Verslo laiškų turinys ir tipai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Verslo laiškas yra viena iš svarbiausių komunikacijos priemonių verslo pasaulyje tarp skirtingų organizacijų atstovų. Jam būdingas griežtas, tikslus, formalus stilius.

Verslo laiškas

Dabar, interneto amžiuje, dalykinio susirašinėjimo svarba nesumažėjo, o tiesiog pakeitė laikmenas – iš popierinių į elektronines – ir tapo greitesnė. Todėl kiekvienam darbuotojui, ieškančiam darbo, taip pat vadovaujančias pareigas užimantiems žmonėms nepaprastai svarbu mokėti teisingai sudaryti įvairaus tipo verslo laiškus.

Be to, tai iš dalies apibūdina jį kaip profesionalą, plečiantį karjeros galimybes. Todėl kiekvienam savo karjerai neabejingam žmogui labai svarbu žinoti dalykinės korespondencijos vedimo taisykles ir atsižvelgti į įvairias jos rūšis. O verslo laiškų turinys, kaip ir jų kokybė, priklausys nuo korespondento profesionalumo.

Verslo korespondencijos pagalba sprendžiami, pristatomi klausimaipretenzijos, sutartys aptariamos, vertybės ir dokumentai lydimi.

Verslo stilius

Verslo laiškų stilius turi būti tikslus ir neleisti įvairiai interpretuoti žodžių. Turi būti griežtas oficialus pavaldumas, net jei tai laiškas draugui. Leidžiamas ir netgi sveikintinas leksinių antspaudų kartojimas (ribotu kiekiu). Įvairių tipų verslo laiškai paprastai apima keletą klausimų, apsiribojančiais verslo temomis. Tonas naudojamas tik neutralus, neleidžiant asmeniniams vertinimams ir netinkamo emocionalumo.

Verslo korespondencija visada yra oficiali, dažnai registruojama ir įrašoma.

Raidžių tipai

Verslo, informacinių technologijų plėtra daro įtaką verslo rašymui ir jo rūšims, priversdama jį įgauti naujas formas. Iki šiol išskiriami šie raidžių tipai:

1. Komercinės ir verslo temos. Verslo pagalba spręsti ūkinius, organizacinius, teisinius klausimus. Šių pranešimų apimtis – nuo kelių eilučių iki kelių puslapių. Komercinis sprendžia paslaugų ar prekių pardavimo ir tiekimo problemas. Tai yra prašymai, pasiūlymai, skundai.
2. Laiškai, į kuriuos reikia atsakyti (pvz., prašymai, apeliaciniai skundai, prašymai, skundai, pasiūlymai) ir nereikalaujantys (yra jau aprašyti įvykiai ir faktai – priedai, lygiaverčiai kvitams, patvirtinimams).
3. Yra tokių d



eglės raidės: įprastos ir apskritos – turinčios vieną siuntėją irkeli žemesnio rango gavėjai.

4. Standartine laikoma korespondencija, kurioje yra paruoštos dokumentų formos, pavyzdžiai. Taip pateikiami verslo laiškų tipai vadinami reglamentuotais. Jei siuntėjas rašo pranešimą nuo savęs, tai nereglamentuojama.
5. Kai laiške atskleidžiama viena tema, ji vadinama vieno aspekto, jei keli - kelių aspektų.
6. Atskirai išdėstykite verslo laiškų tipus, kuriuose atsispindi individuali informacija adresatui: sveikinimai, padėkos, užuojauta, rekomendacijos, palydėjimai.

Verslo laiško turinys

1. Apeliacija, skirta atkreipti dėmesį, susidomėjimą, nustatyti kontakto lygį. Apeliaciją galima pateikti pagal pareigas, pavardę, vardą ir patronimą arba apibendrintas.
2. Įvadas į laiško esmę, paaiškinantis laiško tikslą ar priežastį, susidedantis iš aprašymo, nuorodos, padėkos, sveikinimų, pretenzijų ir pan.
3. Pagrindinė dalis (turi turėti verslo korespondenciją). Įvairios paskirties verslo laiškų rūšyse pateikiama pagrindinė informacija, pasiūlymai, reikalavimai, kvietimai, prašymai, užsakymai. Jame yra pagrindimo, griežtai chronologinių teiginių, problemų analizės, struktūrinio pelno ar galimų nuostolių.
4. Visų tipų verslo laiškai turi turėti išvadą, susidedančią iš išvadų, pasiūlymų, susitarimų, atsisakymų, įspėjimų. Pavyzdžiui, priminti, siūlyti, paklausti, perspėti.
5. Standartinės baigiamosios frazės,skirtas tolesniam bendradarbiavimui, terminui, galimam atsisakymui nustatyti. Be to, galutiniam kreipimuisi taikoma socialinių vertybių ir prioritetų sistema.

Laiškų rašymo rekomendacijos

1. Raidė turi būti raštinga ir lengvai skaitoma, nekrauti į krūvą žodžių ir naudoti leksinius vienetus, kurių tiksli reikšmė nežinoma.

2. Visų tipų verslo laiškai neturėtų būti per dideli, geriau kiek įmanoma sumažinti ir struktūrizuoti informaciją.

3. Skaitydamas adresatas turėtų jausti pagarbą, laiško individualumą, temos priklausomybę, teigiamą autoriaus įkvėpimą.

4. Rašymo procese svarbu susitarti dėl terminų, terminų, kontaktų ir sutarčių sąlygų. Tai galima padaryti parinkčių sąrašo arba pagrindinių klausimų forma.

5. Taktiškas ir profesionalus, geranoriškas laiško tonas tikrai paskatins gavėją teigiamai ir greitai atsakyti.

Viena iš sėkmingo verslo sudedamųjų dalių yra dalykinio susirašinėjimo taisyklių laikymasis, kuris sudaro ne mažiau kaip 80% visos organizacijų dokumentacijos. Griežtas visų normų laikymasis pabrėžia verslo laiškų teisinę vertę ir užtikrina greitą komercinių tikslų pasiekimą.