Susitikimų tipai: protokolas, struktūra ir turinys

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Neįsivaizduojama jokios organizacijos darbo be verslo komunikacijos. Tinkamai sukurtas darbuotojų bendravimas leidžia sklandžiai ir greitai išspręsti užduotis.

Organizacijose vyksta daugybė susirinkimų tipų ir kiekvienas iš jų turi savo ypatybes ir užduotis. Tokių niuansų žinojimas padės lengviau aptarti verslo klausimus. Šiame straipsnyje bus papasakota apie susirinkimų tipus, padės suprasti, kodėl jie rengiami ir kaip jie registruojami dirbant biure.

Verslo susitikimų tikslai

Pagrindinis bet kokio tipo susitikimų ir susitikimų tikslas yra sukurti konkrečius konstruktyvius neatidėliotinų problemų sprendimus ir apsvarstyti aktualias verslo problemas. Taip pat kolektyvinio susirinkimo metu darbuotojai turi galimybę pasidalinti nuomone, idėjomis ar pateikti pasiūlymą dėl geriausio problemų sprendimo su aukštesniais vadovais.

Bet kokio pobūdžio dalykiniai susitikimai leidžia pamatyti visapusišką situacijos organizacijoje vaizdą, nustatyti jos stipriąsias ir silpnąsias puses. Reikėtų pažymėti, kad dalyvaujant šiame formateverslo komunikacija – tai greita naujų įmonės ar įmonės darbuotojų adaptacija.

Užduotys

Galima išskirti šias visų tipų susitikimų užduotis:

• esamų problemų ir problemų sprendimas;
• padalinių veiklos integravimas pagal strateginį įmonės tikslą;
• įmonės ir jos atskirų struktūrinių padalinių vertinimas;
• išlaikyti ir plėtoti įmonės politiką.

Norėdami suprasti, kokiu formatu surengti tokį verslo renginį, turite nuspręsti, kuri iš aukščiau nurodytų užduočių jį atitiks, o po to galėsite suprasti, kuriai klasifikacijai jis priklausys.

Typai ir klasifikacija

Susirinkimas, kaip dalykinės komunikacijos rūšis, gali turėti skirtingą rengimo formą, kuri lemia jo dalyką ir dalyvaujančių pareigūnų sąrašą.

Reikėtų pabrėžti pagrindinę susitikimų klasifikaciją:

1. Nuosavybės regionas. Čia galime išskirti tokius susirinkimų tipus kaip administraciniai (numatantys probleminių klausimų aptarimą), moksliniai (seminarai ir konferencijos, kurių tikslas – aptarti aktualias mokslo problemas), politiniai (numatantys bet kokios politinės tarybos narių susirinkimą). partijos ir judėjimai) ir mišrios rūšys.
2. Mastelis. Čia išskiriami tarptautiniai, kuriuose dalyvauja specialistai iš kitų šalių ar užsienio partnerių, šalies, regiono, taip pat miesto.
3. Regularumas. Bet koks susitikimo formatas gali būtinuolatinis arba periodinis.
4. Pagal vietą – vietinis arba keliaujantis.

Ir visų tipų susitikimus galima suskirstyti taip:

1. Pamokomasis, numatantis direktyvų elgesio formatą, kai aukštesnysis vadovas tiesiogiai perduoda informaciją savo pavaldiniams, kuri vėliau išsiskiria ir perduodama išilgai valdžios vertikalės. Dažniausiai tokio dalykinio bendravimo metu išgirstami generalinio direktoriaus įsakymai, galintys reikšmingai paveikti įmonės eigą, o tai gali būti ir elgesio normos ar svarbios naujovės.
2. Veiklos (kontrolės patalpos). Šio tipo susitikimų tikslas – gauti informacijos apie organizacijos ar įmonės padėtį. Informacijos srautas šiuo atveju nukreipiamas iš pavaldinių į skyrių vedėjus ar generalinį direktorių. Iš esmės operatyviniuose posėdžiuose svarstomi gairių, planuojamų veiklų, strateginių ir veiklos planų įgyvendinimo klausimai. Svarbus skirtumas tarp operatyvinio (išsiuntimo) susirinkimo ir visų kitų yra tas, kad jie vyksta reguliariai ir turi fiksuotą dalyvių sąrašą. Taip pat verta paminėti, kad posėdžio metu darbotvarkės gali nebūti.
3. Problema. Toks susirinkimas šaukiamas, kai reikia skubiai priimti sprendimą per trumpą laiką atlikti užduotis arba išspręsti visuotinę įmonės problemą.

