Projekto planavimas yra Proceso etapai ir ypatumai, plano rengimas ir rengimas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Planavimo metu priimami kokybiniai ir kiekybiniai sprendimai, siekiant organizacijos tikslų ilgalaikėje perspektyvoje. Be to, atliekant tokį darbą, galima tiksliai nustatyti optimalius kelius. Projekto planavimas – tai tikslios schemos, pagal kurią bus vykdoma organizacijos plėtra, parengimas. Tai leidžia apgalvoti visas smulkmenas, pasirinkti problemų sprendimo būdus ir siekti savo tikslų. Kaip toks darbas atliekamas, bus aptarta vėliau.

Susitikimo planas

Projektų planavimas yra svarbus verslo valdymo procesas. Tai nepaprastai svarbu, todėl šiandien šį darbą atlieka kone kiekviena įmonė. Tai užima šiek tiek laiko ir išteklių, bet tai atsiperka.

Nuo planavimo kokybės iki projektų valdymopriklauso nuo tolesnio jų įgyvendinimo. Tokios procedūros metu atliekama iniciacija, kurios metu tvirtinama chartija, dalyvių registras, parenkama strateginė tolesnio vystymosi kryptis.

Pirmiausia parengiama pagrindinių veiksmų tvarka. Jiems patvirtinus, detalės yra suderinamos.

Nustačiusi būsimo projekto koncepciją ir pagrindinius jo eigos etapus, vadovybė galės koreguoti visus jo etapus, parinkti geriausius būdus užsibrėžtiems tikslams pasiekti.

Projektų planavimas yra svarbus valdymo procesas. Tai leidžia vėliau stebėti, laiku koreguoti judėjimą vystymosi kelyje. Faktiniai rodikliai lyginami su planuojamais, o tai atskleidžia informaciją apie numatytų užduočių įgyvendinimo laipsnį. Stebėsenos metu atsižvelgiama į nuolat atnaujinamą informaciją iš išorinių ir vidinių š altinių. Plane nustatyti terminai, sąlygos ir rodikliai gali keistis, nes turi atitikti realią situaciją.

Planavimas tiesiogiai veikia visus projektų valdymo procesus. Todėl tai atlieka kiekviena organizacija. Neįmanoma nieko valdyti, jei nėra aiškiai nustatytos veiksmų sekos. Šie etapai – tai užduotys, kurias įgyvendinus pasiekiamas tikslas. Jei kas nors pradeda klostytis taip, kaip planuota, vadovas nustato tokių reiškinių priežastis, priima sprendimus dėl teisingų veiksmų susiklosčius aplinkybėms.

Planavimo procesas yra pradinis projekto gyvavimo ciklo etapas. Be jo neįmanomapasiekti norimą rezultatą.

Užduočių planavimas

Projekto tikslų planavimas apima užduočių, kurios, kaip ir žingsniai, veda į jų pasiekimą, sistemos sukūrimą. Pateiktas darbas leidžia dar prieš pradedant darbus nustatyti, ar pasirinkta veiklos rūšis gali atnešti pelno. Kiekvienas investuotojas siekia investuoti savo lėšas į pelningiausią, pelningiausią projektą. Planuojant galima nubrėžti pagrindinius būsimos veiklos parametrus ir rezultatus, pasirinkti adekvačius, realius būdus jiems pasiekti.

Norint būti produktyvi, organizacija turės spręsti įvairius iššūkius. Jeigu skaičiavimų metu paaiškėja, kad tokios veiklos rezultatas yra neigiamas (įmonė gaus nuostolį), nepakankamai didelis, būtina nustatyti šio reiškinio priežastis. Atlikus tam tikrus koregavimus, galima padidinti projekto efektyvumą. Pakeitimai gali būti daromi kiekviename užduočių įgyvendinimo etape. Jie gali būti tokie:

