Pirkimo biudžetas: sudarymo, rodiklių ir formavimo esmė

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Rengiant biudžetą pardavimo ir gamybos planai transformuojami į padalinių pajamų ir išlaidų rodiklius. Tam, kad kiekvienas iš padalinių galėtų pasiekti numatytus tikslus, būtina įsigyti medžiagų pagal išlaidų planą. Šiuo tikslu formuojamas pirkimų biudžetas.

Pirkimo organizavimo modelis 1

Pirmasis žingsnis – nustatyti pirkimo skyriaus kūrimo tikslą. Pagal gaminio specifiką ir tiekėjų skaičių suformuoja 2-5 žmonių skyrių (vienam vadovui daugiausiai 7 tiekėjai). Kiekvienas iš jų yra atsakingas už pristatymo laiką, atsargų būklę, mokėjimus, sutarčių vykdymą. Skyriaus darbas negali būti vykdomas tik vadovo nurodymu. Padalinys kuriamas įgyvendinti pardavimo planą, kuris sudaromas mėnesiui, ketvirčiui ir metams. Už plano įvykdymą suteikiama premija:

• bazinės pajamos: 40 % vadovui, 60 % vadovui;
• premijos: 50% - vadovui, 30% - vadovui;
• premium – 10%.

Premijos vadovams kaupiamos pagal veiklos rodiklius:

• pristatymas laiku;
• nelikvidių prekių kiekis;
• vidutinė atsargų apyvarta.

Nr.

Pirkimo organizavimo modelis 2

Ši schema nuo ankstesnės skiriasi tuo, kad pagal pardavimo planą skyriaus vedėjas apskaičiuoja pirkimo biudžetą. Tai yra, padalinyje sukuriamas atskiras finansų kontrolės centras. Vykdoma efektyvesnė vadovų atranka, nes atsižvelgiama į logistikos kaštus ir pristatymo sąlygas. Visi darbuotojai yra suinteresuoti pirkimų plano įgyvendinimu, taigi ir įmonės plėtra. Savo ruožtu vadovybė galės sumažinti atmetimo schemą iki minimumo.

Pirmajam darbo modeliui sukurti prireiks 1,5–2 mėnesių. Direktoriaus užduotis – samdyti darbuotojus, turinčius patirties. Antruoju atveju padaliniui sukurti prireiks 6-18 mėnesių. Pagrindinė problema yra psichologiniame darbe. Direktorius turi paversti darbuotojus individualiais verslininkais. Ne visi gali atlikti šį vaidmenį.

Veiklos planavimas

Veiklos biudžetas atspindi planuojamą metų veiklą segmentui arba konkrečiai įmonės funkcijai. Jis kuriamas visuose atsakomybės centruose, o vėliau sujungiamas į vieną konsoliduotą biudžetą. Dokumento surašymas gali būti laikomas apskaitos ir valdymo procesu. Skirtumas yra tas, kad ataskaita atspindi įmonės veiklą ateityje, o neankstesnių įvykių fiksavimas. Jį sudaro pirkimo, pardavimo, administracinių, gamybos išlaidų biudžetai. Pažvelkime į kiekvieną iš šių elementų.

Pardavimas

Pardavimo apimtis ir jos struktūra lemia įmonės pobūdį. Todėl vienas iš pirmųjų yra pardavimo planas. Jį rengiant reikia atsižvelgti ne tik į ankstesnių laikotarpių pardavimus, bet ir išanalizuoti veiksnius, kurie gali juos turėti įtakos (sezoniškumas, akcijos ir kt.).

Pardavimų biudžetas sudaromas atsižvelgiant į paklausos lygį, pardavimų geografiją, pirkėjus. Tai apima tikslinį pajamų lygį, kuris gali būti atspindėtas grynųjų pinigų biudžete. Tačiau šio rodiklio apskaičiavimas sukelia sunkumų, nes įmonė negali kontroliuoti klientų veiksmų. Planuojama išlaidų suma apskaičiuojama atsižvelgiant į organizacijos veiklą. Tai lengviausia apskaičiuoti. Pardavimas kaip verslo procesas turi didelę reikšmę. Organizacijoms, kurios užsiima produktų pardavimu, pardavimo planas nustato skaičiavimų klaidą. Jei jis parašytas neteisingai, tai turės įtakos visoms kitoms veiklos sritims.

