Simboliai laiko apskaitos žiniaraštyje. Kaip užpildyti laiko apskaitos žiniaraštį (pavyzdys)

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Darbo laikas ir jo apskaita yra svarbūs bet kurios organizacijos komponentai, leidžiantys kontroliuoti įmonės veiklą ir drausminti darbuotojus. Siekiant supaprastinti šią procedūrą, buvo sukurta speciali forma – darbo laiko apskaitos žiniaraštis. Yra tiek popierine, tiek elektronine versija. Ir kiekviena rūšis turi savo užpildymo niuansų.

Kas pildo darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Kiekviena organizacija paskiria asmenį, atsakingą už darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą, orientuojantis į veiklos specifiką ir darbuotojų skaičių. Jei organizacija nedidelė ir visi darbai atliekami biure, tai personalo inspektorius, buh alteris ar kitas įgaliotas asmuo suplanuos darbuotojus.

Jei įmonė turi keletą patalpų, daug lengviau apskaityti darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraštį tiesiai jų darbo vietose. Šiuo atveju ši atsakomybė tenka meistrui arba viršininkuipadaliniai atskiru įsakymu arba nustatyta darbo sutartyje.

Algoritmas dirbant su darbo laiko apskaitos žiniaraščiu

Pirmiausia reikia žinoti, kad kiekviena įmonė privalo turėti įprastą (tai yra popierinį) darbo laiko apskaitos žiniaraštį. Formą galite atsispausdinti patys arba užsisakyti spaustuvėje.

Yra dvi patvirtintos formos: T-12 ir T-13. Jų skirtumas tas, kad pirmajame atsižvelgiama ne tik į darbo valandas, bet ir yra stulpeliai mėnesiniam atlyginimui skaičiuoti. Jie pildomi pagal tą pačią schemą, ty kiekvieną mėnesį pirmą dieną atidaromas naujas darbo laiko apskaitos žiniaraštis. Būtina užpildyti stulpelius:

• Įmonės pavadinimas (pagal steigimo dokumentus), serijos numeris ir užbaigimo data.
• Laikotarpis, kuriam atidaromas darbo laiko apskaitos žiniaraštis.
• Eiliniai personalo skaičiai ir jų duomenys iš asmeninių kortelių.

Likusieji duomenys įvedami per mėnesį, o su darbo užmokesčiu susijusios dalies pildymas lieka buh alteriui.

Simboliai laiko apskaitos žiniaraštyje

Greitesniam ir patogesniam darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymui buvo sukurta ir patvirtinta žymėjimo sistema. Juose atsispindi darbo ir poilsio režimas bei kiti niuansai. Pateikti 36 pavadinimai. Tačiau kartais šio skaičiaus nepakanka norint tiksliai parodyti visą informaciją apie darbuotoją.

Simboliai laiko apskaitos žiniaraštyje

	Vardas	Raidės žymėjimas	Skaičių žymėjimas
1	Dienos ir vakaro valandos	Aš	01
2	Naktinis darbo laikas	N	02
3	Darbas savaitgaliais ir švenčių dienomis	RP	03
4	Viršvalandžiai	c	05
5	Komandinė kelionė	K	10
6	Pagrindinės atostogos	iš	14
7	Papildomos atostogos	vienas	15
8	Studijų atostogos	U	16
9	Trumpos darbo valandos studentams	UV	17
10	Papildomos studijų atostogos be užmokesčio	UD	18
11	Motinystės atostogos	r	19
12	Tėvystės atostogos (iš dalies apmokamos)	veh	20
13	Tėvystės atostogos (nemokamos)	oj	21
14	Nemokamos atostogos	į	22
15	Nemokamos atostogos dėl teisinių priežasčių	OZ	24
16	Nedarbingumo atostogos	B	25
17	Nesumokėtanegalia	t	26
18	Sutrumpintos darbo valandos	ch	27
19	Prastova (dėl ne darbuotojų priežasčių)	vp	28
20	Neatvykimas dėl teisinių priežasčių (su atlyginimu)	g	29
21	Nepateisinamas neatvykimas	OL	31
22	Nedirbtos valandos (jei darbdavys nustatė darbą ne visą darbo dieną)	NS	32
23	Savaitgaliai	į	33
24	Streikai	ZB	34
25	Neatvykimas dėl neaiškių priežasčių	НН	35

Lentelėje pateikiami dažniausiai naudojami simboliai laiko apskaitos žiniaraštyje. Išsamesnis aprašymas ir visas sąrašas paprastai yra pirmajame formos puslapyje. Taip lengviau naršyti simbolius ir nustatyti, kokioje situacijoje ką įdėti į langelį.

Įprastas formos pildymas

Laiko apskaitos žiniaraščio pildymas yra kruopštus ir dėmesio reikalaujantis darbas. Tai galima padaryti naudojant, pavyzdžiui, nuolatinio lankymo ir nebuvimo metodą.

Šiuo atveju duomenys įvedami į kiekvieną stulpelį. Simboliai nurodo ir darbuotojų buvimą darbo vietoje, ir jų nebuvimą, nurodant priežastis. Taip pat nurodomas valandų skaičiuspraleido darbo vietoje.

Pačiame darbo laiko apskaitos žiniaraštyje jis atrodys taip: laisvą dieną padėkite raidę "B", po ja 0, darbo dieną atitinkamai "I" ir valandų skaičių, pvz. 8. Panašiai kaip ir savaitgaliais, pastebimos įvairios neatvykimo į darbą priežastys – nuo komandiruočių iki neatvykimo į darbą dėl neaiškių priežasčių.