• Detalizavimas, dizaino tikslo (ar tikslų) patikslinimas, norimo renginio rezultato nustatymas.
• Būsimo darbo apimties ir sudėties nustatymas.
• Apskaičiuokite kiekvieno etapo laiką.
• Apskaičiuokite projekto biudžeto išlaidas.
• Sudarykite tvarkaraštį ir apskaičiuokite kiekvieno etapo biudžetą.
• Išteklių poreikis yra nustatytas. Skaičiavimas atliekamas kiekvienam projekto etapui ir visos organizacijos veiklai šia kryptimi.
• Vykdomas logistikos planas.
• Atliekamas rizikos vertinimas, kuriama metodika, kaip teisingai reaguoti iškilus pavojingoms situacijoms.
• Investuotojui išsamiai paaiškinta renginio informacija.
• Išsami informacija derinama su visais proceso dalyviais.
• Atsakomybė už darbų atlikimą ir pavestų užduočių vykdymą paskirstoma tarp vykdytojų ir vadovų.
• Planuojamos sąveikos ir valdymo planavimo procedūros tikslinamos.

Projektų valdymas ir projektų planavimas yra glaudžiai susiję. Tik nuoseklus nustatytų užduočių vykdymas sutartu terminu ir visapusiškai gali garantuoti tikslo pasiekimą, pelno gavimą įmonės veikloje.

Pagrindiniai procesai

Projekto planavimo organizavimo procese atliekama nemažai privalomų ir neprivalomų veiksmų. Nepriklausomai nuo organizacijos veiklos, jos taikomos kuriant bendrą strateginę viziją. Privalomi procesai apima šiuos veiksmus:

• Visų suplanuotų užduočių aprašymas ir tolesnė dokumentacija, projekto turinys.
• Pagrindinių projekto etapų apibrėžimas, tolesnis jų detalizavimas.
• Ruošiamas numatomas sąmatas. Apskaičiuojama bendra visų išteklių, reikalingų projektui užbaigti, kaina.
• Žingsnis po žingsnio veiksmų plano sudarymas, kurį įgyvendinus pasieksite savo tikslus.
• Apibūdina darbų seką.
• Techninio pobūdžio priklausomybės, taip pat atliekamų darbų apribojimai.
• Laiko, kurio reikia, apskaičiavimaskiekvieno darbo etapo užbaigimas, darbo sąnaudų ir kitų išteklių, kurių prireiks kiekviename gamybos ciklo etape, nustatymas.
• Išteklių tipo, rinkinio ir jų apimties nustatymas.
• Nurodomas faktinis darbo laikas, jei ištekliai riboti.
• Sukurkite biudžetą ir susiekite numatomas kiekvieno darbo tipo išlaidas.
• Sukurkite baigtą planą.
• Kitų tiriamųjų darbų rezultatų surinkimas projektavimo metu, planinių verčių išdėstymas viename dokumente.

Planuojant ir plėtojant projektą šie veiksmai yra privalomi.

Pagalbinės procedūros

Planuojant projekto įgyvendinimą kai kurių procesų gali nereikėti. Tik iškilus jų poreikiui vadovas įtraukia į bendrą sąrašą. Šie pagalbiniai procesai apima šiuos veiksmus:

• Kokybės standartų planavimas, didžiausio leistino jų diapazono nustatymas. Taip pat aptariami būdai, kaip pasiekti reikiamą gatavo produkto savybių lygį.
• Planavimas organizavimo srityje, kuris reiškia funkcinių kompetencijų, pareigų ir pavaldumo paskirstymą visiems projekto dalyviams.
• Atrenkami atitinkamo lygio kvalifikaciją, darbo patirtį turintys darbuotojai, kurių veikla leis projektą įgyvendinti kuo greičiau. Kai kuriais atvejais reikia suformuoti gerai koordinuotą komandinį darbą.
• Užmegzkite ryšius su saugiais nariaisprojektą su reikiama informacija.
• Projekto rizikos tipų nustatymas, jų įvertinimas ir dokumentavimas. Tai leidžia nustatyti ir pašalinti neaiškumus net planavimo etape, įvertinti galimo jų poveikio projektui laipsnį. Šiame etape skaičiuojami ir palankūs, ir nepalankūs situacijos raidos scenarijai įgyvendinant pasirinktą strategiją.
• Logistikos procedūrų planavimas. Tiksliai numatyta, kokios žaliavos, kitos reikalingos medžiagos ir ištekliai bus perkami iš išorės organizacijų, kokiu kiekiu ir kokiu dažnumu bus pristatomi.