Gamyba ir atsargos

Produkto išleidimo planas pagrįstas pardavimo apimtimi. Taip pat atsižvelgiama į gamybos pajėgumus, atsargų pokyčius ir pirkimo biudžetą. Skaičiavimas atliekamas pagal šią formulę:

Produkto produkcija=atsargos laikotarpio pabaigoje + pardavimo apimtis - atsargos laikotarpio pradžioje.

Gamybos apimtis skaičiuojama pagal gaminių gamybos ypatybes.

Bendrosios gamybos sąnaudos yra susijusios su produktų gamyba. Tuo pat metu atskiroje eilutėje atsižvelgiama į darbo sąnaudas dviem dalimis: fiksuotomis ir vienetinėmis (darbuotojų priedai pagal gamybos plano įgyvendinimą).

Biudžetas komercinėms, administracinėms išlaidoms

Pardavimo išlaidos – tai visos išlaidos, susijusios su prekių pardavimu, reklamavimu. Jų apimtis priklauso nuo sprendimų valdymo srityje. Sprendimas pakeisti patalpų plotą turės įtakos išlaidoms, susijusioms su prekių saugojimu. Kintamų kaštų dydį sudaro komisiniai, pakavimo, perdirbimo, transportavimo kaštai. Visos kitos fiksuotos išlaidos yra administracinės.

Pirkimo biudžetas

Pirkimų planas pagal prekių rūšį arba pagal tiekėjus parodo, kiek produktų įmonė turėtų įsigyti iš išorės ir vidaus tiekėjų. Pirkimų biudžetas formuojamas pagal pardavimo planą, atsargų lygį, gamybos apkrovą, mokėtinų sumų grąžinimo terminus ir tvarką.

Pirkimas=planuojamas naudojimas + laikotarpio pabaigos atsargos - laikotarpio pradžios atsargos.

Atsargos gamybai

Nuolatinių gamybos medžiagų poreikį lemia įrangos remonto kaina, statybos planas ir naujų gaminių paruošimas. Dažnai ekonomistai daro klaidą, kurdami biudžetą ignoruodami šias išlaidas.

Planuojamas išlaidų dydis priklauso nuo išteklių rūšies ir jų suvartojimo. Sudaromas biudžetasremiantis išteklių vartojimo normomis gamyboje, ekonominiuose centruose ir ilgalaikio turto poreikiu. Pirmasis straipsnis apskaičiuojamas planuojamą gamybos apimtį padauginus iš normatyvų. Šis reikalavimas koreguojamas pagal atsargų likučius ir atsargų standartus. Taip natūra formuojamas pirkimų biudžetas. Norėdami konvertuoti ją į vertės terminus, turite padauginti iš planuojamos kainos.

Pavyzdys

Plieno gamykla kitais metais planuoja pagaminti 3000 tonų gaminių. Tam reikės vario ir oleino rūgšties. Sunaudojimo norma 1 tonai: varis - 0,06 kg, rūgštis - 0,0058 l. Vario likutis metų pradžioje yra 100 kg, o pabaigoje - 50 kg. Žaliavų kaina yra 4500 rublių. /t. vario ir 10 000 rublių. / litre rūgšties.

Metų poreikis:

• 30000, 006=180 kg vario
• 30000,0058=17,4 litro rūgšties

Planuojamas pirkimo kiekis:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rublių. - variui.
• (17, 410 000)=174 000 rublių. – rūgščiai.

ADC akcijos

Pirkimų biudžeto planavimas administracinėje ir ūkinėje veikloje (AHA) vykdomas skirtingai. Prekių asortimentas labai platus (nuo kanceliarinių prekių iki medžiagų, skirtų biuro remontui), nėra ir vartojimo normų. Yra trys atsargų reikalavimų nustatymo būdai:

• Naudokite struktūrinių padalinių užklausas. Tiekimo tarnyba renka paraiškas, apdoroja, įvertina likučius, atnaujina kainas ir apskaičiuoja biudžetą.
• Įdiegtipopuliariausių prekių, tokių kaip raštinės reikmenys, plovikliai, inventoriaus standartai. Biudžetas apskaičiuojamas pagal turimas atsargas.
• Nustatykite AHD atsargų pirkimo limitą kaip pagrindinių medžiagų kainos procentą.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas atsargų sudarymui, siekiant nustatyti išteklių perteklių. Formuojant pirkimų biudžetą tokios medžiagos turėtų būti koreguojamos žemyn. Ypač jei pasiūla neribota.