Šiuo atveju laiko apskaitos žiniaraščio skaičiavimas yra šiek tiek lengvesnis, nes visi reikalingi skaičiai ir žymėjimai yra prieš akis. Tai ypač pasakytina apie nedidelę darbo patirtį turinčius specialistus – taip jie mažiau susipainios ir suklys.

Išmintingai užpildykite darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Taip pat yra nukrypimų registravimo metodas. Jis taikomas, kai darbo dienos trukmė per visą laikotarpį yra vienoda. Šiuo atveju pažymimos tik nestandartinės situacijos, tai yra pravaikštos, viršvalandžiai, komandiruotės ir pan. Taikant šį metodą sugaištama daug mažiau laiko, o galutinis rezultatas abiem atvejais yra vienodas.

Lape atrodo taip: viršutinėje eilutėje yra informacija apie darbuotojo nebuvimą darbo vietoje - V, K, FROM, HH, PR, B ir kt. Apatinė eilutė paliekama tuščia. Iš tiesų, apskaičiuojant galutinį dirbtų valandų skaičių, nuliai neturi reikšmės, o esant tokiai pat darbo dienos trukmei, belieka atlikti paprasčiausius veiksmus: suskaičiuoti tuščių langelių skaičių viršutinėje eilutėje (tai yra lankomumas) ir padauginkite iš valandų skaičiaus.

Šis metodas patogesnis patyrusiemspersonalo pareigūnai ir buh alteriai. Jis taip pat puikiai tinka mažoms organizacijoms, kuriose darbuotojų skaičius yra mažas. Jei jūsų vadovybė nežino apie paprastesnę laiko stebėjimo sistemą, pats laikas pasiūlyti tai jiems.

Laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymas kompiuteryje

Be popierinės versijos, yra ir keletas elektroninių. Kaip minėta pirmiau, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai turi būti be klaidų dubliuojami. Tai būtina, kad nebūtų prarasti duomenys apie darbuotojų darbą ir pasitvirtintų jų patikimumas (juk ne visur galima naudotis kompiuteriu).

Vienas iš pigesnių variantų yra darbo laiko apskaitos žiniaraštis, sukurtas biuro programose. „Excel“puikiai tinka šiam tikslui. Skaičiuoklės leidžia sukurti bet kokio tipo ir dydžio dokumentą. Be to, dėl galimybės nustatyti formules daug lengviau sumuoti ir apskaičiuoti tarpinius duomenis.

Naudojant specialią programinę įrangą

Jei nepakanka skaičiuoklės įgūdžių, darbuotojas ar vadovybė gali pasirinkti kitą panašią programą. Šiuo atveju laiko apskaitos žiniaraštis atrodys panašiai kaip popierinė versija. Tai padės sutrumpinti dokumento apdorojimo laiką.

Taip pat reikėtų nepamiršti, kad kiekviena programa apima licencijuotų versijų naudojimą. Skirtingi tiekėjai, žinoma, turi savo kainą. Pavyzdžiui, programa „Time Sheet“vartotojams kainuos nuo1000 rub. ir daugiau – priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus.

Kitas tokių paslaugų pliusas yra tai, kad jums nereikia pildyti popierinio darbo laiko apskaitos žiniaraščio. Formą su visais ženklais lengva atspausdinti bet kuriuo metu. Ši funkcija tikrai yra kiekvienoje panašioje programoje.

Apie dokumentų saugojimą

Kam naudojamas darbo laiko apskaitos žiniaraštis? Tai yra vienos ar kitos sumos darbo užmokesčio apskaitos pagrindas, taip pat pagrindiniai įrodymai, kad darbuotojas buvo darbo vietoje ir atliko savo pareigas. Be jokios abejonės, šis dokumentas yra labai svarbus kiekvienai organizacijai.

Kiek laiko bus saugoma ši forma? Darbo laiko apskaitos žiniaraštis turi būti saugomas metus. Tai nustato įstatymas, ir tokių normų reikia laikytis.

Jei pametėte jau uždarytą darbo laiko apskaitos žiniaraštį, nepanikuokite. Jį visada galima atkurti naudojant kitus dokumentus. Tam naudojama aiškinamoji, nedarbingumo atostogos, informacija apie komandiruotes, atostogų grafikus ir pan.. Duomenims atkurti galima naudoti viską, kas patvirtina ir paaiškina asmens nebuvimą jo darbo vietoje.

Kam gali prireikti ataskaitos kortelės?

Šis dokumentas dažnai reikalingas įvairiems patikrinimams. Pavyzdžiui, mokesčių tarnyba tikrina jos buvimą organizacijoje ir pildymo teisingumą.

Laiko apskaitos žiniaraščio nebuvimas net ir mažiausioje įmonėje gali būti gana didelės baudos priežastis. Tas patsatsiranda, kai pildant formas padaroma klaidų. Tai taikoma ir skaičiavimams, ir netinkamam simbolių naudojimui.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščių buvimas yra privalomas. Jie reikalingi tiek pačiai įmonei (buh alterijai, drausminant darbuotojus), tiek audituojančioms organizacijoms. Ir svarbiausia – teisingai pritaikykite simbolius laiko apskaitos žiniaraštyje. Tada galėsite išvengti daugelio problemų su darbuotojais ir reguliavimo institucijomis.