Planuojant projekto procesus gali prireikti ir kitų veiklų. Tai priklauso nuo tikslų, kurių organizacija siekia atlikdama savo darbą.

Planavimo žingsniai

Yra 4 pagrindiniai projekto planavimo etapai. Jas pasiūlė konsultacijų bendrovė „Booz Allen & Hamilton“.

Standartinis planavimo modelis yra toks:

1 etapas. Tikslų formavimas

Nustatomi dviejų tipų tikslai. Jie gali būti formalūs arba realūs. Pirmuoju atveju pateikiami kriterijai, pagal kuriuos nustatomas projekto naudingumas. Formalūs tikslai atsiranda iš vadovų motyvacijos. Tikrieji tikslai yra būdai, kuriais galima pasiekti formalius tikslus.

2 veiksmas. Problemos analizė

Šiame planavimo etape nustatoma reali organizacijos situacija. Toliau daroma prognozė apie jo būsimą būseną. Po tovykdomas esamų problemų nustatymas, tam tikslui skirtos tikslų sistemos supriešinamos su prognozinės analizės rezultatais. Tai leidžia galiausiai susisteminti problemas.

3 etapas. Ieškokite alternatyvų

Tai sprendimai, kurie yra vienas kitą paneigiantys.

4 etapas. Alternatyvų įvertinimas

Nustatytas kiekvieno esamo scenarijaus priimtinumas. Įvertinamas kiekvieno sprendimo efektyvumas ir rizikos laipsnis, po kurio priimamas atitinkamas sprendimas. Optimali alternatyva turėtų būti ne tik praktiškai įgyvendinama, bet ir teisėta, leidžianti kuo labiau priartėti prie tikslo. Tuo pačiu metu atsižvelgiama į esamus laiko, išteklių ir kt. apribojimus.

Kurdami teritorinio, pramoninio ar kitokio tipo planavimo projektą, būtinai pritaikykite jį ateityje, kad palygintumėte realius rezultatus su planuojamais. Tai leidžia valdyti pažangą siekiant bendro tikslo, laiku atlikti atitinkamus pakeitimus.

Tvarkaraštis

Verta pažymėti, kad projekto planavimas yra pagrįstas šiek tiek kitokia schema. Jame pabrėžiami 5 pagrindiniai etapai:

1. Darbų apibrėžimas ir jų kaip sąrašo sudarymas. Kai kuriais atvejais vadovai daro klaidų, nes iš karto neišvardija visų procesų. Norint pašalinti šį reiškinį, nustatant būsimą darbą rekomenduojama taikyti nuoseklaus skaidymo metodą.
2. Kiekvienai pasirinktai pozicijai nustatoma tvarka ir trukmė. Tai priklauso nuobūsimo darbo technologinės ypatybės. Tam taip pat naudojama dekompozicijos technika, kurią papildo ekspertų vertinimai. Tai leidžia tiksliai nustatyti planuojamą kiekvienos operacijos trukmę. Norėdami tai padaryti, galite naudoti smegenų šturmo techniką, kuri leidžia įvertinti technologijos ypatybes iš skirtingų požiūrių.
3. Nustato išteklių tipą ir jų prieinamumą. Tai gali būti finansai, medžiagos, darbas, informacija ir pan. Atliekamų darbų grafikas koreliuojamas su logistikos, finansavimo ir kt. grafiku. Visi etapai turi būti tarpusavyje susiję, sudaryti nenutrūkstamą procesą. Taip išvengiama gamybos proceso sutrikimų. Tuo pačiu metu reikia atskirai apsvarstyti ribotus išteklius. Jie daugiausia lemia viso būsimų darbų spektro trukmę ir seką.
4. Apribojimai nustatomi iš išorės. Tai apima gamybos sezoniškumą, įrangos tiekimo galimybes ir kitus išorinius veiksnius.
5. Kuriama sistema, skirta reaguoti į kylančias rizikas projekto valdymo metu. Projekto planavimas prasideda nuo jų analizės. Dėl labiausiai tikėtinų ir pavojingiausių grėsmių rengiamos atitinkamos reagavimo priemonės.

