RACI matrica kaip įsipareigojimų valdymo priemonė. RACI: nuorašas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Viena iš dažniausiai pasitaikančių nesėkmingų projektų priežasčių – neteisingas funkcijų paskirstymas tarp komandos narių. Žinoma, jūs jau susidūrėte su tuo: esant menkiausiam sunkumui, dalyviai pradeda ieškoti k altųjų ir užuot sprendę problemą, meta atsakomybę vieni kitiems. Ir tik siekiant išvengti tokių situacijų, buvo išrasta RACI matrica – paprasta ir efektyvi žmogiškųjų išteklių planavimo priemonė.

„Po mikroskopu“: 4 pagrindiniai vaidmenys kiekviename projekte

Užduočių paskirstymas yra viena iš pagrindinių vadovo pareigų. Tačiau praktikoje dažniausiai viskas atrodo kitaip: vadovas tiesiog paskiria komandos narius tikėdamasis, kad patys specialistai nuspręs, kas ką turi daryti. Bet kas atsitiks, jei terminai buvo praleisti arba bus išleistas nekokybiškas produktas? „Aš to nedarau“, „man nesakė“… Ir jokio naudingo veiksmo.

Gerai sukurta RACI atsakomybės matrica išsprendžia daugybę problemų. Pagal šią metodiką, nepaisant darbo sudėtingumo ir apimties, bet kurio projekto komandos narys atlieka vieną iš keturių vaidmenų.

R – Atsakingas

Išvertė Atsakingasreiškia „atlikėjas“. Tai darbuotojas, kuris yra tiesiogiai atsakingas už konkrečios darbo srities įgyvendinimą. Tuo pačiu metu dažniausiai jis nesirenka sprendimų ir atsiskaito projekto vadovui.

Į šį vaidmenį skiriami kompetentingi darbuotojai ir specialistai – tai išmanantys žmonės. RACI atlikėjai atlieka šias funkcijas:

• nustatykite, ką konkrečiai reikia padaryti, kad projektas būtų įgyvendintas ir kiek tai užtruks (iš viršaus nustatytomis sąlygomis);
• sudarykite reikalingų išteklių sąrašą;
• dalyvauti derinant ir tvirtinant techninę dokumentaciją;
• analizuokite projekto eigą ir tarpinius rezultatus;
• pateikti pažangos ataskaitas vadovui.

Tokių žmonių komandoje gali būti keli. Be to, šis vaidmuo gali būti derinamas su kitais. Dažniausias derinys yra atskaitingas + atsakingas (išvertus kaip „atsakingas + vykdytojas“).

A – atskaitingas

„Atsakingas“arba „atsakingas“yra pagrindinis projekto vadovas. Būtent jis yra atsakingas už tai, kad užduotys būtų atliktos laiku, kokybiškai ir neviršijant skirto biudžeto. Taip pat A:

• parenka vykdytojus ir projekto valdymo komandą;
• priskiria užduotis visiems dalyviams;
• kontroliuoja darbo eigą;
• paskirsto išteklius atlikėjams;
• tvarko išteklių naudojimo įrašus irtaip pat pagrįs kuratoriui poreikį skirti papildomų lėšų;
• atsižvelgia į kitų komandos narių idėjas ir pasiūlymus ir gali juos patvirtinti arba atmesti.

Paprastai projekto vadovas veikia kaip „jungtis“tarp kliento arba aukščiausios vadovybės ir komandos.

C – konsultuota

Trečias vaidmuo RACI matricoje yra „konsultantas“(kartais dar vadinamas „pagalbininku“). Kartu su vadovu dalyvauja projektų valdyme, bet pirmiausia sprendžia strateginius klausimus:

• patvirtina bet kokius darbų apimties ir laiko pakeitimus;
• skiria projektui įgyvendinti reikalingus išteklius;
• jei reikia, susitarkite su klientu dėl būtinybės padidinti biudžetą;
• gauna pažangos ataskaitas iš vadovo;
• priima sprendimus bet kokiose nenumatytose situacijose, įvykus kritiniams pokyčiams, kurie gali turėti įtakos projekto laikui ir išlaidoms.

Konsultantų vaidmuo paprastai priskiriamas vyresniesiems vadovams. Būtent jie nustato visuotinius tikslus ir paskiria projekto vadovą, kuris jau paskirsto užduotis komandos nariams.

