Derybų taisyklės: pagrindiniai principai, būdai, technikos

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-17 19:00

Kiekvienas žmogus susiduria su tuo, kas paprastai vadinama dalykine komunikacija. Todėl daugelis domisi, kaip parašyti oficialų laišką, priimti partnerį ir derėtis su juo, išspręsti ginčytiną klausimą ir užmegzti abipusiai naudingą bendradarbiavimą.

Verslo komunikacija yra ypač svarbi žmonėms, kurie vadovauja savo verslui. Daugeliu atžvilgių jų veiklos sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai jie įvaldo bendravimo mokslą ir meną. Vakarų šalyse mokymo kursai, apimantys verslo komunikacijos problemas, yra dėstomi beveik kiekviename universitete ir kolegijoje. Ne taip seniai derybų taisyklės buvo pradėtos studijuoti šalies aukštosiose mokyklose. Ir, be jokios abejonės, tokios disciplinos mokiniams ugdo gebėjimą užmegzti ryšį su partneriais.

Šiame straipsnyje bus kalbama apie verslo komunikacijos etiką ir derybų taisykles. Bus aprašyti pagrindiniai derybų etapai, žmonių elgesio tipai ir kai kurie bendravimo su jais principai. Taip pat bus pateiktos derybų dėl techninių ryšio priemonių taisyklės.

Kas yra derybos?

Prieš svarstydami pagrindines derybų taisykles, turėtumėte išsiaiškinti, kokios jos yra ir kokios jos gali būti. Taigi derybos – tai žmonių bendravimas, vykstantis siekiant tam tikro tikslo. Derybose kiekviena iš bendravimo šalių turi vienodas galimybes kontroliuoti situacijos eigą ir priimti sprendimus.

Derybose visada daroma prielaida, kad dalyviai iš dalies turi panašią nuomonę, o iš dalies nesutinka su kitos pusės įsitikinimais. Jie susitinka tam, kad pasiektų bendrą vardiklį. Tačiau jei šalys sutinka viena su kita įsitikinimu arba, priešingai, yra labai kritiškos, tai yra visiškai skirtingos sąveikos rūšys – atitinkamai bendradarbiavimas ir konfrontacija.

Funkcijos ir derybų tikslai

Visuotinai priimta, kad derybos vyksta siekiant bendros nuomonės ir dėl ko nors susitarti. Nors ši nuomonė labai logiška, yra dar keli tikslai.

Derybos reikalingos siekiant aptarti problemas (esamas ar galimas), priimti bendrą sprendimą ir pan. Be to, derybos gali atlikti informacinę funkciją, kai žmonės keičiasi nuomonėmis tik dėl tam tikrų dalykų. Tokio pobūdžio sąveika gali būti vadinamos išankstinėmis derybomis. Naujiems ryšiams užmegzti organizuojamas susitikimas apima tokią funkciją kaip komunikacinis, kai žmonės susitinka tam, kad pažintų vienas kitą.

Derybostaip pat gali turėti tokias funkcijas kaip kontrolė, koordinavimas ir reguliavimas. Nuo komunikacinių jie skiriasi tuo, kad būtini tais atvejais, kai jau yra susitarimai, vyksta derybos dėl anksčiau priimtų bendrų sprendimų įgyvendinimo.

Be to, kas išdėstyta aukščiau, praktikoje yra taip, kad derybos gali būti nesurengtos siekiant aptarti ir priimti sprendimus. Jie reikalingi kaip atitraukimas konkurentams ar partneriams. Kartais tokias gudrybes naudoja prekybos įmonės, norinčios atkreipti tam tikro partnerio dėmesį, užmezgdamos verslo ryšius su kitomis firmomis.

Derybų etapai

Derybų taisyklės įpareigoja žmogų žinoti, kokie šio proceso etapai egzistuoja. Dėl to galima pasiekti puikių rezultatų planuojant ir vykdant verslo komunikaciją.

Taigi, derybos susideda iš pasiruošimo, paties bendravimo proceso ir susitarimo. Verta išsamiau apsvarstyti derybų etapus ir jų etapus žemiau esančioje lentelėje.