Planavimo principai

Planuodamas verslo projektą vadovas turi laikytis tam tikrų principų. Pagrindiniai yra:

• Tikslingumas. Įgyvendinant projektą siekiama aiškaus galutinio tikslo, neapipurškiant ant nereikšmingų užduočių.
• Sisteminis. Būsimas projektų valdymas turėtų būti holistinis ir visapusiškas. Tuo pačiu metu atsižvelgiama į jo kūrimo ir sudarymo ypatybes. Kai kuriais atvejais projektas gali būti suskirstytas į posistemes. Jie taip pat bus susiję. Tuo pačiu metu vienos sistemos pokyčiai reiškia ir kitos struktūros pokyčius. Projekto išskaidymas į kelias dalis leidžia sekti vidinius elementų ryšius ir sąveikas, pasirinkti efektyviausią struktūrą. Projekto įgyvendinimo vertinimas šiuo atveju gali būti pateiktas kokybiniais ir kiekybiniais procesais.
• Sudėtingumas. Reiškiniai nagrinėjami jų ryšio ir priklausomybės požiūriu. Tam naudojami įvairūs valdymo metodai ir požiūriai.
• Sauga. Planuojant projekto darbus, numatoma, kad visos veiklos būtų aprūpintos reikiamais ištekliais.
• Prioritetas. Pagrindinis dėmesys kuriant projektą skiriamas pagrindinėms, svarbiausioms užduotims. Jų apibrėžimas priklauso nuo bendros plėtros koncepcijos ateityje.
• Ekonominis saugumas. Apskaičiuojamas organizacijos patirtų nuostolių ir nuostolių laipsnis neįvykdžius numatyto įvykio. Rizikos visiškai negalima išvengti, tačiau ji turi būti įvertinta ir priimti pagrįsti sprendimai šia kryptimi.

Projekto struktūrizavimas

Struktūrizavimas reikalingas planuojant projekto darbus. Hierarchinė darbų seka apima viso projekto suskaidymą į atskiras dalis. Tai leidžia detalizuoti skirtingų lygių kompleksus. Toksmetodas supaprastina procesų valdymą.

Struktūrizuodami galite atlikti šiuos veiksmus:

• Apibrėžkite darbo apimtį, kad pasiektumėte tarpinius tikslus.
• Kontroliuokite projekto eigos laipsnį, įvertinkite galimybę pasiekti visus jo tikslus.
• Ataskaitos kuriamos pagal optimalią struktūrą.
• Projekto pažangai įvertinti nustatyti etapai.
• Atsakomybė tinkamai paskirstyta atlikėjams.
• Visi komandos nariai gauna objektyvią, suprantamą informaciją apie projekto tikslus ir uždavinius.

Struktūravimo klaidos

Kai kurie vadovai struktūrizuodami daro klaidų, o tai neigiamai veikia tikslų siekimą. Pagrindiniai yra šie:

• Struktūravimo etapas paprastai praleidžiamas. Vadovas eina tiesiai į dabartinio laikotarpio problemų sprendimų paieškas.
• Naudojami tik organizaciniai vienetai, nenaudojami galutiniai produktai ar ištekliai.
• Struktūrizavimas neapima viso projekto.
• Struktūros elementai kartojami.
• Nėra struktūrų integravimo pagal projektinės dokumentacijos rengimo ir finansinės atskaitomybės specifiką.
• Struktūra per daug arba nepakankamai išsami.
• Atskiri projekto elementai negali būti apdoroti kompiuteriu.
• Neatsižvelgiama į nematerialius galutinius produktus (paslaugas, paslaugas ir kt.).

Struktūrizavimo priežastys

Projektų planavimas – atsakingas darbas. Struktūra turi būti atlikta teisingai. Tai atliekama dėl šių priežasčių:

• Kuriamo projekto gyvavimo ciklo laikotarpiai.
• Skyrių struktūros ypatybės.
• Rezultato komponentai, kurie bus gauti užbaigus projektą.
• Procesas, funkciniai įmonės darbo elementai.
• Geografinė objektų padėtis.