleisti daugiau nei planuota, darbuotojas yra priverstas aiškintis šią problemą, nepaisant faktas, kad iš pradžių biudžetas buvo nustatytas itin žemo lygio.

Verta atsiminti, kad projektų biudžetas gali būti racionalus. Šiuo atveju biudžeto tikslas pirmiausia yra nustatyti tikrąją projekto kainą įmonei. Todėl jei projekto vadovas sutiks su biudžetu, kuris gerokai viršija 15-20 % priimtiną išlaidų pagrindimo etapui priimtiną paklaidą (informacija iš aukščiau esančios lentelės), labai tikėtina, kad situacija neapsiribos tik projekto struktūros paaiškinimu. priežastis aukštesnei vadovybeišis perteklius. Tokiu atveju projekto vadovas gali netekti darbo.

Kaip to išvengti?

Norint išvengti tokios situacijos, amerikiečių mokslininkas M. Thomsettas siūlo vadovams patiems formuoti projektų biudžetus. Tačiau jis nurodo keletą tokio elgesio priežasčių:

• Esate atsakingi už būsimų projekto išlaidų ataskaitų teikimą ir galimybę išleisti savo biudžetą. Tai nebus įmanoma, jei dirbsite su iš anksto nustatytu biudžetu.
• Būdami projekto vadovu, turėtumėte geriau nei bet kas kitas žinoti, kiek tiksliai kainuoja konkretus projektas. Jūsų nustatytas biudžetas laikomas piniginiu tikslu. Tai turėtų jus tenkinti pagal šiuos parametrus: suteikti galimybę pamatuoti projekto sėkmę ir būti būdu išmatuoti vadovo (tai yra jūsų) kompetenciją.
• Biudžeto eilutėse turite numatyti kai kuriuos leidimus. Tai labai svarbu, jei ateityje bus pagrįstos konkrečios išlaidos. Reikia pridurti, kad prielaidos lyginamos su esamo laikotarpio galimybėmis, neatsižvelgiama į galimas komplikacijas. Tik tada, kai turėsite galimybę palyginti šiuo lygiu, biudžeto procesas veiks taip, kaip planuota.

Finansinio plano kūrimas, stebėjimas ir vykdymas

Turite žinoti, kad projektų biudžetai formuojami, stebimi ir vykdomi atskirai nuo versle dalyvaujančių padalinių finansinio plano,kaip visuma.

Tam yra priežasčių:

• Projektai nelinkę kartotis. Skyrių ir padalinių biudžetai sudaromi kasmet. Jie dažnai peržiūrimi kas šešis mėnesius ar dažniau. Projektai baigia savo egzistavimą iš karto po jų įgyvendinimo. Faktas yra tai, kad programos įgyvendinimo laikas nėra susietas su fiskaliniais metais. Biudžeto persvarstymas nepageidautinas. Išimtis yra atvejai, kai pradinėje versijoje randamos šiurkščios klaidos arba kai aplinka labai pasikeičia (būtent joje įgyvendinamas konkretus projektas).
• Vadovo rankose – tiesioginė biudžeto vykdymo kontrolė. Verta paminėti, kad skyrių ir padalinių finansiniai planai, kaip taisyklė, priklauso nuo kelių tarnybų susiformuojančių santykių: vykdymo skyrius vienam ar kitam skyriui nustato išlaidų limitą, remdamasis kito skyriaus pateikta informacija; tačiau sprendimus dėl personalo ir sistemos priima aukščiausioji vadovybė. Projekte, priešingai, biudžetas naudojamas pagal dvi kryptis: panaudoti tuos išteklius, kurie turimi (pasiekimai ir personalas), kurie jau yra skyriaus žinioje ir biudžete, ir ribotas išorinių išteklių panaudojimas. kurie traukia laikinai. Įdarbinus papildomą darbuotoją, bet kokiu atveju atsiranda fiksuotų išlaidų; papildomas personalo vienetas projektui, paprastai įdarbinantis jau tarnyboje esančias pajėgas.
• Biudžeto vykdymo sėkmė tiesiogiai priklauso nuo nepriekaištingo projekto veiksmų plano laikymosi, taip pat su resursų panaudojimo grafiku. Jį taip pat sudaropriklausomai nuo to, kaip vadovas yra suplanavęs kiekvieno etapo įgyvendinimą, taip pat nuo to, ar projekto komandoje dalyvaujantys darbuotojai laikosi nustatyto grafiko. Jei konkretaus etapo ar viso darbo įgyvendinimas vėluoja dėl, pavyzdžiui, žmogiškųjų ar laiko išteklių poreikio, nei buvo nustatyta iš pradžių, tai kažkaip nepalankiai paveiks biudžetą, t.y. projekto darbų atlikimo išlaidų padidėjimas.

Panašiomis taisyklėmis, bent jau idealioje situacijoje, turėtų vadovautis visų įmonės padalinių vadovai, turintys savo biudžetą. Verta žinoti, kad kiekvienas iš jų yra atsakingas už tai, kad nebūtų viršytas biudžeto lygis ir, atitinkamai, išlaidavimas. Tačiau praktiškai šios taisyklės griežtai laikosi tik mažuma įmonių. Kita vertus, tik kelios įmonės leidžia skyrių direktoriams nustatyti biudžeto lygį, kurio tikrai reikia skyriuje vykdomam projektui.

Konkursai, derybos ir susitarimai

Toliau patartina apsvarstyti kulminacinį projekto etapą: konkursų organizavimą, specialias vietas, taip pat bendradarbiavimo ir partnerystės sutarčių sudarymą.