Be visų aukščiau paminėtų dalykų, atskirai galima išskirti vieną populiariausių gamybos rūšiųsusitikimai – planavimas. Paprastai toks renginys vyksta kasdien arba kartą per savaitę, kuriame dalyvauja skyriaus vedėjas ir tiesioginiai atlikėjai, kurie gauna tos dienos užduotis ir aptaria jų įgyvendinimo eigą.

Įmonės darbuotojų susirinkimo tema susirinkime gali būti bet kokie klausimai, kylantys įmonės eigoje, o diskusijos eiga gali būti skirta išorinės aplinkos pokyčiams. kurią vykdo konkreti organizacija.

Susitikimo organizavimas

Bet koks susitikimas, nepaisant jo formato, reikalauja kruopštaus pasiruošimo, nes nuo šio momento priklauso jo efektyvumas. Iš pradžių turite nustatyti šiuos dalykus:

• target;
• aptarė problemas;
• nustatyti užduotis darbuotojams (pagal funkcionalumą ir pavaldumą);
• žingsniai užduočių užbaigimui.

Šiandien dauguma susirinkimų vyksta labai vidutiniškai, dėl to prarandama prasmė, o pavestos užduotys gali būti atliekamos prastai. Todėl labai svarbu apgalvoti visą tokių dalykinių susitikimų eigą ir sukurti darbinę diskusiją taip, kad tai ne tik užtruktų, bet ir gautų komandos atsiliepimą.

Susitikimai

Pažymėtina, kad didelės įmonės ir organizacijos, siekiančios užimti tam tikrą rinkos dalį ir plėtoti savo įmonę, siekdamos užsidirbti didelio pelno, daro didelį statymąsvarbius klausimus aptarti būtent per susirinkimus. Iš sėkmingų vadovų praktikos galite sudaryti šias taisykles, kaip pasiruošti susitikimui:

Pirmiausia nustatomas dalyvių sąrašas. Turėtų būti aišku, ką pakviesti į susitikimą ir kokį vaidmenį jis jame atliks. Dažnai atsitinka taip, kad pakviesti asmenys gali nesuprasti klausimo, o pakviesti „tik tuo atveju“, tačiau tuo metu galėtų atlikti savo darbo pareigas ir negaišti laiko.

Svarbu parengti darbotvarkę. Jei posėdis suplanuotas, tada iš anksto sudaroma darbotvarkė, kurioje nurodomi aptariami klausimai, taip pat nustatomi pagrindiniai pranešėjai. Svarbu atminti, kad šis dokumentas turi būti išsiųstas atsakingiems už informacijos rengimą ir dalyvaujantiems, kad visi dalyviai galėtų parengti ataskaitas, pasiūlymus ir papildomus klausimus. Jei reikia, darbotvarkė gali būti koreguojama.

Svarbiausi ir strateginiai klausimai turėtų būti skirti susitikimo priekyje. Pranešėjais tokiais klausimais būtinai turi būti asmenys (padalinių, skyrių, dirbtuvių vadovai), kurie yra asmeniškai atsakingi už bet kokios strateginės įmonės veiklos įgyvendinimą.

