Organizacijos vidinės aplinkos elementai ir jų charakteristikos

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Neatsiejama SSGG analizės dalis yra nustatyti rinkos galimybes ir grėsmes, taip pat nustatyti įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses, kurioms analizuojami įvairūs vidinės organizacijos aplinkos elementai.

Kokia yra organizacijos vidinė aplinka?

Kalbant apie organizacijos vidinę aplinką, tai dažniausiai reiškia elementų, kuriuos galima vienaip ar kitaip paveikti, rinkinį, lyginant su aplinkos veiksniais, kurių negalima pakeisti. Taigi, vidinė organizacijos aplinka apima:

1. Žmonės.
2. Įvarčiai.
3. Užduotys.
4. Technologija.
5. Struktūra.

Visų šių elementų derinys yra organizacijos esmė: žmonės, susijungę į tam tikrą struktūrą, atlieka eilę užduočių, naudodami tam tikras technologijas, kad pasiektų galutinius tikslus.

Todėl organizacijos vidinės aplinkos elementų derinimas gali būti efektyvus arba neveiksmingas. Analizės užduotis yra nustatyti tuos procesus, kurie yra idealiai nustatyti, taip pat tuos, kuriesumažinti bendrą įmonės pelningumą.

Kaip klasifikuojami vidinės aplinkos elementai?

Pagrindiniai organizacijos vidinės aplinkos elementai paprastai skirstomi į grupes arba vadinamąsias skiltis:

• organizacinė dalis;
• rinkodaros kirpimas;
• rėmo iškirpimas;
• gamybos dalis;
• finansinė dalis.

Analizės patogumui kiekvienos grupės elementai nagrinėjami atskirai. Organizaciniame kontekste jie tiria įmonės ypatybes įmonės organizacinės struktūros požiūriu. Atkreipiamas dėmesys tiek į hierarchinius santykius įmonės viduje, tiek į sąveikos tarp atskirų įmonės struktūrų sistemą. Rinkodaros dalis suteikia idėją apie produktų asortimentą, jų savybes ir naudą, kainų veiksnius, taip pat pardavimo ir reklamos būdus.

Svarstant finansinį apkarpymą, dėmesys kreipiamas į finansines ataskaitas, pagrindinių kaštų ir pelningumo rodiklių dinamiką. Nustatomas pinigų srautų efektyvumas. Personalo skyriuje nagrinėjami santykiai tarp vadovaujančio ir vadovaujančio personalo, atliekama darbo veiklos rezultatų analizė. Tai taip pat apima įmonės ar organizacinę organizacijos kultūrą, darbuotojų skatinimo ir motyvavimo metodus.

Penktoje dalyje – gamyba – pateikiamas prekių gamybos ir jų kokybės kontrolės technologijų, normų, taisyklių ir standartų sąrašas. Įvairių naujovių ir mokslinių tyrimų, kuriais siekiama išplėsti asortimentą arba pagerinti produkto naudingąsias savybes, taip patžr. gamybos sumažinimą.

Personalas kaip vidinės aplinkos elementas

Situacinio požiūrio uždavinys analizuojant ir priimant valdymo sprendimus yra atsižvelgti į atskirų darbuotojų, jų grupių elgesį, taip pat į vadovaujančio personalo įtakos pobūdį. Remiantis ekonomikos teorija, personalas yra vienas pagrindinių gamybos veiksnių, tačiau šiuolaikinėje realybėje darbuotojų komanda tampa strategiškai svarbiu elementu.

Vadybinė užduotis – kuo efektyviau organizuoti personalo darbą, tačiau reikėtų atsižvelgti į keletą šio proceso komponentų:

• įdarbinimo ir verbavimo principai;
• naujų darbuotojų adaptacija;
• personalo stebėjimas, jo metodai;
• darbuotojų motyvavimas ir stimuliavimas;
• mokymai, personalo tobulinimas;
• kurti ir palaikyti įmonės kultūrą.

Todėl netinkamai įmonėje sureguliuota organizacijos organizacinės kultūros sistema gali tapti jos silpnąja puse ir dėl to apsunkinti tiek trumpalaikių, tiek ilgalaikių tikslų bei tarpinių užduočių įgyvendinimą.. Komandos valdymas išlieka viena iš strateginių lyderių veiklų.

Įmonės tikslai kaip vidinės aplinkos elementas

Analizuojant įmonės būklę ir planuojant tolimesnę strategiją, keliamas vienas ar keli tikslai. Įmonės vadovybės uždavinys – pasirinkti tik pasiekiamus tikslus, atitinkančius rinkos būklę irįmonė.

