Pagrindinis biudžeto sudarymo tikslas. Biudžeto sudarymo samprata, proceso esmė ir uždaviniai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Koks yra pagrindinis biudžeto sudarymo tikslas? Kodėl vyksta šis procesas? kam to reikia? Kokios užduotys atliekamos? Kokia šio proceso esmė? Kaip sudaryta bendra sistemos struktūra? Į šiuos, kaip ir į daugelį kitų klausimų, bus atsakyta šiame straipsnyje.

Įvadas

Biudžeto sudarymas – tai įrankis, leidžiantis pakeisti įmonės veiklą. Kas yra šis procesas? Jis yra atsakingas už įmonės finansinės ir ekonominės būklės bei veiklos valdymą. Tai atliekama naudojant biudžeto valdymo sistemą, sutrumpintą SBU. Jo svarba dažnai neįvertinama. Ir veltui. Bet grįžkime prie šito. Kruopščiai pasiruošus, biudžeto tikslai pasiekiami. Biudžeto rengimo etapai apima planavimą, apskaitą, įmonės būklės analizę ir kontrolę. Pagrindinis įtakos objektas yra vykstanti veikla. Dėl biudžeto sudarymo keičiasi pagrindinės jo savybės. Pavyzdžiui, įmonėje įprasta perduoti atsakomybę už subjektų apdorojimą.

Tikslai ir uždaviniai

Biudžetas turėtų padėti padidinti išplėstinio kapitalo atkūrimo įmonėje efektyvumą. Komercinė struktūra laikoma proceso objektu. Tai yra pagrindinis tikslas. Biudžeto sudarymas yra sudėtingas procesas, kuriam norint sėkmingai atlikti reikia daugybę užduočių. Tai:

1. Objektų ir subjektų apibrėžimas.
2. Straipsnių klasifikatoriaus kūrimas, jų ryšys su kapitalo atkūrimo veiksniais, suskirstymas į tiesioginius/pridėtinius ir pastovius/kintamuosius.
3. Finansinės struktūros nustatymas (jei reikia, kartu su projektu ir procesu).
4. Tvirtinimo ir vėlesnių mokėjimų grynaisiais reglamentų rengimas.
5. Kapitalo atkūrimo veiksnių nustatymas ir jų ryšio su biudžeto komponentais nustatymas.
6. Straipsnių klasifikatoriaus pagal balansą kūrimas.
7. Valdymo apskaitos politikos kūrimas.
8. Reglamentų, turinčių įtakos įmonių biudžetų kūrimui, kontrolei, koregavimui ir analizei metinio, ketvirčio, mėnesio ir savaitės planavimo metu, kūrimas.
9. SBU automatizavimas.
10. Objektų biudžetų formų kūrimas.

Apibendrinant galima pasakyti, kad toliau rengiamas pradinis balansas ir vėliau pradedamas SBU.

Organizacinės akimirkos

Jei nėra tvarkos, sunku pasiekti biudžeto sudarymo tikslą. Organizacija labai padeda pasiekti reikiamas sąlygas. Tada trumpaiturėtų būti paryškinti šie veiksmai:

1. Inscenizacija. Rengiamos biudžeto valdymo sistemos nuostatos.
2. Įvadas. Įmonės veikla keičiasi įgyvendinant anksčiau parengtas SBU nuostatas. Kartu būtina atskirti formalų direktyvų įgyvendinimą ir praktinį kūrimą, kai sistema tampa neatsiejama darbuotojų veiklos proceso dalimi.
3. Automatika. Šis etapas atliekamas lygiagrečiai su įgyvendinimu. Tai reiškia automatizuotos biudžeto valdymo sistemos įdiegimą, konfigūravimą ir veikimo pradžią.

Programinės įrangos paketo naudojimas

Biudžeto sudarymo tikslą ir uždavinius pasiekti daug lengviau, jei naudojamos naujos technologijos. Pažiūrėkime, ką siūlo populiariausi variantai:

1. Programos 1C. Pagrindinė jų užduotis – apskaitos automatizavimas. Tačiau kompleksas taip pat gali būti naudojamas sprendžiant biudžeto valdymo problemas. Nors reikia pažymėti, kad nustatymai turi būti atlikti tam, kad būtų galima naudotis, be to, yra specifinių skirtumų, palyginti su apskaita. Nors, tiesą sakant, 1C platformą geriau pripažinti biudžeto automatizavimo standartu.
2. Intalev programos. Populiarūs patobulinimai, kurie traukia ne tik geru produktu, bet ir gerai parengtais metodiniais vadovais bei knygomis, leidžiančiomis teoriškai suprasti sistemą ir palengvinti jos konfigūravimą. Be to, sudarant biudžetą galite išnaudoti elementus, susijusius su valdymo apskaitavienas kompleksas. Tiesa, yra ir trūkumų. Pavyzdžiui, nėra standartinės patogios duomenų importavimo procedūros ir nėra integruotos ekonominės ir matematinės posistemės. Kitaip tariant, nėra optimizavimo įrankių.
3. Kubo ekspertas. Ši programa suteikia labai lanksčias įmonės biudžeto sistemos nustatymo galimybes. Ypatingą dėmesį reikia atkreipti į patogią duomenų importavimo iš įvairių apskaitos sistemų procedūrą, kuriant jas sklandžiai. Nors vis dar nėra ekonominio ir matematinio modeliavimo posistemio.
4. MS Excel. Klasikinė dovana beveik kiekviename kompiuteryje. 2013 m. versijoje pasirodžius „PowerView“ir „PowerPivot“įrankiams, ši programa gali būti naudojama automatizavimui už pradinio lygio.

