Matricos valdymo struktūra: schema, pagrindiniai principai, efektyvumas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Organizacinė struktūra yra tam tikros organizacijos pareigybių ir žmonių santykių modelis.

Organizacinė struktūra yra įvairių priklausomybių (pvz., funkcinių, hierarchinių) tarp atskirų organizacijų elementų (pvz., organizacijos pozicijų, ląstelių, padalinių), leidžiančių ją valdyti, visuma. OS esmė – teisingas tikslų ir uždavinių susiejimas su žmonėmis bei būdai juos paveikti darbo procesuose, tai yra tam tikrų organizacinių dalių sukūrimas, o vėliau jų integravimas, siekiant jas efektyviau valdyti.

Matricinė struktūra yra viena geidžiamiausių struktūrų sudėtingoms organizacijoms, kurioms būdingas dėmesys projektinei veiklai.

Matricos struktūrai būdingas nukrypimas nuo tradicinės prielaidos, kad formali organizacinė struktūra kaip visuma turėtų būti nuolatinė ir nekintanti sistema. Šioje struktūroje buvo galima derinti teigiamas personalo linijų struktūrų savybes su struktūros savybėmis.

Koncepcija

Matricinė valdymo organizavimo forma reiškia vieną iš įmonės organizacinių struktūrų formų, kurios šiuolaikinėmis sąlygomis yra gana plačiai paplitusios. Jis pagrįstas dviem persidengiančiais sujungimo kriterijais. Funkciniai skyriai sudaro matricos kūrimo pagrindą. Po jų apibrėžimo grupių rinkiniai parenkami ir nubraižomi. Priklausomai nuo įmonės profilio, pagrindinis kriterijus, išskiriantis anksčiau minėtas grupes, yra gamybos ar laikinas skyrius, atliekantis konkrečią užduotį.

Šis struktūros tipas siejamas su matematine matricos samprata, ty stačiakampiu realiųjų skaičių masyvu, kuriam būdingas stulpelių ir eilučių derinys.

Matricos struktūroje stulpeliai yra lygiaverčiai nuolat pasikartojančioms funkcijoms. Kiekvienas matricos elementas turi 2 sprendimų centrus – funkcijų tvarkyklę ir užduočių tvarkyklę. Jo privalumai – lankstumas ir atvirumas aplinkos pokyčiams, didesnė projektų vadovo atsakomybė už projektą, geresnis informacijos srautas, galimybė darbuotojams didinti savo kūrybiškumą.

Šios rūšies organizacinė struktūra buvo pradėta taikyti šeštajame dešimtmetyje aviacijos ir kosmoso pramonėje. NASA atliko pagrindinį vaidmenį taikant šią sistemą. Masyvo struktūra dažniausiai kuriama atsižvelgiant į problemas ar projektus, kuriuose dalyvauja organizacija. Paprastai jie atpažįstami matricos eilutėse. Matricos stulpeliai yra pastovių, pasikartojančių funkcijų analogai.

Programos

Matricos struktūranaudojamas, kai reikia atlikti tam tikras specialias veiklas, kurioms reikalingas projektų komandų paskyrimas įmonės valdymo sistemoje. Šių grupių nariai yra nuolatinių struktūros organizacinių padalinių darbuotojai.

Darbuotojų paskyrimas gali įvykti šiais atvejais:

• visiškas atsijungimas nuo pradinės ląstelės (skyriaus) įmonės užduoties (projekto) laikui ir visiškas pavaldumas priskirtos projekto grupės vadovui (kalbame apie vadinamąsias projekto komandas);
• dvigubas darbuotojų pavaldumas: ir pagrindinės ląstelės skyriaus vadovui, ir komandos vadovui (šis sprendimas atitinka tipines matricines struktūras).

Kiekvienas darbuotojas, kuris yra viena iš masyvo struktūros grandžių, yra projekto komandos, taip pat funkcinio skyriaus narys. Šios dvišalės partijos rezultatas yra tai, kad yra keli lyderiai. Matricinė organizacinė struktūra yra gana sudėtinga užduotis. Ne kiekviena įmonė gali tai veiksmingai įgyvendinti. Šios struktūros taikymas organizacijoje gali sukelti daug teigiamų ir neigiamų dalykų.

Privalumai

Tarp teigiamų matricos struktūros naudojimo savybių yra:

• sąlygų sudarymas tarpdalykiniam darbui;
• bendradarbiavimo įgūdžių skatinimas;
• lankstumas;
• skatinti aukštą darbuotojų tapatinimąsi su tikslais;
• kurti nepriklausomus valdymo ir koordinavimo mechanizmus;
• skatina sinergijos reiškinio atsiradimą;
• darbuotojų kūrybinio potencialo išlaisvinimas;
• galimybė visapusiškai susitelkti ties detalia problema;
• didesnis atvirumas ir lankstumas prisitaikant prie aplinkos pokyčių;
• vadovo-koordinatoriaus atsakomybės už įmonę didinimas dėl jo kompetencijų plėtimo visam projekto įgyvendinimo ciklui;
• informacijos srauto gerinimas.