Aš – informuotas

Be išvardytų vaidmenų, RACI matricoje nurodomas „informuotas“(„stebėtojas“). Jis atlieka administratoriaus funkcijas, daugiausia užsiima dokumentų valdymo organizavimu. Stebėtojas atsiskaito projekto vadovui, tačiau skirtingaikiti dalyviai, neatsako už jo rezultatus. Vietoj to jis:

• renka ir tvarko visą informaciją apie projektą, išteklius ir planus;
• protokoluoja susirinkimus;
• priima projekto dalyvių dokumentus, kad vėliau juos perduotų į atitinkamas struktūras;
• stebi ataskaitų pateikimo terminus ir ataskaitų pildymo teisingumą.

Atkreipkite dėmesį, kad bendravimas su stebėtoju dažniausiai yra vienpusis. Pagrindinė jo funkcija – atleisti vadovą nuo būtinybės gaišti laiką biurokratinėms procedūroms ir jį „nukrauti“.

Mokymasis sukurti RACI matricą naudojant pavyzdį

Pakalbėkime apie praktinę problemos pusę. Kaip sudaryti įgaliojimų ir pareigų pasiskirstymo schemą?

1. Kompiliuojama į darbų sąrašą

Pirmiausia reikia užsirašyti viską, ką reikia padaryti. Detalumo lygis priklauso nuo konkretaus projekto. Kartais, kad būtų lengviau valdyti ir valdyti, sukuriamos kelios matricos. Pirmiausia išvardykite pagrindinius darbo blokus, o tada suskirstykite kiekvieną į atskiras funkcijas ir užduotis. Darbų sąrašas lentelėje nurodytas vertikaliai.

Žingsniai
Teisės sąlygos
Prototipas
Dizainas
Programos kodas
Bandymo ataskaita
Svetainės pristatymas

2. Komandos narių pasirinkimas

Čia reikia atsakyti į klausimą: „Kas dalyvaus šiame projekte?“. Horizontaliai būtina surašyti visus darbuotojus ir/ar padalinius, kurie dalyvauja įgyvendinant visuose etapuose – nuo planavimo iki rezultatų pristatymo ir ataskaitos pateikimo.

Žingsniai	Analitikas	Dizaineris	Sys. architektas	Kūrėjas	Testeris	Sys. administratorius	Projekto vadovas
Teisės sąlygos
Prototipas
Dizainas
Programos kodas
Bandymo ataskaita
Svetainės pristatymas

3. Lentelės pildymas

Potada galite pradėti platinti funkcijas. Norėdami tai padaryti, turite aiškiai suprasti kiekvieną darbo etapą ir kaip darbas vyksta komandose.

Paimkime savo pavyzdį kaip pagrindą ir sustokime ties „dizaino“etapu. Šiuo atveju R – atlikėjas – tik vienas. Darbo procese jis daugiausia dėmesio skiria iš anksto paruoštam svetainės prototipui. Todėl ją sukūręs sistemos architektas šiame etape veikia kaip konsultantas C. Taip pat analitikas ir kūrėjas gali išsakyti savo pageidavimus. Paruoštas projektas derinamas su projekto vadovu (A). Bet testuotojai ir sistemos administratorius šiame etape nepriima jokių sprendimų, o tik gauna informaciją apie tai, kaip vyksta darbas, todėl jiems paskiriamas informuoto vaidmuo - I.

Žingsniai	Analitikas	Dizaineris	Sys. architektas	Kūrėjas	Testeris	Sys. administratorius	Projekto vadovas
Teisės sąlygos	R	Aš	C	C	Aš	C	A
Prototipas	C	Aš	R	C	Aš	Aš	A
Dizainas	C	R	C	C	Aš	Aš	A
Programos kodas	C	Aš	C	AR	Aš	Aš	Aš
Bandymo ataskaita	C	C	C	C	AR	Aš	Aš
Svetainės pristatymas	C	Aš	C	C	Aš	AR	Aš

Modelio variantai

Daugeliu atvejų galite apsieiti su standartine matrica. Tačiau dirbant su sudėtingesniais projektais kartais prireikia papildomų vaidmenų. Todėl pastaraisiais metais pasirodė 2 išplėstinės atsakomybės diagramos versijos.

RACI-VS

Čia prie standartinių vaidmenų pridedami dar du vaidmenys:

• Patikrina (V) – darbuotojas arba speciali komanda, kuri tikrina, ar konkrečios užduoties įgyvendinimo rezultatas atitinka patvirtintus kriterijus.
• Signs off (S) koordinuoja projekto pristatymą su užsakovu, veda pristatymą ir teikia ataskaitas. Paprastai šią funkciją atlieka atskaitingas asmuo, tačiau RACI-VS tam samdo atskirą specialistą.