Pakankamų finansinių išteklių, darbuotojų ir veiksmingo planavimo derinys leidžia pasiekti teisingą tikslą. Kartu bendrųjų tikslų sąrašą reikėtų suskirstyti į potikslius arba užduotis, kurių įgyvendinimą atsakomybė paskirstoma organizacijos darbuotojams ar padaliniams.

Pavyzdžiui, įmonė X, žengdama į rinką su masinės gamybos produkcija, išsikelia tikslą: per trumpą laiką tapti lydere tam tikroje rinkoje. Tuo pat metu įmonė X veikė kitame segmente, o išanalizavus finansines ataskaitas buvo nustatyta, kad yra negrąžinta paskola iš banko didelei sumai. Be to, personalo politikos analizė parodė, kad pardavimų skyrius savo funkcijas atlieka neefektyviai, o suplanuoti rodikliai nepasiekiami. Akivaizdu, kad vadovybės užsibrėžtas tikslas ne tik sunkiai pasiekiamas, bet ir beveik neįmanomas.

Teisingai suformuluotų tikslų pavyzdžiai:

• pasiekti iki 60 % prekės ženklo žinomumo;
• padidinti rinkos dalį iki 16 %;
• patekti į tris geriausias rinkos bendroves;
• padidinkite vidutinę sąskaitą iki 1500 rublių;
• padidinkite svetainės srautą iki 2000 žmonių per dieną.

Taigi, norint efektyviai išsikelti tikslus, įmonės valdymas turi būti pagrįstas nuodugniais rinkos tyrimais ir esama įmonės padėtimi joje.

Įmonės užduotys kaip vidinės aplinkos elementas

Sudarius įmonės tikslų sąrašą, būtina juos suskirstyti į užduotis, tai yra į komponentus. Retas bet kurioje organizacijojenustatytas tik vienas tikslas. Taigi įmonės strateginiai tikslai paverčiami veiklos tikslais metams, pusmečiui ar ketvirčiui. Be to, tikslas yra padalintas į konkrečių užduočių, kurias reikia atlikti, kad būtų pasiektas norimas rezultatas, sąrašą.

Kiekviena iš nustatytų užduočių turi turėti dokumentais pagrįstą galutinį rezultatą, taip pat padaliniai ir konkretūs darbuotojai, atsakingi už jo įgyvendinimą. Štai pavyzdys, kaip vieną iš tikslų konvertuoti į užduočių sąrašą. Taigi, norėdama pasiekti tikslą padidinti pardavimą 25%, įmonė gali paskirstyti užduotis tokiu būdu:

1. Padidinkite kiekvieno pardavimo vadybininko susitikimų grafiką 5%. Atsakomybė ir kontrolė tenka skyriaus vedėjui Ivanovui I. I.
2. Preliminari rinkos situacijos analizė iš rinkodaros skyriaus, reklamos įmonės kūrimas su rekomendacijų įgyvendinimo mėnesine stebėsena. Atsakingas – skyriaus vedėjas A. P. Petrovas.
3. Pardavimų komandos išplėtimas iki 20 žmonių iki metų pabaigos. Atsakingas – personalo vadovas A. I. Sidorovas.
4. Per 6 mėnesius atidaromi 5 nauji filialai regionuose. Atsakingas – direktoriaus pavaduotojas plėtrai G. I. Laptevas, personalo vadovas A. I. Sidorovas.

Taigi, organizacijos vadovas gali etapais kontroliuoti įmonės tikslo siekimo procesą, o teisingas personalo vadovų darbas leis kiekvienam darbuotojui būti asmeniškai atsakingam už bendro rezultato siekimą.

Technologijos ir jų vieta vidinėje aplinkoje

Apdorotižaliavų pavertimas gatavais produktais reikalauja tam tikrų technologijų. Jei tai konservų fabrikas, reikalingos specialios linijos, apmokytas personalas, patvirtinti standartai ir registruoti patentai. Visa tai, kas išdėstyta pirmiau, taikoma įmonės technologijoms.

Kad ir kaip tai būtų stebina, technologijos, kaip vidinės aplinkos elementas, yra net smulkiesiems verslininkams ar laisvai samdomiems darbuotojams. Pavyzdžiui, fotografas ar dizaineris savo darbe naudoja specialią programinę įrangą, įrangą ir technologijas, be kurių išlikti konkurencingam rinkoje tiesiog neįmanoma.

Įmonės struktūra kaip jos vidinės aplinkos elementas

Vienas pirmųjų žingsnių nagrinėjant įmonės vidinę aplinką yra detalus organizacinės struktūros tyrimas. Tuo pačiu rinkodaros specialistai ir vadovai nustato ne tik vidinių padalinių sąrašą, bet ir santykius tarp jų, hierarchinį pavaldumą ir priklausomybę.