Žingsniai	Parengiamasis etapas	Priežiūros etapas	Susitarimo etapas
Pirma	Derybų priemonių pasirinkimas	Informacijos bendrinimas	Sutartų sprendimų pasirinkimas
Antra	Ryšio tarp pašnekovų užmezgimas (kvietimas arba patvirtinimasdalyvavimas derybose)	Darbotvarkės formulavimas	Paskutinė pasirinktos veiksmų strategijos aptarimas
Trečias	Informacijos, reikalingos deryboms, rinkimas ir analizavimas	Ginčytinų problemų nustatymas	Pasiektas oficialus susitarimas
Ketvirtasis	Derybų plano rengimas	Gylių šalių interesų atskleidimas	-
Penktasis	Pasitikėjimo atmosferos kūrimas	Parengti derinimo pasiūlymus	-

Formaliai galima išskirti dar vieną etapą – baigiamąjį, kai abi pusės po derybų analizuoja rezultatus ir pradeda įgyvendinti pasiektus susitarimus.

Derybų metodai

Verta atsiminti vieną iš svarbiausių derybų taisyklių – visada reikia žinoti diskusijų temą ir turėti tam tikrus požiūrius. Žinodami juos, galite nuspėti pašnekovo elgesį. Galima išskirti tokius derybų būdus:

1. Priešai. Požiūrio esmė slypi tame, kad šalys viena prieš kitą pasirodo kaip kariai, kurie privalo ginti savo interesus. Kitaip tariant, šį požiūrį galima apibūdinti kaip virvės traukimą.
2. Draugai. Abi pusės pasisako už draugiškas derybas. Šis požiūris daro prielaidą, kad silpnesnispusė prisitaikys prie stipriosios pusės. Reikėtų pažymėti, kad šis metodas praktikoje yra labai retas.
3. Partneriai. Trečiasis požiūris turi labai tvirtą pagrindą – susitelkimas į abiem pusėms priimtino sprendimo paiešką. Svarbu, kad tokiu požiūriu šalys stengtųsi rasti išeitį iš susidariusios situacijos, kuri tiktų ir visiškai, ir visiškai. Šį požiūrį galima apibūdinti kaip „grynas“derybas.

Nepaisant pasirinkto požiūrio, reikia atsiminti, kad pašnekovai gali pasitelkti įvairius triukus, kurie padeda gauti daugiau naudos savo pusės naudai.

Nešvarūs triukai

Derybų etiketo taisyklės nepritaria įvairių apgaulingų judesių naudojimui, tačiau verslininkai, norėdami gauti naudos, gali sąmoningai griebtis gudrybių. Jūs visada turėtumėte būti budrūs ir sugebėti tinkamai juos neutralizuoti. Verta apsvarstyti dažniausiai pasitaikančius „nešvarius“triukus:

1. Didinamas pradinis lygis. Šis triukas pagrįstas tuo, kad partneris iš pradžių kelia per sudėtingas jam naudingas bendradarbiavimo sąlygas arba tokias, kurias galima neskausmingai atmesti, o pokalbio metu jas supaprastina. Taigi pusė, prieš kurią naudojama technika, taip pat turi padaryti nuolaidų iš savo pusės. Norint išvengti tokio triuko, prieš susitikimą būtina išstudijuoti derybų klausimą ir partnerio potencialą.
2. Klaidingi akcentai. Šis triukas iš esmės panašus į aprašytą aukščiau. Vienintelis skirtumas yra tas, kad šiuo atvejurodo didelį susidomėjimą problemos sprendimu, nors iš tikrųjų ši problema yra antraeilė.
3. Paskutinės minutės reikalavimai. Šis triukas panašus į minėtąjį, tačiau juo galima pasinaudoti tik paskutiniame derybų etape, kai pradžioje patartina naudoti pirmuosius du. Ši technika dar vadinama „prievartavimu“. Reikalavimų kėlimas paskutinę minutę yra labai pavojingas triukas, nes kai partneriai dėl visko susitaria ir sutaria, viena iš šalių iškelia naujas sąlygas tuo metu, kai kita jau yra suinteresuota pasirašyti sutartį.
4. Beviltiškos situacijos kūrimas. Ši technika yra labai skausminga tai pusei, prieš kurią ji naudojama. Naudodamasis partneris sukuria tokias sąlygas, kurioms esant kita pusė gali arba sutikti su situacijomis, arba atsisakiusi pakenkti sau. Dažnai tokia elgesio taktika veda prie to, kad spaudžiamos pusės pasitikėjimas gali būti negrįžtamai prarastas.
5. Ultimatumas. Šios gudrybės principas – viena iš šalių atsiduria pozicijoje „Arba tu sutinki su mūsų sąlygomis, arba mes paliekame derybas!“. Tačiau po tokio triuko derybos virsta vienašališku klausimo sprendimu.
6. Saliamis. Triuko principas yra toks pat, kaip ir tikros dešros gaminio atveju. Saliamis yra produktas, kuris vartojamas mažomis porcijomis, nes jo negalima valgyti viso ir iš karto. Viena pusė pradeda teikti informaciją apie vertinimą, asmeninius interesus ir pan. mažasporcijas, tikėdamasis, kad antrasis padarys tą patį ir pradės pasakoti visas paslaptis. Priklausomai nuo to, ką sako partneris, prieš kurį naudojamas šis triukas, pirmoji pusė pradeda atitinkamai elgtis. Dėl to derybos gali užsitęsti laiku, o pašnekovas visapusiškai išsiaiškins kitos pusės nuomonę, interesus ir požiūrį.
7. Blefas. Iš triuko pavadinimo tampa aišku, kad kalbame apie tai, kad viena iš šalių savo partneriui pateikia sąmoningai melagingą informaciją. Tačiau pastaraisiais metais to griebiamasi vis mažiau, nes šiuolaikinės sąlygos leidžia savarankiškai dar kartą patikrinti viską, ką sako pašnekovas.
8. Dvigubas aiškinimas. Šis triukas pagrįstas tuo, kad viena iš šalių išleidžia formuluotę su dviguba prasme, kurią vėliau galima interpretuoti pagal savo interesus. Gudrybė ta, kad jeigu sutarties metu bus parengti ar pasirašyti dokumentai su tokia dviguba formuluote, viena iš šalių negalės vėliau neįvykdyti sąlygų. Toks triukas yra labai pavojingas juo besinaudojančiai šaliai, nes dėl to galite greitai prarasti gerą reputaciją ir įgyti blogą.

Derybų taisyklės sako, kad jei dalykinio bendravimo metu buvo pastebėta, kad partneris imasi gudrybių ir gudrybių, tai jokiu būdu neturėtumėte atsilyginti. Turite suprasti, kodėl tai vyksta, ir po to sukurti komunikacijos liniją. Tačiau staigiai nenutraukite derybų, geriau ramiai išklausykite visus reikalavimus ir palikite sau laiko pagalvoti.

Taisyklės, kurių reikia laikytis derybose

Egzistuoja bendros, galima sakyti, universalios elgesio derybose normos ir nesvarbu, ar susitikimas vyksta akis į akį, ar derybos vyksta techninėmis komunikacijos priemonėmis. Derybų taisyklės, kurias visada reikia atsiminti, yra šios:

1. Visada būkite mandagus ir venkite frazių bei užuominų, kurios gali sumenkinti partnerio asmenybę. Visada reikia laikytis pasaulietinio etiketo.
2. Negalite ignoruoti savo partnerio nuomonės.
3. Neklauskite per daug klausimų, nepaaiškindami, kodėl jie svarbūs. Kitaip tariant, neturėtų būti leidžiama pateikti paprastų užklausų.
4. Turime tinkamai reaguoti į paaiškinimus ir stengtis perteikti informaciją, kad visos šalys suprastų, kas yra pavojuje.
5. Neleiskite savo minčių perfrazuoti.
6. Jei jūsų partnerio mintis atrodo neišsakyta, galite ją tęsti, nurodydami, ar tai buvo numanoma.
7. Apibendrinti galima tik derybų pabaigoje arba po ilgų pastabų.
8. Jei derybos yra grupinės, būtina suteikti galimybę kalbėti visiems, net jei tai užtrunka per ilgai. Tačiau dažniausiai tik vienas asmuo iš galimo partnerio pusės laikosi žodžio.

Kaip įtikinti partnerį?

