PDCA ciklas – nuolatinio verslo tobulinimo filosofija

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

PDCA ciklas (Demingo ciklas) yra viena iš pagrindinių šiuolaikinės valdymo teorijos sąvokų. Tai taip pat yra ISO 9000 serijos standartų, kurie visame pasaulyje naudojami kokybės valdymui visų dydžių ir tipų įmonėse, pagrindas.

Apibrėžimas

PDCA Demingo ciklas yra nuolatinio procesų tobulinimo versle ir bet kurioje kitoje veiklos srityje technologija. Šio metodo pavadinimas yra 4 angliškų žodžių santrumpa, reiškianti logišką tobulinimo etapų seką:

• P – planas (planas);
• D – daryk (dar);
• C – Patikrinkite (tikrinkite, analizuokite);
• A – veiksmas (veikimas).

Viskas logiška ir paprasta: pirmiausia reikia apgalvoti veiksmus. Tada jie vykdomi pagal planą. Trečias žingsnis – gautų rezultatų analizė. Ir galiausiai, paskutinis etapas – Aktas – apima konkrečių pakeitimų įvedimą, siekiant pagerinti procesą ir/arba išsikelti naujus tikslus. Po to vėl prasideda planavimo etapas, kuriame reikia atsižvelgti į viską, kas buvo padaryta anksčiau.

Schemiškai PDCA valdymo ciklas rodomas kaipratas, kuris parodo šio proceso tęstinumą.

Dabar pažvelkime į kiekvieną veiksmą išsamiai.

Planas (Planas)

Pirmasis žingsnis yra planavimas. Būtina aiškiai suformuluoti problemą, tada nustatyti pagrindines darbo sritis ir sugalvoti geriausią sprendimą.

Dažna klaida yra plano kūrimas remiantis subjektyviais spėjimais ir valdymo prielaidomis. Nežinant pagrindinių problemos priežasčių, geriausiu atveju galima neutralizuoti jos pasekmes ir tik laikinai. Kokias priemones galima tai padaryti?

Metodas „5 kodėl“

Jis buvo sukurtas dar 40-aisiais, tačiau išpopuliarėjo po 30 metų, kai Toyota pradėjo jį aktyviai naudoti. Kaip tokia analizė atliekama?

Pirmiausia reikia suformuluoti ir užrašyti problemą. Tada užduokite klausimą: "Kodėl tai vyksta?" ir surašyk visas priežastis. Po to kiekvieną atsakymą turite padaryti tą patį. Tada mes laikomės to paties modelio, kol kyla klausimas "Kodėl?" 5 kartus neprašys. Paprastai tikroji priežastis yra penktasis atsakymas.

Ishikawa diagrama

Šis metodas leidžia grafiškai pavaizduoti bet kokių verslo reiškinių priežasties ir pasekmės ryšius. Pavadintas jo kūrėjos chemiko Kaoros Ishikawa vardu ir plačiai naudojamas vadyboje.

Kuriant diagramą, yra 5 galimi problemų š altiniai: žmonės, medžiagos, aplinka (aplinka), įranga ir metodai. Kiekvienas iš jų savo ruožtu gali turėti išsamesnių priežasčių. Pavyzdžiui,darbuotojų darbas priklauso nuo įgūdžių lygio, sveikatos, asmeninių problemų ir kt.

Ishikawa diagramos sudarymo seka:

1. Nubrėžkite horizontalią rodyklę į dešinę ir šalia jos galo parašykite aiškiai apibrėžtą problemą.
2. Pasviręs link pagrindinės rodyklės, pavaizduokite 5 pagrindinius įtakos veiksnius, apie kuriuos kalbėjome aukščiau.
3. Naudokite mažas rodykles, kad parodytumėte išsamias priežastis. Esant poreikiui galima pridėti smulkesnių šakų. Tai daroma tol, kol bus išrašytos visos galimos priežastys.

Po to visos gautos parinktys surašomos stulpelyje, nuo realiausių iki mažiausių.

„Protų šturmas“

Grupinė diskusija su ekspertais ir pagrindiniais darbuotojais, kurios metu kiekvieno dalyvio užduotis – įvardinti kuo daugiau galimų problemos priežasčių ir sprendimų, įskaitant pačias fantastiškiausias.

Atlikus teorinę analizę, būtina rasti tikrus faktinius duomenis, patvirtinančius, kad problemos priežastys yra teisingai nustatytos. Negalite veikti nujausdami („greičiausiai…“).

Kalbant apie patį planavimą, čia taip pat svarbi specifika. Svarbu nustatyti terminus, apibūdinti aiškią veiksmų seką ir išmatuojamus rezultatus (įskaitant tarpinius), kuriuos jie turėtų pasiekti.

Daryk (Daryk)

Antrasis PDCA ciklo etapas – plano įgyvendinimas, pakeitimų įgyvendinimas. Dažniausiai tikslingiau pirmiausia įgyvendinti priimtus sprendimusnedideliu mastu, atlikite „lauko bandymą“ir patikrinkite, kaip jis veikia mažame plote ar objekte. Jei vėluojama, vėluojama, svarbu suprasti, kokia yra priežastis (nerealus planavimas ar darbuotojų drausmės trūkumas). Papildomai diegiama tarpinė valdymo sistema, leidžianti ne tik laukti rezultatų, bet nuolat stebėti, kas jau padaryta.

Patikrinti

Paprasčiau tariant, dabar turime atsakyti į vieną vienintelį klausimą: „Ko mes išmokome?“. PDCA ciklas reiškia nuolatinį pasiektų rezultatų vertinimą. Būtina įvertinti pažangą, palyginti su užsibrėžtais tikslais, nustatyti, kas veikia gerai, o ką reikia tobulinti. Tai daugiausia atliekama tikrinant ataskaitas ir kitą įmonės dokumentaciją.

Sėkmingai įgyvendinant Shewhart-Deming ciklą (PDCA) versle, būtina nustatyti reguliarų atliktų darbų atsiskaitymą ir rezultatų aptarimą su darbuotojais. Ideali priemonė tam yra KPI pagrindinių veiklos rodiklių įvedimas, kurių pagrindu kuriama produktyviausių darbuotojų motyvavimo ir atlygio sistema.

Veikti

Paskutinis žingsnis iš tikrųjų yra veiksmas. Čia gali būti keletas variantų:

• įgyvendinti pakeitimą;
• atmesti sprendimą, jei jis pasirodė neveiksmingas;
• pakartokite visus PDCA ciklo etapus dar kartą, bet įveskite tam tikruskoregavimai.

Jei kažkas veikia gerai ir gali būti atkartojamas, sprendimas turi būti standartizuotas. Tam atliekami atitinkami įmonės dokumentacijos pakeitimai: darbo reglamentas, instrukcijos, darbo atlikimo tikrinimo kontroliniai sąrašai, darbuotojų mokymo programos ir kt. Lygiagrečiai turėtų būti įvertinama galimybė tobulinti kitus verslo procesus, kur gali kilti panašių problemų..

Jei parengtas veiksmų planas nedavė laukiamų rezultatų, reikia išanalizuoti nesėkmės priežastis, o tada grįžti į pirmąjį etapą (Planą) ir išbandyti kitą strategiją.