Personalo darbo organizavimo hierarchija padeda efektyviai paskirstyti darbus. Darbuotojai yra atskiriami ir suskirstomi į atskiras grupes ir skyrius, jie priskiriami įvairiems padaliniams. Hierarchija įmonėje gali būti horizontali ir vertikali, o darbo paskirstymo efektyvumas ir kokybė atsiskleidžia analizėje.

Vienas iš svarbių tokios analizės komponentų gali būti informacijos ir kitų srautų tarp organizacijos padalinių efektyvumo nustatymas. Pavyzdžiui, įmonėje B, kuri gamina dalistransporto priemonių, nuolat fiksuojami vėlavimai įgyvendinti planą. Darbuotojų buvo paprašyta užpildyti darbo laiko korteles, įvestos nuobaudos, tačiau tokios išankstinės komandos valdymo priemonės nebuvo veiksmingos.

Analizuojant B įmonės padalinių santykius, paaiškėjo, kad k alti ne detales gaminantys darbuotojai, o skyrius, kuris atsakingas už įrangos remontą. Taigi dėl užsitęsusių remonto darbų daugelis mašinų neveikė ilgiau nei numatyta.

Kaip nustatyti įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses?

Priimant vadovybės sprendimą, atliekama nuodugni visų vidinės aplinkos elementų, išorinės aplinkos analizė, po to daroma išvada apie įmonės vietą rinkoje ir jos galimybes.

Analizės metu gauti duomenys turi būti pateikti sąrašo forma. Pavyzdžiui, tai gali būti šie elementai:

1. Nekvalifikuoti pardavėjai.
2. Savų sukauptų lėšų trūkumas.
3. Inovatyvūs pokyčiai gaminant prekes.
4. Turi banko paskolą.
5. Platus produktų asortimentas.
6. Pasenusi gamybos įranga.

Parengus tokį sąrašą, būtina atskirti duomenis pagal kokybinį poveikį, tai yra nustatyti, ar tas ar kitas veiksnys turi teigiamos įtakos įmonės veiklai, ar neigiamai.

Taigi, dėl to pirminį sąrašą reikėtų padalyti į dvi dalis, o kitas žingsnis – galimos šių vidinės aplinkos veiksnių įtakos įvertinimasorganizacijose. Rekomenduojame naudoti skalę nuo 1 iki 5 arba nuo 1 iki 10. Kiekvienas sąrašo punktas turi būti įvertintas balais, atsižvelgiant į tai, kiek šis veiksnys turi įtakos įmonės veiklai.

Kitas žingsnis – įvertinti galimą žalą, kurią gali sukelti kiekvienas iš sąrašo elementų. Dėl to gautas sąrašas turi būti reitinguojamas pagal du rodiklius – galimybes ir tikimybes. Šis metodas padės iškirpti nereikšmingus duomenis ir sudaryti pagrindinių problemų, kurios buvo rastos analizuojant organizacijos vidinės aplinkos veiksnius, sąrašą. Kokybinės organizacijos aplinkos analizės pavyzdys turėtų baigtis konkrečiu ne daugiau kaip 10 punktų sąrašu kiekvienai kategorijai – įmonės silpnybėms ir stiprybėms.

Koks ryšys tarp vidinės aplinkos ir SSGG analizės?

SWOT įrankis apima įmonės aplinkos – tiek vidinės, tiek išorinės – analizę. Organizacijos vidinės aplinkos elementai ir jų charakteristikos parodo, kokias stiprybes galima panaudoti siekiant konkurencinių pranašumų. Analizės metu gautas trūkumų sąrašas padės koreguoti įmonės veiklą, siekiant kuo labiau sumažinti jos žalą arba modernizuoti ir tobulinti.

SWOT analizės rezultatas padeda palyginti išorinės aplinkos, tai yra rinkos, kurioje veikia ar ketina veikti įmonė, grėsmes ir galimybes su vidinės aplinkos veiksniais. Rinkodaros specialisto, vadybininko ar lyderio užduotis yra sudaryti rinkodaros planą taip, kad, panaudojant stipriąsias pusesįmonės būtų galėjusios išvengti rinkos grėsmių žalos. Tą patį galima pasakyti ir apie rinkos galimybių ir įmonės stiprybių derinimą – vadovas turi nuspręsti, kaip geriausiai jas panaudoti kartu.

Kaip atlikti SWOT analizę?

Kad suprastumėte, kaip tinkamai atlikti SSGG analizę, apsvarstykite dažniausiai pasitaikančias klaidas, kurias vadovai daro ją atlikdami.