Verslo bendravimo ir derybų taisyklių požiūriu psichologai parengė keletą patarimų, kurie padės tais momentais, kai reikia ne tik perduoti informaciją partneriui, bet ir įtikintibet ką. Taigi, verta apsvarstyti šį sąrašą:

1. Jei buvo nuspręsta kažkuo įtikinti partnerį, turėtumėte pradėti nuo silpnų argumentų, pereiti prie vidutinių, o pabaigoje išsakyti stipriausią argumentą, vadinamąjį „kozirį“.
2. Jūs negalite įvesti partnerio į jam nepalankią padėtį arba daryti jam spaudimo. Kiekvienas turi teisę išsaugoti veidą.
3. Jei į svarbų klausimą reikia gauti teigiamą atsakymą, prieš jį užduokite du paprastus klausimus, į kuriuos partneris nesunkiai atsakys.
4. Verta atsiminti, kad kuo įtakingesnis kalbėtojas, tuo stipresni skamba jo argumentai.
5. Turite parodyti empatiją.
6. Įtikinėjant reikia pradėti nuo to, kas aišku ir priimtina abiem pusėms.

Pokalbiai telefonu: pokalbių telefonu taisyklės

Telekomunikacijų pokalbiai skiriasi nuo pokalbių akis į akį. Svarbiausia pokalbių telefonu taisyklė – trumpumas. Toks dalykinis bendravimas turėtų būti glaustas ir neužsitęsęs. Turite kalbėti tik dėl esmės.

Apskritai yra kelios pagrindinės derybų komunikacijos priemonėmis taisyklės:

1. Turite būti draugiški ir svetingi.
2. Pokalbius telefonu turėtų vesti kompetentingas asmuo, suprantantis darbotvarkę.
3. Prieš kalbėdami, turite pakoreguoti savo balsą ir, jei įmanoma, pasakyti kelis liežuvio pasukimus.
4. Balsas pokalbių telefonu metu turėtų būtiRamus. Jei reikia, galite žaisti savo balsu, kai reikia susitelkti ties tam tikrais dalykais arba kai įtikinate partnerį.
5. Jūs negalite pertraukti pašnekovo. Tai labai svarbi pokalbių telefonu taisyklė. Net jei pašnekovas sako nemalonius dalykus, kritikuoja ar reiškia nepasitenkinimą, būtina jį išklausyti, o tik tada pradėti kalbėti.

Be to, kas išdėstyta pirmiau, verta prisiminti, kad pokalbių telefonu etiketo taisyklės yra tokios pačios, kaip ir paprastai žmonės laikosi asmeniškai. Be to, verta atkreipti dėmesį į tai, kad jei dėl techninių nesklandumų buvo praleista pokalbio dalis, kurios pašnekovas nepastebėjo, turite atsiprašyti ir prašyti tai pakartoti.

Nacionaliniai derybų ypatumai

Žinant telefono bendravimo su partneriais pagrindus ir kolektyvinių derybų taisykles, visada būtina atsižvelgti į visų šalių nacionalines ypatybes. Pavyzdžiui, vokiečiai netoleruoja vėlavimo ir yra itin pedantiški. Anglai yra žmonės, kurie visada atrodo santūrūs, todėl nepriimkite to kaip š altumo. Verta pažymėti, kad jei toks partneris davė garbės žodį, jis jo ir laikysis.

Italai yra labai aktyvūs ir bendraujantys, todėl mieliau susitikinėja neformalioje aplinkoje. Svarbus tokių partnerių bruožas yra tai, kad jie mieliau bendrauja su to paties rango žmonėmis. Ispanai yra žmonės, mėgstantys dirbti komandoje. Jie yra galantiški, atviri, rimti, bet kartu turi nuostabų jausmą.humoras. Kaip ir italai, ispanai mieliau derasi su to paties rango žmonėmis.

Kalbėdami apie Kinijos partnerius, turėkite omenyje, kad jie labai dėmesingi žodžiams. Jų išsakoma informacija visada apgalvota ir santūri. Dažnai kinai nėra pirmieji, kurie išsako savo mintis ir pasiūlymus, todėl derėdamiesi turėtumėte to nepamiršti.

Išvada

Suvokus, kokie yra dalykinio bendravimo pagrindai ir pokalbių telefonu etiketo taisyklės, sukurti teisingą elgesio liniją yra daug lengviau. Svarbiausias dalykas šiame procese yra būti sąžiningam sau ir savo partneriui.