Svarbūs punktai

Svarbu atsiminti, kad kiekvienas susirinkimas turi du pagrindinius etapus – pasiruošimą jam ir faktinį surengimą. Pirmasis etapas apima verslo vykdymo aktualumo nustatymąrinkinys, nurodomos užduotys, pagrindiniai ir šalutiniai tikslai, sudaromas dalyvių ir pranešėjų sąrašas, pagal temą ar iš anksto apibrėžtą darbotvarkę rengiami pranešimai, pranešimai ir pranešimas. Antrasis etapas apima anksčiau suplanuotos susitikimo eigos įgyvendinimą, pranešimų išklausymą ir einamųjų bei strateginių klausimų aptarimą.

Jei tokio dalykinio bendravimo metu reikia nuspręsti, ką ir kam daryti iš darbuotojų, tuomet galime išskirti trečiąjį etapą – sprendimų priėmimą. Paprastai sprendimus priima susirinkimui pirmininkaujantis pirmininkas savo nuožiūra arba diskutuojant ar kolektyviai balsuojant.

Susitikimo plano pavyzdys

Turėdamas aiškų planą, bet kuris vadovas gali efektyviai ir efektyviai surengti susitikimą, o tai leis jums gauti atsiliepimų iš darbuotojų ir nustatyti jiems tinkamas užduotis. Į šį planą gali būti įtraukta:

• sveikinimo kalba;
• ataskaitų išklausymas ir apibendrinimas už tam tikrą laikotarpį (ketvirtį, savaitę, pusmetį, mėnesį);
• aktualinių įmonei aktualių klausimų aprėptis;
• klausymo pasiūlymai dėl trikčių šalinimo (protų šturmo);
• siūlomų variantų įvertinimas ir jų įgyvendinimo aptarimas;
• parinkčių kaupimas;
• balsavimas už vieno ar kito varianto priėmimą;
• ribų nustatymas sprendžiant problemas (atsakingo asmens, laiko, metodų ir metodų nustatymas).

Įrašymas

Dideliskai kurių tipų susitikimai turi būti užfiksuoti popieriuje (dokumente), kuris vadinamas protokolu. Tokio pobūdžio dokumentų saugojimas leidžia įteisinti priimtus sprendimus. Be to, protokolo dėka visada galite sekti veiklų įgyvendinimo eigą, o nepavykus atlikti užduočių, nustatyti, kas už tai atsakingas.

Punkciją, kaip taisyklė, atlieka vadovo sekretorius, kuris yra susirinkimo pirmininkas. Tačiau šią funkciją dažnai gali atlikti ir kiti darbuotojai.

Sekretoriaus funkcijos ir užduotys

Prieš verslo susitikimų pradžią sekretorius turi būti susipažinęs su kviečiamų asmenų sąrašu ir aptartų klausimų sąrašu. Tačiau verta paminėti, kad jei susirinkimas vyksta reguliariai, būtent šis pareigūnas surenka visą dokumentaciją (sąrašus, planus, darbotvarkę ir kt.) ir padeda vadovui pasiruošti susirinkimui.

Iš pradžių ir prireikus sekretorius gali paprašyti pasirodžiusių asmenų užpildyti registracijos lapą, kuriame bus nurodyti visi jų vardai ir pavardės. ir padėtis. To prireiks rengiant protokolą. Toliau sekretorius paskelbia darbotvarkę, kuri žymi posėdžio pradžią. Be to, kai susirinkusieji pradeda svarstyti klausimus, sekretorius fiksuoja šio renginio eigą. Posėdžio pabaigoje šis pareigūnas parengia galutinį protokolo variantą, po kurio pasirašo su pirmininku ir viską išsiunčia dalyvaujantiems asmenims.

Sekretoriui itin svarbu, kad jis surašytų mokesčiusatkreipti dėmesį į posėdžio protokolo išvaizdą. Jame turi būti antraštė, vieta, dalyvių sąrašas, aptarti klausimai ir priimti sprendimai.

Išvada

Iš aukščiau pateiktos informacijos tampa aišku, kad susitikimų organizavimas įmonėse yra nepaprastai svarbus. Tačiau visada verta prisiminti, kad kokybiškas pasiruošimas tokiems renginiams daugiau nei 50% sėkmės raktas neša informaciją, tikslų nustatymą ir kokybišką jų įgyvendinimą.