Yra ir kitų organizacijų naudojamų programinės įrangos parinkčių.

Apie pavyzdžius

Biudžeto sudarymo tikslas – padidinti efektyvumą. Kaip tai pasireiškia? Apsvarstykite situaciją su banko įstaiga. Biudžeto sudarymas šiuo atveju visų pirma gali būti apibūdintas specifiniu kapitalo atkūrimo ciklu. Tokia situacija lemia klasikiniu požiūriu neįprastų veiklos sričių atsiradimą. Dėl to vertė sukuriama ir perskirstoma banke.

Rizikos valdymas atlieka ypatingą vaidmenį atliekant užduotis ir siekiant tikslų. Taigi, optimizuojant banką, reikėtų atsižvelgti ne tik į biudžetą, bet ir į galimai pavojingus momentusveikla (paskolų negrąžinimas). Biudžeto sudarymas taip pat glaudžiai susijęs su išlaidų apskaičiavimu. Juk šis procesas leidžia sužinoti konkretaus produkto savikainą, priklausomai nuo priimtų organizacinių ir technologinių sprendimų. Sąnaudų skaičiavimas yra naudingas biudžeto skyriams, projektams, produktams ir procesams. Tačiau nepamirškite apie finansinį planavimą. Tai taip pat domina SBU. Biudžeto valdymo sistema gali būti laikoma finansų planavimo priemone.

Tačiau nereikėtų manyti, kad tai yra reikalo pabaiga. Biudžeto valdymas neapsiriboja finansinio planavimo aptarnavimu. Būtent tai yra įrankis, su kuriuo galite apskaičiuoti būseną ateityje. Tuo pačiu metu siūlomi veiksmai yra susiję ne tiek su finansais, kiek su ekonomika. SBU yra įrankis, leidžiantis įgyvendinti apskaičiuotus planus, darant įtaką įmonėje dirbančių žmonių veiklai.

Apie ryšį su kitomis sistemomis

Neįmanoma kalbėti apie sėkmingai pasiektus įmonės biudžeto sudarymo tikslus, jei dirbama tik su atskira kryptimi. Į ką reikėtų atkreipti dėmesį? Biudžeto sudarymo esmė ir tikslai reikalauja ypatingo dėmesio personalo motyvavimo ir ugdymo sistemai. Būtina pasiekti proceso dalyvių atsakomybę. Geriausias būdas tai padaryti yra motyvacijos ir personalo tobulinimo sistema.

Antra, reikėtų atkreipti dėmesį į automatizavimo galimybes. Taip yra dėl to, kadPilnas biudžeto sudarymas yra labai sudėtingas. Ir jo įgyvendinimas be automatizavimo virs labai brangiu verslu.

Trečia, reikia atsiminti, kad kartu su padidėjusia atsakomybe turi būti perduodami įgaliojimai. Būtina aiškiai nubrėžti visą sistemą, siekti sąsajų tarp įvairių pareigybių ir žmonių. Visa tai turėtų būti įgyvendinta procesų valdymo sistemoje. Ir ketvirta, reikia atsiminti, kad įmonė yra suinteresuota ne tik kurti biudžetus. Jie neturėtų egzistuoti vien tam, kad būtų ir dėl jų pačių. Biudžetai turi konkretų tikslą – optimizuoti našumą. Norint gauti naudingos informacijos, o ne tik pamaininius dokumentus, būtina naudoti patikimus duomenis ekonominiuose ir matematiniuose modeliuose ir tada priimti reikiamus valdymo sprendimus.

Taip pat reikia atsiminti, kad biudžeto sudarymo sistemos tikslai bus pasiekti geriau, jei operatyvinės-taktinės užduotys bus susietos su strategine vadovavimu. Jei įmanoma realizuoti glaudų ryšį tarp įvairių elementų, tai optimaliam vystymuisi liks tik vienas žingsnis - sukurti vieningą įmonės plėtros valdymo sistemą.

Kaip pasireiškia pokyčiai?