Neprotingas vidinės aplinkos elementų įtraukimas į įmonės stipriųjų ar silpnųjų pusių kategoriją lemia planavimo klaidas. Kiekvienas faktas turi būti pagrįstas konkrečiais skaičiais ir ataskaitų duomenimis. Galima nepagrįstai teigti, kad įmonė yra rinkos lyderė, tačiau iš tikrųjų tai patvirtina tik vadovo žodžiai, o ne marketingo tyrimai.

Tuo pačiu metu, be patikimumo, kiekviena iš tariamų stipriųjų pusių turi būti lyginama su žinomais duomenimis apie konkurentus. Taip atsiskleis tikrosios įmonės stiprybės, kurios padės siekti jos tikslų.

Pavyzdžiui, įmonės stiprybė buvo žaliavų išteklių vieta. Akivaizdu, kad tai suteikia daug privalumų įmonei, padeda sutaupyti tiek finansinių išlaidų, tiek laiko. Tačiau analizuojant šią informaciją pagal skirtumus nuo konkurentų, gali paaiškėti, kad visi pagrindiniai žaidėjai yra arti žaliavų š altinių. Pasirodo, kiekviena įmonė rinkoje turi tokią stipriąją pusę, todėl nebus įmanoma gauti naudos, palyginti su konkurentais.

Kad būtų patogu ir išvengtumėte klaidų, turėtumėte analizuoti konkurentus iš turimų atvirųjų š altinių ir nustatyti jų stipriąsias ir silpnąsias puses. Toliau verta sudaryti testų lentelę, kurioje kiekvienas vidinės aplinkos elementas lyginamas su konkurentais. Dėl to paaiškėja, kad įmonė gali pasigirti ne tiek daug privalumų.

Visas rekomendacijas, kaip nustatyti įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses, taip pat galima priskirti galimybių ir grėsmių rinkoje analizės procesui. Visa informacija turi būti teisinga ir tiksli.

Dažnai pasitaikanti klaida nurodoma bendra informacija, kuri netiesiogiai turi įtakos įmonės veiklai. Arba jų įtaka per maža, kad būtų įrodyta. Pavyzdžiui, nepatyrę vadovai nurodo tokius aplinkos veiksnius:

• krizė šalyje;
• sunki padėtis ekonomikoje;
• nestabilūs valiutų kursai.

Jei kalbėtume apie ekonomikos krizes, neįmanoma išmatuoti ir suplanuoti jų reikšmės konkrečios įmonės veiklai. „Krizės“veiksnys yra gana miglotas, todėl jis turėtų būti išskaidytas į konkrečias sudedamąsias dalis, kurios tikrai turi įtakos įmonės padėčiai. Gali būti, kad valstybiniu lygmeniu buvo įvestas privalomas licencijavimas arba tam tikroms veiklos rūšims nustatytos kvotos.

Kalbant apie nestabilų valiutos kursą, jį savo SSGG analizėse dažnai mini tos įmonės, kurios neturi priklausomybės nuo valiutos. Jeigu įmonė neimportuoja ir neeksportuoja, neperka žaliavų iš užsienio,neparduoda gatavos produkcijos kitose šalyse, tai valiutų kursų svyravimų įtaka įmonės veiklai turi nežymią.

Pabaigoje

Įmonės vidinė aplinka yra svarbus strateginis resursas, galintis padėti arba, atvirkščiai, pakenkti įmonės veiklai. Vidinė organizacijos aplinka apima kelis pagrindinius elementus: žmones, technologijas, struktūrą, užduotis ir tikslus. Toks elementų rinkinys nėra atsitiktinis, nes bet kurioje tam tikros struktūros organizacijoje dirba žmonės, kurie technologijų pagalba pasiekia įmonės tikslus ir bendrus tikslus.

Organizacijos vadovas, priimdamas valdymo sprendimus, turėtų remtis įmonės vidinės ir išorinės aplinkos analize. Jeigu rinkoje yra akivaizdi grėsmė, tuomet vidinės aplinkos resursai padės ją įveikti. Tas pats pasakytina ir apie rinkos galimybes, kurias galima maksimaliai padidinti tik naudojant vidinius įmonės išteklius.

Vidinės aplinkos ištekliai analizėje vertinami pagal jų poveikį ir skirstomi į įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses. Organizacijos organizacinė struktūra gali būti silpnoji organizacijos pusė, o profesionalus ir efektyvus rinkodaros skyrius gali būti priskirtas įmonės stiprybei.

Sudarant rinkodaros planą keli bendri tikslai paskirstomi užduočių forma padaliniams, padaliniams, grupėms ir konkretiems darbuotojams. Teisinga sistemapersonalo motyvavimas ir stimuliavimas, komandos valdymas padės kiekvienai užduočiai suteikti asmeninę darbuotojo atsakomybę. Tuo pačiu metu kiekvienas komandos darbuotojas supras, kad dirba siekdamas vieno bendro tikslo.