Konkursu turėtų būti suprantamas konkursas, kurio metu įgyvendinamas prekinių produktų ir paslaugų tiekėjų pasirinkimas. Savivaldybės ir valstybės klientai savo veiklą vykdo pagal 44-FZ „Dėl sutarčių sistemos šioje srityjeprekių, darbų, paslaugų pirkimai valstybei užtikrinti. ir savivaldybės poreikiams.“

Valstybinės korporacijos, reguliuojamą veiklą vykdančios organizacijos, natūralios monopolijos dirba pagal įstatymą 223-FZ „Dėl tam tikrų rūšių juridinių asmenų prekių, darbų, paslaugų pirkimo. asmenys“(pavyzdžiui, statybos konkursai).

Ypatingos vietos

Komercinės struktūros veikia pagal galiojančius civilinius įstatymus Rusijos Federacijos teritorijoje. Jie skelbia informaciją apie savo planus konkursų svetainėse. Pirkimuose turi teisę dalyvauti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys, kurie visiškai atitinka užsakovo ir Rusijos teisės aktų reikalavimus.

Yra įvairių konkursų: atviras (tai yra, visiems dalyviams), pavyzdžiui, atviras konkursas, pasiūlymų prašymas, elektroninis aukcionas, pasiūlymų prašymas; uždari (tai yra ribotam asmenų skaičiui), pavyzdžiui, riboti aukcionai ir konkursai. Pirkti galima tiek elektronine, tiek popierine forma.

Reikia turėti omenyje, kad tokiam renginiui reikia rimto pasiruošimo, ypač teisinio, finansinio ir techninio. Tai būtina siekiant užtikrinti sutarties taikymą ir vykdymą. Todėl vadovai iš pradžių turėtų parengti savo personalą komandiniam darbui, nes galutinis rezultatas priklauso nuo darbuotojų atliekamų operacijų darnos.

Pagrindiniai konkurso įgyvendinimo etapai

Schemiškai dalyvavimas tokiuose renginiuose gali būti pavaizduotas taip: Rinkos analizė → Atranka ir tolesnis gavimaselektroninis parašas → Registracija → Konkurso vietos paieška → Finansinės garantijos parengimas → Specialios sąskaitos atidarymas (tai būtina pirkimo dalyviams pagal 44-FZ) → Paraiškos dalyvauti pirkime parengimas ir vėlesnis pateikimas → Tiesioginis dalyvavimas konkurse. Paskutinis žingsnis, žinoma, yra rezultato gavimas.

Panagrinėkime pagrindinį pateikto sąrašo etapą: dalyvavimą, pavyzdžiui, statybos konkurse. Tai bus elektroninis aukcionas pagal 44-FZ. Iš anksto nustatytu laiku klientas pradeda svarstyti dalyvių prašymus. Kai jūsų paraiška bus laikoma tinkama dalyvauti aukcione, turėtumėte apskaičiuoti minimalų kainos lygį, už kurį esate pasirengę tiekti statybos produktą ar teikti susijusias paslaugas, organizuoti darbus pagal šį konkursą.

Elektroninis aukcionas vykdomas realiu laiku. Taigi, per dešimt minučių po paskutinio kainos pasiūlymo pateikimo dalyvis turi teisę „aukciono žingsnyje“internetu pateikti savo pasiūlymą: nuo 0,5 iki 5% NMKC. Kitaip tariant, žingsnis, kurį galima žengti vienu metu, neturėtų viršyti 5% nuo pranešime nurodytos pradinės maksimalios partnerystės (bendradarbiavimo) sutarties kainos.

Atsižvelgiant į aukciono rezultatus surašomas protokolas. Kai aukcionas laikomas baigtu, prasideda papildomų paraiškų dalių svarstymo etapas.

Išvada

Taigi, mes apsvarstėme biudžeto sudarymo kategoriją:biudžeto paskirtis ir rūšys, projekto etapai. Be to, mes išsamiau išanalizavome pagrindinį etapą. Verta paminėti, kad net pradedantysis gali laimėti konkursą. Kaip tai pritaikyti praktiškai?

Elektroninė prekyba apima klientų, ty pinigų, buvimą. Tačiau konkursas neapima neoficialių santykių. Jokiu būdu nepavyksta susitarti. Nesilaikant sutartyje nustatytų sąlygų, gali būti prarasta sutartis, netektos lėšos, dėl diskvalifikacijos netenkama galimybės dalyvauti kituose aukcionuose. Pradedantieji dažnai pažeidžia šias taisykles dėl banalaus neatidumo.

Visų pirma, turėtumėte susipažinti su konkursais, kuriuose nėra griežtų taisyklių. Pavyzdžiui, komercinio plano aukcione. Tik po to patartina pereiti prie rimtų konkursų, kuriuos reglamentuoja viešųjų pirkimų teisės aktai pagal 44-FZ ir 223-FZ. Pagrindinė pergalės sąlyga yra ne kas kita, kaip dėmesingumas. Visų pirma reikia galvoti apie darbo kokybę, o ne apie sutarties sumą.

Įsivaizduokite, kad vis tiek laimėjote. Jūsų rankose yra sutartis. Ar pavyks įmonei be problemų rasti papildomų pajėgumų ir jėgų tai įvykdyti? O jei ne, kiek pinigų reikės samdyti darbuotojus ar išsinuomoti įrangą? Ar sandoris išliks pelningas?

Verta prisiminti, kad tarp konkurso dalyvių klaidų pagrindinės yra tokios, kaip terminų nesilaikymas, neatidus dokumentacijos studijavimas, bandymai vienu metu dalyvauti daugelyje konkursų, techninio plano gedimai,prekyba nuostolingai. Visa tai gali sukelti neigiamų pasekmių. Štai kodėl būtina iš anksto užkirsti kelią visiems išvardytiems trūkumams.