SBU aktyviai naudoja atsakomybės ir įgaliojimų perdavimo mechanizmą. Tik kyla klausimas – kam? Dėmesys turi būti kreipiamas ne tik ir net ne tiek į aukščiausią vadovybę, kiek į skyrių vedėjus ir žemiau. Net atskirų darbuotojų nereikia apeitidėmesį. Kaip tai įgyvendinama? Organizaciniai pokyčiai direkcijos lygmeniu dažnai įgyvendinami kaip premijos, partnerystės, dalyvavimas įmonės nuosavybėje per akcijas / opcionus. Paprastų darbuotojų požiūris yra kitoks. Tokiu atveju tikimasi motyvacijos sistemos sukūrimo ir įdiegimo, premijų skyrimo, o kai kuriais atvejais ir dalyvavimo pelne. SBU direktyvai pradeda veikti atitinkamo įsakymo pasirašymo momentu. Tačiau jo paruošimas, automatizavimas ir kiti biurokratiniai momentai prieš naudojimą užima daug laiko.

Tikras įgyvendinimas

Neužtenka vien žinoti biudžeto sudarymo esmę, tikslą ir tikslus. Realiai apie įgyvendinimą bus galima kalbėti tada, kai šis požiūris įeis į gyvąją praktiką ir turės įtakos organizacijos veiklai kasdien. Tai įmanoma keičiant organizacijos darbo ir valdymo kultūrą. Iš tikrųjų įvedami savivaldos elementai. Štai kodėl būtina deleguoti įgaliojimus ir atsakomybę.

Pažvelkime į finansinės paslaugos pavyzdį. Ji vykdė direktyvinį planavimą ir atliko daug funkcijų. Tačiau augant įmonei ir didėjant darbų apimčiai buvo nuspręsta pereiti prie biudžeto valdymo. Tokiu atveju rodiklių koordinavimo, konsolidavimo, mokymo, analizės ir kontrolės funkcijos lieka finansinei tarnybai. Tačiau planavimas priklauso darbuotojams. Kartu keičiasi ir žmonių darbo principai įmonėje. Sustiprės horizontali atsakomybė, gerės darbuotojų santykiai dėl poreikiosąveika ir tarpusavio koordinavimas.

Tikras įgyvendinimas apima nuoseklų planavimą, pradedant nuo savininko. Jie iššūkį aukščiausiajai vadovybei. Tada ateina procesų atsakomybės centrų eilė (pardavimas, gamyba, reklama ir pan.). Tai sudaro galimybes pasireikšti iniciatyvai tiek iš vadovų, tiek iš darbuotojų pusės. Pažymėtina, kad realus diegimas dažniausiai vėluoja kelis mėnesius, o gal net metus.

Kokie yra trūkumai šiuo atveju?

Deja, neapsieisite be negatyvo. Įdomu tai, kad stipriosios pusės kartu yra ir pažeidžiamumas. Taigi atsakomybės delegavimas yra būdingas SBU. Tai suponuoja reikiamos kompetencijos ir įgaliojimų egzistavimą. Ir dėl to dažnai kyla problemų. Juk deleguojant įgaliojimus įsakymo pagalba neįmanoma asmens perduoti ar padaryti kompetentingu. Šis turtas tokiu būdu neįgyjamas ir neprarandamas. Arba subjektas turi kompetencijos, arba ne.

Jeigu suteiksite galimybių žmogui, kuris nevykdo pareigų, tai neigiamai paveiks veiklos rezultatus. Asmuo, kuriam pavedamos pareigos, turi būti kompetentingas. Tai reiškia ekonominio raštingumo, iniciatyvumo, atsakingumo buvimą. Jei trūksta bent vieno iš išvardytų komponentų, nėra prasmės suteikti dalykui papildomų galimybių biudžeto valdymo sistemoje. Dėl šios priežasties neretai SBU įgyvendinamas nevisiškai arba ne maksimaliaiefektyvumas.

Pabaigoje

Taigi atsižvelgiama į biudžeto sudarymo koncepciją, tikslus ir uždavinius. Ir galiausiai galite paliesti visas manipuliacijas, kurias galima atlikti su juo. Pirmasis yra biudžeto pertvarkymas. Dažnai lengviau ką nors padaryti nuo nulio, nei pakeisti esamus pokyčius. Tai visiškai taikoma SBU. Tačiau tai yra pačios kraštutinės priemonės. Geriau planuoti biudžetą. Tai reiškia pakeitimus, būtinus norint padidinti SBU galimybes. Tobulėjimui būdingas trūkumų ir klaidų, kurios buvo padarytos anksčiau kuriant organizaciją, pašalinimas. Taip pat gali būti įdiegtos naujos funkcijos, kurių poreikis atsiranda dėl tam tikro įmonės veiklos pasikeitimo. Patobulinimai taip pat apima programinės įrangos atnaujinimus. Apskritai įvedami radikaliai nauji aspektai. Tačiau pats SBU nepertvarkomas. Ir paskutinis – biudžeto sudarymo modernizavimas. Tai daroma siekiant padidinti sistemos galimybes. Apskritai tai atrodo kaip pagerėjimas. Tik atlikus pakeitimus radikaliai naujų aspektų neatsiranda.