Defektai

Iš neigiamų matricos struktūros naudojimo savybių yra šios:

• didelės valdymo išlaidos;
• anarchijos galimybė;
• pailgėjo užduoties atlikimo laikas;
• pažeidžiamas vadovavimo vienybės principas ir galimi ginčai dėl kompetencijos tarp funkcijų vadovų ir projektų koordinatorių;
• funkcijų ir projektų vadovų ryšio ir pasitikėjimo stoka;
• kelia gana aukštus reikalavimus vadovams ir pavaldiniams, todėl kyla sunkumų pildant darbo grupes;
• neapibrėžtumas ir grėsmė, kuri lydi komandos vadovą ir projekto valdymo mechanizmo dalyvius;
• perkrauname projektų vadovus nuolatinėmis koordinavimo problemomis.

Struktūros ypatybės

Matricos struktūra rekomenduojama kaip šiuolaikiška, nes organizacija lengvai veikia matricojesistema, galinti reaguoti į besikeičiančias aplinkos sąlygas. Šio tipo struktūra sukurta remiantis dvimačio grupavimo principu: stulpeliai yra nuolat besikartojančių funkcijų atitikmenys, o linijos žymi neįprastas, periodiškai besikeičiančias užduotis, produktus, projektus.

Jei organizacija vienu metu atlieka kelias atskiras užduotis (projektus), jas vykdančios komandos veikia taip, tarsi „peržengtų“tradicinę „darbuotojų linijos“struktūrą, sukurdamos užduočių ir funkcijų matricą.

Kiekvienas matricos elementas – pareigybė arba organizacinis vienetas – yra du sprendimų priėmimo centrai: funkcijų vadovas ir užduočių (projektų) vadovas. Abi sistemos susikerta dėl senojo padalinio į funkcijas įsiskverbimo su nauju padalinimu į projektus. Tai lemia informacijos perdavimą ir darbų koordinavimą horizontaliu išdėstymu, o iškrovimas dažniausiai perkrauna vertikalius kanalus (hierarchinis skirstymas pagal funkcijas).

Matricos struktūroje, kurioje naudojamos dvi persidengiančios grupavimo taisyklės, yra tokių struktūrinių įmonės valdymo ypatybių:

• aukštas profesinio tipo specializacijos laipsnis;
• gili decentralizacija;
• mažas formalizavimo laipsnis.

Matricos struktūra praktikoje

Pasaulyje žinomas Amerikos automobilių koncernas „Ford“naudojo įvairius metodus, kad sukurtų vieną iš populiariausių savo modelių, būtent „Ford Focus“. Tam sukurta grupė buvo pavadinta „komandafokusai , apimantys inžinierius, dizainerius, rinkodaros ir gamybos specialistus. Vadovo darbo organizavimą vykdė kitų įmonės sričių ekspertai. Šios struktūros įgyvendinimo ir specialistų sutelkimo dėka projektas sukurti naujas modelis buvo sėkmingas bent metais anksčiau, nei būtų buvę galima pasiekti taikant ankstesnį bendrovės metodą.

Šios įmonės taip pat naudoja matricos struktūrą: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid ir Manhattan Bank. Tačiau matricos struktūra, nepaisant visų pastangų, susijusių su įgyvendinimu ir bandymų ją įgyvendinti, nerado pritaikymo tokiose įmonėse kaip „Philips“ar „Citibank“. Aukščiau pateiktoje situacijoje daroma prielaida, kad matricos struktūra nėra universali struktūra, tinkama įdiegti bet kurioje įmonėje.

Matricos struktūros pavyzdys

Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas matricos valdymo struktūros pavyzdys ir joje esančių ryšių diagrama.

Kaip matyti iš paveikslo, struktūroje yra ir funkcinio, ir projektinio pavaldumo grandžių atskyrimo principas.

Šios struktūros įmonės vadovas turi kelis pavaduotojus. direktorius sritims: rinkodara, MTEP, gamyba, ekonomika ir finansai, techninis skyrius. Šis sąrašas įvairiose įmonėse gali skirtis. Kiekvienas iš šių pavaduotojų direktoriai prisiima savo funkcines pareigas pagal profilį.

Kiekvieno jų subordinacijoje galite pamatyti funkcionalumądarbuotojų. Jeigu imsime personalo skyrių, tai personalo vadovas bus pavaldus pavaduotojui personalui. Jei imsime rinkodaros asistentą, tada bus pavaldus rinkodaros specialistas ir pan.

Personalo vadovas atlieka savo funkcines pareigas personalo darbo srityje, tačiau kartu turi ir kitą projektų vadovą (ne tik funkcinį). Šis darbuotojas paklūsta ir vykdo savo projektų vadovo įsakymus, prie kurių buvo prisirišęs. Taip išryškėja dvigubos komandų grandinės esmė.