Pirkimų biudžeto funkcijos

• Biudžetas yra planavimo įrankis, nurodantis, kaip ištekliai gali būti naudojami atsižvelgiant į galimybes. Tai taip pat yra priemonė stebėti ir įvertinti veiklą, lyginant planuojamus ir faktinius rodiklius.
• Vadovų darbą galima vertinti pagal pirkimų biudžeto struktūrą ir vykdymo laipsnį. Organizacijos naudoja juos savo valdymo padalinių našumui įvertinti.
• Pirkimų skyriaus biudžetas gali atlikti motyvavimo funkciją, jei jame yra veiklos tikslas. Pavyzdžiui, skyriui buvo duota užduotis supirkti žaliavų už pusę milijono rublių atidėto mokėjimo pagrindu. Jei tikslas bus pasiektas, vadovas ir jo pavaduotojai gaus priedą, kuris padidins kito laikotarpio biudžeto išlaidų pusę.
• Darbuotojas turi suprasti, kokios užduotys jam keliamos. Jei organizacijos plėtros tikslai bus laikomi paslaptyje, jie nebus pasiekti. Šia prasme biudžetas formuoja bendravimo aplinką komandoje, taip pat ir tarpdarbuotojai ir pavaldiniai.

Darbas su konkursais

Norint suformuoti medžiagų pirkimo biudžetą, gali būti rengiami konkursai – surasti geriausius tam tikros kategorijos prekių tiekėjus. Pagal norminius dokumentus sudaroma medžiagų paskirstymo pagal grupes strategija, kokybės rodikliai, klasifikuojami rangovai. Formuojamas konkurso sąrašas su tiekėjų pasiūlymais. „Nugalėtojas“nustatomas automatiškai pagal nurodytus vertinimo kriterijus. Toliau vyksta sutarties sudarymo ir pirkimų biudžeto sudarymo darbai.

Pirkimo parinktys:

• Viena partija. Dokumentų rengimo procesas yra supaprastintas, tačiau organizacijai reikės didelių sandėlių atsargoms laikyti. Padidėja nuostolių dėl gaminio gedimo rizika.
• Nedidelės partijos. Greita kapitalo apyvarta ir mažesnė saugyklos vieta.
• Kai reikia. Prekės pristatomos pagal sąskaitas faktūras (nesudarius sutarties) nedidelėmis partijomis, apmokant visą išankstinį apmokėjimą.

Pirkimų kontrolė

Siekdami kontroliuoti biudžeto vykdymą, pirkimus gali skaičiuoti finansinės atsakomybės centrai. Tuo pačiu metu planavimas vykdomas dviem lygiais:

• Į ateitį nukreiptas valdymas – metų medžiagų poreikio formavimas, suskirstytas pagal ketvirčius / mėnesius. Suformavus metinį planą, vykdoma tiekėjų atranka ir ilgalaikių sutarčių sudarymas.
• Kalendoriaus tvarkymas – mėnesio formavimasir dešimties dienų / savaitės pirkimo planus, siekiant nepertraukiamai tiekti įmonę konkrečiomis žaliavomis. Tai yra metinio plano detalė.

Norėdami apskaičiuoti mėnesio pirkimo biudžetą, vadovaukitės šiuo algoritmu:

• Apskaičiuokite medžiagų poreikį gamybai, atsižvelgdami į esamus likučius, numatomas įplaukas ir saugos atsargas.
• Reikalavimai koreguojami užsakymams, prekėms ir leidžiamiems pakeitimams.
• Pakeitus gamybos planus, koreguojamas pirkimo biudžetas.
• Formuojamas žaliavų pristatymo grafikas ir apmokėjimo planas tiekėjams.
• Jei pristatymas nepavyksta, žengiamas žingsnis atgal ir pasirenkamas naujas tiekėjas. Jeigu nėra galimybės pakeisti tiekėjo, inicijuojamas pirkimo ar medžiagos kokybės keitimas.

Štai kaip sudaryti biudžetą pirkiniams.