Su didesne kontrole ir glaudesniu ryšiu su klientu šis modelis idealiai tinka techniškai sudėtingiems arba didelio masto projektams, kuriuose dalyvauja dešimtys (ar net šimtai) žmonių.

RASCI

Šiame variante matricoje atsiranda vienas naujas vaidmuo – palaikomasis (S). Pagrindinės jo funkcijos – suteikti projektui papildomų išteklių, tai yra pagalba vadovui ir atlikėjams.

Tobulas vaidmenų balansas

RACI matrica sudaryta ne tik tam, kad žinotumėte, kam „represuoti“iškilus problemoms. Net planavimo etape, naudodamiesi šia lentele, galite pamatytidarbo eigos organizavimo trūkumai.

Vertikali analizė leidžia matyti kiekvieno projekto dalyvio pareigas ir galias, objektyviai įvertinti darbo krūvio lygį:

• daug R – greičiausiai žmogui teks blaškytis tarp kelių užduočių, o tai neigiamai paveiks darbo greitį ir rezultatus;
• daug A – darbuotojas „gauna į sprandą“visiems; rekomenduojama atsakomybę paskirstyti tolygiau;
• nėra langelių R ir A – priežastis galvoti apie šios pozicijos tinkamumą kaip tokios (iš tikrųjų mokate specialistui, kuris nieko nedaro);
• nėra tuščių langelių – vėlgi perkrovos problema, ne visi gali atlikti tiek daug užduočių vienu metu.

Horizontali analizė savo ruožtu parodo darbo organizavimo kokybę kiekviename etape. Čia taip pat dažnai kyla problemų:

• daug R - galbūt dubliuojasi funkcijos, o vienas iš komandos narių atlieka nereikalingą darbą;
• daug A – įgyvendinant projektus yra atsakomybės „susiliejimas“ir painiava;
• daug C – diskusijos gerokai sulėtina darbo eigą (reikia palaukti, kol visi pakomentuos ir pakomentuos, ras kompromisus ir pan.);
• ne aš – gali būti signalas, kad per daug atlikėjų dirba su viena užduotimi, o tai taip pat lėtina projektą.

Naudodamas RACI, vadovas gali greitai nustatyti pervargusius ar per mažai dirbančius darbuotojus, nenaudingus darbus ir darbo sritis, už kurias niekas neatsako. Gerai sukurta matrica gali žymiai pagerinti organizavimo kokybę ir projektų įgyvendinimo kontrolę, taip pat sumažinti konfliktų tarp atlikėjų skaičių („Aš to nedarau visai …“, „Jis turėjo padaryti tai …“ir tt).

Naudingi patarimai

Kad RACI matrica atliktų savo funkcijas ir užtikrintų efektyvų įmonės veiklos tęstinumą, reikia atsiminti keletą svarbių dalykų.

1. Pildydami lentelę atsižvelkite į darbuotojų kvalifikaciją. Taigi, buh alteris neturėtų būti skiriamas konsultantu (C) statybvietės planavimo etape, bent jau todėl, kad jis nesupranta šios srities.
2. Vienoje partijoje turi būti tik vienas atskaitingas (A). Jei yra daugiau nei vienas, nurodykite sąlygas. Pavyzdžiui, A1 yra atsakingas už svetainės versijos darbalaukyje testavimą, o A2 – už mobiliosios versijos testavimą.
3. Bet kokia užduotis turi būti atskaitinga ir atsakinga (išvertus - "atsakingas" ir "vykdytojas").
4. Pabandykite kiekvieną užduotį suformuluoti kuo konkrečiau. Vartokite veiksmažodžius – „publikuoti“, „parengti“, „rašyti“, „tikrinti“, „atnaujinti“ir tt Patartina iš karto nurodyti reikiamus rezultatus – ne tik „Patikrinti svetainės įkėlimo greitį“, bet „Įsitikinkite, kad įkėlimo greitis yra ne didesnis kaip 0,8 sekundės svetainėje.
5. Veiksmai turėtų būti taikomi ne konkrečiam darbuotojui, o visai pareigybei.
6. Geriau RACI matricą sudaryti komandoje, remiantis analizetikros darbo situacijos. Svarbu, kad kiekvienas dalyvis žinotų savo vaidmenį ir užduotis, su kuriomis jis susiduria.