Panašiai galite paimti tiekimo specialisto pavyzdį. Viena vertus, organizacinės struktūros ribose jis atsiskaito savo pirkimų skyriaus vadovui, kita vertus, dalyvaudamas projekte, vykdydamas tiekimo funkciją atsiskaito projekto vadovui.

Kada taikyti matricos struktūrą?

Matricos valdymo struktūra ir jos taikymo schema galimos šiose situacijose:

• Kai išorinė įmonės aplinka jai daro didelį spaudimą, pavyzdžiui, esant didelei konkurencijai rinkoje. Priėmę išsamias visų masyvo struktūros langelių priemones, galite greitai ir efektyviai pritraukti vartotojų dėmesį.
• Esant tokiai situacijai, kai įmonė apdoroja daugybę duomenų ir informacijos. Šios struktūros naudojimas labai palengvina atsakomybės paskirstymą ir užduočių koordinavimą.
• Jei ištekliai, kuriuose yra organizacija, yra riboti, matricos struktūra tauposprendimas. Naudojant ribotus išteklius, pavyzdžiui, gamybos specialistus, gali būti naudojamas ne tik padalinys, kuris gamina produktą A, bet ir padalinys, gaminantis produktą B.

Nepaisant sunkumų, susijusių su aktyvios masyvo struktūros kūrimu, ji veikia įmonėse ir dažnai prisideda prie sėkmės bei paspartina projektų vykdymo laiką.

Pagrindiniai formavimo principai

Matricos valdymo struktūroje ir jos formavimo schemoje išskiriamos dvi atskiros dalys: fiksuota ir kintamoji. Pastoviąją dalį sudaro personalo struktūrai būdingi organizaciniai padaliniai (bendrasis administravimas), o kintamąją – konkrečiam įsipareigojimui (projektui) priskirtos darbuotojų grupės. Įgyvendinus šį projektą šios komandos yra atskiriamos ir gali būti atkurtos atsižvelgiant į įstaigos poreikius.

Taigi, kintamoji struktūros dalis apima organizacines pareigas arba pareigybių rinkinius, sukurtus iš prisirišusių darbuotojų, kaip dalį funkcijų, sudarančių gamybos procesą (pavyzdžiui, tyrimai ir plėtra, planavimas, pirkimas, gamyba, pardavimas), individualiems projektams įgyvendinti. Atsižvelgiant į įmonės tipą, skiriami projektų vadovai ir kiti pramonės padalinių darbuotojai. Pastoviąją šios struktūros dalį sudaro tipiniai pagalbiniai organizaciniai vienetai (pvz., personalo, finansų, apskaitos ir kt.), kurių reikiaefektyvus institucijų valdymas.

Matricos valdymo struktūra ir jos struktūros schema yra matrica, kurioje stulpeliai yra funkcinė hierarchija, o nuorodų eilutės yra techninė hierarchija. Taigi vykdomosios ląstelės (skyriai) vertikalioje sistemoje atsiskaito funkciniam vadovui, o horizontalioje sistemoje priklauso nuo projekto koordinatorių.

Matricos struktūros pavadinimas kilęs iš matematikos: moksle terminas „matrica“reiškia stačiakampį realiųjų skaičių masyvą, apibūdinantį eilučių ir stulpelių grįžtamąjį ryšį. Kartu tai sukuria matricą, kuri apibrėžia ryšį tarp eilutės elementų ir stulpelių.

Matricinėje organizacinėje schemoje eilutės paprastai reiškia neįprastus, pasikartojančius dalykinius įsipareigojimus, o stulpeliai yra nuolatinių, pasikartojančių darbuotojų grupių atliekamų funkcijų atitikmuo. Jei vienu metu vykdomi keli ar keliolika stambių projektų, tai šiuos darbus atliekančios komandos veikia tarsi „skersai“tradicinei personalo linijos struktūrai, sukurdamos objektinių-funkcinių užduočių matricą. Būdingas matricos struktūros bruožas yra nukrypimas nuo vienintelio valdymo principo.

Išvada

Matricinė struktūra gali būti laikoma universaliu sprendimu, ypač tose įstaigose, kuriose atliekamos sudėtingos individualios užduotys, reikalaujančios įvairių pramonės šakų specialistų koordinavimo ir bendradarbiavimo. Todėl matricastruktūra ypač naudinga mokslo ir tyrimų institutuose, projektavimo biuruose, tyrimų centruose ir kt. Šiuo metu tokia struktūra naudojama ir daugelyje didelių institucijų (holdingų, korporacijų), taip pat organizacinių konsultacijų įmonėse ir reklamos agentūrose. Matricos struktūra yra lanksti ir leidžia žmonėms bendrauti visais organizacijos valdymo lygiais.